Catálogo de Proveedores AY-009

¿Qué es el Catálogo de Proveedores?

El Catálogo de Proveedores (CO-006) es el registro central de todas las empresas y personas de las que la empresa compra productos o servicios. Desde aquí se crean, editan y consultan los proveedores que luego se usan en facturas de compra, órdenes de compra, cuentas por pagar y aceptación electrónica.

• Cada proveedor tiene un código único generado automáticamente por el sistema.
• Los datos del proveedor (cédula, nombre, condiciones de pago) se usan en todos los procesos de compra.
• El catálogo se puede filtrar por nombre, cédula, estado, grupo, tipo de proveedor y moneda.
• Los resultados se pueden exportar a Excel para reportes externos.

Buscar proveedores

Al abrir el módulo verá la lista de proveedores activos. Use los filtros de la barra superior para encontrar un proveedor específico:

Filtros básicos (siempre visibles)

Filtros adicionales (botón "Más")

Columnas de la tabla

La tabla de resultados muestra: Código, Cédula, Nombre (razón social y nombre comercial), Teléfonos, Email, Moneda, Grupo, Tipo y Estado. Puede hacer clic en los encabezados de columna con la flecha para ordenar los resultados.

En dispositivos móviles

En pantallas pequeñas, la lista se muestra como tarjetas con los datos principales y botones de acción rápida (llamar, enviar correo, editar).

Crear un nuevo proveedor

Para registrar un proveedor nuevo haga clic en el botón "Nuevo" en la barra superior derecha. Se abre el formulario modal MCO-001.

Permisos y parámetros que aplican al crear/editar

Reglas automáticas del sistema

• Código — Se genera automáticamente con sp_genera_consecutivo('CPR') (10 dígitos con ceros a la izquierda).
• Tipo Proveedor vacío → el sistema asigna 01 automáticamente al guardar.
• Tipo Proveedor = 00 → rechazado, no es válido.
• Actividad Económica vacía con Parámetro 125 = 1 → error "La actividad económica es requerida".
• Razón Social vacía → toma el valor de Nombre Comercial.
• Estado al crear → siempre 1 (Activo), aunque el usuario cambie el select.
• Cédula en edición → bloqueada (readonly); no se permite cambiar.
• Bitácora → cada campo modificado se registra con valor anterior, valor nuevo, usuario y fecha.

1. Haga clic en "Nuevo" (esquina superior derecha). Si el botón está en gris, no tiene el permiso 555.
2. Ingrese la cédula o identificación del proveedor en el campo "Cédula".
3. Haga clic en "Verificar" para consultar los datos del proveedor en el registro de Hacienda. Si existe, el sistema llenará automáticamente la razón social y el tipo de identificación. Si el proveedor tiene una sola actividad económica activa en Hacienda, también se asignará automáticamente al campo "Actividad Económica".
4. Complete la Razón Social y el Nombre Comercial (ambos obligatorios).
5. Seleccione el Tipo de Proveedor (si lo deja en blanco, el sistema asigna 01 por defecto), el Grupo, el Estado (Activo por defecto) y la Moneda (CRC por defecto).
6. Defina la Actividad Económica usando uno de los dos botones del campo: "Cédula" (consulta Hacienda para esa cédula) o "Todas" (muestra el catálogo completo). Ver sección Actividad económica.
7. Vaya a la pestaña "Contacto / Comercial" para completar dirección, teléfonos, emails y condiciones de pago.
8. Haga clic en "Guardar".

Formulario del proveedor (MCO-001)

El formulario de creación y edición tiene dos pestañas:

Pestaña "Esencial"

Contiene los datos de identificación del proveedor:

• Código — Generado automáticamente; solo lectura.
• Cédula — Número de identificación tributaria. Con el botón "Verificar" se consulta en Hacienda. Una vez guardado, no se puede cambiar.
• Tipo ID — Tipo de identificación: Física, Jurídica, DIMEX, NITE.
• Razón Social — Nombre legal registrado (campo obligatorio).
• Nombre Comercial — Nombre con el que opera la empresa (campo obligatorio). Puede ser igual a la razón social.
• Tipo Proveedor — Clasificación del proveedor (ej: Nacional, Importado). Si se deja en blanco, el sistema asigna automáticamente 01.
• Grupo — Agrupación interna para reportes (ej: Alimentos, Insumos).
• Actividad Económica — Código de actividad económica registrado en Hacienda. Con dos botones: Cédula (consulta las actividades de esa cédula en Hacienda) y Todas (catálogo completo). Ver sección dedicada.
• Estado — Activo, Inactivo o Suspendido.
• Moneda — Moneda principal de las facturas de este proveedor (CRC por defecto).

