Ayuda: Editar Compra

Editor de Compra CO-EDITPermiso 558

Es el editor completo de una factura de compra. Se abre al hacer clic en una compra desde el listado (CO-001) y ofrece edición de líneas, cálculo de costo total (CIF), análisis de rentabilidad esperada y soporte de inteligencia artificial.

Para abrir una compra hace falta el permiso 558 · Compras facturas. Vale para el editor (en la computadora y en el teléfono) y para Ver / Imprimir, sin importar desde dónde se llegue: el listado de compras, el Kardex de un artículo, los Movimientos del día o el historial del artículo. Quien no lo tiene ve la pantalla «No tenés permiso» con el número que falta, y en el Kardex el número de la compra le aparece en gris, sin enlace.
Hasta el 11 de setiembre del 2026, sin ese permiso la compra se abría igual en solo lectura, con sus costos, si se llegaba por el Kardex.

Áreas del editor

Cabecera — Proveedor, fecha, número de factura, condición de pago
Líneas de detalle — Artículos, cantidades, costos, IVA, descuentos, bodega. La tarifa de IVA sale del artículo (ver abajo)
Flete — dos casillas distintas: el Flete (documento) de la cabecera (el que cobra la factura) y el Flete a distribuir de la barra de líneas (el que usted reparte al costo). Ver Los dos fletes
Totales — Desglose de gravado, exento, exonerado, IVA, total
Análisis de utilidad — Muestra la utilidad esperada si se vendiera al precio de lista actual

Desde el 22 de setiembre del 2026, la barra de arriba tiene el botón Precios, que abre Análisis de precios de esa misma compra en otra pestaña, de un solo clic. Antes había que entrar por Opciones → Análisis de precios, y ahí sigue estando para quien ya lo busca en el menú. En pantallas angostas el botón no aparece, para no apretar la barra: en ese caso se usa el menú.

Cómo se lee la tabla de líneas (cada fila trae dos pisos)

En la computadora, cada línea de la compra ocupa dos renglones: uno arriba y otro abajo, separados por una rayita punteada. Por eso el encabezado de la tabla también viene en dos pisos: el rótulo del piso de arriba es el de la fila de arriba, y el del piso de abajo es el de la fila de abajo. Es la forma de meter 24 datos por línea sin tener que arrastrar la tabla de lado a lado.

Los que más se confunden son estos dos pares, porque comparten la misma columna:

Columna	Piso de arriba	Piso de abajo
Costo total / Gravado	Costo total — lo que cuesta la línea antes de impuestos	Gravado — cuánto de esa línea paga IVA
Exonerado / Exento	Exonerado — monto amparado a una exoneración	Exento — monto que no lleva IVA
Subtotal / Imp. consumo	Subtotal	Impuesto de consumo
IVA % / Cód. tarifa	Tarifa de IVA aplicada	Casilla para cambiar la tarifa
IVA neto / Total	IVA de la línea	Total de la línea

Un ejemplo de los que asustan. Una compra de régimen simplificado por ₡7.000 se ve así: en la columna Costo total / Gravado aparece 7.000,00 arriba (ese es el Costo total) y 0,00 abajo (ese es el Gravado); en la columna de al lado, Exento muestra los 7.000,00. Está correcto: la línea no quedó gravada. La forma rápida de confirmarlo es mirar el pie de la pantalla, que trae una sola cifra por concepto: ahí GRAVADO dice 0,00 y EXENTO dice 7.000,00.

Desde el 4 de setiembre del 2026, si deja el puntero encima de cualquiera de esos números el sistema le dice a qué piso pertenece.

El costo marcado en rojo, verde o azul (variación de más del 20 %)

Antes de aplicar, cada línea compara su Costo c/Desc (el costo de la factura ya con el descuento) contra el Costo actual del artículo, que es el número de arriba en la columna Costo actual / Costo compra. Si cambia mucho, las dos cifras se pintan:

Rojo — el costo sube más de 20 %.
Verde — el costo baja más de 20 %.
Azul — el artículo no tenía costo todavía (es nuevo).

Deje el puntero encima del Costo c/Desc y le dice cuánto sube o baja. Es un aviso: revise esa línea antes de aplicar (¿la cantidad viene en cajas?, ¿el descuento entró?), pero el sistema no impide aplicar la compra.

Ojo con el descuento. La comparación es contra el costo con descuento, que es el que queda en el artículo. Una línea con Costo compra de ₡11.489,42 y 33,58 % de descuento cuesta en realidad ₡7.631,27: si el costo actual es ₡7.877,91, baja apenas 3 % y no se marca.

Informe de cambio de costos (se abre al aplicar) CO-036

Al terminar de aplicar una compra que trae artículos de inventario, el sistema abre en otra pestaña el Informe de cambio de costos. Por cada artículo muestra:

Costo factura — lo que costó cada unidad en esta compra.
Costo antes y Costo nuevo — el costo del artículo antes y después de aplicar.
Variación en monto y en %.
Actualiza por — el origen del costo del artículo. Si es Propio, la compra no le cambia el costo.

Las filas en rojo son los artículos cuyo costo subió o bajó más que la tolerancia (5 % si no se cambió) o que no tenían costo. La casilla solo los que pasan la tolerancia deja ver solo esos. Se puede imprimir; con Salir se cierra y usted sigue en la compra como siempre.

Es solo un informe: no impide aplicar ni cambia nada. Para verlo cuando quiera, abra la compra aplicada y toque el botón Variación de costo de la barra de arriba (también está en Opciones → Informe de cambio de costos). Pide el permiso 552 (aplicar compras).

Cambiar la tolerancia. En Configuración → Parámetros, módulo COMPRAS: «Compras: tolerancia de cambio de costo (%)». Ejemplo: con 10, solo salen en rojo los que cambian más de 10 %.

Si no se abrió la pestaña: el navegador puede haberla bloqueado como ventana emergente. Permita las ventanas emergentes de este sitio, o ábralo con el botón Variación de costo.

Si prefiere no lidiar con los dos pisos, en el celular o la tablet el mismo editor se abre en fichas, con cada dato rotulado por su nombre. Ver Desde el celular o la tablet.

Buscar el artículo local de una línea (la lupa)

En el piso de abajo de cada línea, al lado de la casilla Cód. local, está la lupa: abre el buscador del catálogo con el código, el código de barras, la descripción, el costo y la existencia de cada artículo. Un clic en un resultado muestra la existencia por bodega; el botón Asignar (o doble clic) lo homologa a esa línea.

Ver las existencias en las otras sucursales. Desde el 22 de setiembre del 2026, cada resultado del buscador trae a la derecha un ojito. Al tocarlo se abre la ventana de existencias por sucursal: la misma que ya usan Solicitud de Abastecimiento y Crear y Editar Artículos, con la lista de empresas del grupo, el stock y el precio de cada una, y —al tocar una empresa— el detalle por bodega. Sirve para decidir cuál código homologar: el que las demás sucursales ya usan.
La ventana se abre encima del buscador y no lo cierra: al cerrarla usted sigue donde estaba y puede homologar con Asignar.
Hace falta el permiso 055 · Ver existencias en inventario. Sin él el ojito se ve en gris y al tocarlo avisa qué permiso falta. Si la empresa no pertenece a un grupo de sucursales, la ventana muestra las bodegas propias y lo indica.

