Ayuda: Empleados - FactuPOS

Empleados Permiso 630

Catálogo del personal de planilla (módulo RH-001). Cada empleado guarda sus datos personales, laborales (puesto, departamento, fechas de ingreso/salida), salario base y por hora, método de pago (transferencia/SINPE, efectivo o cheque) con banco y cuenta, y los datos de CCSS y renta (si cotiza, créditos por hijos y cónyuge).

Detalles

Todo empleado sale de la lista de personas del sistema, y su código de empleado es ese mismo. Si la persona no está todavía, se registra sola al guardar.
No hace falta que el empleado entre a FactuPOS: la persona que se crea desde acá nace sin clave, pero ya cuenta para planilla, vacaciones, marcas y huella.
Si un empleado ya tiene movimientos de planilla, al "eliminarlo" se marca como egresado en vez de borrarse, para conservar el historial.

Ficha de solo lectura: los cambios van por Acciones de Personal

Con Acciones de Personal (RH-023) cada cambio de un trabajador queda como una acción con número, fecha y firma:

Empleado nuevo: al guardarlo nace su acción de Ingreso en borrador y el sistema ofrece imprimirla. Mientras siga en borrador la ficha se corrige libre, pero el empleado no entra a ninguna planilla; en la lista sale la marca «Ingreso en borrador». Se aplica desde Acciones de Personal.
Muchos empleados de una vez: en vez de digitarlos uno por uno se pueden cargar desde una plantilla de Excel o CSV con Importar empleados (RH-024, permiso 877). Pasan por las mismas validaciones de esta ficha y entran igual, con su Ingreso en borrador.
Con el ingreso aplicado (y los empleados que ya existían) la ficha se abre de solo lectura, con el aviso al pie «Esta pantalla no permite modificar los datos del trabajador…» y el botón Ir al Módulo. Solo la foto se sigue cambiando acá.
Para cambiar datos: botón Actualización en la fila del empleado → abre la Actualización de datos con sus datos ya cargados.

Al guardar un empleado nuevo se revisa la identificación (cédula física de 9 dígitos, DIMEX de 11 o 12, pasaporte de 6 a 20) y que el crédito por cónyuge vaya con Cónyuge dependiente = Sí. En Datos personales están también el estado civil y el cónyuge dependiente.

El salario por hora se calcula solo

El salario por hora ya no se digita: se calcula con salario mensual ÷ 30 ÷ horas de la jornada ordinaria (diurna 8, mixta 7, nocturna 6 — la mitad en media jornada: 4, 3,5 y 3), el mismo valor con que la planilla paga horas extra y rebaja horas no trabajadas. Solo si el tipo de salario es Por hora se escribe, porque ese es su salario.

El tipo de jornada: las horas de ley y la media jornada

En Datos laborales, el Tipo de jornada trae seis opciones, cada una con las horas por semana que fija el Código de Trabajo:

Jornada	Horas por semana	Horas por día
Diurna (48 hrs) Completa	48	8
Diurna (24 hrs) Media Jornada	24	4
Mixta (42 hrs) Completa	42	7
Mixta (21 hrs) Media Jornada	21	3,5
Nocturna (36 hrs) Completa	36	6
Nocturna (18 hrs) Media Jornada	18	3

Media jornada. En el Salario base se escribe lo que la persona gana de verdad (la mitad del salario de la jornada completa). La planilla le paga ese monto, y el sistema usa las horas de la media jornada para sacar el valor de su hora: así la hora extra y las horas no trabajadas le valen lo mismo que a un compañero de jornada completa con el doble de salario.

Salario por hora: se recalcula solo al cambiar la jornada.
Salario sugerido del puesto: el sugerido es el de la jornada completa; a media jornada el sistema propone y compara contra la mitad.
Colilla de pago: lleva la observación «Salario corresponde a media jornada», como respaldo ante la CCSS.
En un empleado que ya está en planilla, la jornada se cambia con la Actualización de datos.

