Cálculo de planilla

Cálculo de planilla Permiso 635

Procesa la nómina del período (módulo RH-004). Al crear una planilla indicás el tipo de período (mensual, quincenal o semanal) y las fechas; el sistema calcula automáticamente a los empleados activos que cobran en esa planilla: salario bruto, deducción de CCSS obrera, impuesto de renta, aportes patronales y el neto a pagar.

La lista de planillas: filtro, fecha de pago y orden

Al entrar al módulo se ve la lista de las planillas. Arriba, a la izquierda, está el filtro Estado, que arranca en «Borrador»: lo normal al entrar es seguir trabajando la planilla del período, no revisar las viejas. Cambiándolo se ven las Aplicadas, las Pagadas, las Anuladas o Todas.

Abajo, a la izquierda, el contador dice qué se está viendo: «3 planillas de 7» cuando hay un filtro puesto, o «7 planillas» cuando están todas. Y si el filtro no deja ninguna, la pantalla lo dice con todas las letras y ofrece el botón Ver todas, para que nunca parezca que las planillas se perdieron.

La lista trae dos columnas de fecha, y no significan lo mismo: Fecha pago es el día en que se les paga —la elegís vos al crear la planilla y se puede cambiar mientras esté en borrador; si quedó en blanco, al aplicar el sistema le pone la del cierre del período—, y Fecha aplic. es el día en que se aplicó la planilla, que la pone el sistema solo y no se edita. Las que todavía no tienen una u otra muestran un guioncito. Más abajo, en Las dos fechas de la planilla, está explicado para qué sirve cada una.

Para ordenar, se toca el título de la columna: código, período, fechas, fecha de pago, fecha de aplicación, estado, bruto, neto o patronal. Un segundo toque invierte el orden, y una flechita en el título muestra por cuál se está ordenando. La lista arranca por fecha de pago, la más reciente primero.

El filtro y el orden que dejaste puestos se conservan mientras no cierres la pestaña: entrar a una planilla y volver con Volver te devuelve la lista tal como la tenías.

Cuánto paga cada tipo de período

El tipo de período que elegís al crear la planilla es el que manda: el salario del empleado se reparte según ese tipo, no se paga el mes entero en cada planilla.

La quincena siempre paga la mitad, no importa si el rango de fechas trae 15, 16 o 17 días. Si el empleado está dado de alta con salario quincenal, semanal o diario, el sistema lo convierte primero a su equivalente mensual y después lo reparte igual.

El impuesto de renta también se reparte: los tramos de Hacienda son mensuales, así que el sistema calcula el impuesto del mes completo y le cobra al empleado la parte que corresponde a ese período. Sumadas las dos quincenas del mes, el impuesto da exactamente el del mes.

Arriba del detalle, al lado del tipo de período, la pantalla te lo dice en palabras: Quincenal (paga la mitad del salario mensual).

Aumento a mitad del período: el salario se prorratea

Si un trabajador tiene un aumento en Aumentos y ascensos que rige a mitad del período, al calcular (o recalcular toda) la planilla cada tramo de días se paga con su salario. El renglón del salario dice los tramos (por ejemplo «7 d a 900.000 + 8 d a 990.000»). Los aumentos programados cuya fecha ya llegó se pasan a la ficha solos antes de calcular.

Empleado que entra a mitad del período (o con el ingreso en borrador)

• Ingreso en borrador: el trabajador cuya acción de Ingreso sigue en borrador no entra a ninguna planilla. Al aplicarla, entra en el siguiente cálculo (o al darle Recalcular a la que está en borrador).
• Entra a mitad del período: se le pagan solo los días desde su fecha de ingreso (días de calendario del período). El renglón del salario lo dice: «Salario bruto · desde el ingreso 26/09 · 5 de 15 días».
• Entra después del período: no aparece en esa planilla.

Permisos, incapacidades y licencias

Los permisos sin goce, las incapacidades y las licencias aprobados en Permisos e incapacidades (RH-021) entran solos como rebajo (y subsidio, si corresponde) al calcular la planilla del período.

Quién entra en la planilla

Por defecto la planilla trae a todos los empleados activos, que es lo que necesita la mayoría de las empresas: una sola planilla para todo el personal.

