Cuentas por Cobrar AY-025

Visión general

El módulo de Cuentas por Cobrar (CxC) agrupa todos los reportes y herramientas para administrar las deudas pendientes de los clientes. Incluye 14 módulos organizados en 4 grupos:

Conceptos base

Origen de los documentos CxC

Los documentos se generan de tres formas:

• Automático — Al emitir una factura de crédito desde Facturación, el sistema crea el documento CxC con su vencimiento
• Manual — Desde el módulo CX-013 se pueden registrar deudas externas al sistema (ej: servicio cobrado fuera, préstamo personal)
• Traspaso — Documentos antiguos importados de otros sistemas

Estados de un documento CxC

Saldo = Original − Aplicado

El saldo de un documento es el monto original menos todo lo pagado (recibos aplicados + NC contra el documento). Un documento con saldo 0 puede estar abierto si el flag de cierre no se actualizó; en esos casos, el reporte "Facturado vs Pagado" los detecta.

Días de atraso

Es la diferencia entre la fecha actual y la fecha de vencimiento:

• Negativo — El documento aún no vence (en plazo)
• 0 — Vence hoy
• Positivo — Ya está vencido (atrasado)

Buckets de antigüedad

FactuPOS agrupa los vencimientos en "buckets" (cubetas) para facilitar el análisis:

Saldos por Cliente CX-003Permiso 258

Muestra el saldo pendiente agrupado por cliente. Una fila por cliente con el total que debe.

Columnas principales

• Código / Nombre / Cédula — Identificación del cliente
• Agente — Vendedor asignado al cliente
• Documentos — Cantidad de facturas pendientes
• Saldo — Total que debe el cliente
• Vencido — Porción del saldo que ya pasó su fecha de pago

Filtros destacados

• Solo vencidas — Muestra solo clientes con saldo vencido
• Mostrar cancelados — Incluye documentos con saldo 0 que no están marcados como cerrados (útil para auditoría)
• Moneda — Filtrar por CRC o USD
• Agente / Agente del cliente / Estado del cliente

Detección automática de móvil: si se accede desde un celular, redirige a la versión táctil cxc_saldos_cliente_movil.php.

Saldos por Documento Permiso 258

Es la versión detallada por factura de "Saldos por Cliente". Muestra cada documento abierto con su saldo individual, fecha de emisión y fecha de vencimiento.

Columnas

• Cliente — Código y nombre
• Documento — Número de factura
• F. Doc / F. Venc. — Fechas de emisión y vencimiento
• Días — Días de atraso (puede ser negativo si aún no vence)
• Tipo — Tipo de documento (FE, ND, factura interna, etc.)
• Original / Aplicado / Saldo — Monto original, lo ya cobrado y lo que falta

Cuenta Detalle Permiso 253

Movimientos detallados de la cuenta de un cliente: todas las facturas, notas y recibos cronológicamente.

¿Qué muestra?

• Cada movimiento en orden cronológico (cargos y abonos)
• Cargo: facturas, ND, ingresos manuales
• Abono: recibos CxC, NC, saldos a favor aplicados
• Saldo corrido después de cada movimiento

Útil cuando el cliente tiene dudas sobre su cuenta y se necesita trazar movimiento por movimiento.

Aplicar un recibo / pago

Desde Cuenta Detalle puede seleccionar uno o varios documentos pendientes y aplicar un pago con el botón Aplicar pago. Se abre la ventana de recibo donde indica el monto, el medio de pago (cuenta contable), el comprobante y el detalle. El monto se reparte automáticamente del documento más viejo al más nuevo (FIFO) y, si el cliente tiene saldo a favor, puede aplicarlo con un toque. Al confirmar se genera el recibo y el asiento contable, se imprime el recibo POS y se envían el correo y el WhatsApp al cliente.

• En la computadora: la ventana se muestra centrada con la tabla de documentos y los campos del recibo.
• En el celular o la tablet: la misma operación se abre como una pantalla completa de abajo hacia arriba, con los campos uno debajo del otro y botones grandes, pensada para usarse con los dedos. Funciona exactamente igual (varios documentos, saldo a favor, impresión y envíos).

Documentos con intereses pendientes

Si selecciona un documento vencido que genera intereses, el sistema le pide generar primero los intereses antes de cobrar. Por eso, al seleccionarlo, el botón Aplicar pago aparece deshabilitado y se muestra el botón Generar int.

• Toque Generar int para calcular el interés del/los documentos seleccionados. Esto crea el asiento contable y un documento de interés por cada uno, e imprime el comprobante.
• Una vez generados, la pantalla se actualiza y el botón Aplicar pago queda habilitado para cobrar el saldo (factura + interés).