Carnet y licencia de conducir, con su vencimiento

En Datos personales hay cuatro datos opcionales:

N.º de carnet y Vence el carnet: para el trabajador que necesita un carnet que lo acredite para su puesto (guarda de seguridad, médico, ingeniero, etc.).
¿Tiene licencia de conducir? y, si la respuesta es Sí, Vence la licencia.

Un vencimiento no queda suelto: si no hay número de carnet no se guarda su fecha, y si la licencia está en No tampoco se guarda la de la licencia.

En un empleado nuevo se llenan en la ficha. Después, como el resto de los datos, se cambian con una Actualización de datos (por ejemplo, cuando renueva la licencia y hay que poner la fecha nueva). Las dos fechas se revisan en Record laboral → Cumpleaños, con una alerta verde, naranja o roja según lo cerca que esté el vencimiento.

La ficha por secciones: el panel de la izquierda

La ficha del empleado (MRH-001) se abre con un panel a la izquierda que divide la información en cuatro partes. Se hace clic en la que se quiere y solo se ve esa: ya no hay que rodar la ventana de arriba abajo para llegar al final.

Sección	Qué lleva
Datos personales	Código, estado, nombre y apellidos, identificación, fecha de nacimiento, género, estado civil, cónyuge dependiente, teléfono, correo, dirección y la foto.
Datos laborales	Fechas de ingreso y salida, puesto, departamento, lugar de trabajo (opcional), tipo de jornada, el tiempo laborado (se calcula solo) y la persona del sistema.
Salario y pago	Tipo de salario, frecuencia de pago, salario base y por hora, moneda, forma de pago, banco y cuenta.
CCSS y renta	Número de asegurado, cantidad de hijos y las casillas de CCSS, renta, cónyuge y pensionado.

El nombre y los dos apellidos quedan ahora en una sola fila, en el orden en que se leen en la cédula.

Si falta algo obligatorio, la ficha lo va a buscar sola. Al presionar Guardar, si el campo que falta está en otra sección, el sistema abre esa sección y le pone el cursor encima. No se pierde nada de lo ya escrito.

La foto del empleado

En Datos personales hay un recuadro para la foto del empleado. Es opcional: quien no la use puede dejarlo vacío y la ficha funciona igual que siempre. En empresas con mucho personal ayuda a reconocer a quién se le está pagando.

Cómo ponerla	Qué hacer
Buscar el archivo	Clic en el recuadro o en el botón Subir, y se elige la foto de la computadora.
Arrastrarla	Se toma la foto desde una carpeta y se suelta encima del recuadro.
Pegarla (Ctrl+V)	Si la copió de WhatsApp, de un correo o de una cámara, con la ficha abierta se pega directo con Ctrl+V.
Desde el celular	En la ficha del celular, el botón Foto ofrece tomarla con la cámara en ese momento o buscarla en la galería.
Quitarla	Botón Quitar. La foto se borra al presionar Guardar.

La foto se guarda junto con la ficha, no antes. Se elige, se ve en el recuadro, y queda guardada cuando se presiona Guardar. Si en vez de eso se presiona Cancelar, la foto no se guarda y queda la que estaba.

No importa el tamaño de la foto. El sistema la achica sola antes de mandarla, así que una foto pesada del celular sube igual de rápido. Se aceptan JPG, PNG y WEBP; un archivo que no sea una imagen se rechaza aunque tenga nombre de foto.

La foto es información privada del empleado. No queda publicada en internet: se guarda en el servidor junto al expediente y solo la puede ver quien tenga permiso para ver empleados (630). Cada persona, además, puede ver la suya.

El salario sugerido del puesto

Si el puesto elegido tiene salario sugerido (se define en Departamentos, Puestos y Lugares), debajo del Salario base aparece el aviso «Salario sugerido del puesto «…»: ₡…» y cuánto se aparta el salario que tiene la ficha (en amarillo si queda por debajo).

