Descripción general
El módulo Activos Fijos administra los bienes de la empresa (equipos, mobiliario, vehículos, maquinaria) junto con su depreciación mensual. Permite registrar un activo convirtiendo artículos del inventario — la conversión mueve el costo del inventario (cuenta contable 92) a la cuenta de activos fijos (cuenta 333) y crea automáticamente el asiento contable.
El módulo se compone de tres pantallas relacionadas:
| Código | Pantalla | Función |
|---|---|---|
| AF-001 | Catálogo de Activos | Listado descriptivo de activos registrados con filtros por nombre/placa/oficina/estado. Edición individual. La depreciación se ejecuta en AF-004. |
| AF-002 | Detalle de Ingreso de Activos | Historial de ingresos desde inventario (un ingreso puede contener varios artículos que forman un activo) |
| AF-003 | Nuevo Activo Fijo | Formulario para registrar un activo combinando uno o más artículos del inventario |
| AF-004 | Pendientes de Depreciación | Lista solo activos con meses por depreciar. Selector de cuenta de gasto + ejecución masiva de depreciación con un solo clic. |
Parámetro 92— Cuenta contable de inventario (origen)Parámetro 333— Cuenta contable de activos fijos (destino)
Catálogo de Activos (AF-001)
Pantalla principal del módulo. Muestra todos los activos registrados con su antigüedad, meses de depreciación, depreciación acumulada y valor actual.
Columnas del listado
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Estado | Punto de color al inicio de la fila: verde = Activo, ámbar = Depreciado, rojo = Inactivo |
| ID | Número consecutivo interno del activo |
| Fecha | Fecha de ingreso al catálogo |
| Placa | Placa o número de serie (opcional) |
| Nombre | Descripción del activo (ej: "Computadora portátil HP") |
| Oficina | Código de oficina donde se encuentra |
| Ubicación | Texto libre (ej: "Sala de reuniones 2") |
| Detalle | Información adicional |
| Costo Compra | Costo original del activo (suma de artículos convertidos) |
| Antig. | Meses transcurridos desde la fecha de ingreso |
| Valor Actual | Costo Compra − lo ya depreciado |
| Meses Dep. | Meses de depreciación (vida útil) del activo, ej: 60 meses = 5 años. Se puede cambiar: ver Cambiar los meses de depreciación |
| Depreciados | Meses que ya se depreciaron contablemente |
| Faltan | Meses que le faltan por depreciar (Meses Dep. − Depreciados) |
| Edit | Abre el modal de edición del activo (MA-001): nombre, placa, oficina, ubicación, fecha, costo y meses de depreciación |
Filtros
Los filtros se encuentran en la barra superior y son auto-aplicables (no es necesario tocar "Refrescar"):
| Filtro | Tipo | Uso |
|---|---|---|
| Nombre | Texto | Busca por nombre o detalle del activo (LIKE parcial) |
| Placa | Texto | Busca por número de placa |
| Oficina | Selector | Filtra por oficina |
| Estado | Selector | Filtra por estado del activo |
| Meses | Selector + condición + número | Filtra por Meses de depreciación, Meses depreciados o Meses que faltan, con la condición más de / al menos / igual a / como máximo / menos de. Ej: «Meses de depreciación · más de · 30», o «Meses que faltan · al menos · 40» |
Acciones disponibles
- Nuevo: abre el modal de creación manual de un activo (sin pasar por AF-003).
- Refrescar: recarga el listado conservando filtros.
- Meses dep.: cambia los meses de depreciación a un grupo de activos (MA-002). Ver abajo.
- Excel: exporta el listado actual a XLSX (incluye filtros aplicados).
- Imprimir: abre la vista paginada Paged.js en una nueva pestaña, lista para imprimir o guardar como PDF con Ctrl+P.
- Salir: cierra la pestaña (no cierra la sesión).
Desde 2026-05-01 el listado AF-001 es solo descriptivo. Para depreciar activos, abrí el módulo Pendientes Depreciación (AF-004) desde el menú principal.
Cambiar los meses de depreciación
Los meses de depreciación (la vida útil) se pueden subir o bajar a un activo solo o a un grupo:
- A uno: botón Edit (o doble clic en la fila) → campo Meses Depreciación. Debajo indica cuántos lleva depreciados y cuál es el mínimo.
- A un grupo: primero filtrá los activos que querés cambiar (por nombre, oficina, meses…), después tocá Meses dep.. Se abre la lista de los activos del filtro, todos marcados; podés desmarcar los que no van. Escribí los meses nuevos: cada fila muestra si cambia, si se salta o si queda igual, y Aplicar los cambia de una vez. En el celular se cambia uno por uno desde su ficha.
