Ayuda: Compras por Dimensión

Visión general

Los reportes por dimensión de compras agrupan las facturas de compra según diferentes criterios de análisis. A diferencia de los reportes por período (que agrupan por día o mes), estos responden preguntas como qué se compró, a quién, en qué bodega entró o cómo se pagó.

Todos los reportes convierten los montos a colones usando el tipo de cambio registrado en cada compra, por lo que las comparaciones son siempre en la misma moneda. Las notas de crédito de proveedor (tipo 03) se descuentan automáticamente de los totales.

Reporte	Agrupa por	Permiso	Pregunta que responde
Por artículo	Producto comprado	563	¿Qué compramos más?
Por proveedor	Proveedor	564	¿A quién le compramos más?
Por forma de pago	Contado / crédito / otro	565	¿Cuánto compramos a crédito?
Por categoría	Categoría del artículo	567	¿Qué líneas de producto compramos?
Por tarifa IVA	Porcentaje de IVA (0%–13%)	568	¿Cuánto IVA pagamos por tarifa?
Por documento e IVA	Factura + tarifa IVA	569	Detalle de IVA por documento (D-104)
Por bodega	Bodega de destino	573	¿Qué bodega recibe más mercadería?

Acceso a los reportes Cada reporte requiere su permiso independiente. Si un botón aparece deshabilitado (en gris), significa que su usuario no tiene el permiso correspondiente. Solicítelo al administrador del sistema.

Por artículo

Agrupa todas las líneas de compra por producto y muestra el total comprado de cada artículo en el período seleccionado. Es el reporte más detallado a nivel de producto.

Columnas del reporte

Columna	Descripción
Código	Código interno del artículo en FactuPOS. Si el artículo no existe en el catálogo local (vino en la factura del proveedor sin homologar), aparece como (Sin código).
Artículo	Nombre del artículo. Si tiene código local, usa el nombre del catálogo; de lo contrario, usa el nombre que envió el proveedor en su factura.
Docs	Cantidad de facturas distintas en las que aparece este artículo.
Cantidad	Suma total de unidades compradas (descontando las NC de proveedor).
Stock	Stock actual en inventario al momento de consultar el reporte.
Gravado	Monto de base imponible afecta a IVA.
Exento	Monto de base imponible exenta de IVA.
Exonerado	Monto de base imponible con exoneración parcial de IVA.
IVA	Suma del impuesto pagado.
Total	Monto total incluyendo IVA, en colones.

Ordenamiento

Los artículos se muestran ordenados de mayor a menor monto total. El artículo con mayor gasto aparece primero, lo que facilita identificar los productos de mayor impacto en el presupuesto de compras.

Caso de uso Use este reporte al final del mes para identificar los artículos que más dinero consumen. Compare con el stock actual para detectar artículos que se compran mucho pero se agotan rápido, o artículos con stock alto que se compraron en exceso.

Filtros disponibles

Desde / Hasta: Rango de fechas de la compra.
Buscar: Filtra por código de artículo o nombre (búsqueda parcial).
Estado: Filtra por estado de la compra (Sin confirmar, Confirmada, etc.).
Grupo: Separa entre Compras de mercadería y Gastos operativos.
Categoría: Limita a artículos de una categoría específica del catálogo.
Proveedor: Muestra solo artículos comprados a un proveedor específico.

Por proveedor

Consolida todas las compras agrupadas por proveedor. Permite ver de un vistazo cuánto se le compra a cada suplidor y cuántos documentos se generaron.

Columnas del reporte

Columna	Descripción
Código	Código interno del proveedor en FactuPOS.
Cédula	Número de identificación tributaria del proveedor (cédula física, jurídica o DIMEX).
Proveedor	Nombre o razón social del proveedor.
Docs	Cantidad de facturas (y NC) del proveedor en el período.
Líneas	Total de líneas de artículos en todos sus documentos.
Gravado / Exento / Exonerado / IVA	Desglose de montos por tipo de base imponible.
Total	Monto total pagado al proveedor en colones.

