Ayuda: Gastos según auxiliares

Gastos por cuenta contable CO-052

Al abrirlo sale el año mes a mes, como una hoja de Excel: hacia abajo cada cuenta de gasto (combustibles, viáticos, hospedaje…) y a la derecha una columna por mes, de enero a diciembre, con cuánto se gastó ese mes en esa cuenta. Solo se escoge el año (ver El año, mes a mes).

Con Ver → Un mes se ve el detalle de un solo mes. Responde de un vistazo «¿en qué se fue la plata este mes?»: cuánto se gastó en combustibles, en viáticos, en hospedaje, en servicios profesionales, en internet… Una fila por cada cuenta, ordenadas de la que más gastó a la que menos, con un gráfico de barras y la comparación contra el mes anterior.

Está en Compras → Facturas → Gastos según auxiliares. Al lado está su hermano, Gastos según Contabilidad.

De dónde salen los números

Cada línea de una compra lleva su cuenta contable (la que se elige al registrarla, o la que el sistema le pone sola según el artículo o el proveedor). El reporte suma esas líneas por cuenta.

No usa la contabilidad. Sale de las compras mismas, así que sirve igual aunque la empresa no lleve contabilidad en el sistema.
Entran las compras en borrador y las aplicadas. Las nulas, rechazadas o con error no cuentan.
Las notas de crédito del proveedor restan. Si en el mes una nota de crédito es mayor que lo comprado en esa cuenta, la cuenta sale en negativo (barra rayada en rojo).
Las compras en dólares u otra moneda se pasan a colones con el tipo de cambio del documento.
El mes es el de la fecha de la compra.
Depreciación: también sale de su auxiliar, el de Activos Fijos. Cada activo suma su cuota (costo ÷ meses de depreciación) en cada mes de su vida, en su cuenta de depreciación. Es lo que le toca a cada mes, aunque el asiento se haya corrido después o junte varios meses. Los meses que no han pasado no se suman.

Para ver los gastos según los asientos contables (con planilla, depreciación y asientos a mano), está el reporte hermano Gastos según Contabilidad (CT-041), con el mismo formato.

Filtros

Filtro	Qué hace
Año	En Año, mes a mes: el año que se quiere ver; salen sus doce meses. Con las flechas se pasa al año anterior o al siguiente. Arranca en el año en curso.
Mes	En Un mes: el mes que se quiere ver, con sus flechas. Arranca en el mes en curso.
Ver	Año, mes a mes (lo normal): las cuentas con un mes en cada columna. Un mes: el detalle de un solo mes con su gráfico.
Compras	Borrador y aplicadas (lo normal) · Solo aplicadas · Solo en borrador.
Cuentas	Solo cuentas de gasto (lo normal) deja afuera las compras de inventario (mercadería para vender) y de activos (equipo, mobiliario), que no son gasto del mes. Todas las muestra también.

Al cambiar cualquier filtro el reporte se actualiza solo. Limpiar vuelve al año en curso.

Un mes: cómo leer la pantalla

Arriba: el total gastado en el mes, cuánto subió (▲ rojo) o bajó (▼ verde) contra el mes anterior, el monto con IVA, el IVA y cuántas compras entraron.
Gráfico «¿En qué se fue la plata?»: una barra por cuenta; la más grande ocupa todo el ancho y las demás en proporción. Al lado, el monto y qué porcentaje del mes representa.
Tabla: cuenta, nombre, cuántas compras, gasto sin IVA, IVA, con IVA (solo como dato), %, lo de esa misma cuenta el mes anterior y la variación. «nuevo» quiere decir que el mes anterior no hubo gasto en esa cuenta.

Dos cuentas con el mismo nombre Si el catálogo tiene dos cuentas que se llaman igual (por ejemplo dos «Servicios profesionales»), el gráfico muestra el código de cada una al lado del nombre para distinguirlas.

El año, mes a mes

Responde «¿el gasto ha subido o ha bajado?». Es lo que sale al abrir el reporte (Ver → Año, mes a mes).