Tanto en computadora como en celular el comportamiento es el mismo; en el teléfono el botón Generar int está en la barra inferior de selección.

Anular un recibo Permiso 254 MC-007

Para anular un recibo se abre la ventana de anulación, que ahora pide siempre un motivo antes de continuar. El motivo se guarda en el detalle del recibo y queda en la bitácora.

• Motivo obligatorio — escriba por qué anula el recibo (el campo viene precargado con el detalle actual del recibo y puede editarlo). Sin motivo no se puede anular.
• Aviso al cliente — al anular, el sistema le avisa automáticamente al cliente que el recibo fue ANULADO, por correo (a su correo y al de respaldo) y por WhatsApp (si la empresa tiene WhatsApp vinculado), con el comprobante de anulación adjunto. Es el mismo formato que cuando recibe un recibo, pero en versión de anulación.
• Imprimir comprobante — si deja marcada la casilla "Imprimir comprobante en impresora POS", se imprime el tiquete de la anulación. La casilla recuerda su última preferencia.
• La anulación genera además el asiento contable inverso y reactiva los documentos que el recibo había cancelado. Si algún aviso (correo, WhatsApp o impresión) falla, la anulación igual queda registrada.

Estado de Cuenta Permiso 257

Versión formateada para envío al cliente de la cuenta detalle. Incluye encabezado con datos de la empresa, logo, rango de fechas y saldo final. Se puede imprimir o enviar por correo.

Diferencia con Cuenta Detalle

Saldo a Favor Permiso 253

Lista los saldos a favor de los clientes: dinero que pagaron de más, adelantos o NC sin aplicar. Estos saldos se pueden usar como medio de pago en facturas posteriores.

Origen de los saldos a favor

• Adelanto — Cliente pagó antes de facturar (registrado desde Facturación → Utils → Adelanto Cliente)
• NC en contado — Nota de crédito sobre una factura de contado que no se devolvió en efectivo
• Pago excedente — Cliente pagó más del monto facturado

¿Cómo se usan?

Desde Facturación, al emitir una nueva factura, el panel de crédito muestra el saldo a favor en "Tiene:". Haga clic para aplicarlo como pago.

Antigüedad por Cliente CX-002Permiso 259

Distribuye los saldos por cliente en los buckets de antigüedad (0-30, 31-60, 61-90, 91-120, 120+ días). Permite identificar rápidamente qué clientes tienen deudas muy atrasadas.

Columnas

• Cliente — Nombre
• Agente — Responsable del cliente
• Al día — Saldos aún no vencidos
• 1-30 / 31-60 / 61-90 / 91-120 / 120+ — Saldos por rango de días de atraso
• Total — Suma de todos los buckets

Antigüedad Detallado Permiso 259

Igual que "Antigüedad por Cliente" pero línea por línea por documento. Permite identificar cuál factura específica está en cada bucket.

Útil para preparar gestiones de cobro específicas: saber exactamente qué factura se va a reclamar con antigüedad.

Antigüedad por Agente

Agrupa la cartera vencida por agente asignado al cliente. Muestra qué vendedor tiene más saldos atrasados, lo cual sirve para:

• Medir la calidad de la cartera que administra cada agente
• Asignar metas de cobro por vendedor
• Detectar agentes que otorgan crédito sin criterio

Vencimientos Permiso 256

Muestra las facturas ya vencidas con sus días exactos de atraso. Ordenadas de más atrasadas a menos atrasadas.

Uso típico

Es el reporte de cabecera del gestor de cobros. Al empezar el día, se filtra por agente y se imprime o se envía por correo la lista de facturas a cobrar.

Recibos Aplicados Permiso 260 CX-004

Lista todos los recibos de pago procesados en un período. Muestra una fila por cada aplicación de recibo contra documento.

Filtros 2026-04-27

El orden de los filtros es consistente con CxP:

1. Filtrar por 2026-06-15 — elige si el rango de fechas se aplica sobre la Fecha del recibo (la que se le puso al recibo) o la Fecha de la transacción (cuándo se aplicó realmente). Usá "Fecha de la transacción" con el rango de hoy para ver lo que se aplicó hoy. La impresión/exportación indica con cuál fecha se filtró.
2. Desde / Hasta — con Flatpickr (DD/MM/YYYY), auto-submit al cambiar (labels acortadas el 2026-04-27, antes "Fecha Inicial/Final")
3. Estado — Todos / Aplicado / Nulo
4. Cód Cliente — código exacto del cliente (igual `=`, no parcial). Ej: 00147
5. Nombre Cliente — busca por nombre contiene (LIKE %x%). Filtros separados desde 2026-04-27
6. Recibo — busca por número de recibo (LIKE)
7. Documento — busca por número de factura (LIKE)
8. Usuario — quién aplicó el recibo
9. Agente — combo Cli/Fact + selección de agente
10. Zona, Moneda, Tipo, Caja, Cta, Ref — filtros adicionales

