Facturas de Compra

¿Qué es el módulo de Facturas de Compra?

El módulo CO-001 — Compras / Facturas es el registro central de todas las facturas recibidas de proveedores. Aquí se controlan tanto las compras ingresadas manualmente como las recibidas electrónicamente desde el buzón de Hacienda.

Desde esta pantalla puede ver el historial de compras, filtrar por fechas y proveedor, crear compras manuales, abrir el editor de detalle, y aplicar las compras para que afecten el inventario, la contabilidad y las cuentas por pagar.

Grupos de compras

Cada factura se clasifica en uno de tres grupos según el tipo asignado a la compra:

• Compras (Sujeto IVA) — Mercancía para inventario que genera crédito fiscal IVA. Son los artículos que se revenden o utilizan en producción.
• Gastos (Sujeto IVA) — Servicios y gastos operativos que generan crédito fiscal. Por ejemplo: electricidad, alquiler, servicios profesionales.
• No Sujeto IVA — Compras exentas o exoneradas que no generan crédito fiscal, como medicamentos, alimentos básicos o exportaciones.

Estados de la compra

Cada factura de compra pasa por diferentes estados durante su ciclo de vida. El estado determina qué acciones están disponibles y si el documento puede editarse.

Lista de facturas

La pantalla principal muestra una tabla paginada con todas las compras del período seleccionado. En la parte superior aparece una barra de resumen con los totales agrupados por tipo.

Columnas de la tabla

En las columnas de montos el título va en dos renglones: el nombre arriba y, debajo, el símbolo ₡ con la flechita para ordenar. Así esas columnas miden lo que mide el número y la tabla entera cabe en pantallas de unos 1.100 píxeles de ancho (una tableta acostada o una laptop pequeña) sin tener que correrla de lado para ver el IVA, el Total y la Moneda. Todos los títulos llevan una rayita pareja que separa cada columna, y el número de documento y de aceptación van en la misma letra que el resto de la tabla. Arriba, la barra azul va en un solo renglón (si el nombre de la empresa o del usuario no cabe, se recorta con «…») y los filtros van uno tras otro de izquierda a derecha, con el nombre arriba de cada campo; el que no cabe pasa a la fila de abajo, y en pantallas anchas caben todos en una sola fila.

Tablas anchas: columnas fijas y botón «Columnas». Cuando la tabla no cabe en la pantalla (una tableta acostada o una laptop pequeña), las primeras columnas —las que dicen de qué fila se trata: fecha, documento, nombre…— se quedan fijas a la izquierda al correr la tabla de lado. Y con el botón Columnas, al lado de «Limpiar», cada usuario puede ocultar las columnas que no usa; la elección se recuerda en su equipo y no le cambia nada a nadie más. Excel, PDF e Imprimir salen siempre con todas las columnas. Para volver a verlas todas: Columnas → «Mostrar todas».

La columna «Aceptación MH»

Cuando se acepta la factura de un proveedor —sola, por correo, o a mano en Aceptación de Compras— el sistema le manda a Hacienda un mensaje de aceptación con su propio número. Ese número es el que sale en esta columna, el mismo que trae el correo de confirmación. Así se ve de un vistazo cuáles facturas quedaron aceptadas ante Hacienda, sin abrirlas una por una.

Ver el detalle: tocar el número

Al hacer clic en el número (o tocarlo en el celular) se abre la ventana Aceptación de Hacienda MCO-025 con: el número, si se aceptó, se aceptó parcialmente o se rechazó, la respuesta de Hacienda con su detalle (por ejemplo, el motivo si la rechazó), la fecha del mensaje, el proveedor, el documento y la clave. El doble clic en la fila sigue abriendo la compra como siempre.

El número también sale en el Excel (con una columna más con el estado), en el impreso y en la versión de celular.

La clave de Hacienda y el XML de la compra

Debajo del número de documento aparece, en letra chica, la clave de 50 dígitos con que Hacienda identifica la factura del proveedor. Debajo del número de aceptación aparece la clave de nuestro mensaje de aceptación.

Para no quitarle espacio al nombre del proveedor, la clave se muestra solo hasta el ancho del número de arriba y termina en «…». La clave completa aparece al pasar el mouse por encima y en la ventana del XML.