Pestaña "Contacto / Comercial"

Contiene datos de comunicación y condiciones de compra:

• Dirección — Dirección física completa del proveedor.
• Teléfonos — Puede ingresar varios números separados por coma (ej: 88888888, 22221111).
• Personas de Contacto — Nombres de las personas de enlace en el proveedor.
• Email General — Correo principal de la empresa.
• Email Compras — Correo específico para envío de órdenes de compra.
• Email Contacto — Correo de la persona de contacto.
• Otros — Acuerdos especiales, notas internas, condiciones particulares.
• Días Crédito — Plazo de pago acordado con el proveedor (en días). 0 = contado.
• Días Reposición — Tiempo promedio de entrega de pedidos (por defecto 30 días).
• Cuenta Contable CxP — Cuenta de cuentas por pagar. Se puede buscar escribiendo el código o nombre.
• Cuenta Contable Pago — Cuenta de bancos o caja usada para registrar los pagos.

Actividad económica

La actividad económica identifica el giro comercial del proveedor ante Hacienda. Es un requisito para la emisión de documentos electrónicos tipo 08 (compras a proveedores). Se asigna desde el formulario MCO-001, pestaña Esencial.

Los dos botones del campo

El campo tiene dos botones con distintos propósitos:

Automatismos

• Al abrir Editar Proveedor con actividad vacía: el sistema consulta Hacienda automáticamente. Si hay una sola actividad activa, la asigna. Si hay más de una, no hace nada hasta que el usuario pulse "Cédula".
• Al hacer clic en Verificar (campo Cédula): si el proveedor tiene una sola actividad activa y el campo está vacío, se asigna automáticamente.
• Al hacer clic en "Cédula": si hay varias actividades, abre el selector con la lista filtrada; si hay una sola, la asigna directamente; si Hacienda falla, muestra un aviso sugiriendo usar "Todas".

Principal vs Secundaria

En el selector, cada actividad viene etiquetada con un distintivo de color:

• PRINCIPAL — actividad principal del proveedor en Hacienda (tipo P).
• SECUNDARIA — actividad secundaria (tipo S).

El proveedor puede tener varias actividades secundarias pero solo una principal. Puede elegir la que mejor represente la operación comercial con usted.

Referencia de campos

Resumen de todos los campos disponibles en el perfil de un proveedor:

Editar un proveedor

Para modificar los datos de un proveedor existente tiene dos opciones:

• Hacer clic en el icono de lápiz en la columna "Editar" de la fila.
• Hacer doble clic en cualquier parte de la fila del proveedor.

Se abre el mismo formulario MCO-001 con los datos actuales cargados.

¿Qué campos sí se pueden cambiar?

En edición puede modificar todos los campos excepto la cédula: nombre, estado, moneda, teléfonos, emails, condiciones de pago, cuentas contables, etc.

Bitácora de cambios

Cada vez que se guarda una edición, el sistema registra automáticamente en bitácora qué campo cambió, el valor anterior, el valor nuevo, quién hizo el cambio y la fecha. Esta bitácora es visible para el administrador del sistema.

1. Haga clic en el lápiz o doble clic en la fila del proveedor.
2. Modifique los campos que necesite en las pestañas "Esencial" y/o "Contacto / Comercial".
3. Haga clic en "Guardar". El sistema muestra un mensaje de confirmación.
4. La lista se actualiza automáticamente con los nuevos datos.

Estados del proveedor

Cada proveedor tiene un estado que determina si puede usarse en nuevas operaciones:

¿Cuándo usar cada estado?

