Ayuda: Concilia Compras

Concilia Compras (CT-031)

Concilia Compras está en la ficha Conciliaciones del menú principal. Compara, mes por mes, las compras aplicadas contra lo que quedó en la contabilidad, en los dos sentidos:

De la compra al asiento: cada compra aplicada tiene su asiento completo, con los montos correctos.
Del asiento a la compra: cada asiento de compras tiene su compra.

Es solo de consulta: muestra lo que no cuadra y no cambia nada.

Scan y Reparar

NUEVO 2026-10-19 Al entrar no se revisa nada. La pantalla muestra el botón Iniciar del mes escogido y los doce meses: tocá Iniciar o tocá un mes (en la barra o en la lista de Mes) y la validación empieza sola. Cambiar el año no valida: escogé el año y después el mes. Al terminar sale lo que está bien y lo que está mal; si hay errores, aparece el botón Reparar. Así la pantalla abre al instante y solo trabaja cuando vos lo pedís. Mientras valida sale una barra de progreso con los segundos que lleva. Validar un mes revisa solo ese mes: las casillas de los demás meses quedan sin color hasta que los toqués. Para ver los 12 meses en verde o rojo (y, en CxC y CxP, el saldo de hoy y las entradas y salidas mes a mes) está el botón Analizar todo el año, que tarda más.

NUEVO 2026-10-20 Período cerrado: no se repara. Si el año ya se cerró (Cierre de Períodos, CT-024), sus meses salen con el aviso «Período cerrado»: su saldo ya pasó al arrastre del 1 de enero siguiente, así que el Scan no pide asientos ni repara nada en ese año. Lo único que revisa es que no se haya hecho ningún asiento después del cierre con fecha de ese año; si aparece uno, sale «Asiento en un período cerrado» y Reparar lo quita (si no está mayorizado). Así un asiento metido tarde no cambia un año que ya se cerró.

Al abrir un mes, arriba aparece el Scan: revisa cada documento del mes contra las premisas contables, en orden (si no tiene asiento, lo demás no se revisa), y dice cuáles se cumplen (verde) y cuántos documentos fallan en cada una (rojo):

El documento tiene su asiento contable
El asiento está cuadrado (debe = haber)
La fecha contable es igual a la de la factura (mismo día y hora)
El asiento está en el mes de la factura
Cada línea lleva el código de documento correcto
Un solo asiento por documento (si quedó asentado dos o más veces, aunque sea en otro mes o con otra fecha, sale «asentado N veces»; el mismo número con otro tipo de documento sí puede existir)
El monto de la factura es igual al del asiento
La anulación está completa

Si un documento no tiene asiento, lo demás no se puede revisar: en su lista sale «no se revisa».

En la tabla, cada documento con problema trae Premisas: al tocarlo se despliega su lista, con las que cumple y las que no.

Si hay errores, el botón Reparar (ventana MCT-041) muestra primero qué va a hacer con cada documento y, si lo aprobás, lo repara todo de una vez. Usa la misma reparación que el botón de cada fila: crear el asiento que falta, pasar el documento a su mes, igualar la fecha y la hora de sus líneas, reescribir o corregir el asiento desde el documento, reconstruir el asiento del recibo o pago (y su reversa si está anulado), asentar la anulación de un documento rechazado, separar los intereses que el sistema anterior sumaba a la cuenta de la factura (la factura vuelve a su monto, cada interés pasa a su propio documento y los recibos pagan primero los intereses), crear el documento CxC de un interés que solo tenía su asiento, en un asiento cuyo documento no existe, preguntar qué hacer —crear el documento con la fecha del asiento (un recibo o pago se aplica a las facturas pendientes, la más vieja primero; una venta o compra electrónica no se puede crear porque tiene que existir en Hacienda) o borrar el asiento— y no hace nada si no escogés, borrar las copias de un documento que quedó asentado dos o más veces (queda el asiento original; si las copias no son iguales y no se sabe cuál vale, queda «a mano»), y cambiarle el código de documento a las líneas que lo tienen equivocado (por ejemplo, la línea de la caja de una nota de crédito grabada como FVE: solo cambia el código, no la cuenta ni el monto). Además: reescribe desde el documento el asiento de una venta cuyos montos no cuadran (también la de contado que quedó cargada a clientes); asienta la anulación que falta (si no quedó registrado cuándo se anuló, con la fecha del documento); crea la cuenta por pagar de una compra aplicada cuyo asiento sí le cargó a proveedores; anula la cuenta por cobrar o por pagar que sobra (venta de contado o anulada, compra anulada) si no tiene pagos; corrige el monto, el débito o el asiento descuadrado de un recibo o pago; liga o recodifica a ACC el pago grabado como DGE/DEP; y ofrece borrar el asiento de una compra que sigue en borrador. Donde hace falta una decisión (una cuenta, crear o borrar) la ventana la pide; lo que de verdad no se puede (por ejemplo, un asiento mayorizado) lo dice con el motivo. NUEVO 2026-10-19 Si las líneas de la compra no tienen cuenta contable, la ventana pide una (sugiere la del asiento), se la pone a esas líneas y reescribe el asiento desde la compra. Si las líneas no suman el total, primero corrige la compra desde su XML de Hacienda (lo mismo que «Reparar desde el XML») y, si con eso el asiento sale, lo reescribe; si no, lo dice y no cambia nada. NUEVO 2026-10-19 Documento alterado en el asiento: Reparar le devuelve a esas líneas el número de su compra (el de la referencia), si todas las líneas de esa referencia en el asiento cuadran juntas. Necesita el permiso de reparar desde las conciliaciones; sin él, el botón se ve en gris.

