Gastos con factura contra su asiento, y los gastos de caja uno por uno
El enlace abre solo este manual, sin el menú del sistema. El usuario no necesita clave ni entrar a FactuPOS: se ve en cualquier navegador y en el celular.
El WhatsApp sale del número de Soporte Real y el correo de info@soportereal.com. Con Compartir desde este teléfono sale de su propio WhatsApp y elige el contacto de su lista, sin escribir el número.
Concilia Gastos está en la ficha Conciliaciones del menú principal. Revisa, mes por mes, los dos tipos de gasto que maneja el sistema:
Es solo de consulta: muestra lo que no cuadra y no cambia nada.
NUEVO 2026-10-19 Al entrar no se revisa nada. La pantalla muestra el botón Iniciar del mes escogido y los doce meses: tocá Iniciar o tocá un mes (en la barra o en la lista de Mes) y la validación empieza sola. Cambiar el año no valida: escogé el año y después el mes. Al terminar sale lo que está bien y lo que está mal; si hay errores, aparece el botón Reparar. Así la pantalla abre al instante y solo trabaja cuando vos lo pedís. Mientras valida sale una barra de progreso con los segundos que lleva. Validar un mes revisa solo ese mes: las casillas de los demás meses quedan sin color hasta que los toqués. Para ver los 12 meses en verde o rojo (y, en CxC y CxP, el saldo de hoy y las entradas y salidas mes a mes) está el botón Analizar todo el año, que tarda más.
NUEVO 2026-10-20 Período cerrado: no se repara. Si el año ya se cerró (Cierre de Períodos, CT-024), sus meses salen con el aviso «Período cerrado»: su saldo ya pasó al arrastre del 1 de enero siguiente, así que el Scan no pide asientos ni repara nada en ese año. Lo único que revisa es que no se haya hecho ningún asiento después del cierre con fecha de ese año; si aparece uno, sale «Asiento en un período cerrado» y Reparar lo quita (si no está mayorizado). Así un asiento metido tarde no cambia un año que ya se cerró.
Al abrir un mes, arriba aparece el Scan: revisa cada documento del mes contra las premisas contables, en orden (si no tiene asiento, lo demás no se revisa), y dice cuáles se cumplen (verde) y cuántos documentos fallan en cada una (rojo):
Si un documento no tiene asiento, lo demás no se puede revisar: en su lista sale «no se revisa».
En la tabla, cada documento con problema trae Premisas: al tocarlo se despliega su lista, con las que cumple y las que no.
Si hay errores, el botón Reparar (ventana MCT-041) muestra primero qué va a hacer con cada documento y, si lo aprobás, lo repara todo de una vez. Usa la misma reparación que el botón de cada fila: crear el asiento que falta, pasar el documento a su mes, igualar la fecha y la hora de sus líneas, reescribir o corregir el asiento desde el documento, reconstruir el asiento del recibo o pago (y su reversa si está anulado), asentar la anulación de un documento rechazado, separar los intereses que el sistema anterior sumaba a la cuenta de la factura (la factura vuelve a su monto, cada interés pasa a su propio documento y los recibos pagan primero los intereses), crear el documento CxC de un interés que solo tenía su asiento, en un asiento cuyo documento no existe, preguntar qué hacer —crear el documento con la fecha del asiento (un recibo o pago se aplica a las facturas pendientes, la más vieja primero; una venta o compra electrónica no se puede crear porque tiene que existir en Hacienda) o borrar el asiento— y no hace nada si no escogés, borrar las copias de un documento que quedó asentado dos o más veces (queda el asiento original; si las copias no son iguales y no se sabe cuál vale, queda «a mano»), y cambiarle el código de documento a las líneas que lo tienen equivocado (por ejemplo, la línea de la caja de una nota de crédito grabada como FVE: solo cambia el código, no la cuenta ni el monto). Además: reescribe desde el documento el asiento de una venta cuyos montos no cuadran (también la de contado que quedó cargada a clientes); asienta la anulación que falta (si no quedó registrado cuándo se anuló, con la fecha del documento); crea la cuenta por pagar de una compra aplicada cuyo asiento sí le cargó a proveedores; anula la cuenta por cobrar o por pagar que sobra (venta de contado o anulada, compra anulada) si no tiene pagos; corrige el monto, el débito o el asiento descuadrado de un recibo o pago; liga o recodifica a ACC el pago grabado como DGE/DEP; y ofrece borrar el asiento de una compra que sigue en borrador. Donde hace falta una decisión (una cuenta, crear o borrar) la ventana la pide; lo que de verdad no se puede (por ejemplo, un asiento mayorizado) lo dice con el motivo. NUEVO 2026-10-19 Si las líneas de la compra no tienen cuenta contable, la ventana pide una (sugiere la del asiento), se la pone a esas líneas y reescribe el asiento desde la compra. Si las líneas no suman el total, primero corrige la compra desde su XML de Hacienda (lo mismo que «Reparar desde el XML») y, si con eso el asiento sale, lo reescribe; si no, lo dice y no cambia nada. NUEVO 2026-10-19 Gasto con otro número en sus líneas: el asiento escrito a mano le puso a cada línea del mismo gasto un número distinto («ICE Teléfono…», «951454415»…). Separadas no cuadran y salían «descuadradas»; juntas (misma referencia, mismo asiento) sí. Reparar les pone a todas el mismo número; no cambia cuentas ni montos. Lo mismo hace con el «Documento alterado» de las compras. Necesita el permiso de reparar desde las conciliaciones; sin él, el botón se ve en gris.
Se revisan exactamente igual que en Concilia Compras (también la fila Líneas con otra fecha: el día de las líneas es el de la factura del gasto): cada gasto aplicado contra su asiento (la cuenta de cada línea, el IVA y la cuenta por pagar), cada asiento contra su gasto, y los mismos casos (sin asiento, asiento sin compra, anulada, montos que no cuadran, asiento descuadrado, documento alterado, documento de otra factura, asiento sin el proveedor, línea con otro tipo de documento, otro mes). El IVA que no se acredita por la prorrata y quedó en una cuenta de gasto (o sumado a la cuenta de la línea) no sale como diferencia, aunque las líneas del gasto no sumen exacto su total por un redondeo de la propia factura. La factura abre el gasto en otra pestaña. Un gasto que sale como Otro mes se lleva a su mes con el botón Pasar a su mes, que funciona igual que en Concilia Compras, y uno que sale como Sin asiento se registra con el botón Crear asiento (cómo funciona). Si el asiento tiene bien el monto pero en otras cuentas que las de las líneas del gasto (sale Cuenta … no cuadra), el botón Corregir cuentas quita esas líneas y las vuelve a crear con la cuenta de cada línea de la factura (cómo funciona). Si es al revés —el asiento está bien en la cuenta de gasto y la que quedó mal es la línea del gasto (por ejemplo en 110501 Inventario, heredada del artículo)— no use Corregir cuentas, porque pasaría el asiento a inventario: use Tomar cuenta del asiento, que le pone a la línea del gasto la cuenta que tiene el asiento sin tocar el asiento (cómo funciona). Lo mismo con los gastos viejos que se guardaron sin cuenta en la línea, aunque estén archivados y ya no se puedan abrir. Si los montos no coinciden (por ejemplo, el gasto se registró sin IVA y el asiento sí lo tiene), el botón no cambia nada: se le pide a Soporte con el número de la factura. Y si el asiento de un gasto quedó mal por cualquier otra cosa (una línea borrada, el número cortado), el botón Reconstruir asiento lo escribe de nuevo a partir del gasto; si la línea del gasto no tiene cuenta o está en inventario, toma antes la cuenta del asiento (cómo funciona). Un gasto de contado asentado contra la caja o el banco también cuadra, y también uno de crédito que se pagó en el mismo asiento sin pasar por CxP, o con la diferencia del pago al debe de la caja o de anticipo a proveedores, si con eso da exacto (cómo). Las diferencias de céntimos van a la cuenta de redondeo (parámetro 948).