Desde el 17 de setiembre del 2026, el cuadro de búsqueda se abre pegado a la línea y ya no la tapa: se corrió para arriba o para abajo según el espacio, de modo que el código y la descripción del proveedor de esa línea queden siempre a la vista mientras usted busca. Además la línea de donde salió queda marcada en amarillo hasta que cierre el cuadro, para no perderla entre las demás. Si la línea estaba muy al borde de la pantalla, la tabla se acomoda sola antes de abrir.

Desde el 23 de setiembre del 2026, después de homologar la pantalla vuelve a la misma línea en la que usted iba, y la deja resaltada un momento. Antes, cada vez que asociaba un código la página se recargaba y la lista volvía a la línea 1, y en una compra grande había que bajar a buscar dónde se había quedado. Pasa igual al quitar una homologación, crear el artículo, recalcular o distribuir el flete. Si entra a la compra desde el listado, la lista empieza arriba como siempre.

Quitar una homologación (la X junto al código local). La X le quita el artículo local a esa línea, a las demás líneas de la misma compra que traen el mismo código del proveedor y lo borra del catálogo de homologación de ese proveedor. Así no se vuelve a ligar solo al abrir la compra otra vez. No hace falta borrarlo antes en el catálogo.
Desde el 19 de octubre del 2026. Antes la X solo limpiaba la línea tocada: si otra línea de la misma compra traía el mismo código y seguía homologada, al reabrir la compra el sistema volvía a guardar ese código en el catálogo y ligaba de nuevo la línea que se había quitado, aunque se hubiera borrado con la papelera.

Desde el 19 de setiembre del 2026, al homologar una línea el sistema limpia el código CABYS que hereda del catálogo. Cuando el CABYS del artículo se había cargado desde un Excel, muchas veces quedaba guardado con un apóstrofo delante ('4642001000100) y en ese caso la homologación no se podía completar: la pantalla devolvía un aviso técnico y la línea quedaba igual. Ahora se toman solo los 13 dígitos del código y la homologación se hace normalmente.

Ojo con el CABYS cargado desde Excel. Un CABYS guardado con apóstrofo u otros caracteres no lo reconoce Hacienda y la factura de venta de ese artículo sale rechazada. Si le pasó, corrija el código en el catálogo (Crear y Editar Artículos → CABYS) o avísenos para revisarlo.

Desde el 22 de setiembre del 2026: el CABYS que viene del proveedor se comprueba antes de copiarlo al artículo. Cuando usted manda el CABYS de la compra al artículo —desde Análisis, una línea o todas juntas— el sistema ahora comprueba que ese código exista de verdad en el catálogo del Banco Central antes de grabarlo. Si no existe, no se copia y el artículo conserva el que ya tenía; el aviso le dice cuáles artículos quedaron sin cambiar y por qué.

Por qué se agregó: el código que trae la factura del proveedor es el que él tiene cargado en su sistema. Si lo tiene mal, antes se copiaba igual —con 13 dígitos y todo— y reemplazaba un código bueno por uno malo. El artículo quedaba con una ficha que se veía correcta, y después Hacienda rechazaba la factura de venta (error −400) y el sistema la anulaba.

Hay tres respuestas posibles, y el aviso las distingue:

El código existe → se copia al artículo, como siempre.
El código no existe → no se copia. Hay que buscar el correcto en el consultor de Hacienda y ponerlo a mano en el artículo.
No se pudo confirmar (el servicio de Hacienda no contestó en ese momento) → tampoco se copia, a propósito: el artículo se queda con el suyo. Vuelva a darle en un rato.

Si la compra trae muchos códigos desconocidos, el sistema comprueba unos cuantos y avisa que quedaron otros pendientes, para no dejarlo esperando frente a la pantalla. Se le da de nuevo y termina los que faltan.

La tarifa de IVA de cada línea

Al agregar un artículo a la compra, la línea toma la tarifa de IVA que ese artículo tiene configurada en el catálogo (Crear y Editar Artículos → Tarifa IVA). Si el artículo es exento, el monto entra en la columna Exento y la línea no lleva IVA; si es gravado al 13%, entra en Gravado y calcula el impuesto.

La casilla Tarifa de la barra de agregar sirve para las líneas que no tienen artículo del catálogo (un gasto suelto, por ejemplo), donde no hay de dónde tomarla.
Si en una compra puntual el proveedor cobró una tarifa distinta a la del artículo, se puede cambiar en la línea después de agregarla: el gravado, el exento y el IVA se recalculan solos.
Si un artículo entra siempre con la tarifa equivocada, lo que hay que corregir es la Tarifa IVA del artículo en el catálogo, no cada compra.

Antes del 21 de agosto del 2026 esta casilla arrancaba fija en «08 - 13%» y no consultaba el artículo, así que un artículo exento entraba gravado si no se bajaba la casilla antes de agregarlo. Ya no.

¿Qué decide si una línea entra al inventario? (el artículo, no la cuenta)

Cada línea tiene dos cosas que se miran por separado:

La cuenta contable decide dónde queda la plata en la contabilidad: en una cuenta de inventario (la línea dice INV) o en una de gasto (dice GAS). No mueve existencias.
El artículo local decide si entran unidades al inventario. Si la línea tiene un artículo del catálogo que es un producto (de los que se venden y tienen existencias), al aplicar la compra entran sus unidades, aunque la cuenta sea de gasto.

Una línea no mueve existencias cuando:

no tiene artículo local (un gasto suelto: reparaciones, materiales para el local, agua, luz…), o
el artículo es de naturaleza Servicios.

Ejemplo: se compran perlines para reparar el edificio y se cargan a «Mantenimiento de edificio». Si la línea quedó homologada con el perlín que usted vende, la contabilidad lo toma como gasto, pero las unidades sí entran a las existencias de ese perlín. Para que no entren, quítele el artículo local a la línea (la X junto al código local, «Quitar homologación») antes de aplicar. Si la compra ya se aplicó: Pasar a Borrador, quitar el artículo local y volver a aplicar.

Desde el celular o la tablet

El editor se acomoda solo al tamaño de la pantalla: si entra desde un teléfono o una tablet (menos de 900 px de ancho), se abre la versión para pantalla chica; si vuelve a la computadora, la de escritorio. No hay que elegir nada.