Es una sola tabla, como en Excel: a la izquierda la cuenta contable (el tipo de gasto) con su código, y a la derecha los doce meses del año, de enero a diciembre; al final el Total del año y el Promedio por mes. La última fila es el total de cada mes.
Salen todas las cuentas de gasto que tuvieron movimiento en el año, de la que más se gastó a la que menos.
Cada monto se compara con el mes de su izquierda: en rojo, se gastó más; en verde, se gastó menos; sin color, igual. «—» quiere decir que ese mes no hubo gasto en esa cuenta.
Los meses que todavía no llegan quedan en blanco. En el año en curso, el promedio se saca sobre los meses que ya pasaron.
Los montos van sin IVA: el subtotal de cada línea antes del IVA (con su descuento y otros cargos). El IVA se acredita, así que no es gasto. En colones.
Si no caben todos los meses, la tabla se desliza de lado y la columna de la cuenta queda fija a la izquierda.

Meses viejos en «Sin cuenta contable» Si las compras de meses anteriores se registraron sin cuenta, todo ese gasto cae en la fila Sin cuenta contable y la comparación por cuenta solo sirve desde que se empezó a poner la cuenta. El total de cada mes sí es completo. Se arregla con Líneas sin cuenta en Concilia Gastos.

«Sin cuenta contable»

Si aparece una fila Sin cuenta contable (en color naranja), hay líneas de compra que no tienen cuenta. Ese gasto no se puede clasificar. Las de facturas de gasto se arreglan todas de una vez en Conciliaciones → Concilia Gastos → Líneas sin cuenta, que sugiere la cuenta de cada línea (cómo funciona). Una compra suelta también se puede abrir en Editar Compra y ponerle la cuenta.

Si una fila dice «Cuenta 4xxxxx (no está en el catálogo)», la línea tiene una cuenta que ya no existe en el catálogo contable.

Cambiar de cuenta contable MCO-033

Cada cuenta del reporte trae al lado del nombre el botón Cambiar de cuenta contable. Sirve para pasar todas las compras de una cuenta a otra: por ejemplo, si hay dos cuentas que son lo mismo (dos «Servicios profesionales») y se quiere dejar una sola.

Toque el botón en la fila de la cuenta que quiere cambiar.
La ventana dice cuántas líneas y cuántas compras tienen esa cuenta, de qué años, y qué más se va a cambiar.
Escriba o escoja la cuenta nueva (código o nombre). Debajo aparece su nombre para confirmar.
Toque Cambiar y confirme. Al cerrar, el reporte se vuelve a cargar.

Qué se cambia:

Todas las líneas de compra que tienen esa cuenta, de cualquier fecha y estado, también las archivadas.
Los artículos que ponían esa cuenta en las compras nuevas: desde ese momento ponen la cuenta nueva.
Las líneas del asiento contable de esas mismas compras, para que la compra y su asiento sigan coincidiendo y las conciliaciones no marquen diferencias.

Lo que no se toca: los asientos con esa cuenta que no son de compras (asientos hechos a mano u otros documentos). Si los hay, la ventana lo avisa. Los montos no cambian, solo la cuenta.

La fila Sin cuenta contable no tiene este botón: esas líneas se arreglan una por una (ver arriba). El cambio queda en la bitácora. Necesita el permiso 871 (ver Permiso); sin él, el botón se ve gris.

Imprimir

El botón Imprimir saca el resumen con el gráfico y la tabla en una hoja horizontal. Desde la ventana de impresión también se puede guardar como PDF.

Desde el celular

En Un mes, el celular muestra el total del mes arriba y una tarjeta por cuenta con su barra, su código, cuántas compras y la variación contra el mes anterior. El mes se cambia con las flechas; Compras y Cuentas están en «Más filtros».

Al abrir sale la tabla del año: arriba se escoge el año con sus flechas, y la tabla se desliza de lado con el dedo para ver todos los meses. Debajo del año están los botones Año, mes a mes y Un mes.

Permiso

Usa el permiso 558, el mismo de Lista de Compras. Quien ve las compras, ve este reporte.

Cambiar de cuenta contable pide además el permiso 871 (Reparar desde las conciliaciones), porque cambia compras y asientos. En las empresas donde ese permiso todavía no existe, se pide el 812.

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