Filtros adicionales

Este reporte incluye filtros extra respecto a otros: Tipo de documento electrónico (01=Factura, 02=NC, etc.) y Forma de pago, lo que permite analizar solo compras a crédito con un proveedor específico, por ejemplo.

Concentración de proveedores Si los 3 primeros proveedores representan más del 70% del total de compras, existe un riesgo de dependencia. Use este reporte periódicamente para monitorear la distribución del gasto entre proveedores.

Caso de uso Al inicio de negociaciones con proveedores, exporte a Excel el histórico de compras anual. Ese dato concreto da poder de negociación para obtener mejores condiciones comerciales.

Por forma de pago

Agrupa el total de compras según cómo se pagó cada factura: contado, crédito, transferencia, tarjeta u otras modalidades configuradas en el sistema.

Columnas del reporte

Columna	Descripción
Forma de pago	Nombre de la modalidad (Contado, Crédito, Transferencia, etc.).
Docs	Cantidad de facturas con esta forma de pago.
Gravado / Exento / Exonerado / IVA	Desglose fiscal de los montos.
Total	Suma total de compras con esta forma de pago.

Compras a crédito Las compras con forma de pago "Crédito" generan Cuentas por Pagar (CxP) en el sistema. El reporte Por Forma de Pago es útil para saber qué proporción del gasto se financia con crédito de proveedores versus efectivo disponible.

Caso de uso Compare el monto de compras a crédito contra el disponible en CxP. Si hay diferencias grandes, puede haber facturas registradas con forma de pago incorrecta. También sirve para planificar el flujo de caja: saber cuánto se debe pagar en los próximos 30/60/90 días.

Por categoría

Agrupa las compras según la categoría asignada a cada artículo en el catálogo de productos. Permite analizar en qué líneas de producto se concentra el gasto.

Columnas del reporte

Columna	Descripción
Categoría	Nombre de la categoría. Los artículos sin categoría asignada aparecen agrupados como (Sin categoría).
Docs	Cantidad de documentos que incluyen artículos de esta categoría.
Artículos	Cantidad de artículos distintos comprados dentro de esta categoría.
Gravado / Exento / Exonerado / IVA	Desglose fiscal.
Total	Monto total de compras en esta categoría, en colones.

Artículos sin categoría Si el grupo (Sin categoría) representa un porcentaje alto del total, es señal de que muchos artículos no tienen categoría asignada. Esto afecta la utilidad de este reporte y también el de ventas por categoría. Corrija las categorías desde el catálogo de artículos.

Caso de uso Compare el reporte de compras por categoría con el de ventas por categoría para el mismo período. Si una categoría tiene alto volumen de compras pero bajo volumen de ventas, puede haber sobrestock acumulándose en bodega.

Por tarifa IVA

Consolida las compras agrupadas por la tarifa de IVA aplicada en cada línea: 0%, 1%, 2%, 4%, 8% o 13%. Útil para conocer el desglose tributario del gasto y verificar que las tarifas se estén registrando correctamente.

Tarifas de IVA en compras (Costa Rica)

Tarifa	Tipo de bien o servicio
0%	Canasta básica, medicamentos, libros, servicios de salud y educación privada.
1%	Frutas, vegetales, tubérculos, legumbres y otros productos agropecuarios no procesados.
2%	Servicios de salud privados con ciertas condiciones.
4%	Boletos aéreos internacionales y algunos servicios específicos.
8%	Servicios de salud privados, medicina privada, seguros de salud.
13%	Régimen general: la mayoría de bienes y servicios.

Columnas del reporte

Columna	Descripción
Tarifa	Porcentaje de IVA (ej: 13.00%).
Nombre tarifa	Nombre oficial de la tarifa según Hacienda.
Docs	Documentos que contienen líneas con esta tarifa.
Líneas	Cantidad de líneas de detalle con esta tarifa.
Gravado	Base imponible sobre la que se calcula el IVA.
Exento / Exonerado	Montos sin IVA o con exoneración parcial.
IVA	Monto del impuesto cobrado por el proveedor.
Total	Gravado + IVA (monto total de esta tarifa).

