Veterinaria

Todo lo de la mascota, para veterinarias: la lista y la ficha (expediente, cartilla, peso, consultas, recetas y su cobro), las citas, las consultas de la clínica y la configuración

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El enlace abre solo este manual, sin el menú del sistema. El usuario no necesita clave ni entrar a FactuPOS: se ve en cualquier navegador y en el celular.

El WhatsApp sale del número de Soporte Real y el correo de info@soportereal.com. Con Compartir desde este teléfono sale de su propio WhatsApp y elige el contacto de su lista, sin escribir el número.

¿Qué es Veterinaria?

Es el catálogo de las mascotas (los pacientes) de sus clientes. Cada mascota tiene un dueño, que es un cliente del sistema, y su ficha: nombre, especie, raza, sexo, nacimiento, color, foto, microchip, si está esterilizada, carácter, veterinario habitual, alertas y observaciones. La edad se calcula sola con la fecha de nacimiento.

Se entra por el botón Veterinaria del menú principal (ver abajo). Clientes → Mascotas también lleva a la misma lista, porque las mascotas son de los clientes.

Solo para veterinarias

Veterinaria es un módulo de pago, aparte de la mensualidad: viene apagado y lo activa Soporte Real. Con el módulo activado aparecen el botón Veterinaria en el menú, Mascotas en Clientes y las citas en la Agenda; sin él no se ve nada de esto. Si su negocio es una veterinaria y quiere usarlo, pídale a Soporte Real que lo active. En el menú, el piñón → Módulos lo muestra en la pestaña «Pago».

Con el parámetro encendido también aparecen las citas en la Agenda.

La lista y el buscador

  • El buscador encuentra por nombre de la mascota, nombre o código del dueño, especie, raza o microchip. Puede escribir varias palabras: «perro max» encuentra a los perros que se llaman Max.
  • Toque una mascota para abrir su ficha. En la computadora, el lápiz de la derecha abre una ventana corta para corregir rápido los datos básicos.
  • A la par, elija Activas, Dadas de baja o Todas.
  • Se muestran hasta 500 mascotas; si hay más, afine la búsqueda.
  • En la computadora es una tabla; en el celular, una ficha por mascota.

Agregar o corregir una mascota

  1. Toque Nueva mascota (en el celular, el + de arriba). Para corregir una, tóquela en la lista.
  2. En Dueño, toque Buscar y elija el cliente. Si todavía no existe, desde ese mismo buscador puede crearlo.
  3. Escriba el nombre y elija la especie (son obligatorios). Si la especie no está en la lista, agréguela con el + (ver Especies).
  4. Lo demás es opcional: raza, sexo, esterilizado (Sí / No), color, la edad o la fecha de nacimiento, el peso, el veterinario habitual y observaciones.
  5. Guardar. Se abre la ficha de la mascota nueva, para completar lo demás (foto, microchip, alertas…).
  • Edad o nacimiento: si no sabe la fecha, escriba la edad en años y meses y el sistema pone el nacimiento aproximado (por ejemplo, 2 años y 3 meses). Si escribe la fecha, la edad se llena sola. Lo que se guarda es el nacimiento, así la edad siempre está al día.
  • Peso: en kilos, con coma o punto (12,5). Queda anotado con la fecha de hoy en la sección Peso de la ficha. Al corregir una mascota, el peso sale vacío: escríbalo solo si la pesaron hoy.
  • Veterinario habitual: el médico de cabecera, de la lista de veterinarios de la clínica (el engranaje al lado abre esa lista).

Las mascotas también se pueden agregar sin salir de la Agenda, con el botón + al lado de «Mascota» cuando se está dando una cita.