En la versión de pantalla chica puede:

Ver la compra completa: proveedor, estado, líneas, totales y la diferencia contra el documento.
Editar la cabecera — tocando la ficha del proveedor: fecha, tipo de documento, tipo de compra y los totales. En una factura electrónica de compra y en las compras que vinieron con el XML del proveedor la fecha sale bloqueada (ver Cómo se pone la fecha de la compra).
Editar una línea — tocándola: códigos y nombres, cantidad, costo, descuento, tarifa de IVA y cuenta contable, con la vista previa del cálculo.
Pasar una caja a unidades — igual que en la computadora: cambie solo la Cantidad y el costo se divide solo. La ventana trae también la casilla Unid. por medida. Ver Cómo pasar una caja a unidades.
Agregar y eliminar líneas.
Aplicar la compra.
Precios (arriba) — abre el Análisis de precios de la compra, también en versión de celular.
Aplicar un pago a la cuenta por pagar y ver los recibos con que se pagó.
Opciones (el piñón, arriba) MCO-032 — las mismas opciones del menú Opciones de la computadora: ver/imprimir, análisis de compra, ver asiento contable, costeo, análisis de precios, log de la compra, reparar desde el XML, regenerar el XML tipo 08, exportar a Excel o XML, agregar a etiquetado, catálogo de homologación, cambiar proveedor, corregir compra (sanear), cambiar total del documento, Pasar a Borrador, pasar a nula una rechazada y Eliminar compra. Cada una aparece en los mismos casos que en la computadora; la que no se puede usar en ese momento sale en gris diciendo por qué.
Pasar a Borrador — en una compra aplicada, además del menú, sale como botón rojo abajo.

Lo que sigue siendo solo de computadora: homologar artículos en lote desde la tabla y distribuir el flete al costo. Son acciones que tocan muchas líneas a la vez y necesitan la tabla completa a la vista.

La versión de pantalla chica pide el permiso 558 · Compras facturas para abrir la compra, igual que la de escritorio (ver el recuadro de permisos al inicio de esta página).

Compras de régimen simplificado (sin IVA)

Un proveedor de régimen simplificado no cobra IVA. El sistema lo tiene en cuenta en los dos momentos de la compra:

Al crearla (botón Nueva compra del listado, o la opción Nueva Compra del menú): apenas elige un proveedor de régimen simplificado aparece un aviso y las casillas Gravado e IVA quedan bloqueadas en cero. El monto de la factura va completo en Exento. Si ya había escrito algo en Gravado, se pasa solo a Exento: no se pierde.
Al cargar las líneas: la casilla Tarifa de la barra de agregar arranca en Tarifa exenta, así no hay que bajarla artículo por artículo. En estas compras la tarifa del artículo del catálogo no manda: el proveedor no cobra IVA y punto.

Cuando la línea queda exenta, el monto se ve en la columna Exento, el IVA % muestra 0,00% y el IVA de la línea queda en cero. Los totales del pie y el resumen de la factura se acomodan solos.

Desde el 9 de octubre del 2026: una compra de régimen simplificado no le cambia la tarifa de IVA a sus artículos. La línea viene exenta porque el proveedor no cobra IVA, no porque el producto sea exento. Si usted lo vende con 13 %, sigue con 13 %.

Aplicar la compra solo mete las cantidades al inventario y actualiza los costos. La tarifa de venta no se toca (nunca lo hizo).
La ventana de Análisis ya no avisa «Tarifa IVA diferente al catálogo» en estas compras, y el botón Actualizar tarifa IVA no cambia la tarifa: le explica por qué.
Al crear un artículo nuevo desde la compra (ventana Crear artículo), la tarifa ya no viene exenta: propone 13 %. Antes de guardar, déjela en la tarifa con la que el producto se vende (por ejemplo 1 % si es de la canasta básica).

Las compras al sector agropecuario sí trasladan IVA, así que en ellas todo sigue igual que antes. Si necesita cambiar la tarifa de un artículo, hágalo desde su ficha, en Inventario → Crear y Editar Artículos.

Compras al sector agropecuario (con IVA del 1 %)

El productor agropecuario tampoco le entrega factura electrónica. Pero, a diferencia del régimen simplificado, ese proveedor sí le traslada IVA: normalmente la tarifa reducida del 1 %.

Para eso está el tipo de proveedor «Compras del sector agropecuario», en la ficha del proveedor (Compras → Proveedores, casilla Tipo).

Al crear la compra: aparece un aviso verde que le recuerda que ese proveedor sí cobra IVA, y las casillas Gravado e IVA quedan habilitadas. Anótelas tal como vienen en la factura del proveedor.
Al cargar las líneas: la casilla Tarifa se comporta como en cualquier compra normal — sale del artículo del catálogo y se puede cambiar por línea. Para el 1 % elija «Tarifa reducida 1 %».
El sistema le emite la factura electrónica de compra: como este proveedor no le entrega el documento electrónico, lo emite la empresa. Al aplicar la compra se le asigna un consecutivo propio (el de 20 dígitos) y el documento se manda a Hacienda con el IVA que usted anotó. El número de la factura de papel del proveedor queda de referencia.
En el D-104: esta compra cuenta con derecho a crédito fiscal, y ese comprobante electrónico es justamente el respaldo que lo sostiene.

¿Por qué se emite el documento si el proveedor no está obligado a facturar? Porque cuando el vendedor no emite, la norma pone el comprobante del lado del comprador: es la factura electrónica de compra. Sin ese documento la compra no tiene respaldo ante Hacienda y el IVA no se puede tomar como crédito, aunque el proveedor se lo haya cobrado.

¿Simplificado o agropecuario? No lo adivine: el padrón de Hacienda lo dice, y el editor de compra se lo muestra en el dato Régimen del encabezado. Si en la ficha tiene un tipo que no le calza al régimen del padrón, ese dato aparece marcado para que lo revise.

Disponible desde el 27 de agosto del 2026. Antes, a un proveedor agropecuario había que marcarlo como régimen simplificado, y eso le bloqueaba las casillas de Gravado e IVA. Desde el 31 de agosto del 2026 estas compras vuelven a emitir la factura electrónica de compra, ahora con su IVA incluido.

Quién decide si el sistema le emite la factura electrónica de compra. Lo decide el tipo del proveedor, y se resuelve al crear la compra: si el proveedor está marcado como régimen simplificado o como compras del sector agropecuario, la compra nace como factura electrónica de compra y al aplicarla el sistema le pone el consecutivo y la manda a Hacienda. Si no lo está, nace como compra corriente. El campo Tipo de documento del editor es de solo lectura justamente por eso: no se cambia a mano.

Por eso, al elegir el proveedor en Nueva compra, ahora le avisa en cuál de los dos casos está.

Al aplicarla, la compra cambia de número. Entra con el número de la factura de papel del proveedor (por ejemplo 0527) y sale con el consecutivo propio de 20 dígitos. Al apretar Listo el editor la abre ya con el número nuevo, y en el listado de compras aparece con ese consecutivo. No la vuelva a ingresar: si la busca por el número de papel no la va a encontrar, porque ya no se llama así.

Corregido el 14 de septiembre del 2026. Antes el botón Listo recargaba el número viejo y mostraba «Compra no encontrada» sobre una compra que en realidad se había aplicado bien.