Un activo de 60 meses que ya lleva 30 depreciados puede bajar hasta 31, no menos. En el cambio por grupo, los activos que no cumplen el mínimo se saltan (el resto se cambia igual) y el sistema dice cuáles fueron.
Cambiar los meses no genera asiento. Lo que cambia es la cuota de las próximas depreciaciones en AF-004: lo que falta depreciar se reparte entre los meses que faltan. Ej: costo ₡60.000, 30 de 60 meses depreciados (₡30.000). Si se baja a 40 meses, faltan 10 y cada mes deprecia ₡3.000; el activo termina en ₡0.
Detalle de Ingreso de Activos (AF-002)
Lista los ingresos registrados (cabeceras de la tabla InventarioActivos). Un ingreso agrupa uno o más artículos del inventario que se convirtieron en un activo fijo; desde esta pantalla se consulta el detalle de esos artículos, cantidades y costos.
Columnas
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Estado | Verde = Activo, ámbar = Depreciado, rojo = Inactivo |
| ID | Consecutivo del ingreso |
| Fecha | Fecha de creación del ingreso |
| Nombre Activo | Nombre que recibirá el activo fijo resultante |
| Costo Total | Suma de (cantidad × costo) de todas las líneas del ingreso |
| Usuario | Usuario que registró el ingreso |
Modal "Detalle de Artículos"
Doble clic sobre un ingreso abre un modal con la cabecera (nombre, fecha, usuario, estado) y una tabla con las líneas de artículos:
- Código: código del artículo en el inventario.
- Descripción: nombre del artículo.
- Cantidad: unidades utilizadas.
- Costo Unit.: costo unitario al momento del ingreso.
- Subtotal: cantidad × costo.
- Bodega: bodega de origen del artículo.
Al final de la tabla aparece el Total de todas las líneas, que coincide con el costo total reportado en el listado.
Acción "Nuevo"
El botón Nuevo en la barra superior abre AF-003 en una pestaña nueva para registrar un ingreso adicional.
Nuevo Activo Fijo (AF-003)
Formulario para crear un nuevo activo combinando artículos del inventario. Al aplicar, el sistema ejecuta un proceso de 10 pasos que deja el activo registrado, el inventario descargado y el asiento contable generado.
Secciones del formulario
Identificación
Nombre del activo (campo obligatorio). Ejemplo: "Computadora HP Envy – Oficina Contabilidad". Máximo 200 caracteres.
Buscar artículo
Se escribe un código o nombre y se presiona Enter (o el botón Buscar). Abre el componente MBA-002 (Buscador de artículos) pre-filtrado con el texto escrito. El usuario elige uno o varios artículos con cantidad y costo.
El buscador trae su propio selector de bodega, que arranca en "Todas las bodegas" para que el artículo siempre aparezca con su existencia real (antes, si el stock estaba en una bodega distinta a la principal, se mostraba en 0). Antes de agregar el artículo se debe elegir la bodega específica de donde saldrá — el stock se descontará de esa bodega. Si se deja en "Todas", el sistema pide elegir una bodega concreta.
Detalle de artículos
Cada artículo agregado aparece como una línea. Desde ahí se puede quitar con el botón . El sistema rechaza artículos sin costo definido o con cantidad mayor al stock de la bodega.
Aplicación del activo (10 pasos)
Al presionar Aplicar el sistema abre un modal de progreso que muestra cada paso en tiempo real:
| # | Paso | Qué hace |
|---|---|---|
| 1 | Generar consecutivo | Obtiene el siguiente número para el ingreso en InventarioActivos |
| 2 | Insertar detalle | Inserta cada línea de artículo en InventarioActivosHija |
| 3 | Actualizar nombre | Guarda el nombre del activo en la cabecera |
| 4 | Verificar estado | Valida que la cabecera esté en estado editable |
| 5 | Validar stock y depreciación | Confirma que cada artículo tenga stock suficiente y costo > 0 |
| 6 | Consecutivo activo fijo | Obtiene el siguiente ID para la tabla ActivosFijos |
| 7 | Crear activo en catálogo | Inserta registro en ActivosFijos con costo total = suma de líneas |
| 8 | Afectar inventario | Descarga el stock de cada artículo con movimiento tipo ACF (Activo Fijo) |
| 9 | Asiento contable | Crea el asiento: débito cuenta 333 (Activos) / crédito cuenta 92 (Inventario) |
| 10 | Finalizar documento | Marca el ingreso como aplicado (estado = 1) en InventarioActivos |
Cuentas contables utilizadas
El banner verde en la parte superior muestra las cuentas que se van a usar (provenientes de los parámetros 333 y 92). Si falta alguna configuración, el formulario muestra una pantalla de error y no permite registrar.
| Parámetro | Cuenta | Uso en el asiento |
|---|---|---|
333 | Activos Fijos | Débito — aumenta el activo |
92 | Inventario | Crédito — disminuye el inventario |
Depreciación mensual (AF-004)
Desde 2026-05-01 la depreciación tiene su módulo dedicado en una card aparte del menú: Pendientes Depreciación (AF-004). AF-001 (Catálogo) ya no ejecuta la acción — solo lista activos como reporte.
