Ayuda: Órdenes de Compra

¿Qué son las Órdenes de Compra?

Una Orden de Compra (OC) es un documento interno que le comunica formalmente a un proveedor qué artículos desea comprar, en qué cantidad y a qué precio. Sirve como compromiso previo a recibir la mercadería y la factura.

Permite planificar y autorizar las compras antes de que ocurran.
Queda registrada en el sistema para seguimiento y auditoría.
Puede enviarse al proveedor por correo electrónico como PDF adjunto.
Una vez recibida la mercadería, se convierte en una compra registrada en el sistema.

Permiso requerido Para acceder al módulo de Órdenes de Compra se necesita el permiso 574. Si no lo tiene, los botones aparecen deshabilitados con un mensaje indicando el permiso requerido. Contacte al administrador del sistema.

El módulo está compuesto por dos pantallas principales:

CO-003 — Listado de OC: Consulta, búsqueda y gestión de todas las órdenes de compra.
CO-004 — Editar OC: Vista detallada de una orden individual donde se agregan artículos, se ajustan cantidades y se realizan acciones (aprobar, enviar, aplicar).

Estados de una Orden de Compra

Cada orden pasa por una serie de estados que controlan qué acciones están disponibles:

Estado	Nombre	Significado	Editable
1	Borrador	La orden se acaba de crear o está siendo preparada. No ha sido revisada ni enviada al proveedor.	Si — se puede modificar libremente
2	Aprobada	Un supervisor revisó y aprobó la orden. Ya puede enviarse al proveedor.	Si — aún se puede ajustar antes de aplicar
3	Aplicada	La mercadería fue recibida y se generó la compra correspondiente en el sistema.	No — ya no se puede modificar
4	Eliminada	La orden fue cancelada. Solo se puede eliminar cuando está en estado Borrador.	No

Flujo normal Borrador → Aprobada → (envío por email al proveedor) → Aplicada. Si la orden ya no se necesita y está en Borrador, se puede eliminar.

Crear una nueva Orden de Compra

Una orden siempre se crea a partir de un proveedor. El sistema genera automáticamente un número consecutivo.

Compras → OC (CO-003)

Botón "Nueva"

Buscar proveedor

Crear Orden

Ir al módulo Compras → Órdenes de Compra desde el menú principal.
Hacer clic en el botón verde "Nueva" en la esquina superior derecha.
Se abre el buscador de proveedores. Escriba al menos una letra del nombre, cédula o código del proveedor y haga clic en "Buscar".
Seleccione el proveedor en la lista haciendo un clic. Verá su información en la parte inferior del modal. Si desea crear la orden de inmediato, haga doble clic sobre el proveedor.
Con el proveedor seleccionado, haga clic en "Crear Orden". El sistema genera el número consecutivo y abre automáticamente la pantalla de edición (CO-004) en una nueva pestaña.

Moneda del proveedor La orden hereda la moneda configurada para el proveedor. Si el proveedor trabaja en dólares (USD), los costos se ingresan en dólares.

Agregar artículos a la orden

Una vez en la pantalla de edición (CO-004), el área principal se divide en dos secciones: artículos disponibles (panel izquierdo superior) y artículos ya en la orden (panel izquierdo inferior). A la derecha hay paneles de historial de ventas y compras por artículo.

Buscar artículos disponibles

Escriba el código o nombre del artículo en el campo de búsqueda "Buscar artículo". La búsqueda se actualiza automáticamente mientras escribe.
El checkbox "Filtrar proveedor" (activado por defecto) limita los resultados a los artículos que tienen relación con el proveedor seleccionado. Desactívelo para ver todos los artículos del catálogo.
Active "Solo por pedir" para ver únicamente los artículos cuyo stock actual está por debajo del mínimo configurado. Ideal para pedidos de reposición.

Columnas del panel de artículos disponibles

Columna	Descripción
Código	Código interno del artículo
Descripción	Nombre del artículo
Stock	Existencia actual en bodega
Min	Cantidad mínima configurada para el artículo
Max	Cantidad máxima configurada para el artículo
Reponer	Diferencia entre el máximo y el stock actual (cuánto falta para llegar al máximo)
Pedir	Cantidad que se va a pedir (editable antes de agregar)
Costo	Último costo de compra del artículo con este proveedor
Desc%	Porcentaje de descuento acordado con el proveedor

Agregar artículos uno por uno

Haga clic en cualquier fila de artículo para seleccionarla y ver su historial en el panel derecho. Para agregar el artículo a la orden, ajuste la cantidad en la columna "Pedir" y presione Enter o haga clic en el artículo nuevamente.