Si se equivocó de proveedor —el mismo negocio suele estar repetido en la lista con dos códigos, uno marcado régimen simplificado y el otro no— no hay que rehacer la compra: Opciones → Cambiar proveedor la pasa al otro código de la misma cédula, y desde el 26 de agosto del 2026 eso también acomoda el tipo de documento. El sistema le avisa en pantalla si la compra pasó a ser factura electrónica de compra o si dejó de serlo. Antes de esa fecha el cambio movía solo el proveedor y la compra seguía por el camino equivocado sin decir nada.

Si abre una compra vieja que tenía IVA de más: el sistema lo corrige al abrirla y se lo avisa arriba («N líneas exentas a las que se les quitó el IVA»). También puede pedirlo a mano en Opciones → Corregir compra. Solo quita el IVA que no correspondía; nunca le agrega impuesto a una compra. Las compras que llegaron con documento electrónico del proveedor no se tocan: ahí manda el documento y las diferencias se muestran, no se corrigen.

El CABYS de cada línea (y cómo buscarlo)

El CABYS es el código de 13 dígitos con que Hacienda clasifica cada bien o servicio. En la tabla de líneas tiene su propia casilla, en la columna Flete / CABYS, debajo del flete de la línea.

Al lado de la casilla hay un botón con el código de barras: al abrirlo, el sistema ya busca solo con el nombre del artículo de esa línea, primero en la lista de CABYS; si ahí no encuentra nada, le pide a la IA las opciones que mejor calzan con esa descripción. No hace falta saberse el número. Elige uno de la lista y queda guardado en la línea. Si ninguna calza, corrija el texto de arriba y vuelva a buscar.

En el celular el CABYS está dentro de la ventana Editar línea (toque la línea). Si la línea todavía no tiene CABYS, al abrirla aparecen solas las sugerencias debajo de la casilla —de la lista de CABYS o, si no estaban ahí, de la IA—: toque la que corresponde y luego Guardar. La lupa de al lado abre el buscador completo.

El sistema no guarda un código inventado: si lo teclea a mano, comprueba que tenga 13 dígitos y que exista en el catálogo de Hacienda; si no existe, se lo dice y no lo guarda. Un CABYS válido queda con la descripción a la vista al pasar el mouse por encima.

Al aplicar la compra, el CABYS de la línea completa el del artículo en el inventario si ese artículo todavía no lo tenía.

Cuándo el CABYS es obligatorio para poder aplicar Si la compra es una factura electrónica de compra (las de proveedores de régimen simplificado y las del sector agropecuario, ver quién decide si se emite), Hacienda exige el CABYS en todas las líneas: sin él la compra no se aplica y el aviso le dice cuáles líneas le faltan.
En las compras corrientes solo hace falta en las líneas que tienen artículo local asignado, porque de ahí el código pasa al artículo. Las líneas de puro gasto (agua, luz, servicios) no lo necesitan.

Si el aviso dice que el proveedor está en «régimen general». Al aplicar una factura electrónica de compra, el sistema consulta el padrón de Hacienda. Si ahí el proveedor aparece en régimen general, se lo advierte —en ámbar, con un triángulo— pero no le traba la compra: hay negocios de régimen simplificado que igual facturan electrónicamente. Lo que le está diciendo es que revise el tipo de proveedor en la ficha, porque probablemente esa compra no debería ir como factura electrónica de compra.

El «Régimen general agropecuario» NO es ese caso. A ese proveedor sí le corresponde la factura electrónica de compra (ver la sección del sector agropecuario), así que el aviso ámbar no debe salirle. Si lo vio, ya está corregido: hasta el 3 de setiembre del 2026 el sistema leía esa frase del padrón por la palabra «general» y lo confundía con el régimen general, de manera que el aviso salía justo debajo del renglón verde que decía que la factura electrónica ya se había generado y enviado. El documento se emitió siempre bien; lo que estaba mal era el aviso.

Flujo típico

Abrir la compra desde el listado (CO-001)
Verificar datos del proveedor y consecutivo
Revisar líneas importadas (si vino de XML) o agregar manualmente
Homologar artículos si el proveedor usa sus propios códigos (ver sección Homologados)
Agregar cargos adicionales si aplican
Revisar el análisis de utilidad esperada
Aplicar la compra (envía movimiento de inventario + contabilidad)

En qué fecha queda el asiento contable

El asiento contable de la compra queda con la fecha de la factura, no con la del día en que usted la aplica. Si aplica hoy una factura del 16 de julio, el gasto y el IVA soportado quedan en julio, que es donde corresponden.

Si aplica una factura de un mes anterior El asiento se va al cierre de caja de ese mes. Si en ese mes no había un cierre pendiente suyo, el sistema abre uno con esa fecha: por eso puede verle aparecer un cierre de un mes viejo en Cierre de Caja (CJ-002). Es lo esperado, no es un error — ese cierre hay que revisarlo y aplicarlo como cualquier otro.

Esto vale igual para el botón Contabilizar y para Reparar: los tres caminos fechan el asiento igual, así que reparar una compra nunca la cambia de mes.

Cómo se pone la fecha de la compra

La fecha de la compra se indica al crearla, en la casilla Fecha de Nueva compra. Esa casilla trae el día de hoy: si la factura es de otro día, cámbiela por la fecha de la factura antes de crear la compra. Con esa fecha quedan la compra, los reportes y el asiento contable.

Compras de régimen simplificado (factura electrónica de compra) En estas compras la Fecha que usted pone en Nueva compra es la fecha con la que el documento se envía a Hacienda al aplicar la compra, y con esa misma fecha quedan la compra, los reportes y la contabilidad. Puede ser la fecha de hoy o una de hasta 15 días atrás; el sistema no deja crear la compra con una fecha futura ni con una de más de 15 días. Si la compra queda en borrador y se aplica cuando su fecha ya pasó de los 15 días, se aplica con la fecha de ese día. Una vez creada, la fecha de estas compras no se cambia: póngala bien desde Nueva compra. En el celular, la casilla Fecha de Editar cabecera sale bloqueada en estas compras.

Compras que vienen con el XML del proveedor Cuando la compra entra con la factura electrónica del proveedor (la que llega por correo y se acepta), queda con la fecha de esa factura, que es la que tiene Hacienda: con esa misma fecha quedan el inventario, los reportes y la contabilidad. Mientras está en borrador la fecha no se cambia (en el celular, la casilla Fecha de Editar cabecera sale bloqueada). Si hace falta otra fecha, se cambia después de aplicarla, como se explica abajo.

Cambiar la fecha de una compra ya aplicada (bajo su responsabilidad)

A una compra aplicada se le puede cambiar la fecha, por ejemplo cuando la mercadería llegó en otro mes que el de la factura. Junto a la Fecha de la cabecera aparece un lápiz que abre la ventana Cambiar fecha de la compra MCO-031. Está en la computadora y en el celular, y pide el permiso 558.