Empleado nuevo: al elegir el puesto, si el salario base está en 0, se llena solo con el sugerido, ya pasado al tipo de salario (quincenal = la mitad del mensual, etc.). Si después cambia el puesto o el tipo de salario, se ajusta; lo que usted digite a mano no se toca.
Empleado que ya existe: solo avisa. Nunca le cambia el salario; los cambios de salario van por Aumentos y ascensos.

Es solo una referencia: se puede guardar cualquier otro monto.

Puesto, departamento y lugar de trabajo: se eligen de una lista

En Datos laborales, el puesto, el departamento y el lugar de trabajo no se escriben: se eligen de las listas que la empresa arma en Planilla → Departamentos, Puestos y Lugares. Así nadie inventa un nombre ni lo escribe con faltas, y la planilla impresa puede sumar por departamento y por puesto.

Si…	Qué pasa
El que necesita no está en la lista	Se agrega en Planilla → Departamentos, Puestos y Lugares (permiso 669). Si lo hace en otra pestaña del navegador, al volver a abrir la ficha del empleado ya aparece.
El empleado tiene un puesto que ya no está activo	Lo conserva: en la lista de su ficha sale con la marca (no está en la lista) o (inactivo), y puede guardar cualquier otro cambio sin tocarlo.
Se le cambia el nombre a un puesto	Todos los empleados que lo tienen pasan solos al nombre nuevo.

El lugar de trabajo es el que pide el contrato laboral (la sucursal, la bodega, el sitio donde labora la persona): no es lo mismo que el departamento. Es opcional, y los empleados que ya estaban registrados quedan sin lugar hasta que se les elija uno.

Si la lista de puestos todavía no está activa en su empresa, el puesto se sigue escribiendo a mano como antes. Se activa con la actualización del sistema.

Los cambios de salario, puesto y departamento quedan en el historial

El salario, el puesto, el departamento y el lugar de trabajo se cambian en Aumentos y ascensos (RH-022), con el valor de antes, el de después y su acción de personal. Mientras el ingreso de un empleado nuevo está en borrador y se corrigen en la ficha, el cambio también queda anotado ahí.

El tiempo laborado de la ficha

En Datos laborales, al lado del tipo de jornada, la ficha muestra cuánto tiempo lleva la persona en la empresa, en años, meses y días (por ejemplo: 6 años, 5 meses y 22 días). No se escribe: se calcula solo con la fecha de ingreso, y cambia en el momento si se corrige una de las fechas.

Empleado que sigue trabajando: se cuenta desde la fecha de ingreso hasta hoy. Debajo dice «Al día de hoy».
Empleado que ya salió: se cuenta hasta la fecha de salida y ahí se queda congelado: el dato ya no sigue creciendo. Debajo dice «Congelado a la fecha de salida».
Si falta la fecha de ingreso, en vez del tiempo aparece una raya y el aviso «Falta la fecha de ingreso».

¿Lo quiere ver de todos a la vez? La pantalla Record laboral (RH-019) muestra el tiempo laborado de todos los trabajadores en una lista, con la fecha en que cumplen vacaciones, si ya pasaron el período de prueba y sus cumpleaños.

Escribir las fechas de corrido

Los tres campos de fecha de la ficha —fecha de nacimiento, fecha de ingreso y fecha de salida— se pueden llenar de dos maneras: eligiendo el día en el calendario que se abre, o escribiéndola de corrido, sin barras. Para una fecha de nacimiento vieja lo segundo es mucho más rápido que ir pasando meses en el calendario.

Si escribís…	Queda	Cuándo conviene
010867	01/08/1967	Seis números seguidos: día, mes y los dos últimos dígitos del año.
01081967	01/08/1967	Ocho números seguidos, con el año completo.
1/8/67	01/08/1967	Con barras, sin los ceros de adelante.
15/01/2025	15/01/2025	Escrita completa, como siempre.

La fecha se acomoda sola apenas salís del campo (con Tab, con Enter o haciendo clic en otro lado).

El año de dos dígitos: 67 es 1967 y 25 es 2025. Cuando ponés solo dos dígitos, el sistema toma como año futuro hasta diez años adelante del actual; de ahí para arriba entiende que es del siglo pasado. Si necesitás un año fuera de ese rango, escribí la fecha con el año completo (ocho números: 01081967).