Agregar todos los artículos por pedir

Si activó el filtro "Solo por pedir", puede usar el botón "Agregar todos por pedir" para incluir de una vez todos los artículos que necesitan reposición, con la cantidad sugerida (diferencia hasta el máximo).

Editar líneas ya agregadas

En el panel inferior "Artículos en la orden", puede hacer clic en cualquier línea para editar directamente la cantidad, costo, descuento o IVA. Los cambios se guardan automáticamente al salir del campo.

Historial de ventas y compras Al seleccionar un artículo, el panel derecho muestra el historial de ventas y el historial de compras (últimos 4 meses).

Filtro Desde / Hasta: el periodo es configurable. Por defecto se cargan los 3 meses cerrados anteriores (Hasta = último día del mes anterior; Desde = primer día del mes 2 atrás del Hasta). Cambie las fechas para consultar otro periodo.
Mostrar semanas: checkbox que despliega u oculta el detalle semanal de cada mes. Por defecto está marcado.
Fila TOTAL: al final del historial se muestra la suma de cantidad y monto del periodo consultado, en azul.

Buscar y filtrar órdenes

En el listado principal (CO-003), use la barra de filtros para encontrar órdenes rápidamente:

Filtro	Descripción
Desde / Hasta	Rango de fechas de creación de la orden. Por defecto muestra el día de hoy.
Estado	Filtra por Borrador, Aprobada, Aplicada o Eliminada. Deje en "Todos" para ver todos los estados.
Proveedor	Lista desplegable con todos los proveedores activos.
Buscar	Búsqueda de texto libre por número de orden, nombre de proveedor o detalle/observaciones.

Presione "Buscar" o Enter para aplicar los filtros. Use "Limpiar" para resetear todos los filtros al estado por defecto.

Paginación Los resultados se muestran paginados (25, 50, 100 o 500 por página). Use los controles de paginación en la parte inferior para navegar entre páginas. Los totales de subtotal, impuesto y total reflejan la suma de todas las órdenes del filtro activo, no solo la página visible.

Editar una orden existente

Las órdenes en estado Borrador o Aprobada pueden editarse. Haga clic en el botón de lápiz () en la fila de la orden para abrirla en modo edición.

Campos de cabecera editables

En la barra inferior de la pantalla de edición encontrará los campos de cabecera de la orden:

Detalle: Descripción u observaciones generales de la orden (ej: "Pedido mensual agosto", "Urgente").
Detalle entrega: Instrucciones específicas de entrega (ej: "Entregar en bodega principal", "Llamar antes").
Modo de entrega: Cómo se recibirá la mercadería. Opciones: Local (el proveedor entrega en las instalaciones), Xpress (entrega express) o Llevar (hay que ir a recoger).
Forma de pago: Condición de pago acordada (contado, crédito 30 días, etc.).

Todos los cambios en la cabecera se guardan automáticamente al salir de cada campo.

Modificar artículos en la orden

Para cambiar cantidad o costo: haga clic en la celda correspondiente de la tabla inferior y edite directamente.
Para quitar un artículo: marque el checkbox a la izquierda de la línea y haga clic en "Eliminar selección".
Para agregar más artículos: búsquelos en el panel superior y agrúelos como se describe en la sección anterior.

Órdenes Aplicadas no son editables Si la orden ya fue aplicada (estado 3), se abre en modo solo lectura. No se pueden modificar los artículos ni la cabecera. Para hacer ajustes debe crear una nueva orden.

Aprobar una orden

Aprobar una orden significa que un supervisor revisó el contenido y autoriza que se proceda con la compra. Cambia el estado de Borrador a Aprobada.

Abra la orden desde el listado haciendo clic en el botón de lápiz.
Revise los artículos, cantidades, costos y datos de cabecera.
Haga clic en el botón "Aprobar" (ícono de escudo) en la barra superior.
El sistema registra quién aprobó la orden (campo "Autoriza" en la cabecera) y cambia el estado a Aprobada.