Ver el XML: tocar la clave

Al hacer clic en cualquiera de las dos claves (o tocarla en el celular) se abre la ventana XML de la compra MCO-026 con cuatro pestañas:

• Documento del proveedor — el XML de la factura, nota de crédito o débito que mandó el proveedor.
• Nuestra aceptación — el mensaje de aceptación (o de rechazo) que le mandamos a Hacienda.
• Respuesta de Hacienda — lo que Hacienda contestó a ese mensaje.
• HTML — la factura del proveedor bien formateada, armada con su XML: emisor, receptor, condición y medio de pago, las líneas y los totales, tal como la recibió Hacienda. Tiene el botón Imprimir.

Se abre en la pestaña de la clave que tocó. Cada una tiene Copiar y Descargar (baja el archivo .xml con la clave como nombre). La clave también sale en el Excel, en la columna «Clave Hacienda».

Si una compra no muestra clave, es porque se digitó a mano sin XML o es una factura de compra propia (FEC).

Notas de crédito de compra (tipo 03)

Si en la lista aparece una fila con fondo rojizo, se trata de una Nota de Crédito de Compra (tipo de documento 03). Sus montos se muestran con signo negativo y se restan del total del período.

Barra de totales inferior

Al pie de la pantalla aparece una barra con los totales de todas las filas que coinciden con el filtro activo (no solo la página visible): Gravado, Exento, Exonerado, SubTotal, IVA y Total. Cada total va debajo de su columna, alineado a la derecha igual que los números de la tabla; el SubTotal, que no tiene columna, va a la izquierda del Gravado.

Las compras en dólares se ven en colones en esta lista

Selección múltiple

Usando los checkboxes de la tabla puede seleccionar varias compras a la vez. Al seleccionar al menos una, aparece una barra flotante en la parte inferior con las opciones disponibles:

• Confirmar — Genera el MensajeReceptor en Hacienda para las compras electrónicas seleccionadas (estados 0/1).
• Eliminar — Elimina permanentemente las compras seleccionadas (solo estados 0/1).

Buscar y filtrar

La barra de filtros en la parte superior permite acotar la lista a las compras que necesita ver. Todos los filtros se pueden combinar entre sí.

Exportar resultados

Los botones de la barra superior permiten exportar los resultados del filtro activo:

• Excel — Descarga un archivo .xlsx con los datos del período incluyendo totales por columna y datos de la empresa en el encabezado. Requiere el permiso 717 (ver abajo).
• PDF / Imprimir — Abre una vista de impresión optimizada con resumen de totales y la tabla completa en orientación horizontal.

El botón Excel se ve gris

Primero descarte la lista vacía: si con los filtros puestos no sale ninguna compra, el botón se apaga solo porque no hay nada que exportar. Para el cierre de mes ponga Desde el día 1 y Hasta el último día del mes y pulse Refrescar.

Si la lista sí trae compras y el botón sigue gris, a su usuario le falta el permiso de exportar este reporte. La exportación a Excel se habilita por persona y por reporte: tener el de Facturas de venta no da el de Compras, y que a un compañero le funcione no significa que le funcione a usted.

Cómo se asigna: quien administre los permisos entra a Seguridad → Usuarios SE-001, elige a la persona en la lista de la izquierda, escribe Excel en el buscador de permisos y marca «Compras: exportar a Excel Lista de Compras (CO-001)» 717. La casilla asigna el permiso en el momento; basta con recargar esta pantalla.

Crear nueva compra manual

Para registrar una factura que no llegó electrónicamente (facturas en papel, facturas de proveedores del exterior, tiquetes de compras pequeñas pagadas de la caja, etc.), hay dos formas de acceder al formulario MCO-012:

1. Desde el menú principal → Compras → Nueva Compra.
2. Desde la barra superior de la Lista de Compras → botón "Nueva".
3. Los dos caminos abren la misma pantalla (MCO-012), y funciona igual en computadora, tablet y celular. Hasta el 27 de agosto del 2026 el botón de la Lista abría una ventana aparte que en celular no llegaba a mostrarse; se retiró y ahora los dos llevan a la misma página.

Si su usuario no tiene el permiso 558 · Compras facturas, la pantalla se lo dice en vez de abrir el formulario.