Mientras la compra está en Borrador el lápiz no aparece: junto a la Fecha se ve el aviso se cambia después de aplicar. Aplique la compra, vuelva a abrirla y ahí estará el lápiz.

Escoja la fecha nueva (no puede ser futura).
Lea la advertencia y marque «Entiendo el riesgo y hago el cambio bajo mi responsabilidad». Sin esa marca no se hace el cambio.
Pulse Cambiar fecha.

El sistema cambia, todo junto:

la fecha de la compra (y con ella los reportes de compras);
los movimientos de inventario de la compra; en su detalle queda anotada entre paréntesis la fecha real de la compra, por ejemplo «(fecha real de la compra: 11/09/2026)». Si la cambia más de una vez, el paréntesis conserva siempre la fecha original;
el asiento contable: si la fecha nueva es de otro mes, las líneas de la compra pasan al asiento de ese mes.

No cambian la cuenta por pagar (la deuda con el proveedor sigue con la fecha de su factura), el costo de los artículos ni el documento que tiene Hacienda. A las notas de crédito y débito no se les cambia la fecha.

El riesgo es de quien hace el cambio Con la fecha cambiada, la compra deja de coincidir con la factura que tiene Hacienda: el reporte de IVA (D-104), los reportes de compras y la contabilidad pueden quedar distintos de lo que Hacienda tiene registrado. Cada cambio queda en la bitácora con el usuario, las dos fechas y la advertencia que aceptó.
Disponible desde el 3 de octubre del 2026.

Proveedores cuyas compras no van a la contabilidad

Si su empresa separa a los proveedores en grupos (por ejemplo, Grupo A y Grupo B) y uno de esos grupos es de compras informales, puede indicarle al sistema que las compras del Grupo B no se contabilicen.

Se configura en Configuración → Parámetros (CF-004), módulo COMPRAS, parámetro 939 «Contabilizar compras de proveedores del Grupo B»: en Sí (como viene en todas las empresas) se contabilizan como siempre; en No, las compras de proveedores del Grupo B no se contabilizan.

Con el parámetro en No, cuando aplica una compra de un proveedor del Grupo B:

El inventario y la cuenta por pagar se registran igual que siempre.
No se genera asiento contable, así que la compra tampoco aparece en el Cierre de Caja (CJ-002). Lo mismo pasa con sus notas de crédito.
Los botones Contabilizar y Corregir le avisan que ese proveedor no se contabiliza, en vez de crear el asiento.

Lo que se decide es el grupo del proveedor, no el tipo de compra Una compra no electrónica de un proveedor del Grupo A sí se contabiliza. El grupo se le asigna a cada proveedor en su ficha, en el catálogo de Proveedores.

Los dos fletes: el de la factura y el que se reparte al costo

En el editor hay dos fletes distintos, en dos lugares distintos, y hacen cosas diferentes. Es la confusión más cara del módulo, así que vale la pena tenerla clara:

Flete (documento) — está en la cabecera, junto a la bodega y la forma de pago. Es el flete que viene cobrado en la factura del proveedor. Suma al total de la compra: las líneas más este flete tienen que dar el Total Doc. Si la factura no cobra flete, va en 0.
Flete a distribuir — está en la barra de la sección Líneas de la compra, con los botones Distribuir y la x. Es para el transporte que usted pagó aparte y quiere que le sume al costo de cada artículo. Escriba el monto, pulse Distribuir y el sistema lo reparte entre las líneas según lo que pesa cada una. No suma al total de la factura ni mueve el balance.

En el pie los ve por separado: el chip Flete doc es el de la factura y Flete distr. es el repartido al costo. La x roja de la barra de líneas borra solo el repartido; el de la factura se cambia en su casilla de la cabecera.

El flete repartido entra al costo del artículo Al aplicar la compra, el costo Último (y con él los precios automáticos) queda en costo de la línea + su parte del flete. Ejemplo: una línea de ₡8.217,50 a la que le tocaron ₡4.223,81 de flete deja el artículo con costo ₡12.441,31. En la tabla lo ve en la columna Flete de cada línea. El monto que se escribe en Flete a distribuir es el total del transporte de toda la factura, no por artículo: revíselo antes de aplicar.
Si ya aplicó con un flete equivocado: Opciones → Pasar a Borrador (reversar), pulse la x roja de la barra de líneas (o escriba el monto correcto y pulse Distribuir) y vuelva a aplicar. Al pasar a borrador los costos y precios vuelven a como estaban antes de la compra; si a un artículo le cambió el costo a mano después de aplicar, ese artículo se deja como usted lo dejó.

Si le aparece una diferencia exacta al monto del flete Quiere decir que el monto quedó puesto como flete de la factura y esa factura no lo cobra. Arriba de los totales le sale un aviso ámbar que se lo dice, con el botón «Poner el flete del documento en 0». Al pulsarlo la compra vuelve a cuadrar y el flete repartido en el costo de los artículos no se toca.
Hasta el 25 de agosto del 2026, lo que se escribía en «Flete a distribuir» se guardaba también como flete de la factura al cambiar la bodega, la forma de pago, el tipo de compra o la orden de compra. Eso descuadraba la compra sola. Ya no pasa: cada flete se guarda por su lado.

Orden de compra: hasta 20 caracteres. La casilla Orden de compra de la cabecera guarda hasta 20 caracteres. Si escribe una referencia más larga, el sistema se lo dice y le indica cuántos caracteres sobran, en vez de recortarla por su cuenta. Hasta el 9 de setiembre del 2026 esa casilla no tenía tope y al guardar salía un mensaje técnico en inglés; se corrigió ese mismo día.

¿La compra actualiza el costo? (no actualiza / promedio / último)

Al aplicar la compra, cada artículo hace con su costo lo que diga su Origen del costo. No es una casilla de la factura: es una opción de cada artículo, y se elige antes de aplicar.

No actualiza el costo → origen Propio.
Costo promedio → origen Promedio (con esta nacen los artículos).
Actualiza al costo de la factura → origen Último.
Costo sin descuentos → origen Bruto.

Se cambia desde el botón Precios de la barra (o Opciones → Análisis de precios), con la compra todavía en borrador. El detalle, y qué pasa si se cambia después de aplicar, está en Análisis de precios → Origen del costo.

Cuando no deja aplicar por una diferencia

La compra no se aplica si el total de las líneas no coincide con el Total Doc, que es el total de la factura del proveedor. Eso es a propósito: si se aplicara con diferencia, el inventario y la contabilidad quedarían por un monto distinto al que le facturaron.

En el pie de la pantalla, el chip Dif le muestra cuánto falta o sobra. Y si la compra entró por factura electrónica, el sistema le dice cuál línea es la que no cuadra: sale un aviso rojo arriba de los totales con el número de línea, el artículo, cuánto dice el documento y cuánto suma la línea. El botón Línea N del aviso lo lleva directo a esa fila, que además queda marcada con un ≠ al lado del número.

