Ayuda: Aguinaldo - FactuPOS

Aguinaldo Permiso 666

El aguinaldo —o decimotercer mes— es un derecho de todo trabajador en Costa Rica. Esta pantalla lo calcula sobre lo que la empresa ya le pagó a cada empleado, arma el listado de todo el personal, imprime la boleta de cada quien y genera el asiento contable.

La fecha límite de pago es el 20 de diciembre. No cumplir con ese plazo puede acarrear multas y sanciones. El sistema pone esa fecha por defecto como fecha de pago del aguinaldo.

El proceso completo son cuatro pasos:

Paso	Qué hace
1. Ver	Elige el año y ve, sin generar nada, cuánto le tocaría a cada empleado. Es una previsualización: se recalcula cada vez que entra.
2. Calcular	Genera el borrador. Todavía no se le paga a nadie ni se toca contabilidad.
3. Aplicar	Fija los montos y genera el asiento contable. A partir de acá los números ya no cambian.
4. Imprimir	La boleta de cada empleado, desde Colilla de pago, y el listado firmado para el pago.

El periodo: de diciembre a noviembre

El aguinaldo no se calcula sobre el año calendario. Por ley, el periodo va del 1.º de diciembre del año anterior al 30 de noviembre del año que se paga.

O sea que el aguinaldo 2026 toma de diciembre de 2025 a noviembre de 2026. La pantalla se lo dice arriba, junto al año que eligió, para que no quede duda.

La fórmula es simple:

Aguinaldo = todo lo devengado en el periodo ÷ 12

Quien entró a mitad de periodo recibe la parte proporcional sin que haya que hacer nada especial: como se divide entre 12 lo que realmente se le pagó, si trabajó cinco meses le sale lo de cinco meses.

Qué entra a la base y qué no

Entra todo lo salarial que se le pagó en el periodo, no solo el sueldo:

El salario ordinario — siempre entra.
Horas extra, feriados trabajados, bonos, comisiones e incentivos.
Subsidios por incapacidad pagados por el patrono y licencias remuneradas.

No entra lo que no es salarial, como los viáticos. Las ausencias no remuneradas tampoco suman, porque simplemente no se pagaron.

Usted decide qué entra, concepto por concepto. Cada concepto de pago tiene una casilla «Entra al aguinaldo» en Planilla → Conceptos de pago. Si su empresa maneja un pago propio y quiere que cuente (o que no cuente), se marca ahí y el cálculo lo respeta.

Para ver de dónde salió el número de una persona, haga clic en su línea. Se abre el desarme completo: planilla por planilla, y concepto por concepto con una columna ¿Entra? que dice cuáles se tomaron y cuáles no. Es la respuesta directa a «¿por qué no me contaron tal cosa?».

El aguinaldo no paga CCSS ni impuesto sobre la renta. El empleado recibe el monto íntegro, sin ningún rebajo. Por eso en la boleta no verá deducciones.

Cuáles planillas entran

La base sale de las planillas aplicadas o pagadas que caen dentro del periodo. Las que están en borrador y las anuladas no cuentan: la primera todavía puede cambiar y la segunda no se pagó.

Con el botón «Planillas del periodo» —arriba, al lado de Calcular— usted ve la lista completa: el código de cada planilla, si es semanal, quincenal o mensual, sus fechas, cuánta gente trae y cuánto aporta a la base. Vienen todas marcadas, que es lo normal.

Si alguna no debe entrar, desmárquela y guarde. La franja de arriba le queda diciendo «la base sale de 5 de las 6 planillas del periodo», y el listado impreso y el Excel también lo dicen, para que meses después se sepa por qué dio ese monto.

Dejar una planilla por fuera le baja el aguinaldo a todos los que aparezcan en ella. Hágalo solo cuando esa planilla de verdad no debía pagarse. El periodo, en cambio, no se mueve: lo manda la ley y siempre va del 1.º de diciembre al 30 de noviembre.

Si cambia la selección, vuelva a darle Calcular. El borrador que ya estaba hecho conserva los montos viejos hasta que se recalcule. Con el aguinaldo aplicado la lista se ve pero ya no se toca: primero hay que anularlo.

Si la empresa corre dos planillas a la vez

Una empresa puede tener, por ejemplo, personal semanal y personal quincenal (se configura en la ficha de cada empleado, en Frecuencia de pago). El aguinaldo sigue siendo uno solo: por ley es uno por persona sobre todo lo que devengó en el periodo, venga de la planilla que venga.

Como cada empleado cobra en una sola de las dos, el sistema suma lo suyo y nada se duplica. En el listado hay una columna Frecuencia que dice de cuál planilla es cada quien, para que se lea de un vistazo a la hora de pagar.

