Ayuda: Permisos e incapacidades

Permisos e incapacidades

Acá se registran las ausencias que cambian lo que se le paga al trabajador: un permiso sin goce, una incapacidad, una licencia de maternidad. Se anotan una sola vez, con sus fechas, y cuando están aprobadas la planilla las toma sola al calcular: nadie tiene que acordarse de cargar el rebajo a mano.

La ley, completa: las reglas de cada tipo salen del Código de Trabajo y de criterios del Ministerio de Trabajo y la CCSS, que están en Fuentes — por ejemplo el pago de los 3 primeros días de incapacidad.

Qué hace cada tipo en la planilla

Tipo	Qué se rebaja	Qué paga la empresa
Permiso con goce de salario	Nada	El día completo. Queda solo como registro.
Permiso sin goce de salario	El 100% de los días	Nada.
Incapacidad por enfermedad (CCSS)	El 100% de los días	Un subsidio del 50% de los 3 primeros días. Desde el día 4 paga la CCSS (60%) directo al trabajador.
Incapacidad por riesgo del trabajo (INS)	El 100% de los días	Nada: el subsidio lo paga el INS (75% los primeros 45 días, luego 100%).
Licencia por maternidad, paternidad o adopción	El 50% de los días (lo paga la CCSS)	El otro 50% como salario, con sus cargas sociales.

Los días son de calendario: una incapacidad del viernes al lunes son 4 días. El día vale salario mensual ÷ 30, igual que en el resto de la planilla.

Pedir, aprobar o rechazar

Funciona como las vacaciones:

El trabajador entra con su usuario, toca Pedir permiso (en el celular, el botón +), elige el tipo y las fechas. Queda pendiente. Solo ve y pide lo suyo.
Quien aprueba vacaciones (permiso 626) ve a todos. Arriba se ve cuántos hay pendientes de aprobar, y en cada fila (o tarjeta) están los botones Aprobar y Rechazar. Para rechazar se pide el motivo.
Si lo registra directamente quien aprueba —por ejemplo, cuando el trabajador trae la boleta de incapacidad—, queda aprobado de una vez.

En las incapacidades y licencias se puede anotar el número de boleta o del aviso al patrono. Mientras solo está pendiente, la planilla no la toma.

Cómo entra a la planilla

Al calcular o recalcular una planilla en borrador, cada permiso o licencia aprobado que cae en el período aparece como un renglón:

el rebajo, en negativo, que baja el salario bruto y también la CCSS y la renta (no se le cobran cargas por días que no se pagaron);
en la incapacidad de la CCSS, el subsidio patronal, que no lleva CCSS ni renta porque no es salario.

Si la ausencia cruza dos planillas (del 14 al 20, con quincenas del 1 al 15 y del 16 al 30), cada una toma sus días. El rebajo nunca pasa del salario del período. En la descripción del renglón se leen los días y las fechas. Si aprobaste algo después de calcular, tocá Recalcular.

Los conceptos que usa (Incapacidad CCSS (rebajo), Subsidio incapacidad, Licencia maternidad…) los crea el sistema solo la primera vez, en Conceptos de pago. Ahí se les puede poner la cuenta contable. No cambie sus casillas de CCSS, renta o aguinaldo: están puestas según la ley.

La incapacidad de la CCSS, paso a paso

Ejemplo: gana ₡300.000 al mes (₡10.000 el día) y se incapacita 5 días.

Se le rebajan los 5 días: − ₡50.000 (y su CCSS y renta bajan).
La empresa le paga el 50% de los 3 primeros días: + ₡15.000 de subsidio, sin cargas.
Los días 4 y 5 se los paga la CCSS directamente (60%).

Prórroga: si se vuelve a incapacitar dentro de los 30 días siguientes a otra incapacidad, marque Es prórroga. En ese caso la CCSS paga desde el primer día y la empresa no paga los 3 primeros días.

Maternidad, paternidad y adopción

La licencia de maternidad es de 4 meses (uno antes y tres después del parto). La CCSS paga el 50% y la empresa el otro 50%, que es salario: lleva cargas sociales solo sobre esa mitad.

Por ley, el aguinaldo, las vacaciones y las prestaciones se calculan como si hubiera ganado el 100%. Por eso el rebajo de la licencia no baja el aguinaldo.

Efecto en la liquidación

Lo que se recibe durante una incapacidad o licencia es subsidio, no salario. Por eso, en la Liquidación laboral, las planillas con incapacidades o licencias aprobadas se dejan fuera del promedio de salario, y el promedio se completa con planillas anteriores, como indica el Ministerio de Trabajo. El tiempo sí cuenta para la antigüedad.

Cambiar o anular

Una pendiente la puede cambiar o anular el mismo trabajador.
Una aprobada solo la cambia o anula quien aprueba. Al anularla, sale de la planilla en borrador cuando se recalcula.
Si ya entró en una planilla aplicada, ya se pagó y se contabilizó: no se puede cambiar ni anular. Si hubo un error, se corrige en la planilla siguiente.
No se puede registrar una ausencia que se cruce con otra, ni con vacaciones aprobadas.

Permisos del sistema

No hace falta un permiso nuevo. Cualquier usuario que sea trabajador de la planilla puede pedir lo suyo. Aprobar, rechazar, registrar para otros y anular lo aprobado pide el 626, el mismo de Aprobar Vacaciones.

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