El aviso también avisa cuando una línea no viene en el documento (se agregó a mano) o cuando el documento trae una línea que ya no está en la compra.

El aviso se abre y se cierra con el botón Ver detalle de su propia barra. Cuando hay muchas líneas señaladas arranca cerrado, para no quitarle pantalla a la tabla de líneas, y el sistema le recuerda a usted cómo lo dejó en esa compra. Si lo abre y la lista es larga, la lista trae su propio deslizador: la tabla de líneas nunca se le achica.

Si usted desglosa una línea del proveedor en varias, el aviso sale azul y no es un error. Es lo que pasa, por ejemplo, cuando el proveedor factura una línea de «RES CANAL» por 18 animales y usted la borra y digita las 18 líneas con sus kilos y sus precios, para que el inventario le calce. Comparadas una a una ninguna coincide con el documento, pero la suma sí: por eso el sistema le muestra un aviso azul que dice «los montos calzan (diferencia 0,00)», las líneas no se pintan de rojo y la compra se aplica normal. El aviso vuelve a ser rojo solo cuando de verdad falta plata para llegar al Total Doc.

El motivo más común: se cambió el costo a mano Cuando el proveedor factura por presentación (cajas, blísters) y usted lo pasa a unidades, lo único que hay que tocar es la Cantidad. Si además le digita un Costo compra por unidad, la línea pasa a valer cantidad × ese costo y se despega de la factura del proveedor. Vea Cómo pasar una caja a unidades.

Compras en dólares (u otra moneda): todo va en esa moneda Si la factura del proveedor viene en dólares, la compra completa se trabaja en dólares: el Total Doc, los totales y cada línea. La moneda y el tipo de cambio se ven arriba, en Moneda (por ejemplo USD · TC 451,08). El paso a colones lo hace el sistema solo al aplicar: en el inventario, el costo del artículo y el asiento contable.
Cuando usted agrega una línea a mano y escribe el código local, el sistema le propone el costo del artículo ya convertido a la moneda de la compra. Revíselo contra la factura antes de agregar.
Si una línea quedó con el costo en colones dentro de una compra en dólares, el aviso rojo le va a mostrar una diferencia enorme (el monto multiplicado por el tipo de cambio). Se corrige poniendo en Costo compra el costo en dólares que dice la factura.
En la lista de compras esta misma compra se ve en colones (el monto por el tipo de cambio): es a propósito, y no es un error. Lo que hay que comparar contra la factura del proveedor es el total de aquí adentro.

Cuando no deja aplicar porque el documento ya está con otro código del mismo proveedor

Un mismo documento no puede quedar dos veces con el mismo proveedor, y para el sistema el proveedor es la cédula, no el código. Esto importa cuando usted tiene varios códigos para un mismo proveedor —por ejemplo, uno por sucursal—: son códigos distintos, pero es el mismo contribuyente.

Al aplicar, el sistema revisa si ese número de documento ya existe con otro código de la misma cédula. Si lo encuentra, no aplica y le dice con cuál proveedor quedó y en qué estado está. Así se evita que la misma mercadería entre dos veces al inventario y que la factura quede dos veces en la contabilidad.

La misma revisión se hace al crear una compra a mano (Nueva compra): si ese número ya está con otro código de la misma cédula, no se crea la copia y le dice con cuál código está, para que siga con esa. Si el proveedor no tiene cédula, o es una cédula de relleno (por ejemplo, 888888888), no se revisa.

Si la otra está Aplicada: la compra que tiene abierta es una copia repetida. No la aplique; elimínela desde la lista de compras.
Si la otra está en Borrador o Sin confirmar: elimine la copia que sobra y vuelva a aplicar la que corresponde.
Si son dos compras distintas digitadas a mano con el mismo número (por ejemplo un número de recibo que se repite): cámbiele el número a la nueva para que no choque.

Aplica a las compras con factura electrónica y también a las digitadas a mano, siempre que el proveedor tenga cédula. Si el proveedor no tiene cédula, o tiene una de relleno (como 888888888), el sistema no puede saber que es el mismo y esta revisión no se hace.

Cuando el Total Doc quedó mal digitado (compras sin factura electrónica)

En una compra que usted digitó a mano —sin el XML del proveedor—, el Total Doc es el monto que escribió al crearla en Nueva compra. Si ahí se fue un cero de menos (₡4.020 en vez de ₡40.200), las líneas pueden estar perfectas y el chip Dif igual le marca la diferencia completa, y la compra no se deja aplicar.

Confirme que las líneas suman lo que dice la factura del proveedor: es el chip Total c/IVA.
Abra Opciones → Cambiar total del documento. La ventana le muestra el total actual, la suma de las líneas y la diferencia.
Digite el total de la factura y confirme. El chip Dif tiene que quedar en 0,00.

El total no se copia solo de las líneas, a propósito. Es el control de que lo digitado coincide con la factura que usted tiene en la mano; por eso se escribe. La opción no aparece en las compras que entraron por factura electrónica: ahí el total lo pone el documento del proveedor y no se cambia.

Al lado del Dif están Σ Cabecera, Σ Líneas y Balance: comparan los totales guardados de la compra contra la suma de sus líneas, y se actualizan cada vez que guarda una línea. Antes del 10 de setiembre del 2026, Σ Cabecera y Balance se quedaban con el valor de cuando se abrió la pantalla, y podían decir «✓ OK» aunque las cifras de al lado ya no coincidieran.

Cómo pasar una caja a unidades (sin descuadrar la compra)

Es lo que pasa cuando el proveedor le factura 1 caja y usted maneja el producto por unidades. La regla de fondo es una sola: lo que usted pagó por esa línea no cambia. Lo único que cambia es en cuántos pedazos se reparte.

Funciona igual en la computadora y en el celular.

El sistema hace la división solo. Cambie únicamente la Cantidad. Escriba en Cantidad las unidades que entraron (por ejemplo, de 1 a 24) y salga de la casilla. El Costo compra se recalcula solo y el Total de la línea queda exactamente igual que antes. El chip Dif del pie debe seguir en 0,00.

Lo que NO hay que hacer: escribir usted el precio por unidad. Si después de cambiar la cantidad usted digita un costo «redondo» (₡500, ₡1.000…), el sistema toma ese número como el nuevo valor de la línea: 10 × ₡500 = ₡5.000, aunque el proveedor le haya cobrado ₡4.352,83. Ahí nace la diferencia y ya no deja aplicar.

El costo por unidad casi nunca es redondo, y está bien. Si la caja le costó ₡4.352,83 y trae 500 unidades, cada unidad vale ₡8,7057. Ese es el costo real; el precio de venta se define aparte, en el artículo.

Si ya la descuadró: una vez que usted escribió un costo a mano, el sistema toma ese monto como el bueno y ya no puede devolverse solo — hay que digitarlo. El aviso rojo le dice cuál línea es y cuánto dice el documento; con ese dato:

Ponga en Cantidad las unidades que realmente entraron.
En Costo compra escriba el monto de la línea sin IVA ÷ esas unidades. Ejemplo: ₡4.352,83 ÷ 500 = 8,7057.
Confirme que el Total de la línea quede en el monto del documento y que el chip Dif del pie muestre 0,00.