La compra viene de una consignación del proveedor (MCO-034)

Si el proveedor le había dejado mercadería en consignación y ahora le factura lo que se vendió, antes de aplicar la compra abra Opciones → Viene de consignación y marque cuántas unidades de cada línea salen de la consignación. Esas unidades ya estaban en el inventario, así que al aplicar la compra no se vuelven a sumar; el costo, el asiento y la cuenta por pagar sí salen de la compra completa. Detalle en Consignaciones de proveedores.

Cargar la compra desde un PDF o una foto

Cuando el proveedor no le envía factura electrónica (régimen simplificado, proveedores que no son contribuyentes, facturas en papel), no hace falta digitar las líneas una por una. En la misma pantalla de Nueva compra está el recuadro «Factura en PDF o foto»:

1. Toque Subir PDF o foto y elija el archivo, o en el celular toque Tomar foto y fotografíe la factura. La inteligencia artificial la lee (tarda de unos segundos a un minuto).
2. El proveedor no hace falta buscarlo: el sistema lo encuentra en su catálogo por la cédula que trae la factura (o, si no la trae, por el nombre) y lo deja elegido. Si el mismo proveedor está cargado dos veces, le muestra los dos para que escoja. Si no está en su catálogo, toque Crear el proveedor: se abre la ficha de proveedor ya llena con la cédula y el nombre de la factura, y como Compras régimen simplificado. Revísela (con factura electrónica activa hay que escoger la actividad económica), guárdela y el proveedor queda elegido en la compra. Para eso necesita el permiso de Proveedores. Si usted ya lo había elegido, se respeta el suyo.
3. El sistema llena solo el número de factura, la fecha, la moneda y los totales. Si usted ya había escrito el número de factura, se respeta el suyo. Con un proveedor de régimen simplificado, el total va completo en Exento.
4. Abajo aparece la lista de líneas leídas, cada una con su marca:
   • Relacionado (verde) — ese código del proveedor ya está relacionado con uno de sus artículos.
   • Sin relacionar (amarillo) — ese código del proveedor todavía no está relacionado con ningún artículo suyo.
5. Toque Crear y abrir editor. La compra se crea en borrador en dos pasos:
   1. Se cargan todas las líneas con el código y el nombre del proveedor, y el código de su artículo en blanco.
   2. Si una línea de la factura no trae código, el sistema le pone uno genérico en el código del proveedor: P1, P2, P3… según el número de línea. Sirve solo para identificar la línea: no se relaciona con ningún artículo (la P1 de otra factura es otro producto) y el código de su artículo queda en blanco.
   3. El sistema busca la relación de cada código del proveedor con sus artículos. Las que ya estaban relacionadas quedan con su artículo; las demás quedan sin relacionar.
   Se abre el editor: ahí relaciona cada línea pendiente con su artículo (o lo crea desde el editor, si de verdad es nuevo), igual que en una compra por factura electrónica. La próxima factura de ese proveedor ya entra relacionada.

Datos requeridos al crear

1. Proveedor — Busque por nombre, código o cédula. Debe seleccionar un proveedor activo de la lista. Si el proveedor no existe, créelo en el Catálogo de Proveedores (o, si está cargando la factura en PDF o foto, con el botón Crear el proveedor del recuadro).
2. Número de factura — Ingrese el número tal como aparece en el documento del proveedor (ej: 001-001-0000000123). Debe ser único por proveedor y admite hasta 20 caracteres (el tope se muestra al lado del nombre del campo).
3. Fecha — Por defecto se pone la fecha de hoy. Puede cambiarla a la fecha real del documento.
4. Orden de compra — Opcional. Si la compra está relacionada con una orden de compra emitida, indique el número aquí. Admite hasta 20 caracteres.
5. Moneda — Seleccione la moneda del documento. Si es distinta a la moneda nacional, aparecerá el campo de tipo de cambio.
6. Tipo de cambio — Solo se muestra si la moneda es extranjera. Ingrese el tipo de cambio del día de la factura.
7. Total del documento — Ingrese el total que aparece en la factura del proveedor. Este monto sirve como referencia para verificar el cuadre cuando agregue las líneas.

Al hacer clic en "Crear y abrir editor", el sistema crea la compra y la abre directamente en el editor de detalle (CO-006) para que pueda agregar las líneas de artículos. Si la empresa trabaja con factura electrónica, la compra nace en estado Sin confirmar; si no, en Borrador. En ambos casos queda guardada con la fecha de la factura que usted indicó, que es la fecha con la que hay que buscarla después en la lista.