Si en cambio la empresa corre dos planillas a la vez —unos cobran cada semana y otros cada quincena—, hay que decirle al sistema en cuál va cada persona. Eso se hace una sola vez, en la ficha del empleado: Planilla → Empleados, campo Frecuencia de pago (En todas las planillas / Solo en la mensual / Solo en la quincenal / Solo en la semanal).

Desde ahí, cada planilla que se cree trae únicamente a los suyos, y arriba del detalle la pantalla lo dice: «5 empleados (solo los que cobran en la planilla semanal)».

Planillas de aguinaldo: Recalcular es distinto

Las planillas de aguinaldo se calculan en Planilla → Aguinaldo (RH-017), pero después se ven acá como una planilla más, con el código AG000000 y el período Aguinaldo. El sistema reconoce solo que es un aguinaldo: no hay que indicarle nada.

En una planilla de aguinaldo, Recalcular no vuelve a calcular el monto. Respeta al pie de la letra lo que salió de RH-017:

• El monto de cada persona no se mueve.
• No entra ni sale nadie de la lista.
• No se le aplican CCSS, impuesto sobre la renta ni cargas patronales — por ley el aguinaldo va sin rebajos de ese tipo y el empleado lo recibe íntegro.
• Tampoco entran los rebajos fijos del salario (préstamos, solidarismo, cooperativa, embargos comunes) ni los bonos o ingresos fijos: esos son del salario, no del decimotercer mes.

Lo único que se le puede cargar son montos únicos, y en colones:

• Deducciones únicas: un adelanto de aguinaldo que ya se le entregó, o una pensión alimentaria con orden de un juez.
• Ingresos únicos: por ejemplo un bono extra de aguinaldo.

Recalcular entonces solo vuelve a sumar esos montos únicos para sacar el neto a pagar. Al pie de la pantalla —y también al pie del Modo Tabla— aparece el recordatorio.

Conceptos por empleado

Abriendo cada empleado (con la flecha) podés agregarle conceptos del catálogo —horas extra, bonos, adelantos…— y el neto se recalcula al instante. El botón Recalcular vuelve a leer salarios y tarifas, conservando los conceptos que agregaste a mano.

La lista de conceptos viene en tres grupos: Ingresos (lo que suma), Rebajos de salario (tiempo no trabajado) y Deducciones (lo que se le retiene del neto: préstamos, embargos, ahorro). Dentro de cada grupo van en orden alfabético, y es el mismo orden con que se ven en Planilla → Conceptos de pago (RH-002) y en las columnas del Modo Tabla: el concepto que busca está siempre en el mismo lugar.

Horas extra y tiempo no trabajado

Los conceptos de horas no piden el monto en colones: piden las horas. Elegís el concepto, escribís cuántas horas (o cuántos días) y el sistema muestra al lado cuánto va a salir antes de que lo agregués.

La cantidad se escribe directo, con punto o con coma para las fracciones: 2.5 o 2,5 son dos horas y media. Con las flechas arriba y abajo del teclado sube o baja de a una hora (o un día).

Ejemplos. Un semanal con jornada de 48 horas que solo trabajó 40: Horas no trabajadas, cantidad 8. Un quincenal que faltó un día: Días no trabajados, cantidad 1.

El valor de la hora sale del salario de cada empleado (salario mensual ÷ 30 = el día; el día ÷ las horas de su jornada = la hora: diurna 8, mixta 7, nocturna 6 — la mitad en media jornada: 4, 3,5 y 3), así que no hay que sacar cuentas aparte. El renglón queda diciendo cómo se calculó: «Horas no trabajadas (8 h × 2,000.00)».

Un rebajo nunca puede pasar del salario del período: si se pasa, el sistema avisa cuánto le queda. En la colilla estos renglones salen con la etiqueta Rebajo.

Modo Tabla: cargar toda la planilla de un solo golpe

Cuando hay que ponerle horas extra, vales o bonos a varias personas, abrir el renglón de cada una es lento. El botón Modo Tabla, arriba del detalle, abre la planilla completa como un cuadro: una fila por empleado y una columna por concepto. Se llena de corrido y al final se le da Aplicar cambios y recalcular planilla.