Flujo
- Abrir el módulo Pendientes Depreciación desde el menú de Activos Fijos.
- El sistema solo lista activos con meses por depreciar > 0. Cada fila muestra Costo Compra, Meses configurados, Meses ya depreciados, Meses pendientes, Costo/mes y Total a depreciar.
- En el header, en el campo Cta. Depreciación, doble clic para abrir el catálogo contable y seleccionar la cuenta de gasto por depreciación. El valor se guarda en el navegador por empresa (al volver a entrar aparece pre-seleccionado). El catálogo muestra solo cuentas de gasto o costo: una cuenta de activo —como la de depreciación acumulada— se rechaza, porque el asiento la usaría en el débito y el gasto no quedaría registrado.
- Marcar los activos a depreciar (checkbox por fila o el master del header para todos).
- Botón Depreciar seleccionados: el sistema valida la cuenta, persiste esa cuenta en cada activo del lote (queda como cuenta de depreciación de ese activo) y genera los asientos contables.
Cálculo
El sistema calcula automáticamente cuántos meses depreciar según:
- Fecha del activo: determina la antigüedad en meses.
- Meses de depreciación configurados: vida útil total (ej: 60 meses para una computadora).
- Meses ya depreciados: cuántos meses se han aplicado previamente.
Fórmula: MesesPendientes = min(Antigüedad, Vida Útil) − Meses Depreciados
Cuota por mes = lo que falta depreciar ÷ los meses que faltan. Si nunca se cambiaron los meses da lo mismo que Costo Compra ÷ Vida Útil; si se cambiaron (ver Cambiar los meses de depreciación), la cuota se ajusta para que el activo termine justo en ₡0. El último mes siempre deprecia exactamente lo que queda, sin residuos de redondeo.
Asiento contable
Fecha de la depreciación. Al lado de la cuenta se escoge la fecha (por defecto, hoy; no puede ser futura). Se deprecian los meses hasta esa fecha, y esa es la fecha del movimiento contable del último mes.
Una depreciación por mes, con su número. Todo lo que se deprecia de un mismo mes (todos los activos) queda junto con un solo número de depreciación, en el asiento de ese mes. Si un activo tenía 3 meses pendientes, salen 3 depreciaciones, una por mes, cada una con su número. Al terminar, la ventana muestra cada depreciación: el mes, su número, cuántos activos, el total y el asiento.
Cada mes queda en su mes. Si se deprecian varios meses atrasados juntos, cada uno se asienta en el asiento de su propio mes (con fecha del último día de ese mes, o la de hoy si es el mes en curso), con su cuota. Así la contabilidad dice lo mismo que el auxiliar de activos, mes por mes. El detalle de cada línea dice el mes (por ejemplo «(06/2026)»).
En cada mes, por cada activo:
- Débito: cuenta de gasto por depreciación (la elegida en el header de AF-004)
- Crédito: cuenta de Activos Fijos (Parámetro 333)
Antes la cuenta de depreciación se leía desde la categoría legacy del artículo (Tipo_Articulo.CuentaContableDepreciacion). Ahora se elige al momento de depreciar, en el header del módulo AF-004, y queda guardada por activo. Esto permite mantener cuentas distintas según el tipo de activo (vehículos vs mobiliario vs equipo) sin estar atado al artículo de origen.
Tablas y vistas
| Tabla | Uso |
|---|---|
ActivosFijos | Catálogo principal. Campos: Id, Fecha, PLACA, Nombre, OficinaCodigo, Ubicacion, Detalle, Estado, CostoCompra, MesesDepreciacion, MesesDepreciado, CostoDepreciado, CostoActual |
InventarioActivos | Cabecera de ingresos (un nombre de activo, una fecha, un usuario, estado) |
InventarioActivosHija | Líneas de ingreso: cada artículo con su cantidad, costo y bodega. Referencia a.Id por el campo Referencia |
InventarioMovimiento | Registra el movimiento de salida de inventario con TipoDoc = 'ACF' al crear un activo |
ContaDiario | Asiento contable generado al aplicar el ingreso y en cada depreciación |
ParametrosEmpresa | Parámetros 92 y 333 con las cuentas contables |
Interfaz (actualizada 2026-04-20)
Los tres módulos se migraron al estándar visual Banking Bold — monocromático azul corporativo #0047AB, alto contraste, tipografía Inter.