Qué compras entran

Entran las facturas de proveedor cuyo tipo de compra de Hacienda es de compras: mercancías con factura electrónica, importaciones, compras no electrónicas, régimen simplificado, compra de servicios y sector agropecuario. Las de tipo gasto (gastos con factura, régimen simplificado de gasto, servicios públicos, no sujetos a IVA) se revisan en Concilia Gastos.

Una compra se ubica en el mes de la fecha de su factura; el asiento, en el mes de la fecha del asiento.

Qué revisa de cada compra

Renglón	Qué tiene que dar
Cada cuenta de las líneas	Al debe de la cuenta contable de cada línea de la compra (inventario o gasto), su subtotal más el impuesto de consumo.
IVA	El IVA de las líneas, al debe de la cuenta de IVA.
CxP	El total de la compra, al haber de cuentas por pagar. Si la compra fue de contado, también vale el haber a una cuenta de caja, banco o tarjeta (la compra pagada en el momento). Esa cuenta cuenta solo cuando está en el haber: lo que va al debe (inventario, gasto, impuestos) nunca se toma como pago. Pagada en el mismo asiento: si el banco pagó un monto distinto y la diferencia quedó en el mismo asiento al debe de la caja o de anticipo a proveedores (por ejemplo, un pago de más que queda como anticipo, o la diferencia del tipo de cambio), esa diferencia se resta del pago y la compra cuadra. Lo mismo si la compra se registró a crédito pero se pagó ahí mismo con el banco o la caja, sin pasar por CxP. Solo se acepta cuando con eso da exacto el total de la compra.
Cuadre	El debe y el haber del asiento de la compra tienen que dar lo mismo.

Las notas de crédito de compra se revisan al revés (restan).
Las compras en otra moneda se pasan a colones con su tipo de cambio.
Se aceptan hasta ₡1 de diferencia por redondeo. En la cuenta de redondeo se acepta lo mismo que acepta el sistema al asentar (hasta ₡100 o el 1 % del total).
Cuenta de redondeo (parámetro 948, en Contabilidad): la cuenta a la que van las diferencias de céntimos de una compra, por ejemplo una «Diferencias por redondeo» de gastos. Se usa al aplicar la compra y en Crear asiento y Reconstruir asiento. Si está vacía, el redondeo va a la cuenta del parámetro 92 (en muchas empresas es la de inventario), como siempre.
En compras viejas cuyas líneas no guardaban la cuenta contable, no se puede revisar cuenta por cuenta: se compara la base total (sin impuestos).
Las cuentas de caja y banco que se aceptan en las compras de contado son las de los parámetros de efectivo, tarjeta y transferencias, las de los medios de pago, las de los bancos y la «cuenta de pago» de los proveedores. Si a un proveedor se le puso por error la cuenta de inventario como cuenta de pago, la conciliación no se altera: el debe a inventario sigue contando como compra.
Líneas de asiento escritas a mano que no dicen el proveedor completo (por ejemplo «Gasto Pc Wizard», o el código cortado «PROV=0000000 /…» de los asientos viejos): se enlazan con la compra cuando en el mes del asiento hay una sola compra con ese número de factura (y de ese proveedor, si la línea dice el comienzo del código). Si su Referencia es otra compra del mes, cuenta con la de la Referencia.
Líneas viejas con el número de factura cortado (por ejemplo «001000010100...») y el código del proveedor en la Referencia: se enlazan con la compra del mismo asiento cuyo número empieza así y que es de ese proveedor. Si en el asiento hay dos compras de ese proveedor que empiezan igual, va con la que le falta justo ese monto para cuadrar. Salen como Documento alterado (los montos se revisan igual).
Una compra en cero (toda bonificada) no lleva asiento.
Una compra anulada o rechazada no debe dejar nada: su asiento y la reversa tienen que sumar cero.