• Enter pasa a la siguiente casilla del mismo empleado y, al terminar su fila, baja a la primera casilla del siguiente. Las flechas arriba y abajo se mueven por la misma columna.
• Código y Empleado quedan siempre a la vista, aunque el cuadro se corra a lo ancho.
• Las columnas van en el mismo orden que el selector de conceptos y que RH-002: primero los ingresos, después los rebajos de salario y de último las deducciones, y dentro de cada grupo en orden alfabético.
• El nombre del rubro se reparte en dos renglones cuando es largo, para que entren más columnas en la pantalla. Si aun así no cabe, se corta con puntos suspensivos: pasando el mouse por encima se ve el nombre completo.
• El botón Columnas deja mostrar u ocultar las que no se usan, con un clic cada una. El sistema se acuerda de cómo las dejó para la próxima vez.
• El buscador de arriba filtra por nombre, código o cédula. Filtrar no borra nada: al guardar se toma en cuenta todo el cuadro, no solo lo que se ve.
• Abajo se ve, mientras se llena, cuántas casillas llevan dato y cuánto suman los ingresos, los rebajos y las deducciones del cuadro.

Si un empleado tiene dos renglones del mismo concepto (por ejemplo dos bonos), esa casilla sale con candado y la suma de los dos: se editan abriendo a esa persona en la planilla, para no borrar uno sin querer. Y si la planilla ya está aplicada, el cuadro se abre solo para ver.

Rebajos fijos del empleado (ahorro, préstamo, solidarista…)

Los bonos y rebajos que se repiten todos los períodos no hay que escribirlos uno por uno en cada planilla: se dejan configurados una sola vez en Planilla → Ingresos y rebajos (permisos 638 / 639) y el cálculo los toma solo. Ahí van tanto lo que le suma al salario (un bono de producción, un beneficio mensual) como lo que se le rebaja. Acá, en cambio, se agrega lo de una sola vez: un feriado trabajado, horas extra, un adelanto puntual.

• Elegís el empleado y el concepto de deducción (ahorro / cooperativa, préstamo, asociación solidarista, pensión alimentaria, embargo, otra deducción…).
• Ponés monto fijo —lo que se le rebaja en cada planilla— o un porcentaje sobre el bruto del período.
• Le ponés vigencia desde y, si el rebajo tiene fin, vigencia hasta.
• Si es un préstamo o un embargo, podés poner la cuota y el total (ej.: ₡500 por planilla hasta completar ₡10,000): el sistema lleva el saldo, en la última planilla rebaja solo lo que falta y después deja de rebajar solo. Lo rebajado lo cuenta de las planillas aplicadas, así que anular una planilla devuelve esa cuota al saldo.

Cuando calculás o recalculás una planilla, el sistema mete los rebajos que estén vigentes a la fecha final del período y aparecen en el detalle del empleado y en su colilla, con el nombre del concepto y la nota que le hayas puesto. Si cambiás un monto y volvés a recalcular, el rebajo se actualiza solo (no se duplica).

Los ingresos ocasionales —feriado trabajado, horas extra, bonos— se agregan a mano en la planilla del período, con la flecha del empleado.

Cuánto se le paga a cada persona

En el detalle de la planilla, cada empleado es una línea y las columnas se leen de izquierda a derecha:

La línea siempre cuadra: Bruto − Deducciones = Neto a pagar, y la columna Neto a pagar sumada da el total del pie. Si necesitás la lista lista para el banco, Planilla → Colilla de pago muestra a cada empleado con su neto y, abriendo su colilla, el banco y la cuenta donde se le deposita.

Total a pagar (para cuadrar con el banco)

Al pie del detalle la pantalla muestra dos totales distintos, que sirven para cosas distintas:

• Total a pagar a los empleados: el neto, ya rebajadas las deducciones. Es lo que sale del banco — este es el que tiene que cuadrar con la transferencia de planilla.
• Costo total para la empresa: el bruto más las cargas patronales. Es lo que le cuesta la planilla a la empresa, no lo que sale de la cuenta a los empleados.