Lo que se pagó antes de usar el sistema

Si la empresa empezó a usar FactuPOS a mitad del periodo, los meses anteriores no están adentro y el aguinaldo saldría más bajo de lo que corresponde.

Para eso, al abrir la línea de un empleado hay un campo «Devengado antes de usar el sistema»: escriba ahí lo que se le pagó por fuera en ese periodo y guarde. La base se corrige de una y el listado se actualiza.

Se guarda por año. El ajuste del primer año no se arrastra al siguiente: cuando el sistema ya tenga los doce meses completos, no hay nada que corregir.

Estimación: cuánto va acumulado a la fecha

El botón Estimación, en la franja de arriba, le dice cuánto aguinaldo lleva acumulado la empresa hasta hoy, sin esperar a diciembre y sin crear la planilla de aguinaldo. Es solo una consulta: no toca nada y se puede abrir en cualquier momento del año, aunque el aguinaldo ya esté calculado o aplicado.

Sirve para dos cosas:

Ir apartando la plata desde enero, para que el pago de diciembre no tome a la empresa desprevenida.
Saber cuánto lleva acumulado alguien que se va (renuncia o despido), para su liquidación.

Se abre con dos vistas:

Vista	Qué muestra
Resumen	Cuántos trabajadores tienen aguinaldo acumulado, de cuántas planillas sale, el total de cada mes desde diciembre hasta el mes actual, el total general y la estimación de aguinaldo (total ÷ 12).
Detalle por trabajador	Lo mismo, pero de cada persona: sus montos mes a mes, su total y su estimación. Arriba hay un buscador para filtrar por código o nombre.

Las dos vistas se pueden imprimir, guardar en PDF o bajar a Excel con los botones de abajo; sale la vista que tenga abierta (y, en el detalle, solo los trabajadores que dejó el filtro). En Excel, el detalle baja con un trabajador por renglón y un mes por columna, para poder ordenarlo y sumarlo.

Son los mismos números del listado. La estimación usa exactamente el mismo criterio que el cálculo del aguinaldo —las mismas planillas, los mismos conceptos y el acumulado previo al sistema si lo hay—, así que el total de cada trabajador es su Base del listado. Con cada planilla que se aplique, la estimación sube.

Calcular, revisar y aplicar

Arriba, junto al año, hay una franja que le dice en qué anda el aguinaldo de ese año:

Estado	Qué significa
Sin calcular	Todavía no se generó nada. Lo que ve es una previsualización.
En borrador	Ya se generó, pero no toca contabilidad. Se puede recalcular las veces que haga falta.
Aplicado	Los montos quedaron fijos y ya existe el asiento contable.
Anulado	Se dejó sin efecto. El año queda libre para calcularlo de nuevo.

El botón Calcular genera el borrador. Si ya había uno, lo recalcula con los datos de hoy en vez de crear un segundo — así no se corre el riesgo de aplicar dos y pagar el aguinaldo dos veces.

Revise el listado, corrija lo que haga falta (por ejemplo, un acumulado previo que faltaba) y recalcule. Cuando esté conforme, Aplicar.

Calcule al final del periodo, no antes. Si lo calcula en octubre, la base todavía no tiene los salarios de octubre y noviembre. Lo normal es calcularlo cuando ya está aplicada la planilla de noviembre.

La boleta de pago de cada empleado

La boleta del aguinaldo sale de Planilla → Colilla de pago, la misma pantalla de las colillas de siempre: busque la planilla de aguinaldo (aparece con el tipo Aguinaldo) y elija al empleado.

La boleta muestra el monto íntegro, sin deducciones, y trae el desglose de la base mes a mes (de diciembre a noviembre) con la cuenta base ÷ 12, como lo pide la ley. El sistema sabe solo que es la colilla de un aguinaldo: no hay que elegir nada. Se imprime, se guarda en PDF o se le manda al empleado por correo, igual que cualquier colilla. Cómo se lee el desglose.

Para el pago con firma, el Imprimir Web de esta pantalla saca el listado completo con una columna «Recibí conforme» para que cada quien firme.

El asiento contable

Al aplicar, el sistema genera solo el asiento del aguinaldo:

Lado	Cuenta	Monto
DEBE	Gasto por aguinaldo parámetro 256	Total del aguinaldo
HABER	Aguinaldo por pagar parámetro 260	Total del aguinaldo

Son solo dos líneas porque el aguinaldo no lleva cargas sociales ni retenciones. Las dos cuentas se configuran una sola vez en Configuración → Parámetros, buscando por el número 256 y 260.