La pantalla

Año y mes arriba, y las cuentas que se revisan (CxP, IVA y redondeo, según los parámetros de la empresa).
El año de un vistazo: doce casillas. En verde, el total de las compras del mes es igual a lo que se asentó a CxP; en rojo, la diferencia. Las notas de crédito cuentan contra el saldo a favor del proveedor, igual que en el detalle, y los gastos no se mezclan con las compras: si una casilla está en rojo, al abrir ese mes la lista dice qué compra la explica (por ejemplo, una compra de ese mes asentada en otro).
Resumen del mes: compras aplicadas y cuántas cuadran completas, el total (CxP) y el IVA según las compras y según contabilidad, y cuántas cosas hay para revisar.
Compras que no cuadran: la lista con factura, proveedor, tipo, asiento (se abre en otra pestaña), montos y el detalle. Los botones de arriba filtran por tipo de caso.

Compras por cuenta

Un cuadro con lo que las compras del mes cargaron a cada cuenta contable según el auxiliar (cada línea va a la cuenta que tiene asignada: inventario o gasto, más el IVA crédito fiscal), contra lo que quedó en esa cuenta en contabilidad. Cada renglón dice ✓ si coincide o la diferencia. Las notas de crédito restan, y el IVA es el IVA menos el devuelto. Compras viejas sin cuenta en las líneas (las que se registraron antes de que cada línea guardara su cuenta, en algunas empresas hasta 2024 o 2025): su monto sale del auxiliar igual, y se reparte en las cuentas que usó su propio asiento (si usó una sola, todo va ahí). Solo si no tienen asiento quedan en el renglón «Sin cuenta en la compra». Prorrata: el IVA que no se acredita y el asiento mandó a una cuenta de gasto (por ejemplo 420131 «Gasto Impuesto Valor Agregado») o sumó a la cuenta del artículo no es diferencia: en el auxiliar se pasa del IVA a esa cuenta, y los dos renglones cuadran. La tarjeta del IVA tampoco lo cuenta como diferencia y dice cuánto fue «prorrata al gasto».

No se comparan acá la cuenta de proveedores, la de caja o banco de una compra de contado, el redondeo ni el saldo a favor del proveedor: son la contrapartida y se revisan en Concilia CxP. Eso vale aunque otra compra del mes haya cargado su gasto a esa misma cuenta: el pago de la compra de contado no se resta de ese renglón. Ojo con un renglón de caja o banco en este cuadro: quiere decir que una compra mandó su gasto a la caja o al banco, casi siempre porque el proveedor tiene esa cuenta en su ficha. Hay que corregir la cuenta del proveedor y la línea de ese asiento. Si una compra quedó asentada en otro mes que su factura, la diferencia aparece en los dos meses (y la tarjeta «asentada en otro mes» la explica). Una compra anulada o rechazada cuenta en el mes de su asiento y sale en el de su reversa.