Versión móvil

Desde 2026-05-26, el módulo de Lista de Compras tiene una versión móvil dedicada que se activa automáticamente cuando el ancho de la pantalla es de 900 píxeles o menos. Funciona en celular, tablet vertical, o incluso si reducís el tamaño de la ventana del navegador en computadora.

Qué cambia en móvil

• El encabezado es el mismo de todas las pantallas del celular: arriba el código CO-001 con el botón 🛟 (error, mejora o consulta), y en esa misma fila los botones Nueva compra, Excel y, de último a la derecha, Regresar; abajo el título y la empresa. Ver El encabezado en el celular.
• Cada compra se presenta como una tarjeta con: número (últimos 10 dígitos), proveedor, total, fecha y badges de tipo de documento y estado.
• Las Notas de Crédito aparecen con borde rojo y total negativo. Las anuladas se muestran tachadas y atenuadas.
• Los filtros están a la vista: el período (Desde – Hasta) y el buscador arriba; proveedor, estado, grupo, tipo, documento, bodega y forma de pago en Más filtros. Cada filtro puesto sale como una pastilla con su ✕. Ver Los filtros en el celular.
• Los totales (Gravado, IVA, Total) quedan fijos al pie de la pantalla mientras navegás. Las Notas de Crédito restan automáticamente.
• Tocás una tarjeta para abrir directamente el editor de la compra (también en versión móvil).

Forzar versión de escritorio

Si querés ver la versión completa de escritorio desde un celular o pantalla angosta, agregá ?desktop=1 al final del URL.

Celular: cuenta a todas las líneas (MCO-029)

En una factura de gastos donde todas las líneas van a la misma cuenta contable, en el celular no hace falta abrir línea por línea. Dentro de la compra, a la derecha del título Líneas, está el botón Cuenta a todas (solo mientras la compra se puede editar):

1. Tocá Cuenta a todas y buscá la cuenta por código o nombre.
2. Tocá la cuenta: se abre la ventana MCO-029 con dos opciones, cada una con cuántas líneas toca:
   • Solo las que no tienen cuenta — viene marcada; no cambia las que ya tienen.
   • Todas las líneas — cambia también las que ya tenían cuenta.
3. Tocá Asignar. Las líneas se actualizan y el sistema recuerda la cuenta para las próximas facturas de ese proveedor con esos mismos artículos.

Es lo mismo que Opciones → Asignar cuenta a todas de la computadora.

Editar compra (CO-006)

Al hacer doble clic en cualquier fila de la lista (o al crear una nueva compra), se abre el editor de detalle CO-006 en una nueva ventana. Este editor muestra la cabecera de la compra y todas sus líneas de artículos.

Campos editables en la cabecera

• Tipo Compra — Clasifica la factura (mercancía, gasto operativo, servicios, etc.). Requerido antes de aplicar.
• Bodega — Bodega de destino donde se acreditará el inventario al aplicar.
• Forma de Pago — Contado, crédito, transferencia, etc.
• Orden de Compra — Referencia a la orden de compra relacionada.
• Flete — Monto de flete para distribuir proporcionalmente entre las líneas.

Los campos Número, Proveedor, Fecha, Moneda y Tipo de Cambio no son editables después de crear la compra.

Líneas de detalle

Cada línea representa un artículo o servicio de la factura. Las columnas más importantes son:

Badges de tipo de línea

El badge al inicio de cada línea indica cómo se contabilizará ese artículo al aplicar la compra:

• INV Inventario — La cuenta contable comienza con el prefijo de inventario (parámetro 92). El artículo debe estar homologado.
• GAS Gasto — La cuenta contable no es de inventario. Puede ser un servicio o gasto operativo.
• ? Sin cuenta (parpadea en naranja) — La línea no tiene cuenta contable ni código local. Debe homologarla o asignarle una cuenta antes de aplicar.

Barra de totales inferior

Al pie del editor aparecen dos totales:

• Total Calculado — Suma de todas las líneas. Este es el valor real de las líneas ingresadas.
• Total Documento — El total que se indicó al crear la compra. Es solo de referencia y nunca se modifica automáticamente.
• Diferencia — Si esta diferencia supera la tolerancia configurada (generalmente ₡1.00 o 0.1%), el sistema bloqueará la aplicación hasta que se corrija.