Especies: agregar una nueva

La lista de especies (perro, gato, ave, conejo, hámster, reptil, caballo…) es de su clínica y se puede ampliar:

  1. Al lado de Especie, toque el +.
  2. Escriba la especie nueva (por ejemplo «Hurón») y toque Agregar (o Enter).

Queda elegida y guardada para siempre: sale en todas las mascotas, en la ficha, en la Agenda y en el catálogo de vacunas. Si ya existía (aunque la escriba con otras mayúsculas), se usa la que ya estaba. Las especies que ya tenían las mascotas guardadas también salen en la lista.

La ficha de la mascota

Al tocar una mascota en la lista se abre su ficha (VT-002). A la izquierda (en el celular, arriba) está la tarjeta: primero el nombre de la mascota (con su foto chica al lado, si tiene una), debajo el botón con el nombre del dueño —tóquelo para abrir su ficha de cliente— y lo principal (especie, raza, sexo, edad). Debajo, las secciones:

  • General: el resumen. Si la mascota tiene alertas (una alergia, un cuidado), salen primero en un recuadro rojo. Además: los datos, el último peso (y si subió o bajó), las próximas citas y lo que debe el dueño: las atenciones de sus mascotas que todavía no se cobraron y lo que debe a crédito (o «Al día» si no debe nada), con el enlace Ver la cuenta del dueño (ver Cuenta del dueño).
  • Expediente, Visitas, Consultas, Recetas, Exámenes, Cirugías, Internamientos, Estética, Hospedaje, Seguimientos, Cartilla, Peso y Detalle: se explican abajo. El número rojo al lado de «Seguimientos» quiere decir que hay una llamada para hoy o atrasada. La General también muestra lo que le toca de vacunas y desparasitación.

Arriba, Nueva cita abre la Agenda con el dueño y la mascota ya elegidos. Mascotas (en el celular, la flecha) vuelve a la lista.

En la tarjeta, al lado del dueño, el botón verde Portal le manda al dueño por WhatsApp el link donde ve sus mascotas (ver Portal del dueño).

Expediente

Es la historia de la mascota en una sola línea de tiempo, de lo más nuevo a lo más viejo y agrupada por mes. No hay que cargar nada aparte: se arma solo con lo que ya está en la ficha:

  • Consultas: motivo, diagnóstico, signos vitales (el peso con cuánto subió o bajó), tratamiento y lo demás que se escribió.
  • Notas: las correcciones que se agregan a una consulta ya cerrada, con su fecha.
  • Recetas: los medicamentos con la dosis. Las anuladas salen tachadas.
  • Internamientos: en la fecha de ingreso, con la estadía, el espacio y todo lo anotado día a día. «Abrir el internamiento» lo abre.
  • Estética: en la fecha en que se recibió, con los servicios, el corte, lo que se encontró y el estilista. «Abrir la atención» la abre.
  • Hospedaje: las estadías de hospedaje o guardería (desde que entró), con la habitación, las noches o días, los cuidados y la bitácora. «Abrir la estadía» la abre.
  • Seguimientos: las llamadas ya hechas al dueño, en el momento en que se anotaron, con cómo sigue (bien, regular o mal), lo que dijo y la cita que salió de ahí. Los pendientes y los cancelados no.
  • Cirugías: las realizadas, en curso o canceladas (las programadas para otro día todavía no), con todo el detalle y los insumos. «Abrir la cirugía» la abre.
  • Exámenes: en la fecha del resultado (si todavía no lo tiene, en la del pedido, marcado «Solicitado» o «Muestra tomada»), con la interpretación, los valores y los archivos. «Ver el examen» lo abre.
  • Cartilla: vacunas, desparasitaciones y controles aplicados.
  • Peso: los pesos anotados a mano (los de una consulta van dentro de esa consulta).
  • Citas: solo las que se cancelaron, en las que no se presentó o que se atendieron sin consulta. Las citas atendidas ya están como consulta, y las que vienen están en Visitas.
  • Hitos: cuándo nació, cuándo se abrió la ficha y cuándo falleció.

Cada evento ocupa una línea. Tóquela para ver el detalle completo y los botones para ir a la consulta, ver la receta, ir a la cartilla o abrir la Agenda en ese día. Abrir todo despliega todos a la vez.