Qué quiere decir cada caso

Caso	Qué pasó
Sin asiento	La compra está aplicada y no tiene asiento. Se registra ahí mismo con el botón Crear asiento (ver abajo).
Compra registrada dos veces	La misma factura (la misma clave de Hacienda) está aplicada dos veces, casi siempre con dos códigos del mismo proveedor (por ejemplo uno en colones y otro en dólares). La que sí tiene asiento cuadra; la que sale aquí es la que sobra. No se le crea asiento (por eso no trae el botón): se revisa y, si de verdad está repetida, se anula en Compras.
Asiento sin compra	Hay un asiento de compras y la compra no existe. Las compras viejas que el sistema pasó al archivo también se revisan: si la compra está archivada, se encuentra y se concilia igual (no sale aquí). La Referencia del asiento lleva la cédula del proveedor y eso es normal: la compra se reconoce por el número de factura y el proveedor del detalle. Si el proveedor está registrado dos veces (por ejemplo, uno en colones y otro en dólares) y el asiento quedó con el otro código, la compra sale Sin asiento en su mes y el asiento sale aquí: se usa Crear asiento en la fila «Sin asiento» y después se borra el documento viejo en Asientos. NUEVO 2026-10-19 En los asientos viejos el detalle trae el código del proveedor cortado («PROV=0000000 /NOMBRE»): entonces manda la cédula de la Referencia, y dos compras con el mismo número de proveedores distintos ya no se mezclan. Si el asiento es una copia de una compra de otro mes, lo borra el Reparar de Concilia CxP («Compra asentada dos veces»).
Anulada / no vigente	La compra está anulada o rechazada y su asiento sigue vivo; o tiene asiento estando en borrador; o tiene la reversa estando aplicada.
… no cuadra	Una cuenta, el IVA o CxP no da lo que dice la compra. Cuando el asiento usa una cuenta distinta a la de la línea, salen las dos: la que la compra lleva y la que usó contabilidad. Si es solo eso (el monto está bien y la cuenta no), se corrige con el botón Corregir cuentas (ver abajo). Prorrata: si el asiento lleva menos IVA y esa misma diferencia está en otra cuenta del debe (por ejemplo «Gasto Impuesto Valor Agregado», o sumada a la cuenta del artículo), es el IVA que no se acredita y la compra se da por cuadrada: no sale como diferencia. Se reconoce igual aunque las líneas de la compra no sumen exacto su total por un redondeo de la propia factura (por ejemplo, líneas por ₡757.101,13 y total ₡757.100). No use Reconstruir asiento en una compra con prorrata: lo reescribe con el IVA completo.
Asiento descuadrado	El asiento de la compra no da lo mismo en el debe que en el haber.
Documento alterado	Algunas líneas del asiento tienen el número de documento cortado o cambiado. Los montos se revisan igual, pero esas líneas quedan sueltas: al anular o reaplicar la compra, el sistema no las encuentra.
Documento de otra factura	Una línea del asiento tiene el número de documento de una factura y la Referencia (y el monto) de otra: suele pasar al copiar la línea anterior al armar el asiento a mano. Los montos se revisan con la compra de la Referencia. Se corrige en el asiento: se borra esa línea y se agrega de nuevo con el documento correcto.
Asiento sin el proveedor	Las líneas del asiento tienen el número de la factura pero no dicen de qué proveedor son, y ese número lo tiene más de una compra del mes: no se sabe a cuál pertenecen. Si el monto del asiento es exactamente el total de una sola de esas compras, el sistema la enlaza solo con esa y esta fila no sale. Si no, se borran y se agregan de nuevo poniendo en el detalle PROV= y el código del proveedor.
Otro tipo de documento	Una línea del asiento de la compra (por ejemplo la de la caja o el banco) quedó grabada con otro tipo de documento, como ACC (recibo de cobro) o DGE, cuando el resto de la compra es FCO o GAS. También se reconoce cuando esa línea quedó sin referencia (o con el número de la factura como referencia) mientras el resto lleva la cédula del proveedor: si su detalle dice «FACTURA COMPRA» y es la única compra con ese número en el asiento, se cuenta con ella. El asiento cuadra y los montos se revisan igual, pero la línea queda mal clasificada. El detalle dice qué cuenta, por cuánto y qué tipo trae. Reparar le cambia el código al de la compra (solo el código: la cuenta, el monto y la fecha quedan iguales).
Otro mes	La factura es de un mes y su asiento de otro. Pasaba antes de setiembre de 2026, cuando el asiento se fechaba el día en que se aplicaba la compra. Se corrige con el botón Pasar a su mes (ver abajo).
Anulación del rechazo con otra fecha	Hacienda rechazó la compra y su anulación (NCO, NGA, NCN o NDN) no tiene la fecha de la compra o está en otro mes: va con la misma fecha de la compra y en su mes. Se corrige con el botón Reparar del scan.
Líneas con otra fecha	La compra ya está en un asiento de su mes, pero sus líneas no tienen todas la misma fecha y hora: o dicen otro día que la factura (por ejemplo, la factura es del 3 y sus líneas del 27, el día del asiento), o tienen horas distintas entre ellas. La hora puede ser cualquiera, también 00:00, pero todas las líneas de la compra tienen que tener exactamente la misma fecha y hora, y el día es el de la factura. En las reversas de una anulación (NCO, NGA, NCN, NDN) por ahora solo se revisa la hora. Se corrige con el botón Reparar del scan (ver Scan de premisas).
Documento asentado N veces	El mismo documento tiene su asiento dos o más veces (la contabilidad lo cuenta doble). Reparar borra las copias y deja el asiento original. Si los asientos no son iguales y no se sabe cuál vale, sale Documento repartido en varios asientos y se revisa a mano.

Pasar a su mes (MCT-028)

En cada compra que sale como Otro mes aparece el botón Pasar a su mes. Lleva la compra al asiento del mes de la factura:

Mueve solo las líneas de esa compra. Los asientos de compras suelen traer muchas compras juntas; las demás se quedan donde están.
Las lleva al cierre de ese mes; si no hay uno, lo crea. Las líneas quedan con la fecha de la factura.
Antes de mover, muestra de qué asiento sale, a cuál va, cuántas líneas y el monto, y pide confirmar.
Si el mes de la factura ya pasó, avisa que se van a cambiar los saldos de ese mes (y del mes de donde sale). Si ese mes ya se declaró, conviene revisarlo con el contador antes de confirmar.
No mueve nada si las líneas de la compra no cuadran solas o si comparten la referencia con otras compras (en compras viejas pasa): en esos casos lo dice y hay que hacerlo a mano desde el asiento.