IVA de compras como crédito fiscal El IVA pagado en compras relacionadas con la actividad comercial puede acreditarse contra el IVA cobrado en ventas en la declaración D-104. Use este reporte junto con el de ventas por IVA para calcular el IVA neto a pagar o a favor.

Caso de uso Al preparar la declaración mensual del IVA (D-104), filtre este reporte por el mes correspondiente para obtener el total de crédito fiscal disponible, desglosado por tarifa.

Por documento e IVA

Es el reporte más granular de IVA: muestra el desglose de IVA por cada documento individual, con la tarifa aplicada en cada uno. A diferencia del reporte "Por tarifa IVA" que consolida por tarifa, este mantiene la vista por factura.

¿Cuándo usar este reporte?

Al preparar la declaración D-104 del IVA y necesita conciliar el crédito fiscal factura por factura.
Para auditorías fiscales donde el contador necesita revisar cada documento individualmente.
Para detectar facturas de proveedor donde la tarifa de IVA no coincide con lo esperado.
Cuando el proveedor emite una sola factura con líneas de múltiples tarifas (ej: 8% y 13% en la misma factura).

Columnas del reporte

Columna	Descripción
Número	Número interno de la compra en FactuPOS.
Fecha	Fecha de la factura.
Proveedor	Nombre del proveedor que emitió la factura.
Tipo doc	Tipo de documento electrónico (01=Factura, 03=NC de proveedor, etc.).
Tarifa IVA	Porcentaje de IVA para este bloque de líneas.
Gravado / Exento / Exonerado	Base imponible por tipo.
IVA	Monto del impuesto en esta tarifa para este documento.
Total	Subtotal de este bloque (base + IVA).

Una factura puede aparecer varias veces Si una factura de proveedor tiene líneas con tarifas distintas (por ejemplo, algunas al 13% y otras al 0%), aparecerá una fila por cada tarifa. Esto es correcto: permite ver el crédito fiscal exacto por tarifa para esa factura.

Caso de uso: D-104 Exporte a Excel el reporte del mes, aplique un filtro para excluir compras estado "Sin confirmar" y sume la columna IVA. Ese total es el crédito fiscal del mes. Compare con el total de IVA cobrado en ventas para calcular el IVA neto.

Proveedor × IVA

Matriz cruzada: filas = proveedores, columnas = tarifas de IVA (0%, 1%, 2%, 4%, 8%, 13%). Cada celda muestra el monto comprado a ese proveedor con esa tarifa.

¿Para qué sirve?

Detectar si un proveedor está facturando con tarifas incorrectas
Identificar volúmenes de compra por proveedor y por tarifa (útil para negociación)
Preparar declaración D104 de IVA acreditable agrupando por tarifa y proveedor

Ejemplo de lectura

Si el proveedor "Distribuidora ACME" aparece con monto en la columna 13% y también en 2%, significa que les compraron productos con ambas tarifas en el período. Compare contra el catálogo de artículos para verificar que las tarifas son correctas.

Totales La fila inferior muestra el total comprado por cada tarifa de IVA, y la columna derecha muestra el total por proveedor.

Por bodega

Agrupa las compras según la bodega de destino registrada en cada factura. Permite saber qué bodega recibe más mercadería y qué proporción del gasto de compras corresponde a cada punto de almacenamiento.

Columnas del reporte

Columna	Descripción
Bodega	Nombre de la bodega de destino. Las compras sin bodega asignada aparecen como (Sin bodega).
Docs	Cantidad de facturas recibidas en esta bodega.
Gravado / Exento / Exonerado / IVA	Desglose fiscal por bodega.
Total	Monto total de compras ingresadas a esta bodega, en colones.

Bodega vs. destino real La bodega registrada en la compra es la bodega declarada al ingresar la factura, que debería coincidir con el destino físico de la mercadería. Si el sistema tiene una sola bodega configurada, todas las compras aparecerán bajo esa bodega.

Caso de uso: empresas con múltiples sucursales En negocios con varias bodegas o puntos de venta, este reporte permite comparar cuánto se abastece cada punto. Si una sucursal tiene compras bajas pero ventas altas, puede estar solicitando menos de lo necesario o usando traslados internos no registrados.