Para buscar: los botones de arriba muestran solo un tipo (toque varios para combinarlos; Todo vuelve a mostrar todo). Desde y Hasta limitan las fechas. Buscar encuentra una palabra en cualquier parte (un diagnóstico, un medicamento, una vacuna), sin importar tildes ni mayúsculas.

Para entregarlo (al dueño o a otra clínica): Imprimir, PDF o Correo (lo manda en PDF; propone el correo del cliente y se puede cambiar). La hoja lleva el nombre y el logo de la clínica, los datos de la mascota y del dueño, y los eventos con su detalle. Respeta las fechas y los tipos elegidos (la palabra buscada no: sale todo lo de ese período). No lleva las alertas ni las observaciones internas de la ficha.

Visitas

Todas las citas de la mascota en la Agenda: arriba las pendientes (de hoy en adelante y sin cerrar) y abajo el historial (las pasadas, atendidas, canceladas o en que no se presentó). Cada una dice fecha, hora, tipo, motivo, veterinario, sala y estado.

Toque una visita para abrir la Agenda en ese día.

A la derecha de cada cita: Atender abre la consulta clínica de esa cita (de hoy o de antes, que no esté cancelada ni marcada «No se presentó»), y Ver consulta la abre si ya se hizo.

Consulta clínica

Lo que el veterinario anota en cada atención queda en la consulta (pantalla VT-003). Se abre de tres maneras:

  • En la Agenda, con el botón Atender de la cita.
  • En la ficha, sección Visitas, con Atender.
  • En la ficha, sección Consultas, con Nueva consulta (para una atención sin cita).

Cuando viene de una cita, la consulta trae el motivo de la cita y la cita pasa sola a «En atención». Cada cita tiene una sola consulta: si ya se hizo, «Atender» abre esa misma.

A la izquierda (en el celular, arriba) está lo que hay que tener a la vista: las alertas en rojo, el último peso, lo vencido de la cartilla y las consultas anteriores.

Lo que se anota, por secciones: motivo (obligatorio), anamnesis (lo que cuenta el dueño), signos vitales (peso, temperatura, frecuencia cardíaca y respiratoria, pulso, presión arterial y condición corporal), exploración física, diagnóstico y diagnóstico diferencial, tratamiento, medicamentos, exámenes solicitados, observaciones y próximo control. La fecha, la hora y el veterinario vienen puestos; se pueden cambiar.

  • El peso que se anota en la consulta pasa también a la sección Peso de la ficha (con la nota «Consulta»).
  • Exploración física por partes: son 15 partes (estado general, mucosas, llenado capilar, hidratación, ganglios, piel, ojos, oídos, boca, corazón, pulmones, abdomen, músculos y articulaciones, sistema nervioso y genitourinario). Todas arrancan sin revisar. Todo normal marca de un toque las que faltan (nunca cambia una anormal); después toque Anormal en lo que encontró y escriba qué tiene (es obligatorio). Tocar otra vez el botón marcado la deja sin revisar. Arriba dice cuántas van anormales, normales y sin revisar. Lo que no entra en ninguna parte va en Otros hallazgos. En el expediente sale así: «Anormal: Mucosas: pálidas · Normal: 13 partes».
  • Pulso, presión y condición corporal: la presión se anota en dos números (sistólica, la de arriba, y diastólica, la de abajo, que tiene que ser menor). La condición corporal va de 1 a 9: 1 a 3 delgado, 4 y 5 ideal, 6 y 7 sobrepeso, 8 y 9 obeso.
  • Próximo control: los botones 1 semana, 15 días y 1 mes ponen la fecha; Darle la cita abre la Agenda ese día con el dueño y la mascota ya elegidos.
  • La sección «Medicamentos» es texto libre. Para entregarle al dueño una receta con los productos del inventario, use Recetas de esta consulta, al final (ver Recetas).
  • Exámenes solicitados: con Pedir examen se piden exámenes de verdad, que quedan amarrados a la consulta (ver Exámenes). Primero hay que guardar la consulta. Lo que se haya escrito antes como texto en esa sección se sigue viendo.