Para que la próxima compra venga ya convertida: llene Unidad/UxM. Se anotan las unidades que trae la presentación (500, 24, 12…). En la computadora es la casilla pequeña de la misma fila, junto a la unidad; en el celular está dentro de la ventana de la línea, como Unid. por medida. Al llenarla, el sistema puede hacer la conversión solo con Opciones → Corregir compra (sanear) —en la computadora o en el piñón del celular— y en las compras siguientes de ese artículo.
Ojo: ese dato no es solo de esta compra — cambia el artículo en todo el sistema (y con él su costo y su precio), por eso el sistema le pide confirmación con el nombre del artículo antes de guardarlo.

El lote de cada línea (artículos con control de lotes)

Hay artículos que usted maneja por lote —carnes, lácteos, medicamentos, todo lo que vence—. Esos artículos están marcados en Inventarios → Artículos con Lote Controlado, y cuando entran por una compra el lote hay que escribirlo en la compra: es lo que después alimenta Saldos por Lote y Movimientos de Lotes, y lo que el sistema le pide cuando va a vender ese producto.

¿Dónde se escribe el lote? En la computadora, en la fila Datos avanzados de cada línea: se abre con la casilla Datos avanzados, arriba a la derecha de Líneas de la compra. Ahí están Lote, Vence, Reg. Med. y Forma farm..
En el celular, dentro de la ventana de la línea, en el bloque Lote y vencimiento.
Se guarda solo al salir de la casilla — no hay botón aparte.

Si el artículo lleva control de lotes y la línea va sin lote, el sistema ahora se lo dice. Antes se aplicaba callado: la mercadería entraba al inventario, pero no quedaba en Saldos por Lote, y al venderla el sistema le pedía un lote que no existía. Hoy:
· un aviso naranja arriba le dice cuántas líneas son; con el botón Ver cuáles las nombra todas y le lleva a cada una de un clic;
· esa línea sale marcada sin lote en rojo y su fila de Datos avanzados ya viene abierta;
· el Análisis de compra lo cuenta aparte, y se abre solo por eso;
· al pulsar Aplicar le pregunta antes. Aceptar lo lleva a poner los lotes; Cancelar aplica de todos modos (usted manda).

El aviso no le tapa las líneas. Cuando son más de tres, la lista de líneas sin lote viene plegada: el aviso ocupa un solo renglón y la tabla de la compra queda a la vista completa. Púlselo en Ver cuáles para desplegarla —tiene su propia barra de desplazamiento, así que aunque sean cuarenta no le come la pantalla— y al hacer clic en una línea se pliega solo y le deja la fila enfrente, con su casilla de Lote y Vence lista para escribir. El sistema recuerda si usted lo dejó abierto o cerrado, para esa compra.

¿Cuánto puede medir un lote? Hasta 20 caracteres, igual que en el resto del sistema (ajustes de inventario, saldos por lote, trazabilidad). La casilla no lo deja escribir más largo que eso. Antes la casilla dejaba escribir 20 pero la compra solo guardaba 10: con un lote más largo —los de pescado y carne suelen ir en 16 o 17— salía un error en inglés y el lote no se guardaba, de modo que la compra terminaba aplicándose sin él.

El vencimiento es aparte del lote. Si escribe el lote y deja Vence en blanco, el lote se registra igual y queda como sin vencimiento (no le va a salir vencido en los reportes). Antes esa línea se perdía —y con ella todas las que venían detrás en la misma compra—, sin avisar.

¿Y si la compra ya está aplicada y le falta el lote? El lote solo se escribe con la compra en Borrador: devuélvala con Opciones → Pasar a Borrador, escriba los lotes y vuelva a aplicarla (ver Cómo corregir una compra que ya se aplicó).

Cómo corregir una compra que ya se aplicó

Aplicar no es el final del camino. Si ya aplicó la compra y se dio cuenta de que algo quedó mal —la cantidad, el costo, una línea de más— no hay que anularla ni volver a digitarla: se devuelve a Borrador, se corrige y se vuelve a aplicar.

Está en Opciones → Pasar a Borrador, dentro de la misma compra. La opción aparece solamente cuando la compra está Aplicada. En el celular está en el piñón y también como botón rojo Pasar a Borrador abajo.

Primero le muestra qué va a deshacer, y usted decide. Al pulsar la opción, el sistema revisa la compra y le enseña la lista: los movimientos de inventario, los lotes, el asiento contable (con su número), la cuenta por pagar con su monto y los artículos cuyo costo vuelve a como estaba. Nada se borra hasta que usted pulse Sí, reversar.

El costo del artículo también se devuelve. Al aplicar una compra, el sistema le actualiza a cada artículo su costo (el de la última compra y el promedio). Si esa compra estaba mala, ese costo también quedó malo — por ejemplo, una caja registrada como una sola unidad le deja el artículo costando lo que costó la caja entera. Al pasar la compra a Borrador, cada artículo vuelve al costo que tenía antes de aplicarla.
Y vuelve completo: además de los tres costos de compra (último, promedio y bruto), se devuelve el costo con el que el artículo se vende —el que manda su Origen del costo— y, con él, los precios de venta de los niveles que están en automático, que se recalculan solos con su margen. Los niveles que usted dejó en precio fijo no se tocan.
Con una excepción, y es a propósito: si después de esa compra usted aplicó otra compra del mismo artículo, el costo lo puso la más nueva y no se toca — devolverlo borraría la compra buena. La ventana se lo dice en la lista.

Al confirmar, la compra queda otra vez editable y se le quita del sistema todo lo que había dejado: la entrada de mercadería, los lotes, el asiento y la cuenta por pagar. Entonces usted:

Corrige lo que estaba mal. Si era una caja que va por unidades, cambie solo la Cantidad (vea Cómo pasar una caja a unidades).
Confirma que el chip Dif del pie esté en 0,00.
Vuelve a pulsar Aplicar. El inventario, la contabilidad y la cuenta por pagar se escriben de nuevo, ya con los datos buenos.

Cuándo no la deja pasar a Borrador

Si al documento ya le registró pagos. Le dice cuántos recibos tiene. Primero anule los recibos en Cuentas por Pagar y vuelva a intentarlo.
Si la compra es vieja. Se permiten las del año en curso o las de los últimos 3 meses; más atrás no, para no mover contabilidad ya cerrada. Las notas de crédito no tienen ese límite.
Si no le aparece la opción del todo, es cosa de permisos: se necesita el mismo permiso que para aplicar compras. Pídaselo a quien le administra los usuarios.

También desde el celular. Es la misma revisión de la computadora: le muestra la lista de lo que se va a deshacer y solo reversa cuando usted toca Sí, reversar.

