Control de Despacho AY-052

Entrega de la mercadería facturada al cliente, por bodega, con boletas, firma de recepción y transportistas

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¿Qué es Control de Despacho?

Es el módulo que controla la entrega física de la mercadería facturada al cliente. Cada vez que se emite una factura, tiquete o exportación, el sistema genera automáticamente una orden de despacho. En cada bodega, el encargado ve los productos que debe entregar y registra las entregas, que pueden ser totales o parciales.

El despacho es un control físico: no mueve el inventario, porque el stock ya se rebajó al facturar. Sirve para saber qué se entregó, qué queda pendiente, quién lo retiró y quién firmó.

Una misma factura puede tener productos en distintas bodegas; cada bodega ve y entrega lo suyo.

Activar el módulo

  • Parámetro de empresa: active "Activar Control de Despacho" en Configuración → Parámetros. Si está apagado, no se generan órdenes al facturar.
  • Permiso: el usuario necesita el permiso "Acceso a Control de Despacho" para entrar y registrar entregas. Sin permiso, el botón del menú aparece gris.
  • El módulo está en el menú Facturación → Control de Despacho.
Desde el celular o tablet el módulo abre automáticamente una versión móvil (tarjetas grandes, táctil) pensada para que el encargado de bodega despache y tome la firma con el dedo.

Cola por bodega

Al entrar, la pestaña "Por despachar" muestra los documentos con mercadería pendiente de entregar. Arriba puede filtrar por:

  • Bodega: arranca en la bodega de su estación; puede cambiarla o ver "Todas".
  • Estado: Pendientes, Completados o Todos.
  • Fecha, cliente y factura.

Cada fila muestra el documento, cliente, líneas pendientes y el estado (Pendiente Parcial Completo).

Despachar: generar la boleta

Haga clic en un documento (botón Despachar). Se abre el detalle con las líneas de mercadería:

  1. En la columna Entregar, escriba la cantidad que sale de bodega. El botón Todo la llena con el pendiente.
  2. Puede entregar parcial: lo que falte queda pendiente para otra entrega.
  3. Presione Enter para saltar a la siguiente línea.
  4. Indique el transportista y, si quiere, observaciones.
  5. Marque Imprimir si desea el comprobante, y pulse Generar boleta de despacho.
No se puede despachar más que el pendiente: si escribe de más, el sistema lo ajusta automáticamente al máximo disponible.

Cada vez que despacha se genera una boleta de despacho con número consecutivo, que agrupa todo lo entregado en esa operación. La boleta nace en estado Despachada (pendiente de que el cliente firme).

Transportista

Escriba el nombre del transportista (chofer o quien retira). El catálogo se alimenta solo: si es uno nuevo, queda guardado para la próxima vez (autocompletar). Puede registrar su celular.

  • Si tiene asistencia con IA, el sistema corrige el nombre (mayúsculas, errores de tipeo).
  • El celular se valida a 8 dígitos (Costa Rica) en formato 8888-8888.

Ubicación del producto

El detalle muestra la ubicación de cada producto en la bodega (si está configurada en el artículo), para encontrarlo más rápido. La ubicación también sale impresa en la boleta.

Solicitar compra (faltantes)

Al armar la boleta puede pasar que no haya existencia física de un producto (el stock de la bodega aparece en negativo o por debajo de lo que hay que entregar). Para eso, cada línea del detalle tiene una columna "Solicitar compra" con: una cantidad (sugiere el faltante, pero la puede cambiar), la fecha en que la necesita y el botón Solicitar.

  1. Revise o ajuste la cantidad a solicitar (por defecto trae lo que falta para completar la entrega).
  2. Elija la fecha (cuándo la necesita).
  3. Pulse Solicitar: la línea se envía a la cola de Solicitudes de Compra.
El botón está siempre disponible, aunque el producto tenga buen stock: sirve tanto para cubrir un faltante como para pedir reposición.

Si una línea ya tiene una solicitud, aparece una segunda fila debajo del artículo con el detalle: número de solicitud, cantidad solicitada, forma de envío y proveedor. Así, si otro compañero de compras ya definió a quién se le compra o cómo se entrega, usted lo ve al instante (y no la pide dos veces).

El equipo de compras revisa estas solicitudes en el módulo Facturación → Solicitudes de Compra, donde asigna proveedor y forma de envío y genera la orden de compra.

Recepción y firma del cliente

La firma no se pide al despachar, sino cuando el cliente recibe (puede ser horas después). En la pestaña "Despachado (boletas)", las boletas en estado Despachada tienen el botón Recepción/Firma:

  1. Se abre la boleta con lo que se entregó.
  2. Indique "Recibido por" (nombre del cliente) y pida la firma en pantalla (funciona con el dedo en tablet/celular o con el mouse).
  3. Pulse Confirmar recepción: la boleta pasa a Recibida con fecha y hora, y se reimprime con la firma.

Reporte de boletas (Despachado)

La pestaña "Despachado (boletas)" lista todas las boletas con su número, fecha y hora, documento, cliente, quién despachó, a quién se entregó, cantidad y estado (Despachada / Recibida). Desde ahí puede reimprimir o registrar la recepción.

Impresión

La boleta se imprime en la impresora de comprobantes de la estación (igual que un recibo de CxC o una nota de salida). El comprobante incluye empresa, número de boleta, documento, cliente, artículos con su ubicación, transportista, total y línea de firma; si ya fue recibida, muestra quién firmó y cuándo.

El check Imprimir controla si sale el comprobante. Si lo desmarca, solo se registra el movimiento sin imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no veo ninguna factura en la cola? Solo aparecen las facturas emitidas con el módulo activo (parámetro encendido). Las facturas anteriores no se cargan.

¿Los servicios se despachan? No. Solo se despachan productos/mercancía; los servicios se excluyen.

¿Puedo entregar en varias veces? Sí. Cada entrega genera su boleta; el saldo pendiente baja hasta liquidar.

¿El despacho descuenta inventario? No. El stock ya salió al facturar; el despacho es solo control de entrega.