Guardar deja la consulta abierta: se puede seguir corrigiendo. Si se abrió por error, Borrar la quita (con su peso) y la cita vuelve a «Programada».

Guardar y cerrar la deja cerrada y la cita pasa a «Atendida». Una consulta cerrada es parte del expediente: ya no se cambia ni se borra. Para corregir o agregar algo, escríbalo en Notas de corrección, al final: cada nota queda con la fecha y el usuario, y no se borra.

En la ficha, la sección Consultas lista todas, de la más nueva a la más vieja, con el diagnóstico y si está abierta o cerrada.

IA: dictar la consulta, resumen del expediente y diagnósticos posibles (MT-032, MT-033 y MT-034)

Tres ayudas con inteligencia artificial. Las dos solo proponen: nada se guarda sin que el veterinario lo revise.

Dictar la consulta (MT-032)

En la consulta, arriba, el botón Dictar:

  1. Toque Dictar (el botón grande) y cuente la consulta como se la contaría a un colega: el motivo, lo que dice el dueño, el peso y la temperatura, lo que encontró, lo que sospecha, lo que pidió y lo que indicó. Toque otra vez para detener. También se puede escribir o corregir el texto ahí mismo (por ejemplo, si el navegador no permite dictar: el dictado funciona en Chrome y Edge, en la computadora y en el celular).
  2. Acomodar con IA: en unos segundos la IA reparte lo dictado en cada campo (motivo, anamnesis, signos vitales, exploración, diagnóstico, tratamiento, medicamentos, exámenes, próximo control…). Solo usa los campos que la clínica tiene encendidos.
  3. Revise lo propuesto: desmarque lo que no quiera y corrija lo que haga falta.
  4. Pasar a la consulta: los campos se llenan. Si un campo ya tenía texto, no se borra: lo nuevo se agrega al final (y si ya estaba, no se repite). Después toque Guardar, como siempre.

La IA está instruida para no inventar: solo usa lo que usted dijo (si no dijo la dosis, no la pone). Igual, revise siempre antes de guardar. Una consulta cerrada no se dicta.

Resumen del expediente (MT-033)

En la ficha de la mascota (botón Resumen IA arriba) y en la consulta (botón Resumen): en 4 a 8 líneas, lo importante para atenderla hoy: alertas y alergias primero, problemas que se repiten, la última consulta, el peso y si viene subiendo o bajando, vacunas vencidas, exámenes fuera de rango, cirugías e internamientos. Se arma solo con lo que está en el expediente (a la IA no se le mandan los datos del dueño) y no da diagnósticos nuevos. Copiar lo copia; Volver a hacerlo lo pide otra vez.

Diagnósticos posibles (MT-034)

En la consulta, el botón Diagnósticos, cuando ya anotó el motivo, lo que cuenta el dueño, los signos o el examen físico (no hace falta guardar). La IA lee eso, la especie y la edad, los antecedentes y los exámenes de los últimos 60 días, y devuelve:

  • Hasta 5 diagnósticos posibles, del más probable al menos, con su probabilidad (alta, media, baja), por qué (los datos del caso que lo apoyan) y los exámenes que ayudarían a confirmarlo o descartarlo.
  • Señales de alarma, en rojo, si en los datos hay algo urgente (deshidratación severa, abdomen agudo, dificultad respiratoria…).
  • Lo que faltaría anotar para afinar (la temperatura, la palpación abdominal…).

Marque los diagnósticos y los exámenes que le sirvan y toque Pasar lo marcado: los diagnósticos van a Diagnóstico diferencial y los exámenes a Exámenes solicitados. Después toque Guardar. Tarda unos 15 segundos (usa el modelo de IA más capaz, que cuesta un poco más: unos 2 centavos de dólar). Son sugerencias, no un diagnóstico: no da dosis ni tratamientos y la decisión es siempre del veterinario.