Distribución de flete

Si la factura incluye flete, ingréselo en el campo "Flete" de la cabecera y luego use el botón "Distribuir Flete". El sistema distribuye el monto proporcionalmente entre todas las líneas según su monto total, asegurando que no haya diferencias de redondeo.

Campos avanzados (medicamentos)

Para empresas farmacéuticas, cada línea tiene 4 campos adicionales: Lote, Fecha de Vencimiento, Forma Farmacéutica y Registro Sanitario (Reg. Medicamento).

En el header del bloque "Líneas de compra" hay un checkbox global "Mostrar datos avanzados". Al marcarlo, esos 4 campos aparecen dentro de cada ficha de artículo (pegados a la línea principal con fondo gris claro). Al desmarcarlo se ocultan — la preferencia es por sesión, no se guarda al salir del módulo.

Homologar artículos

La homologación es el proceso de relacionar el código de artículo del proveedor con el código de artículo en el inventario propio. Es fundamental para que al aplicar la compra, el sistema actualice el stock y los costos correctamente.

¿Por qué es necesario?

Cada proveedor tiene su propio catálogo con códigos que no coinciden con los códigos locales. Por ejemplo, el proveedor llama "LP-500-CPS" a lo que en el inventario propio es "MED-00123". Sin la homologación, el sistema no sabe a qué artículo local corresponde cada línea.

Cómo homologar una línea

1. En el editor de compra, ubique la columna Cód. Local de la línea que tiene el badge ?.
2. Si conoce el código exacto, escríbalo y presione Enter. El sistema busca el artículo directamente.
3. Si no conoce el código, escriba parte del nombre y presione Enter. Se abrirá el buscador de artículos donde puede buscar por nombre, código o CABYS.
4. Al seleccionar el artículo, el sistema llena automáticamente el nombre local, asigna la cuenta contable y cambia el badge a INV o GAS.
5. La relación entre el código del proveedor y el código local queda guardada en la tabla de homologación. En futuras compras del mismo proveedor, las líneas ya vendrán homologadas automáticamente.

Crear artículo desde línea no homologada (MCO-003)

Si el artículo no existe en el inventario (es un producto nuevo), puede crear el artículo directamente desde la línea. Haga clic en el botón verde + que aparece junto al campo Cód. Local cuando la línea no está homologada.

El formulario de creación se pre-llena con el nombre del proveedor, el código CABYS y la tarifa de IVA de la línea.

Categoría y Subcategoría como texto libre

A partir de mayo 2026, Categoría y Subcategoría son campos de texto libre en lugar de selects. Puede:

• Escribir texto nuevo directamente (ej. "BEBIDAS", "GASEOSAS"). El sistema acepta hasta 60 caracteres y guarda en mayúsculas.
• Escoger de una lista de las categorías ya existentes en su catálogo (autocomplete al escribir).
• La lista de Subcategoría muestra solo las subcategorías de la categoría elegida (las que ya usan sus artículos). Si la categoría está vacía o es nueva, muestra todas. Igual puede escribir una subcategoría nueva.

Ya no se generan códigos de 3 dígitos para categoría/subcategoría — los nombres se guardan tal cual.

Sugerir Categoría con IA

El botón "Sugerir Categoría con IA" analiza el nombre del artículo (y el CABYS si está disponible) usando inteligencia artificial y propone una categoría + subcategoría apropiadas. Si su catálogo ya tiene categorías similares, la IA reúsa los nombres existentes; si no, propone nuevas siguiendo el patrón de su catálogo. Los valores propuestos se cargan directamente en los campos para que los pueda revisar antes de confirmar.

Código principal

El campo Código principal es el código con que queda el artículo en su inventario. Si lo deja vacío (así lo indica el mismo campo: Vacío = Automático), el sistema le asigna el siguiente consecutivo y verifica que no exista. El botón Lineal le muestra ese consecutivo antes de crear. Si prefiere un código específico, escríbalo.

Preferencias y tipo de precio por nivel

Debajo de los datos del artículo hay dos cuadros que el sistema recuerda para el próximo artículo que cree (en esa misma computadora y navegador):

• Preferencias → Origen del costo: Propio, Promedio, Último o Bruto.
• Tipo de precio por nivel: una casilla por cada nivel de precio que usa su empresa (P1, P2, P3…; si usa los 10, se ven en dos filas de 5). En cada una escoge M-Manual, A-Automático, E-Especial o C-Compuesto, y el artículo nace con ese tipo en ese nivel. El color le dice cuál quedó: gris M, verde A, naranja E, celeste C. Qué hace cada tipo: Tipo de precio A, M, E y C.