Las dos fechas del aguinaldo

El aguinaldo tiene dos fechas que no significan lo mismo:

Fecha	Cuál es	Para qué sirve
Fecha de aplicación	El fin del período: el 30 de noviembre	Es la fecha del asiento contable. El aguinaldo se termina de devengar el 30 de noviembre, así que el gasto queda ahí. La pone el sistema y no se edita.
Fecha de pago	La elegís vos: cualquier día hasta el 20 de diciembre	Es el día en que se les deposita, y es la que sale en la boleta de pago. No toca el asiento.

El aguinaldo nace con la fecha de pago en el 20 de diciembre, que es el límite que pone la ley. Si en su empresa se paga antes —el 5, el 10—, se corrige al aplicarlo.

El cuadro de confirmación al aplicar

Al tocar Aplicar se abre un cuadro que muestra con qué datos se va a cerrar el aguinaldo: el período, el total a pagar, con qué fecha va el asiento y la fecha de pago, que es lo único que se puede cambiar ahí. Cuando esté correcto, Aplicar aguinaldo.

Después de aplicar ya no se edita Los montos quedan fijos y el asiento queda hecho. Si hay que corregir algo, se anula el aguinaldo y se vuelve a calcular —y el asiento hay que reversarlo a mano en Contabilidad—.

Si falta alguna de las dos cuentas, el sistema no aplica nada y le dice cuál falta. Es a propósito: mejor no aplicar que dejar un asiento a medias.

La salida del banco se registra aparte. Este asiento deja el gasto y la deuda con el empleado. Cuando se le paga, se registra en Contabilidad → Asientos debitando «Aguinaldo por pagar» contra el banco. Es el mismo criterio del asiento de planilla.

Lo que se revisa antes de aplicar

El cuadro de confirmación trae un resumen del aguinaldo que se va a cerrar:

Dato	Qué dice
Total a pagar	Lo que se le deposita a todos, ya con los rebajos que se le hayan cargado (un adelanto, una pensión).
Total de trabajadores	Cuántas personas llevan aguinaldo.
Meses calculados	Cuántos de los 12 meses (diciembre a noviembre) tienen al menos una planilla aplicada que entra al cálculo.
Planillas aplicadas	Las planillas del período que forman la base. Si dejó alguna por fuera, lo indica al lado.
Planillas en borrador	Planillas del período que todavía no se aplicaron.
Total de planillas	Aplicadas más las que están en borrador.
Cuadre	La cuenta aguinaldo + ingresos − rebajos − deducciones = neto a pagar, con un ✓ si da exacta.

Y el sistema no deja aplicar (el botón queda gris y el cuadro dice por qué) si pasa cualquiera de estas cosas:

Candado	Qué hacer
Faltan meses	El aguinaldo se aplica con los 12 meses del período con planilla. El cuadro dice cuáles faltan. Excepción: el primer aguinaldo que se aplica en el sistema, porque la empresa pudo empezar a medio año y cargar lo anterior como acumulado previo.
Hay planillas en borrador	Aplíquelas o elimínelas en Cálculo de planilla (RH-004) y después vuelva a Calcular el aguinaldo. Si se aplicara así y luego esa planilla cambiara, el aguinaldo quedaría descuadrado.
El cálculo quedó viejo	Después de calcular, se anuló una planilla que había entrado, se aplicó una nueva o se cambió qué planillas entran. Use el botón Calcular de nuevo que aparece en el mismo cuadro.
Los montos no cuadran	Algún neto no da con la cuenta de arriba o el aguinaldo de alguien no es su base ÷ 12. También se arregla con Calcular de nuevo.

Al calcular de nuevo se rehace todo el borrador. Si le había cargado a alguien un adelanto de aguinaldo o una pensión desde Cálculo de planilla, vuelva a cargarlo después.

Y al revés: una planilla que formó parte de un aguinaldo ya aplicado no se puede anular en Cálculo de planilla. Si de verdad hay que anularla, primero se anula el aguinaldo. Las planillas que se dejaron por fuera del aguinaldo sí se pueden anular.

Anular y volver a calcular

Si se aplicó con un error, Anular lo deja sin efecto y el año queda libre para calcularlo otra vez.

El asiento contable no se reversa solo. Al anular, el sistema le dice el número del asiento: hay que reversarlo a mano en Contabilidad → Asientos. Se hace así a propósito, para que la reversión quede con su fecha y su explicación y no aparezca un movimiento contable que nadie registró.