Columnas clave

• Recibo — Número del comprobante de pago
• Estado — Aplicado o Nulo
• Documento — Factura contra la que se aplicó
• F. Recibo / F. Doc / F. Venc. — Fechas clave
• Días — Días entre la factura y el recibo (tiempo que tardó el cliente en pagar)
• Tipo — Tipo de movimiento (pago, NC aplicada, adelanto)
• Monto / Cta Contable / Referencia / Caja / Moneda

Subtotal por recibo 2026-07-08

Cuando un mismo recibo se aplicó contra varios documentos (por ejemplo, un pago que canceló 3 facturas), la tabla muestra debajo de sus líneas una fila "Subtotal recibo N · X docs" con la suma de lo aplicado por ese recibo. Los recibos que aplicaron a un solo documento no llevan subtotal, para no recargar la lista.

• El subtotal también sale en el Imprimir (listado) y en el Excel.
• Las líneas nulas suman ₡0 en el subtotal, igual que en el total general.
• El subtotal agrupa las líneas consecutivas del mismo recibo; con el orden normal (por fecha) las líneas de un recibo siempre salen juntas. Si ordenás por otra columna que las separe (ej. Monto), el subtotal no se muestra.

Fichas de totales 2026-06-13

Al pie del reporte se muestran fichas que totalizan los recibos por grupo: Por Medio de Pago, Por Usuario, Por Cliente y Por Tipo (esta última nueva). Cada ficha lista su detalle con cantidad y monto, y una fila Total al final.

• Las fichas se ordenan por el código de cada grupo (cuenta, usuario, cliente, tipo).
• Los recibos nulos no suman en estas fichas, por lo que la cantidad y el monto de cada ficha siempre cuadran con el total general.

Imprimir por grupos 2026-06-13

El botón Imprimir por grupos de la barra de título genera un reporte con esas fichas de totales una debajo de la otra (Por Medio, Por Usuario, Por Cliente y Por Tipo), en hoja vertical, respetando los filtros que tenga aplicados. Es ideal para un resumen rápido de cómo se distribuyeron los cobros, sin el detalle línea por línea del botón Imprimir normal.

Modal Detalle Recibo MC-003 2026-04-24

Doble-click sobre una fila abre el modal con las opciones:

• Impresora Mini — Envía al POS térmico configurado en la estación
• Ver pantalla — Abre el recibo en HTML para imprimir desde navegador (Banking Bold)
• PDF — Descarga el recibo como PDF (mismo layout, sin publicidad)
• Email ▼ — Dropdown con 3 destinos:
  • Cliente — Usa EmailCobro o EmailGeneral de la ficha del cliente
  • Respaldo — Usa el email del param 149 (si está configurado)
  • Otro — Solicita ingresar un correo manualmente
• Anular — Reversa el pago (requiere permiso 254). Pide un motivo, avisa al cliente de la anulación (correo + WhatsApp) y puede imprimir el comprobante. Ver Anular un recibo.

Selección múltiple

Los checkboxes permiten seleccionar varios recibos para:

• Imprimir POS (N) — Envía todos al POS térmico en lote
• Email (N) — Envía correo a los clientes de cada recibo

Aplicar Pagos (Estado de Cuenta) CX-014 Permiso 253

Aplica los pagos que entran al banco a las facturas pendientes del cliente, partiendo del estado de cuenta que descarga del banco. No es una conciliación bancaria: su objetivo es generar los recibos de CxC de forma rápida y aprender a reconocer a cada cliente.

Cargar el estado de cuenta

1. Elija el banco (siempre uno; el filtro ya no trae "Todos").
2. Seleccionar archivo (.xlsx, .xls o .csv). Se analiza solo al elegirlo: detecta columnas y banco.
3. Confirmar carga. Si vuelve a subir el mismo mes, no repite movimientos (control por huella única).

Detectar y aplicar

Cada fila pendiente tiene tres acciones a la derecha:

• Detectar — busca el cliente/factura del depósito. Muestra el resultado en la misma fila: verde = localizado, rojo = duda. Solo propone como coincidencia cuando la confianza es mayor a 80%; por debajo lo deja como "sin coincidencia". También puede marcar varias filas y usar Detectar pagos con IA de la barra.
• Recibo — abre la lista de recibos ya aplicados (filtrada por el rango del reporte) para que señale el que corresponde a ese depósito. Lo marca Listo y aprende el detalle de ese cliente.
• Doc — abre los documentos pendientes para aplicar el depósito a hasta 4 facturas del mismo cliente (reparte el monto). Útil cuando un pago cubre varias cuentas.