Aquí solo se define el tipo de cada nivel. Los márgenes y los precios finales se ponen como siempre en Precios (CO-020) o en la ficha del artículo (IN-002).

Al confirmar, el artículo se crea y la línea queda homologada en un solo paso.

Catálogo de homologación (MCO-027)

Puede ver y editar todas las relaciones de homologación del proveedor desde el menú Opciones → Catálogo de homologación. Esto permite corregir relaciones incorrectas o agregar homologaciones sin necesidad de tener una compra abierta.

Aplicar compra (MCO-007)

Aplicar una compra es el momento en que la factura deja de ser borrador y empieza a producir efectos en el sistema: entra el inventario, se actualiza el costo de los artículos, se genera el asiento contable y se le debe pagar al proveedor. Por eso el sistema corre antes una lista de validaciones — para que aplicar sea un paso seguro y reversible solo con permiso especial.

Al presionar el botón Aplicar en el editor de compra, se abre el modal MCO-007 que muestra paso a paso lo que va sucediendo. Cada línea verde es un paso completado; si algo falla, el modal se detiene en ese punto con el mensaje de error y la compra no queda aplicada.

Fase 1 — Validaciones (antes de tocar nada)

El sistema ejecuta una serie de chequeos. Si cualquiera de ellos falla, la compra queda intacta como borrador. Solo se pasa a la Fase 2 cuando todas las validaciones pasan.

• 1
  Leer la compraCarga la cabecera (proveedor, fecha, total, moneda, tipo de cambio, bodega de destino, tipo de documento) y las líneas de detalle. Si no encuentra el documento, se detiene.
• 2
  Validar Tipo de CompraEl campo "Tipo Compra" en la cabecera no puede estar vacío ni en "00". Define cómo se contabilizará y si entra a inventario o a gasto.
• 3
  Validar EstadoSolo se aplican compras en estado 0 (Sin confirmar) o 1 (Borrador). Si la compra ya está Aplicada, Anulada o Rechazada, se detiene.
• 4
  Permiso 552El usuario debe tener el permiso "Aplicar Compras". Sin él, no avanza.
• 4c
  Cuadre de totalesSuma todas las líneas (monto + flete prorrateado) y la compara contra el total del documento. Si difiere por menos de ₡100 (proporcional si es moneda extranjera) auto-sincroniza el total. Si difiere por más, bloquea con un mensaje detallado.
• 4f
  Identificación de líneasSi hay FE activa, las líneas sin código local deben traer Código Proveedor y Nombre Proveedor (el XML los necesita como respaldo fiscal). Para compras tipo 08 (FEC) y tipo de compra de inventario, todas las líneas deben estar homologadas; los gastos (tipos 02, 03, 04, 09) tienen homologación opcional.
• 4f-cabys
  CABYS obligatorioCon FE activa, cada línea debe tener un código CABYS de exactamente 13 dígitos. Es el clasificador oficial de bienes y servicios que exige Hacienda.
• 4g
  Actividad Económica del emisorCon FE activa, la cabecera debe indicar la actividad económica del proveedor. Si la compra no la tiene, el sistema la busca solo: al cargar la factura desde una foto o un PDF toma la que venga impresa en la factura; si no viene, la consulta en Hacienda con la cédula del proveedor. Si el proveedor tiene una sola actividad, queda puesta sin que usted haga nada (también en el proveedor, si no la tenía); si tiene varias, el editor le pide escoger la de esta compra. Lo mismo pasa al entrar al editor de una compra que todavía no la tiene, en la computadora y en el celular (en el celular está en el renglón Actividad económica del proveedor, con el botón Escoger).
• 4h
  Códigos locales válidosSi una línea tiene código local, ese código debe existir en el catálogo de artículos. Si está mal escrito o el artículo fue borrado, el sistema obliga a corregirlo.
• 4i-1
  Cuenta contable en cada líneaCada línea debe tener cuenta contable. La cuenta determina si la línea va a inventario o a gasto.
• 4i-2
  Cuenta de inventario ↔ artículo homologadoSi la cuenta de la línea es de inventario (prefijo del Param 92), obligatoriamente debe tener un artículo local. No tiene sentido aumentar inventario sin saber a cuál artículo. El sistema obliga a homologar o a cambiar la cuenta a gasto.