• Activo — Estado normal para proveedores con los que se trabaja actualmente.
• Inactivo — Use este estado cuando ya no trabaja con el proveedor pero quiere conservar el historial de compras. El proveedor no aparecerá en los filtros por defecto.
• Suspendido — Para proveedores con los que existe una situación especial (deuda pendiente, embargo, problema de calidad). Señal de alerta para el equipo de compras.

Eliminar un proveedor

El botón "Eliminar" (color rojo) está disponible en la parte inferior izquierda del formulario de edición.

¿Cuándo se puede eliminar?

• El proveedor fue creado por error y aún no tiene ninguna compra ni CxP asociada.
• Es un registro duplicado sin historial.

Pasos para eliminar

1. Abra el formulario del proveedor haciendo doble clic en la fila.
2. En la esquina inferior izquierda verá el botón rojo "Eliminar" (solo visible en modo edición).
3. Haga clic en "Eliminar". El sistema pedirá confirmación.
4. Si el proveedor no tiene compras ni CxP, se eliminará y la lista se actualizará.

Exportar a Excel

El botón "Excel" en la barra superior exporta la lista actual de proveedores (con los filtros aplicados) a un archivo .xlsx.

1. Aplique los filtros deseados para ver solo los proveedores que quiere exportar (ej: solo los activos en moneda USD).
2. Haga clic en el botón "Excel" . La primera vez puede tardar unos segundos mientras carga la librería.
3. Se descargará automáticamente el archivo Catalogo_Proveedores_YYYY-MM-DD.xlsx.

Las columnas exportadas son: Código, Cédula, Nombre, Teléfonos, Email, Moneda, Grupo, Tipo y Estado (igual que la tabla en pantalla).

Permisos del módulo

Los permisos controlan qué acciones puede realizar cada usuario en el catálogo de proveedores. Se asignan al grupo de usuarios desde el módulo de Seguridad (SE-001).

Parámetros de empresa

Los parámetros son valores globales por empresa que afectan el comportamiento del módulo. Se configuran desde Configuración → Parámetros (CF-004).

Consejos de uso

Antes de crear un proveedor nuevo

• Siempre busque primero por cédula para verificar que no exista ya registrado. Un proveedor duplicado causa problemas en reportes y CxP.
• Use el botón "Verificar" para que el sistema llene el nombre oficial desde Hacienda. Evita errores de digitación en el nombre legal.

Emails del proveedor

• El Email Compras es el que usa el sistema para enviar órdenes de compra electrónicas. Si está vacío, se usa el Email General. Si ambos están vacíos, el sistema no podrá enviar OC por correo.
• Puede ingresar varios emails en un mismo campo separados por coma, aunque se recomienda un solo email por campo para evitar errores.

Días de crédito y CxP

• Los días de crédito determinan la fecha de vencimiento en cuentas por pagar. Si un proveedor tiene 30 días de crédito, la CxP vence 30 días después de la fecha de la factura.
• Si trabaja a contado con el proveedor, deje Días Crédito en 0.

Cuentas contables

• Si no asigna una cuenta contable CxP al proveedor, el sistema usará la cuenta por defecto configurada en los parámetros de la empresa (Parámetro 92).
• Si su empresa tiene distintos proveedores que van a diferentes cuentas contables (ej: proveedores locales vs. internacionales), defina la cuenta específica en cada proveedor.

Días de reposición

• Este dato se usa en los reportes de inventario para calcular cuándo hacer pedidos. Si un artículo tiene poco stock y el proveedor demora 15 días en entregar, el sistema puede alertar con anticipación.

Organizar con grupos

• Use los grupos para clasificar proveedores por categoría (Alimentos, Insumos, Servicios, Tecnología, etc.). Facilita los reportes de compras por categoría.
• Si no tiene grupos configurados, puede crearlos en el módulo de Configuración.

Navegación y paginación

• La lista usa paginación backend: solo trae la página actual de la base de datos, así carga rápido incluso con miles de proveedores.
• En la barra inferior izquierda están los botones para cambiar de página.
• El cuadro de texto numérico al lado define las filas por página (por defecto 50, máximo 500). Se guarda en una cookie y se respeta en visitas futuras.
• Use flechas ↑ / ↓ del teclado para moverse entre filas y ← / → para cambiar de página.

Errores comunes