Cómo se ve en Cálculo de planilla (RH-004)

El aguinaldo calculado aparece también en Planilla → Cálculo de planilla, con el código AG000000 y el período Aguinaldo. Desde ahí se pueden ver las colillas, imprimirlo y pasarlo a Excel como cualquier planilla.

Ahora bien, ahí se comporta distinto a una planilla normal, y a propósito:

Recalcular no vuelve a calcular el monto: respeta el que salió de esta pantalla y no mete ni saca a nadie de la lista.
Nunca se le aplican CCSS, renta ni cargas patronales, ni los rebajos fijos o los bonos fijos del salario.
Solo admite montos únicos: una deducción única (adelanto de aguinaldo, pensión alimentaria) o un ingreso único (bono extra de aguinaldo). Recalcular vuelve a sumar esos y nada más.
El botón de aplicar dice Aplicar en RH-017 y trae de vuelta acá: el asiento del aguinaldo es otro.

Para incluir a alguien más o cambiar el monto, se rehace desde acá. Se elimina la planilla de aguinaldo en RH-004 y se vuelve a Calcular en esta pantalla.

Imprimir y pasar a Excel

Arriba están Imprimir Web, Generar PDF y Excel, y salen con el año que tenga en pantalla. El listado impreso trae la columna para firmar.

El desarme de un empleado tiene además sus propios botones de Excel e Imprimir dentro de la misma ventana: es el respaldo que se le entrega a quien pregunta por su monto.

El archivo baja en formato Excel (.xlsx), con los montos como números listos para sumar y el encabezado de la empresa, el periodo y quién lo generó.

Si el botón Excel está gris, al pasar el mouse le dice por qué. Puede ser que la exportación esté apagada para toda la empresa, o que a usted le falte el permiso 837. Imprimir y PDF siguen funcionando igual en los dos casos.

Permisos

Permiso	Qué habilita
666	Entrar, ver el listado, la Estimación y el desarme de cada empleado. Solo lectura.
667	Calcular y recalcular el borrador, elegir cuáles planillas entran y registrar el acumulado previo al sistema.
668	Aplicar y anular. Es el que mueve contabilidad, por eso va aparte.
837	Bajar el listado o la estimación a Excel. Imprimir y PDF no lo necesitan.

Los permisos los asigna el dueño o quien administre los usuarios de la empresa, en Seguridad. Si no tiene alguno, el botón se ve gris y al pasar el mouse le dice cuál le falta.

Preguntas frecuentes

Pregunta	Respuesta
Un empleado sale en cero	No tiene planillas aplicadas en el periodo. Si es porque se le pagó por fuera del sistema, use el campo Devengado antes de usar el sistema.
Alguien que ya no trabaja aquí	Aparece igual si devengó algo en el periodo, marcado como inactivo: a quien se fue en agosto se le debe su aguinaldo proporcional.
Anulé una planilla del año	Deja de contar para la base. Recalcule el aguinaldo si todavía está en borrador.
Se aplicó una planilla que no correspondía	Con Planillas del periodo se desmarca para que no entre a la base, y se vuelve a calcular. La planilla queda como está; lo único que cambia es que no alimenta el aguinaldo.
Tengo planilla semanal y quincenal	El aguinaldo es uno solo por persona y suma lo de todas. La columna Frecuencia del listado dice de cuál planilla es cada quien.
Me da más bajo de lo que esperaba	Mire la franja de arriba: si dice que la base sale de menos planillas de las que hay, alguna quedó desmarcada en Planillas del periodo.
A alguien que se fue ya le pagué el aguinaldo en su liquidación	Si la liquidación se hizo en Liquidación laboral (RH-020) y está aplicada, el aguinaldo de ese trabajador aquí sale con lo ya pagado descontado (normalmente queda en cero): no se le paga dos veces. Si la liquidación se anula, vuelve a contar. Recalcule el borrador para que tome el cambio.
Quiero saber cuánto aguinaldo lleva alguien que renunció	Abra Estimación, pase a Detalle por trabajador y búsquelo por código o nombre: la Estimación de aguinaldo es lo que tiene acumulado a la fecha. Para pagárselo, hágale la liquidación laboral: ahí el aguinaldo proporcional se calcula solo.
¿El aguinaldo del año pasado suma al de este?	No. No se paga aguinaldo sobre el aguinaldo.
Cambié una marca en Conceptos de pago	Recalcule el borrador para que tome el criterio nuevo. Si ya estaba aplicado, hay que anularlo primero.
Desde el celular	Funciona igual: cada empleado es una tarjeta que se toca y se abre. Calcular, aplicar y anular también están. Imprimir, Excel y la Estimación se hacen desde la computadora.

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