Fase 2 — Aplicación efectiva (cambia datos)

Cuando todas las validaciones pasan, el sistema empieza a modificar los datos. Cada paso queda registrado en bitácora.

• 5
  Foto de costos (snapshot)Calcula el nuevo costo que tendrá cada artículo después de la compra: promedio ponderado, último, bruto. Lo guarda en CompraHijaResumen como una "foto" antes de tocar el catálogo. El IVA se suma al costo solo si la empresa tiene activo el parámetro 30 «El impuesto es parte del costo», y entonces en todas sus compras (también las facturas electrónicas del proveedor). Ese parámetro lo activa la empresa de régimen simplificado, que no puede acreditar el IVA que paga; una empresa de régimen tradicional lo deja apagado y su costo queda sin IVA. Si la empresa está configurada como simplificada y el parámetro está apagado, Editar Compra muestra un aviso arriba con el botón «Activar» (requiere el permiso 017 de editar Parámetros). Las compras que ya estaban aplicadas no cambian solas: para corregirlas, páselas a Borrador y vuelva a aplicarlas. Si hay artículos con 100% bonificación se anotan aparte (no afectan promedio).
• 6
  Actualizar costos y preciosPor cada artículo de la foto:
  (a) guarda los nuevos costos en el catálogo (Articulos: Promedio, Último, Bruto, DBCosto).
  (b) actualiza el costo de cada nivel de precio en ArticuloPrecios, convirtiendo de moneda si hace falta.
  (c) recalcula los precios marcados como "Auto" usando el margen guardado. Los precios "Manual" se mantienen tal cual.
  (d) aplica el redondeo configurado por nivel (sobre el Neto).
  (e) sincroniza con empresas externas si está habilitado (Param 239).
• 7
  InventarioInserta los movimientos de entrada en InventarioMovimiento con tipo FCO (Factura de Compra) sobre la bodega de destino indicada en la cabecera. Si la compra ya tenía movimientos por una aplicación previa parcial, los detecta y omite duplicados.
• 7b
  Lotes (si aplica)Si alguna línea tiene número de lote y/o fecha de vencimiento, registra la entrada en el control de lotes (EntradaLoteOrigen) ligando lote → cantidad → vencimiento.
• 8
  Asiento contableGenera un asiento en el diario contable. El tipo sale del tipo de compra de la factura: FC1, FC5, FC6, FC7 o FC8 si es una compra, y GA2, GA3, GA4 o GA9 si es un gasto. Las Notas de Débito siguen en CND y las de Crédito en CNC. Toda la factura lleva la misma sigla en todas sus líneas. (Las compras contabilizadas antes del cambio conservan la sigla vieja FCO.)
  Débitos: cuentas de inventario y/o gasto de cada línea + cuenta de IVA crédito fiscal.
  Créditos: cuenta del proveedor (CxP).
  Si el asiento ya existía por una aplicación previa, se omite.
• 8v
  Comprobar que el asiento quedóInmediatamente después, el sistema vuelve a leer el diario para confirmar que las líneas de esta compra realmente se escribieron. Si no están, la compra no se aplica: sale un aviso y todo queda como estaba, sin inventario, sin CxP y sin cambiar de estado. Es preferible que le avise a que le quede una compra aplicada y muda. Se aplican sin asiento —y sin este aviso— solo tres casos: la compra totalmente bonificada (total cero), que no tiene nada que contabilizar; la de un proveedor de un grupo que no se contabiliza (parámetro 939); y cualquier compra de una empresa que no lleva contabilidad (parámetro 931 apagado). En esos casos el paso lo dice con todas las letras y la compra entra igual al inventario y a Cuentas por Pagar.
• 8b
  Backfill de CABYSSi la compra trae CABYS válido en líneas y los artículos del catálogo no lo tienen registrado (o lo tienen incompleto), copia el CABYS al artículo. Sirve para no andar capturándolo a mano cuando recibimos varias facturas del mismo producto.
• 9
  Marcar como AplicadaCambia el estado de la compra a 2 (Aplicada). A partir de aquí ya no se puede editar; cualquier corrección requiere reversar primero.
• 10
  Registrar en Cuentas por PagarCrea el documento CxP con el total de la factura, la fecha de la compra y el plazo de crédito del proveedor. Aparecerá en CxP listo para programar el pago. Si el documento CxP ya existía (por reaplicación), se omite. Solo si se aplicó de Crédito: una compra aplicada de Contado no va a CxP — ver Aplicar de Crédito o de Contado.
• 11
  Generar XML Hacienda (solo tipo 08)Cuando la compra es Factura Electrónica de Compra (FEC, tipo 08) — el caso de proveedor extranjero o de régimen simplificado, donde la propia empresa emite el comprobante — el sistema arma el XML, lo firma y lo envía a Hacienda. Para compras tipo 01 (factura normal del proveedor) este paso no aplica.
• 12
  Cerrar las solicitudes de abastecimientoEl producto ya entró a la bodega, así que el sistema revisa la Solicitud de Abastecimiento de la sucursal y marca como «Satisfecha por compra» todo lo que estaba Pendiente de los artículos de esta factura — lo mismo que hacía el botón «Ya se compró» del módulo, pero sin tener que acordarse. Si alguna quedó satisfecha, el aviso de "Compra aplicada" se lo dice. Ver Las solicitudes de abastecimiento se cierran solas.