Si la fecha no existe, el campo queda vacío. Escribir algo como 310267 (31 de febrero) o una fecha a medias deja el campo en blanco a propósito: es preferible verlo vacío y volver a escribirlo, a que quede guardada una fecha que no era la que usted quería.

Dos planillas a la vez: quién entra en cuál

Hay empresas donde no todo el mundo cobra igual: unos son de planilla semanal y otros de quincenal. Para eso está el campo Frecuencia de pago, en el bloque Salario y pago de la ficha. Le dice al sistema en cuál planilla entra esa persona.

Frecuencia de pago	En qué planillas se le calcula
En todas las planillas	En cualquiera que se corra: mensual, quincenal y semanal. Es como viene por defecto.
Solo en la mensual	Únicamente cuando se crea una planilla de tipo Mensual.
Solo en la quincenal	Únicamente cuando se crea una planilla de tipo Quincenal.
Solo en la semanal	Únicamente cuando se crea una planilla de tipo Semanal.

Ejemplo: una empresa con 10 trabajadores, 5 que cobran cada semana y 5 cada quincena. A los primeros se les pone Solo en la semanal y a los otros Solo en la quincenal. Desde ahí, la planilla semanal trae únicamente a los 5 de la semana y la quincenal únicamente a los 5 de la quincena, sin que haya que acordarse de nada al calcular.

Si se deja en «En todas las planillas» y la empresa corre dos, la persona cobra dos veces. Es lo que hay que revisar cuando aparezcan montos de más: la pantalla de Cálculo de planilla avisa arriba cuántos empleados quedaron sin asignar.

No confundir con «Tipo de salario». El tipo de salario es cómo está pactado el sueldo en el contrato (mensual, quincenal, semanal, por día o por hora) y sirve para calcular cuánto le toca en el período. La frecuencia de pago dice en cuál planilla entra. Normalmente van de la mano —quien cobra semanal está en la planilla semanal— pero son campos distintos y se llenan aparte.

El aguinaldo los trae a todos. El aguinaldo (RH-017) no mira este campo: lo cobra todo el personal activo, sin importar en cuál planilla venía cobrando.

CCSS y renta: las casillas de la ficha

En la pestaña CCSS y renta de la ficha hay cuatro casillas. Lo que marqués acá es lo que la planilla le va a rebajar (o no) a esa persona cuando se calcule.

Casilla	Qué hace cuando está marcada
Aplica CCSS	Se le rebajan todas las cargas sociales del trabajador y se pagan todos los aportes patronales. Si la desmarcás no se le rebaja ninguna (ni el seguro de salud), así que desmarcala solo en casos muy puntuales.
Aplica renta	Se le calcula el impuesto sobre la renta al salario según los tramos vigentes.
Crédito por cónyuge	Se le resta el crédito fiscal por cónyuge al impuesto de renta.
Pensionado (no cotiza IVM)	Ver el punto siguiente.

Empleado pensionado que sigue trabajando

Cuando una persona ya está pensionada por la CCSS y sigue laborando, no vuelve a cotizar para el régimen de Invalidez, Vejez y Muerte (IVM), porque ya está gozando de esa pensión. Eso vale para los dos lados: ni se le rebaja el IVM del salario, ni el patrono paga el IVM patronal por ella.

Para eso, en la ficha del empleado, pestaña CCSS y renta, marcá la casilla Pensionado (no cotiza IVM) y guardá.

Rubro	Con la casilla marcada
CCSS IVM (rebajo del trabajador)	Ya no aparece en la colilla.
IVM patronal (aporte de la empresa)	Ya no se cobra en los aportes patronales.
Seguro de salud (SEM), Banco Popular y los demás rubros	Se siguen cobrando igual que siempre.

La planilla ya calculada no cambia sola. Si la planilla del período está en borrador, después de marcar la casilla entrá a Cálculo de planilla y tocá Recalcular: ahí es donde el IVM desaparece de la colilla. Una planilla ya aplicada no se recalcula.