El mismo total a pagar aparece al pie de la lista de colillas, y si filtrás por un empleado te da el total de lo filtrado.

Imprimir y pasar a Excel (respaldo para contabilidad)

Arriba del detalle de la planilla están los botones Imprimir, PDF y Excel. Los tres sacan el mismo listado: todos los empleados de la planilla agrupados por departamento y, dentro de cada departamento, por puesto, con subtotal de cada puesto, subtotal de cada departamento y el total general al final.

Por cada empleado salen: Bruto, CCSS obrero, Renta, Otras deducciones (ahorro, préstamos, adelantos…), Total deducciones, Neto a pagar y Patronal. Son exactamente los mismos números de la pantalla, de la colilla y del asiento.

Desglose de las cargas sociales

Al lado del botón Excel está la casilla Cargas sociales. Si la marcás, el listado (Imprimir, PDF y Excel, los tres) agrega al final el cuadro Desglose de cargas sociales: un renglón por cada rubro de la CCSS y de las demás instituciones (SEM, IVM, Banco Popular, FODESAF, IMAS, INA, FCL, OPC…), con su porcentaje.

• Lo que se le rebaja al trabajador sale en la columna CCSS obrero.
• Lo que paga la empresa sale en la columna Patronal.
• Cuando un seguro tiene las dos partes (por ejemplo SEM: 5,5% el trabajador y 9,25% la empresa) van en el mismo renglón.
• El renglón Total cargas sociales da lo mismo que las columnas CCSS obrero y Patronal del total general, y debajo sale la suma de las dos (obrero + patronal).

Las dos fechas de la planilla

La planilla maneja dos fechas que no significan lo mismo, y cada una tiene su columna en la lista:

Casi siempre la fecha de pago coincide igual con el fin del período, y por eso el sistema te la sugiere sola —tanto al crear la planilla como al aplicarla—. Es solo una sugerencia: si escribís la tuya, no te la vuelve a tocar. El caso típico es la planilla que se cierra el 30 y se deposita el 15 del mes siguiente.

El cuadro de confirmación al aplicar

Al tocar Aplicar ya no sale un aviso seco: se abre el mismo cuadro con el que se creó la planilla, mostrando con qué datos se va a aplicar. Ahí se puede corregir por última vez:

• Fecha de pago — viene sugerida con el fin del período; cambiala si el depósito es otro día.
• Descripción — el texto con que vas a reconocer esta planilla.

El tipo de período y las fechas del período se muestran bloqueados: los montos de la planilla ya se calcularon con ellos y las tarifas CCSS/Renta se tomaron a la fecha fin, así que cambiarlos ahí dejaría una planilla que no cuadra con sus propias fechas. Si hay que moverlos, se cierra el cuadro, se corrige la planilla y se Recalcula.

Aplicar / Anular

Al Aplicar la planilla se genera el asiento contable automáticamente y queda definitiva (ya no se edita). Si hubo un error, se Anula y se crea de nuevo.

Las cuentas contables de la planilla

Para que el asiento salga solo hay que decirle al sistema, una sola vez, en qué cuenta del catálogo contable va cada cosa. Se configura en Configuración → Parámetros (CF-004): en el buscador escribís el número del parámetro y en el campo ponés el código de la cuenta.

Al tocar Aplicar, el sistema revisa todas las cuentas de una vez —las seis de la tabla y la de cada rebajo— y, si algo falta o no está en el catálogo, le muestra la lista completa diciendo qué es cada cosa y dónde se arregla. El aviso se queda en pantalla hasta que usted lo cierre. La planilla no se aplica hasta que esté todo puesto.

Cómo queda el asiento

Ejemplo de una planilla con ₡1,000,000 de bruto, ₡108,300 de CCSS obrera, sin renta, ₡50,000 de un adelanto que se le rebajó a un empleado, neto ₡841,700 y ₡268,300 de aporte patronal:

Apenas se aplica la planilla, ese asiento ya aparece en Contabilidad → Balance comprobación y en el Diario contable con el tipo de documento PLANILLA. No hay que digitar el gasto de planilla ni el de C.C.S.S. a mano.