Un consejo: si de esa compra ya vendió mercadería, vuelva a aplicarla de una vez. Mientras está en Borrador, esa entrada no existe para el inventario y las existencias de esos artículos le van a aparecer de menos.

Eliminar una compra

Una compra en Borrador (o Sin confirmar) o una Nula se puede eliminar desde la misma compra: Opciones → Eliminar compra, en la computadora y en el celular. Se borran la cabecera y sus líneas, y no se puede deshacer; al terminar vuelve al listado de compras.

Una compra aplicada no se elimina. Primero devuélvala con Pasar a Borrador: así se deshace la entrada de inventario, el asiento y la cuenta por pagar, y recién entonces aparece Eliminar compra.
Una nula se elimina solo si no le quedó rastro: sin movimientos en cuentas por pagar y con el inventario del documento en cero. Si no, le dice el motivo.
Pide el permiso 558 · Compras facturas. Es la misma eliminación del listado de compras (CO-001).

Las pastillas de una compra ya aplicada

Cuando la compra está Aplicada, arriba a la derecha aparecen unas pastillas que dicen qué dejó registrado: Inventario, Lotes, Asiento y CxP. En verde y con un número, esa parte está hecha. En gris, no hay nada registrado ahí.

Si una pastilla gris se puede arreglar, le sale al lado el botón reparar: lo pulsa, el sistema crea lo que falta y la pastilla pasa a verde. Es seguro pulsarlo — si ya estaba bien, no hace nada ni duplica.

La pastilla Lotes también se repara. Antes era la única gris sin salida y había que devolver la compra entera a Borrador. Ahora, si las líneas ya traen el lote escrito y aun así no llegó al control de lotes, el botón reparar lo registra.
Ojo: reparar copia lo que la línea ya tiene; no puede inventar el lote. Si ninguna línea lo trae, la pastilla se lo dice y hay que devolver la compra a Borrador para escribirlos (ver El lote de cada línea).

Si la pastilla Asiento le sale gris con reparar La compra entró al inventario y a Cuentas por Pagar, pero no dejó movimiento en el diario contable: para la contabilidad esa factura no existe. Pulse reparar en esa pastilla.
Antes esto no tenía salida: el número de las facturas electrónicas tiene el mismo formato para todo el país y todo proveedor arranca en el 1, así que dos proveedores distintos terminan usando el mismo número. El sistema veía el asiento de esa otra factura, daba la suya por hecha y no la escribía; volver a aplicarla, o pulsar reparar, repetía lo mismo. Ya está corregido: la búsqueda toma en cuenta el proveedor. Y de aquí en adelante, si por lo que sea el asiento no se escribe, la compra ya no se aplica — le avisa y todo queda como estaba.
Le pasaba sobre todo a los gastos (alquiler, servicios, mantenimiento): son proveedores que facturan poco, andan por números bajos y chocan con los primeros documentos de la empresa.

Si le sale la pastilla roja Asiento descuadrado (débitos ≠ créditos) Quiere decir que la compra sí dejó movimiento en el diario contable, pero incompleto: lo que entró por un lado no es igual a lo que salió por el otro, y la diferencia que ve al lado es lo que falta. Esa compra le va a aparecer también en Cierre de Caja, en rojo, y no le deja cuadrar el día.
Le pasaba a las facturas bonificadas: las líneas que el proveedor le regala van con 100 % de descuento, así que el costo de la mercadería queda en cero, pero el proveedor sí le cobra el IVA — y esa factura se paga solo con el IVA. El sistema estaba dejando por fuera justamente ese IVA, y el asiento quedaba con el monto del proveedor solo, descuadrado por el mismo valor del impuesto. Ya está corregido: el IVA se registra siempre, tenga o no costo la mercadería.
¿Y las que ya quedaron mal? Se arreglan solas desde Cajas → Cierre de Caja: busque el cierre, ubique el documento en rojo en Documentos del cierre y pulse el botón ↻ de esa fila (o Corregir Todos si son varios). El sistema borra el asiento incompleto y lo vuelve a escribir completo. No toca el inventario ni Cuentas por Pagar.

La ventana de «Análisis de compra»

Revisa toda la compra de un vistazo y avisa de lo que hay que resolver antes de aplicarla: líneas sin artículo local o sin homologar, códigos que no existen en el catálogo, CABYS o tarifa de IVA distintos al catálogo, forma farmacéutica distinta y líneas sin cuenta contable.

Desde el 22 de setiembre del 2026: el aviso de CABYS compara contra la factura del proveedor. El renglón se llama «CABYS del proveedor distinto al de su catálogo» y muestra los dos códigos con su rótulo: a la izquierda su catálogo y a la derecha la factura del proveedor. El botón de la flecha lleva al artículo el código del proveedor, nunca al revés.

Antes el aviso comparaba contra el código que había quedado guardado en la línea de la compra, y ese código era una copia del de su propio catálogo: por eso podía avisar «diferente» justo después de que usted corrigiera bien el artículo, y le ofrecía devolver el código anterior. Si en alguna compra vieja ve los dos códigos iguales o un aviso que no le calza, vuelva a abrir el Análisis: ahora lee el CABYS del XML original del proveedor, que queda archivado con la compra.

En una compra ya aplicada los botones de actualizar salen en gris: la compra es de solo lectura. El CABYS del artículo se corrige desde su ficha, en Inventario → Crear y Editar Artículos.

Está siempre disponible en Opciones → Análisis. Además, se abre sola al entrar a una compra cuando hay algo que no se ve en la propia línea: CABYS o IVA distintos, forma farmacéutica o líneas sin cuenta contable. Ahí es donde aporta, porque desde la misma ventana se pueden actualizar esas diferencias, una por una o todas juntas.

Si lo único que falta es homologar, la ventana no se abre sola. Cada línea sin artículo local ya lo dice en su propia fila, debajo del artículo, con la leyenda «sin homologar» en ámbar. Repetirlo en una lista aparte no agregaba nada y tapaba la pantalla cuando la compra traía muchas líneas. El conteo sigue apareciendo en el resumen de la ventana, con un botón para saltar a la primera.

La ventana nunca pasa del alto de la pantalla: la lista scrollea por dentro y el encabezado y el pie quedan fijos.
Se cierra con la X, con el botón Cerrar o con la tecla Esc.
La que usted abre desde Opciones se queda abierta hasta que la cierre, aunque la compra salga sin ninguna diferencia. La que se abre sola es un aviso: ésa sí se va sola a los pocos segundos cuando no hay nada que resolver.
Cada renglón del detalle lleva a su línea con un clic, y la ventana se cierra para que se vea.
El check «No mostrar automáticamente para esta compra» la silencia solo para esa compra: las demás la siguen mostrando.

Costeo con prorrateo Los cargos que usted pagó aparte (flete, transporte, acarreo) se reparten entre las líneas según lo que pesa cada una en el total, y así el costo de cada artículo incluye su parte. No es automático: lo dispara usted con la casilla Flete a distribuir y el botón Distribuir de la sección de líneas (ver Los dos fletes).

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