No uses «Aplica CCSS» para esto. Esa casilla es todo o nada: si la desmarcás le quitás también el seguro de salud, que el pensionado sí sigue pagando. La casilla correcta es Pensionado.

La persona: de dónde sale el empleado y su código

En la ficha del empleado, dentro de Datos laborales, está el campo Persona. De ahí sale el empleado: FactuPOS lleva una sola lista de personas para todo —planilla, marcas de reloj, huella y vacaciones—, y el código del empleado es el de la persona.

Si la persona todavía no está en esa lista, dejá «Crear una persona nueva» y se registra sola al guardar la ficha. No necesita entrar a FactuPOS: nace sin clave, así que no puede entrar al sistema, pero desde ese momento ya se le calcula la planilla, se le hace la colilla, marca su entrada y salida y tiene sus vacaciones.

Si el empleado…	Qué hacés
No entra al sistema (la mayoría del personal operativo)	Dejá «Crear una persona nueva». Se registra sola, sin clave.
Ya entra al sistema (tiene su usuario y su clave)	Elegilo de la lista. Además va a poder consultar sus vacaciones y sus documentos, de solo lectura.
Entra al sistema pero querés separarlo	Podés crearle una persona aparte para la planilla. Son dos fichas distintas y no se estorban.

El grupo no importa. La lista trae a todas las personas activas y entre paréntesis le pone a cada una su grupo (Usuario, Empleado, Agente o Referido) para que sea fácil reconocerla — pero para la planilla da igual cuál sea: cualquiera puede ser empleado.

El código no se cambia después. Una vez guardado el empleado, ni el código ni la persona se pueden cambiar: son la llave de las colillas ya emitidas, del expediente y de los saldos de vacaciones. Y cada persona pertenece a un solo empleado.

Un usuario es de un solo empleado. Si intentás asignarle a dos personas el mismo usuario, el sistema no lo deja y te dice a cuál empleado ya está asignado. Si no fuera así, una persona vería el expediente y las vacaciones de la otra.

Quién puede entrar y quién puede guardar

La pantalla usa tres permisos distintos. Tenerlos separados permite, por ejemplo, que alguien consulte la lista del personal sin poder cambiarle el salario a nadie.

Permiso	Deja hacer	Qué pasa si no lo tiene
630	Ver la lista de empleados y abrir la ficha	No puede entrar a la pantalla.
631	Crear empleados nuevos y editar los existentes	El botón Nuevo se ve gris y no se puede guardar la ficha.
632	Eliminar (o marcar como egresado)	No aparece habilitada la opción de eliminar.

Si al guardar sale «Sin permiso para crear/editar empleados (631)»: el número entre paréntesis es el permiso que hace falta. Pedile a quien administra los usuarios que te habilite el 631 en tu usuario, dentro del módulo Planilla. Después tenés que salir del sistema y volver a entrar para que el permiso nuevo tome efecto.

Exportar a Excel: permiso 953

Si el botón Excel aparece gris, no es una falla: exportar este reporte se habilita persona por persona con su propio permiso:

Permiso 953 — Planilla · Empleados RH-001

Cómo se asigna Lo asigna quien administre los permisos de usuario de su empresa, en Seguridad → Usuarios SE-001: elegir a la persona, escribir el número del permiso (o la palabra Excel) en el buscador de permisos y marcar la casilla. Toma efecto recargando la pantalla, sin cerrar sesión.

Al pasar el mouse sobre el botón gris, el sistema dice qué le falta. Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos: el permiso es por persona (por ejemplo, el usuario del contador suele ser uno aparte y necesita el suyo). Si el mensaje dice en cambio que la exportación está apagada para la empresa, esa no se abre desde el sistema: la solicita el dueño o la gerencia a Soporte Real. Ver el reporte en pantalla no pide este permiso; solo la descarga a Excel. Más detalles en El Excel de los reportes.

Enviarle este manual a un usuario