Variantes según el tipo de documento

El flujo descrito arriba aplica para una compra normal (tipo 01). Hay tres variantes con diferencias importantes:

Compra simplificada / FEC (tipo 08)

Es la factura electrónica que genera la empresa en lugar del proveedor (típicamente compras a régimen simplificado o a proveedor extranjero). Antes de los pasos estándar, el sistema asigna un consecutivo oficial 08 (paso 4b) y al final agrega el paso 11 que envía el XML a Hacienda.

Nota de Crédito de Compra (tipo 03)

El proveedor reduce un cargo previo (devolución, descuento, anulación). Pasa por las mismas validaciones, pero con efectos invertidos (y sin cerrar solicitudes de abastecimiento, porque devuelve mercadería en vez de traerla):

• 5-6
  Costeo y precios — omitidosLa NC no recalcula costo promedio ni toca precios de venta. Solo afecta inventario y contabilidad.
• 7
  Inventario en negativoRebaja las cantidades de la bodega (devolución al proveedor). Movimiento tipo NCC.
• 8
  Asiento inverso (CNC)Debita al proveedor y acredita inventario/gasto + IVA. Es el espejo del asiento de la compra original.
• 10
  Saldo a favorEn vez de crear una nueva CxP, registra el monto como saldo a favor con el proveedor. Si la empresa ya tenía deuda pendiente con ese proveedor por al menos el monto de la NC, el sistema aplica automáticamente la NC contra esa deuda (saldo se cancela).

Nota de Débito de Compra (tipo 02)

El proveedor agrega un cargo (intereses, ajuste por diferencia cambiaria, etc.). El flujo es el mismo que una compra normal, pero genera un asiento CND.

¿Qué compras faltan de contabilizar?

Eso se revisa en Conciliaciones: Concilia Compras para las compras de mercadería y Concilia Gastos para los gastos. Comparan cada compra contra su asiento y muestran las que no tienen, las que están descuadradas y las que tienen el asiento repetido. El antiguo reporte Compras Contabilizadas se retiró porque las conciliaciones hacen lo mismo, y mejor.

Consejos y errores comunes

Consejos de uso

• Revise las compras con badge ? parpadando antes de fin de mes para no tener compras sin homologar que afecten el inventario.
• Si la columna V muestra un ícono rojo, abra la compra y revise si hay líneas con cálculos incorrectos. El editor las resaltará automáticamente.
• Use el botón "Distribuir Flete" siempre que la factura incluya flete. Distribuirlo manualmente puede generar diferencias de redondeo.
• Para compras en dólares, verifique que el tipo de cambio sea el del día de la factura, no el de hoy. Esto afecta el costeo en colones.
• Si va a aplicar varias compras del mismo proveedor, aplíquelas de la más antigua a la más reciente para que el costo promedio ponderado sea correcto.

Errores comunes

Permisos del módulo

Los permisos controlan qué acciones puede realizar cada usuario en el módulo de facturas de compra (CO-001). Se asignan al grupo de usuarios desde el módulo de Seguridad (SE-001).

Parámetros de empresa

Los parámetros son valores globales por empresa que afectan el comportamiento del módulo. Se configuran desde Configuración → Parámetros (CF-004).