Registro de auditoría El nombre del usuario que aprobó la orden queda registrado en el campo "Autoriza" y es visible en el listado y en el PDF de la orden. Esto permite rastrear quién autorizó cada compra.

Enviar la orden al proveedor (MC-008)

Una vez aprobada (o incluso en borrador, si se prefiere), la orden puede enviarse al proveedor por correo electrónico con el PDF de la orden adjunto.

Abra la orden en modo edición (CO-004).
Haga clic en el botón "Email" (ícono de sobre) en la barra superior. Se abre el modal de envío (MC-008).
Verifique o complete el correo del proveedor. Se pre-rellena automáticamente con el email registrado en el perfil del proveedor.
Verifique o complete el correo del usuario. Recibirá una copia del envío. Este dato proviene del perfil del empleado en el sistema.
Opcionalmente, agregue correos adicionales separados por coma (ej: jefe de compras, gerente).
Haga clic en "Enviar". El sistema genera el PDF en el servidor y lo adjunta al correo automáticamente.

Formato del PDF El PDF incluye los datos de la empresa emisora (logo y datos fiscales a la derecha), los datos del proveedor, un encabezado con número de orden y fecha, y una tabla detallada con código, descripción, cantidad, costo unitario y total por línea.

Si el correo del proveedor está vacío Significa que el proveedor no tiene email registrado en su ficha. Puede escribirlo directamente en el campo antes de enviar, pero para que quede guardado de forma permanente debe actualizar el perfil del proveedor en el módulo de Proveedores.

Aplicar la orden (recibir mercadería)

Aplicar una orden significa que la mercadería fue recibida físicamente y se registra la compra en el sistema. Esta acción cambia el estado a Aplicada y es irreversible.

Abra la orden en modo edición (CO-004).
Confirme que los artículos y cantidades en la orden corresponden a lo que realmente se recibió. Si hay diferencias, ajuste las líneas antes de aplicar.
Haga clic en el botón verde "Aplicar" (ícono de palomita) en la barra superior.
El sistema pedirá confirmación. Confirme para proceder.
Se crea una compra registrada en el sistema con los artículos y montos de la orden. El inventario se actualiza automáticamente.

Acción irreversible Una vez aplicada la orden, no se puede deshacer. Si se aplicó por error o con datos incorrectos, deberá crear una nota de crédito de compra para corregir los saldos. Verifique siempre los datos antes de aplicar.

Recepción parcial Si el proveedor entregó solo una parte de los artículos pedidos, ajuste las cantidades en la orden para que reflejen exactamente lo recibido antes de aplicar. Para la parte pendiente, cree una nueva orden de compra.

Exportar e imprimir

Tanto desde el listado (CO-003) como desde la edición individual (CO-004) hay opciones de exportación:

Desde el listado (CO-003)

Excel: Descarga un archivo .xlsx con todas las órdenes del filtro activo (número, fecha, proveedor, estado, detalle, forma de pago, usuario, subtotal, impuesto, total). Incluye una fila de totales al final.
PDF: Abre una vista de impresión en orientación horizontal con la misma información. Use Ctrl+P en el navegador para imprimir o guardar como PDF.

Desde la edición individual (CO-004)

Excel: Descarga las líneas de la orden activa con código, descripción, cantidad, costo, descuento, IVA y total por línea.
PDF: Genera un PDF formal de la orden con encabezado de empresa, datos del proveedor y tabla de artículos. Ideal para archivar o compartir.
Ver: Abre una vista HTML de la orden en el navegador, lista para imprimir. Mismo formato que el PDF pero en el navegador.
Email: Envía la orden como PDF adjunto (ver sección anterior).

Impresión rápida Use el botón "Ver" para abrir la orden en el navegador y luego Ctrl+P para imprimir. El diseño está optimizado para impresión en papel tamaño carta.

Eliminar órdenes

Solo se pueden eliminar órdenes en estado Borrador. Las órdenes aprobadas, aplicadas o eliminadas no pueden borrarse.