Puntos de color en lugar de badges de texto
En AF-001 y AF-002 la columna "Estado" con texto (Activo / Depreciado / Inactivo) se reemplazó por un punto de color al inicio de cada fila. La leyenda de colores aparece siempre en la cinta inferior de la pantalla.
Filtros con auto-envío
Al cambiar cualquier filtro el listado se recarga automáticamente. Los campos de texto disparan el envío 350 ms después de dejar de escribir o al presionar Enter.
Detección automática de móvil
La pantalla se elige por el ancho: en un teléfono se abre la versión de celular, y si lo girás y queda suficiente ancho pasa sola a la de escritorio. Para forzar la vista de escritorio desde un móvil, añadir ?desktop=1 a la URL.
Botón Salir
El botón Salir de cada pantalla solo cierra la pestaña — no cierra la sesión. Para cerrar sesión completamente use el botón Logout del encabezado general del sistema.
Navegación con teclado
En AF-001 y AF-002: ↑ / ↓ para moverse entre filas, clic para seleccionar, doble clic para abrir el detalle.
En el celular
Las cuatro pantallas de Activos Fijos usan en el celular el mismo encabezado delgado que el resto del sistema: arriba el nombre de la pantalla y el nombre comercial de la empresa; abajo el código con la versión, la mariquita para reportar un error, el bombillo para pedir una mejora, los botones de la pantalla y Regresar, siempre a la derecha.
| Pantalla | Botones del encabezado | Filtros |
|---|---|---|
| AF-001 Catálogo de activos | Nuevo activo (abre la ficha MA-001) | Buscador a la vista (nombre o detalle). En Más filtros: Placa, Oficina, Estado y el filtro por meses (Meses · Condición · Cantidad de meses). Si hay más de 100 activos, abajo aparecen Anterior / Siguiente. |
| AF-002 Ingreso de activos | Nuevo activo (abre AF-003) | Buscador a la vista (nombre del activo). En Más filtros: Usuario y Estado. |
| AF-003 Nuevo activo | Aplicar (gris si falta la configuración contable) | — |
| AF-004 Pendientes Depreciación | Depreciar los seleccionados (gris si no hay pendientes) | — |
El buscador y los filtros buscan en todos los registros, no solo en los que se ven en pantalla. Cada filtro puesto aparece como una pastilla con ✕ para quitarlo; si hay más de uno, también aparece Limpiar.
Permisos del módulo
Los permisos se asignan al grupo de usuarios desde Seguridad (SE-001). Si un usuario no tiene el permiso, las opciones se ocultan o aparecen deshabilitadas.
| Código | Nombre | Qué autoriza |
|---|---|---|
470 | Activos Fijos — acceso | Acceso general al módulo. Sin este permiso, el ítem de menú no aparece. |
471 | Activos Fijos — crear/editar | Permite crear un nuevo activo (AF-003), editar datos en AF-001 y eliminar ingresos en AF-002. |
472 | Activos Fijos — depreciar | Permite ejecutar la depreciación mensual (masiva o individual) desde AF-001. |
Parámetros de empresa
Se configuran en Configuración → Parámetros (CF-004). Son críticos: si cambian, todos los activos futuros usarán las nuevas cuentas.
| Código | Nombre | Qué controla |
|---|---|---|
92 | Cuenta contable de inventario | Cuenta de origen al crear un activo. La cuenta se acredita (disminuye) por el costo del artículo convertido. |
333 | Cuenta contable de activos fijos | Cuenta de destino. Se debita (aumenta) por el costo del activo creado. |
Exportar a Excel: permiso 703
Si el botón Excel aparece gris, no es una falla: exportar este reporte se habilita persona por persona con su propio permiso:
- Permiso 703 — Activos Fijos · Catálogo de activos
AF-001
SE-001: elegir a la persona, escribir el número del permiso (o la palabra Excel) en el buscador de permisos y marcar la casilla. Toma efecto recargando la pantalla, sin cerrar sesión.
Al pasar el mouse sobre el botón gris, el sistema dice qué le falta. Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos: el permiso es por persona (por ejemplo, el usuario del contador suele ser uno aparte y necesita el suyo). Si el mensaje dice en cambio que la exportación está apagada para la empresa, esa no se abre desde el sistema: la solicita el dueño o la gerencia a Soporte Real. Ver el reporte en pantalla no pide este permiso; solo la descarga a Excel. Más detalles en El Excel de los reportes.