Ayuda: Importar empleados

Importar empleados Permiso 877

Cuando una empresa empieza a usar la planilla —o recibe a un grupo grande de trabajadores— digitar la ficha de cada uno en Planilla → Empleados toma mucho tiempo. Esta pantalla permite cargarlos todos de una vez desde una hoja de Excel (o un archivo CSV).

Cada empleado que se importa queda igual que si se hubiera creado a mano: con las mismas validaciones de la ficha (cédula, puesto, cónyuge…), con su persona en Usuarios sin clave (no entra al sistema, pero puede marcar y pedir vacaciones) y con su acción de personal de Ingreso.

Entran con el ingreso en borrador

Un empleado importado NO entra en la planilla hasta que se aplique su ingreso. Cada uno queda con su acción de personal de Ingreso en BORRADOR. El encargado la revisa (y la imprime para la firma, si se usa) y la aplica en Planilla → Empleados → Acciones de Personal. Mientras siga en borrador, el trabajador no sale en la planilla actual ni en ninguna otra.

Es el mismo ciclo de un empleado creado a mano: mientras el ingreso está en borrador su ficha se puede corregir en Empleados; al aplicarlo entra a la planilla, y el primer período se paga en proporción a la fecha de ingreso. La pantalla lo advierte siempre, y antes de cargar pide marcar la casilla «Entiendo…».

Descargar la plantilla

El botón Descargar plantilla (.xlsx) baja un Excel con tres hojas:

Empleados: los títulos de las columnas y 2 renglones de ejemplo en gris, para ver cómo se llena.
Instrucciones: qué lleva cada columna, cuáles son obligatorias y qué valores acepta.
Listas: las opciones de las columnas con lista, incluidos los puestos, departamentos y lugares de trabajo de su empresa (los de Departamentos y Puestos). En la hoja Empleados esas columnas tienen un desplegable.

Si agrega un puesto o un departamento nuevo, vuelva a descargar la plantilla para que aparezca en el desplegable.

Llenarla

Un empleado por renglón, a partir del renglón 2. Los renglones de ejemplo se pueden borrar o escribir encima; si se dejan tal cual, el sistema los omite.
Las columnas con * son obligatorias: Nombre, Primer apellido, Identificación, Fecha de ingreso y el Salario base (o el salario por hora, si cobra por hora).
En las columnas con lista se puede elegir del desplegable o escribir el nombre: mayúsculas y tildes dan igual («mensual» = «Mensual», «cedula fisica» = «Cédula física»).
Las fechas van como dd/mm/aaaa. Los montos sin el símbolo de colones; 450000, 450.000 y 450 000,00 se entienden igual.
La identificación va sin guiones (si los trae, se quitan solos).
Las columnas que se dejan vacías toman el mismo valor que trae la ficha nueva: tipo de identificación Cédula física, salario Mensual, jornada Diurna (48 hrs) Completa, moneda CRC, aplica CCSS y renta Sí, método de pago Transferencia / SINPE.
Si el salario se deja vacío y el puesto tiene salario sugerido, se usa ese (y la revisión lo avisa).
Se puede guardar como Excel (.xlsx) o como CSV. El orden de las columnas da igual: se reconocen por el título. El formato .xls viejo no se lee.

Subirla y revisar

Con Elegir archivo… y Revisar archivo el sistema lee la hoja y muestra una vista previa, renglón por renglón (el número es el renglón del Excel), con su estado:

Listo: se puede cargar. Puede traer un aviso en amarillo, que no impide la carga (por ejemplo, que la persona ya existe como usuario del sistema y se le crea su ficha de empleado aparte).
Con error: dice exactamente qué está mal. Hay que corregirlo en el archivo y volver a subirlo.
Ejemplo: un renglón de ejemplo de la plantilla, que se omite.

En este paso todavía no se guarda nada. Se puede subir el archivo las veces que haga falta. Hasta 500 empleados por archivo.

Cargar

El botón Cargar N empleados solo se habilita cuando no hay ningún renglón con error. Al presionarlo se abre la confirmación (MRH-023) con la advertencia del ingreso en borrador; hay que marcar «Entiendo…» para seguir.

La carga es todo o nada: si por cualquier motivo uno de los empleados no se puede crear, no queda ninguno a medias. Al terminar se muestra la lista de los creados, con su código y el número de su ingreso (IN-xxxxx), y el botón Ir a Acciones de Personal para aplicarlos.

Las columnas

Columna	Qué lleva
Nombre * · Primer apellido * · Segundo apellido	El nombre y los apellidos, cada uno en su columna.
Tipo de identificación	Cédula física · DIMEX · Pasaporte.
Identificación *	Cédula física: 9 dígitos · DIMEX: 11 o 12 · pasaporte: de 6 a 20 letras o números. No puede repetirse en el archivo ni ser la de alguien que ya está en la planilla.
Fecha de nacimiento · Género · Estado civil	Datos personales, opcionales.
Teléfono · Correo · Dirección	Datos de contacto, opcionales. El correo tiene que tener forma de correo.
Fecha de ingreso *	Desde cuándo trabaja. El primer período se paga en proporción a esa fecha.
Puesto · Departamento · Lugar de trabajo	Tal como están en Departamentos y Puestos (RH-018).
Tipo de salario · Frecuencia de pago · Jornada	Los mismos de la ficha del empleado.
Salario base * · Salario por hora	El salario por hora solo se digita si cobra Por hora; a los demás se les calcula solo (mensual ÷ 30 ÷ horas de la jornada).
Moneda · N.º asegurado CCSS	CRC o USD · el número de asegurado.
Aplica CCSS · Aplica renta · Pensionado · Crédito por cónyuge · Cónyuge dependiente	Sí o No. El crédito por cónyuge exige cónyuge dependiente = Sí.
Cantidad de hijos · Método de pago · Banco · Cuenta IBAN	Para la renta y para pagarle.

La foto, el carnet y la licencia de conducir no van en la plantilla: se agregan después en la ficha de cada empleado.

Errores más comunes

«La cédula física lleva 9 dígitos»: Excel le quitó un cero o la pasó a número científico (1,2E+08). En la plantilla esa columna ya viene como texto; si se copió de otro lado, póngala como texto.
«no está en la lista de RH-018»: el puesto o departamento no existe con ese nombre. Agréguelo en Departamentos y Puestos o elíjalo del desplegable.
«no es una opción válida»: una lista con un valor que no existe (por ejemplo, escribir solo «Diurna», que puede ser la completa o la media jornada).
«Ya está en la planilla»: esa persona ya es empleado. No se duplica.
«Al archivo le faltan columnas obligatorias»: se cambió el título de alguna columna. Use los títulos de la plantilla.

Quién puede importar

La pantalla tiene su permiso propio, el 877 (Planilla: importar empleados desde Excel o CSV), aparte del 631 que deja crear empleados de a uno. Al instalarse se le dio a quien ya tenía el 631; desde ahí se reparte en Seguridad. Para que los empleados entren a la planilla, alguien con el permiso de Acciones de Personal tiene que aplicar cada ingreso.

Se usa desde una computadora: en el celular no aparece en el menú.

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