Filtros disponibles

Desde / Hasta: Período de análisis.
Estado: Incluir solo compras en estado confirmado, sin confirmar, etc.
Tipo Compra: Limitar a compras de mercadería o a gastos operativos.
Proveedor: Ver a qué bodega envía su mercadería un proveedor específico.
Grupo: Separar compras (mercadería) de gastos (servicios, suministros).

Por estado y tipo CO-040 2026

Reporte agregado que cruza dos dimensiones a la vez: el estado de la compra (Borrador, Aplicada, Anulada, Rechazada) con el tipo de compra (Compra mercancías, Gasto, Importación, etc.). Permite ver de un vistazo cuántas compras hay en cada combinación y los montos correspondientes.

Estructura de la tabla

Una fila por combinación (Estado × Tipo de Compra) con los totales del período
Subtotal por Estado (resaltado en azul claro) cuando cambia el grupo
Total general al pie
Los importes se convierten a moneda local usando el tipo de cambio de cada compra
Las Notas de Crédito (TipoDocumento = 03) restan en lugar de sumar

Columnas

Columna	Descripción
Estado	Estado de la compra (Borrador, Aplicada, Anulada, Rechazada).
Tipo de Compra	Código y nombre del tipo (01 Compra mercancías, 03 Gastos con FE, 05 Importaciones, 08 Compra servicios, etc.).
Docs	Cantidad de documentos únicos en esta combinación.
Gravado / Exento / Exonerado / IVA / Total	Sumas en moneda local (multiplicadas por tipo de cambio).

Filtros

Fechas Desde / Hasta: default es el primer día del mes actual hasta hoy.
Estado: filtrar por un estado específico.
Tipo: filtrar por un tipo de compra específico.
Proveedor / Bodega / Moneda / Forma de Pago: filtros adicionales.

Exportación

Excel: archivo XLSX con detalle, subtotales por estado y total general.
Imprimir: PDF horizontal con header running, logo y paginación.

Casos de uso

Saber cuántas compras quedan en estado Borrador sin aplicar al cierre del mes.
Comparar el peso del gasto operativo (tipos 02/03/04/09) vs. la compra de mercadería (tipos 01/05/06/07/08).
Detectar facturas Rechazadas que requieren atención.

Filtros y exportación

Filtros comunes a todos los reportes

Período

Desde / Hasta: rango de fechas.
Formato: dd/mm/yyyy (selector de calendario).
Por defecto muestra el día actual.
Incluye el día "Hasta" completo (hasta las 23:59).

Estado de compra

Sin confirmar (0): Borradores, aún editables.
Confirmada (1): Aprobadas y con asiento contable.
Todos: Incluye ambos estados (por defecto).

Grupo

Compras: Tipos 01, 05, 06, 07, 08 (mercadería).
Gastos: Tipos 02, 03, 04, 09 (servicios y otros).
Todos: Sin distinción de tipo.

Proveedor

Selector con filtro de texto en tiempo real.
Escriba parte del nombre y el selector se filtra.
Solo muestra proveedores activos.

Paginación

Todos los reportes tienen paginación configurable: 25, 50, 100 o 500 registros por página. Los totales mostrados en la barra inferior siempre corresponden a todos los registros (no solo la página visible). Esto es importante: el total en la barra de pie es el gran total del período, aunque esté paginado.

Exportación a Excel

Configure los filtros deseados y haga clic en "Buscar" para confirmar los resultados.
Haga clic en el botón "Exportar Excel" (verde, en la barra de título).
El sistema descarga un archivo .xlsx con todos los registros del período (sin límite de páginas), incluyendo una fila de totales al final.

Exportación a PDF

Configure los filtros y haga clic en "Exportar PDF" (rojo, en la barra de título).
Se abre una nueva ventana con el reporte en formato de impresión, orientación horizontal.
Use Ctrl+P (o Cmd+P en Mac) para imprimir o guardar como PDF. El reporte se configura automáticamente para impresión apaisada.