Eliminar una o varias órdenes desde el listado

En el listado (CO-003), marque los checkboxes a la izquierda de las órdenes que desea eliminar. Solo aparece el checkbox en las filas de estado Borrador.
Aparece el botón rojo "Eliminar (N)" en la barra superior indicando cuántas órdenes están seleccionadas.
Haga clic en el botón y confirme la acción en el cuadro de diálogo.
Las órdenes pasan al estado Eliminada y desaparecen del listado normal.

No hay papelera de reciclaje Una vez eliminada, la orden queda marcada con estado Eliminada en la base de datos pero no puede recuperarse desde la interfaz. Solo el administrador puede restaurarla directamente en la base de datos si fuera necesario.

Consejos y buenas prácticas

Antes de comprar, siempre genere una OC

Aunque parezca un paso extra, crear la orden de compra antes de hacer el pedido le permite tener un registro formal, controlar los costos y facilitar la conciliación con la factura del proveedor cuando llegue la mercadería.

Use el filtro "Solo por pedir" para pedidos de reposición

Active este filtro en el buscador de artículos para ver únicamente los productos cuyo stock está por debajo del mínimo. El sistema calcula automáticamente la cantidad necesaria para llegar al máximo. Ideal para pedidos rutinarios.

Consulte el historial antes de fijar precios

El panel derecho muestra el historial de ventas (3 meses cerrados por defecto, configurable con Desde/Hasta) y el historial de compras anteriores (4 meses) del artículo seleccionado. Úselo para verificar que el costo es razonable respecto a compras anteriores y que la cantidad pedida está acorde con el ritmo de ventas. Use el check "Mostrar semanas" para ver el detalle semanal y la fila TOTAL para la suma del periodo.

Agregue detalle descriptivo a cada orden

El campo "Detalle" de la cabecera aparece en el listado y en el PDF. Usarlo con texto descriptivo (ej: "Pedido quincenal - agosto 2026", "Urgente para evento del viernes") facilita localizar la orden más adelante sin necesidad de abrirla.

Recuerde ajustar cantidades antes de aplicar

Si el proveedor entregó menos artículos de los pedidos, ajuste las cantidades en la orden para que reflejen exactamente lo recibido. Esto asegura que el inventario se actualice correctamente.

Aprobar antes de enviar al proveedor

El flujo recomendado es: crear la orden → que el supervisor la apruebe → enviarla al proveedor. Así el proveedor siempre recibe una orden autorizada y se evitan pedidos no autorizados.

Atajos útiles En el buscador de proveedores (modal Nueva OC): doble clic en un proveedor crea la orden directamente sin necesidad de hacer clic en "Crear Orden". En el listado: doble clic en cualquier fila abre la orden en una nueva pestaña.

Permisos del módulo

Los permisos controlan qué acciones puede realizar cada usuario en el módulo de Órdenes de Compra. Se asignan al grupo de usuarios desde el módulo de Seguridad (SE-001).

Código	Nombre	Qué autoriza	Dónde aplica
`574`	Órdenes de Compra — Acceso	Acceso completo al módulo de órdenes de compra: crear, editar, ver listado, exportar e imprimir. Sin este permiso, el módulo no aparece en el menú.	CO-007, ordenes_compra
`552`	Compras — Aplicar	Permite aplicar/recibir una orden de compra (convertirla en factura de compra en el sistema). Sin este permiso, el paso final de recepción queda bloqueado.	ordenes_compra, aplicar

Sin permiso: botón gris, no oculto Cuando un usuario no tiene permiso 552, el botón "Aplicar / Recibir" aparece deshabilitado en gris con tooltip indicando que no tiene permiso.

Parámetros de empresa

Los parámetros son valores globales por empresa que afectan el comportamiento del módulo. Se configuran desde Configuración → Parámetros (CF-004).

Código	Nombre	Qué controla	Valores
`62`	Nombre de la empresa	Nombre que aparece en el encabezado del PDF/impresión de la orden de compra enviada al proveedor.	Texto libre
`249`	Moneda nacional de la empresa	Código de moneda base usado al crear órdenes y calcular totales en moneda extranjera.	Código ISO (ej: `CRC`)
`106`	Email del emisor	Dirección de correo desde la cual se envía la orden de compra al proveedor por email.	Dirección de email