Un cuadro con lo que los gastos con factura del mes cargaron a cada cuenta contable según el auxiliar (cada línea va a la cuenta que tiene asignada: inventario o gasto, más el IVA crédito fiscal), contra lo que quedó en esa cuenta en contabilidad. Cada renglón dice ✓ si coincide o la diferencia. Las notas de crédito restan, y el IVA es el IVA menos el devuelto. Compras viejas sin cuenta en las líneas (las que se registraron antes de que cada línea guardara su cuenta, en algunas empresas hasta 2024 o 2025): su monto sale del auxiliar igual, y se reparte en las cuentas que usó su propio asiento (si usó una sola, todo va ahí). Solo si no tienen asiento quedan en el renglón «Sin cuenta en la compra». Prorrata: el IVA que no se acredita y el asiento mandó a una cuenta de gasto (por ejemplo 420131 «Gasto Impuesto Valor Agregado») o sumó a la cuenta del artículo no es diferencia: en el auxiliar se pasa del IVA a esa cuenta, y los dos renglones cuadran. La tarjeta del IVA tampoco lo cuenta como diferencia y dice cuánto fue «prorrata al gasto».
No se comparan acá la cuenta de proveedores, la de caja o banco de una compra de contado, el redondeo ni el saldo a favor del proveedor: son la contrapartida y se revisan en Concilia CxP. Eso vale aunque otra compra del mes haya cargado su gasto a esa misma cuenta: el pago de la compra de contado no se resta de ese renglón. Ojo con un renglón de caja o banco en este cuadro: quiere decir que una compra mandó su gasto a la caja o al banco, casi siempre porque el proveedor tiene esa cuenta en su ficha. Hay que corregir la cuenta del proveedor y la línea de ese asiento. Si una compra quedó asentada en otro mes que su factura, la diferencia aparece en los dos meses (y la tarjeta «asentada en otro mes» la explica). Una compra anulada o rechazada cuenta en el mes de su asiento y sale en el de su reversa.
Antes, una factura de gasto se registraba entera como gasto y sus líneas quedaban sin cuenta contable. Hoy cada línea lleva la suya, y reportes como Gastos por cuenta contable la necesitan: lo que no la tiene sale como Sin cuenta contable. El botón Líneas sin cuenta (arriba, con el número de líneas que le faltan al año que está viendo) abre ese año para ponerles la cuenta de una vez; adentro se puede pasar a otro año.
Entran las facturas de gasto y también las de compra (mercadería, equipo): una compra con líneas sin cuenta también sale como Sin cuenta contable en el reporte de gastos. Las de compra llevan la marca compra; su cuenta sugerida suele ser la de inventario o la de activo que puso su asiento.
Un gasto de caja no tiene un documento aparte: el asiento es el gasto. Por eso lo que se revisa es que cada uno sea un asiento sano. La tabla muestra todos los del mes, con su número, fecha, asiento, detalle, la cuenta del gasto, de dónde salió la plata y el monto, y el total del mes.
| Caso | Qué pasó |
|---|---|
| Bien | El gasto está cuadrado y tiene la cuenta del gasto y la cuenta de donde salió la plata. |
| Misma cuenta a los dos lados | Se eligió la misma cuenta (por ejemplo la caja) en los dos lados: el movimiento no hizo nada y el gasto no quedó registrado. Hay que volver a registrarlo con la cuenta del gasto. |
| Gasto con un solo lado | Falta la cuenta del gasto o la cuenta de donde salió la plata. |
| Gasto descuadrado | El debe y el haber del gasto no dan lo mismo. |
| Consecutivo repetido | El mismo número de gasto está en dos asientos distintos. |
| Líneas con otra fecha | Las líneas del gasto no tienen todas la misma fecha y hora (días distintos, o una con hora y otra a las 00:00). La hora puede ser cualquiera, pero todas las líneas del gasto tienen que tener exactamente la misma fecha y hora. |
| Documento asentado N veces | El mismo gasto tiene su asiento dos o más veces (la contabilidad lo cuenta doble). Reparar borra las copias y deja el asiento original. Si los asientos no son iguales y no se sabe cuál vale, sale Documento repartido en varios asientos y se revisa a mano. |
Si entre el primer y el último gasto del mes faltan números, la pantalla los lista: son gastos que se borraron o que quedaron en otro mes. Solo se revisan los números propios de los gastos de caja: los consecutivos de Hacienda de 20 dígitos (los de las facturas de proveedor) no van seguidos y no se cuentan.
En el celular se abre sola la versión para teléfono: los gastos con factura que no cuadran y, abajo, los gastos de caja con problemas, como tarjetas. Arriba está el botón Líneas sin cuenta, que funciona igual que en la computadora. Se sale con Regresar, arriba a la derecha.