Exportación completa sin paginación Tanto el Excel como el PDF exportan todos los registros que coinciden con los filtros, no solo la página actual. No es necesario ir a la última página antes de exportar.

Consejos de uso

Comparar compras con ventas

Los reportes por dimensión de compras tienen su equivalente en ventas. Comparar ambos para el mismo período y dimensión revela información estratégica:

Por artículo: ¿Se vende más de lo que se compra? ¿O se acumula stock sin rotación?
Por categoría: ¿Las categorías más compradas son las que más ingresos generan?
Por forma de pago: ¿Se paga más a crédito de lo que se cobra? Puede haber presión en el flujo de caja.

Monitorear concentración de proveedores

Use el reporte Por Proveedor trimestralmente para evaluar la concentración. Una regla práctica: si el proveedor número 1 representa más del 40% del gasto total, existe dependencia crítica. Diversifique proveedores para reducir ese riesgo.

Verificar correcta clasificación de IVA

El reporte Por Tarifa IVA permite detectar anomalías fiscales. Si un artículo que siempre fue al 13% aparece repentinamente en la tarifa del 0%, puede deberse a un error en la factura del proveedor que se registró sin verificar. Revise el detalle del documento en Compras > Facturas.

Usar el estado "Sin confirmar" para pre-análisis

Durante el mes, puede ver los reportes incluyendo compras en estado "Sin confirmar" para tener una vista preliminar del gasto. Al cierre del mes, filtre solo estado "Confirmada" para obtener los números definitivos que el contador usará.

Actualización en tiempo real Los reportes consultan la base de datos en cada ejecución. No hay caché: cada vez que hace clic en "Buscar" obtiene datos actualizados al instante. Esto permite monitorear las compras durante el día conforme se van ingresando facturas.

Exportar para el contador

Para la declaración mensual del IVA, el flujo recomendado es:

Abrir Por Documento e IVA con el mes completo y estado "Confirmada".
Exportar a Excel.
En la hoja de cálculo, la columna "IVA" sumada da el total de crédito fiscal del mes.
Entregar ese Excel al contador junto con el equivalente de ventas (IVA débito) para que calcule el IVA neto de la declaración D-104.

Permisos del módulo

Los reportes de compras por dimensión tienen permisos individuales. Se asignan al grupo de usuarios desde el módulo de Seguridad (SE-001).

Código	Nombre	Qué autoriza	Módulo
`563`	Compras Por Artículo	Ver compras agrupadas por producto (cantidades, totales, proveedores).	Compras por artículos
`564`	Compras Por Proveedor	Ver compras agrupadas por proveedor, con totales y conteo de facturas.	Compras por proveedor
`565`	Compras Por Forma de Pago	Ver compras separadas por forma de pago (contado, crédito).	Compras por forma de pago
`567`	Compras Por Categoría	Ver compras agrupadas por categoría de artículo.	Compras por categoría
`568`	Compras Por IVA	Ver desglose de compras por tarifa de IVA (0%, 1%, 2%, 4%, 13%).	Compras por IVA
`569`	Compras Por Documento e IVA	Ver IVA desglosado por documento individual (útil para D-104).	Compras por doc. IVA
`570`	Compras Por Proveedor/IVA	Ver compras agrupadas simultáneamente por proveedor y tarifa de IVA.	Compras por proveedor/IVA
`573`	Compras Por Bodega	Ver compras agrupadas por bodega de destino del inventario.	Compras por bodega

Parámetros de empresa

Los parámetros son valores globales por empresa que afectan los reportes. Se configuran desde Configuración → Parámetros (CF-004).

Código	Nombre	Qué controla	Valores
`62`	Nombre de la empresa	Aparece en el encabezado de todos los reportes impresos y exportados.	Texto libre
`66`	Cédula jurídica de la empresa	Se usa en encabezados de reportes y para identificar la empresa en los XMLs de compras electrónicas.	Cédula (ej: `3-101-123456`)
`249`	Moneda nacional de la empresa	Moneda base para mostrar totales en reportes por dimensión.	Código ISO (ej: `CRC`)