En todos los buscadores puede escribir nombre, nombre comercial, cédula, código o número de documento/recibo.

Qué reconoce automáticamente

• Código del cliente en el detalle — cuando el cliente escribe su código en el SINPE (cta305, Contrato_1070, Cuenta_924), lo identifica directo.
• Pagos ya aplicados — si el recibo de ese depósito ya existe en CxC (por la referencia/comprobante o por el código + monto), lo marca "Listo" y no lo vuelve a proponer. Funciona aunque el depósito cubra varias cuotas o varios clientes (mismo comprobante).
• Intereses ganados — los ingresos del banco ("INTERESES GANADOS…") no se confunden con pagos de clientes; ofrece generar el asiento de ingreso (debe banco / haber cuenta de ingresos, configurable por banco).
• Aprendizaje — cada vez que confirma un cliente, el sistema recuerda ese detalle para detectarlo solo la próxima vez. Lo aprendido se ve en el botón Aprendizaje. El botón Aprender de recibos aplicados entrena de golpe con los pagos que ya tienen recibo.

Cobros por Agente

Agrupa los recibos aplicados por agente del cliente. Muestra cuánto cobró cada vendedor en el período.

Diferencia con "Antigüedad por Agente"

Útil para calcular comisiones por cobranza o evaluar la efectividad del agente en la gestión de cobro.

Facturado vs Pagado

Comparativo mensual que muestra, para cada mes, cuánto se facturó a crédito vs cuánto se cobró. Indica la velocidad de rotación de la cartera.

Columnas

• Período — Mes/año
• Facturado — Total facturado a crédito en el mes
• Pagado — Total cobrado en el mes (de cualquier factura, no necesariamente del mismo mes)
• Diferencia — Facturado − Pagado
• % — Porcentaje cobrado sobre facturado

Ingreso Manual CX-013Permiso 250

Formulario para registrar un documento CxC manualmente, sin pasar por Facturación. Útil para deudas externas al flujo normal:

• Servicios cobrados fuera del sistema que se quieren controlar
• Saldos iniciales al migrar de otro sistema
• Préstamos o adelantos especiales
• Ajustes manuales de cartera

Campos del formulario

• Cliente (obligatorio)
• Número de documento (puede ser manual o tomar consecutivo)
• Fecha del documento y fecha de vencimiento
• Monto original
• Moneda y tipo de cambio
• Concepto / observación
• Tipo de documento y agente

Documentos Pagados CX-015 Permiso 260

Muestra los documentos ya cancelados y, al hacer clic en uno, los recibos que lo pagaron. Sirve para revisar cómo se saldó una factura y confirmar que los pagos cuadran con el total.

Cómo se usa

1. Lista izquierda: documentos pagados, filtrados por la fecha del documento (no la del pago). Filtros: Origen, Moneda, rango de fechas y búsqueda por documento o cliente.
2. Clic en un documento: a la derecha aparecen sus recibos — Activos (vigentes) y Nulos (anulados, se muestran tachados).
3. Resumen: compara el total del documento con la suma de los recibos activos. Si coinciden muestra "OK"; si no, marca la diferencia.

Origen: Actual o Histórico

• Actual — documentos pagados que siguen en la operación.
• Histórico — documentos antiguos ya archivados (4+ años), que se sacaron de la operación para mantenerla liviana.

Pasar a histórico

Desde el Origen Actual, un documento puede enviarse a histórico solo si: está pagado, tiene más de 4 años y sus recibos cuadran con el total. El botón pide confirmación y mueve el documento junto con todos sus recibos. Si no cumple alguna regla, el botón aparece deshabilitado e indica el motivo.

Históricos

Los documentos CxC antiguos ya pagados se archivan a una tabla histórica para mantener la operación liviana. El antiguo módulo independiente de "Históricos" se reemplazó: ahora los documentos archivados se consultan desde "Documentos Pagados" (CX-015) poniendo el Origen en Histórico.

Cómo se archiva

• Manual, documento por documento — desde Documentos Pagados, con el botón "Pasar a histórico" (pagado + más de 4 años + recibos que cuadran).
• Masivo — proceso de mantenimiento que ejecuta la administración (no es una acción del usuario final).

Permisos

Los permisos se asignan desde Seguridad (SE-001). Cada reporte requiere su permiso específico:

Parámetros relevantes