Permisos y crédito: piden el permiso clínico (873) y el de la IA (035, el mismo del Asistente IA); sin el 035 los botones salen en gris. Usan el crédito de IA de la empresa (el mismo del Asistente: US$5 al mes, se amplía con una recarga). Cada dictado o resumen gasta muy poco (una fracción de centavo). Si se acaba el crédito o la IA no contesta, sale el aviso y la consulta sigue igual: se llena a mano.

Recetas

La receta se hace en la ventana MT-004, desde dos lugares:

  • En la consulta, caja Recetas de esta consulta → Nueva receta (la consulta tiene que estar guardada).
  • En la ficha, sección Recetas → Nueva receta (una receta sin consulta).

Para hacerla:

  1. En Medicamento escriba parte del nombre o el código y elíjalo de la lista. Los medicamentos salen siempre del inventario: si no aparece, créelo primero en Inventario.
  2. Ponga la dosis (1 tableta, 2 ml…) —o sáquela con el botón de la calculadora de dosis—, cada cuánto (hay sugerencias, o escríbalo), los días y la vía; si quiere, una indicación (con comida…).
  3. Agregar medicamento suma otro; el basurero quita uno.
  4. Si quiere, unas indicaciones generales y Guardar.

Para entregarla, cada receta de la lista tiene: Imprimir (hoja con el nombre y el logo de la clínica, la mascota, el dueño, los medicamentos y el espacio para la firma), PDF, WhatsApp (abre WhatsApp con la receta escrita, para enviarla usted) y Correo (la manda en PDF; propone el correo del cliente y se puede cambiar).

Corregir: tocando la receta se abre otra vez. Se puede corregir el mismo día, o mientras su consulta siga abierta. Después ya no: si tiene un error, Anular y hacer otra. Una receta anulada queda en la lista tachada y no se puede imprimir como válida ni mandar.

La receta es solo de referencia: no rebaja el inventario ni cobra. Para cobrar los medicamentos, cárguelos a la cuenta de la atención.

Cobrar la atención

Al final de la consulta está la caja Cuenta de la atención: ahí se arma lo que se le cobra al dueño. No es una factura aparte: es una proforma a nombre del dueño, con los precios, el IVA y los descuentos del inventario, igual que en cualquier venta. La consulta tiene que estar guardada.

De esta atención sugiere lo que ya se sabe que se usó, cada cosa con un botón Cargar (o Cargar todo):

  • el servicio de la cita (el que se eligió al darla en la Agenda);
  • las vacunas y desparasitaciones anotadas en la cartilla ese día, si en el catálogo tienen su código de producto (si ese día tuvo otra consulta y ya se cobraron ahí, no se sugieren otra vez);
  • los medicamentos de las recetas de esta consulta;
  • los exámenes pedidos en esta consulta, si en el catálogo tienen su código de servicio (los anulados no).

Cualquier otro producto o servicio se busca en Agregar otro producto o servicio. La cantidad se cambia en cada línea y el basurero la quita. Si se carga algo que ya estaba, suma la cantidad.

Para cobrar:

  • Enviar a cobrar: la cuenta le aparece al cajero en Cobro Caja y ya no se cambia desde la consulta.
  • FactuDesk (en el celular, Factura Móvil): abre la cuenta ahí para cobrarla directamente.

Arriba de la caja se ve en qué anda: Abierta, En caja o Facturada (con el número de factura). Una cuenta ya facturada no se vuelve a abrir; si faltó algo, véndalo en Facturación como siempre. Si la proforma se borró sin facturar, la caja lo dice y deja armar otra.

Quitar líneas pide el permiso de ventas 059 y enviar a cobrar el 123, igual que en Facturación; sin ellos el botón sale en gris.

Cuenta del dueño y cuentas por cobrar (VT-009)

Cada consulta, cirugía o internamiento tiene su propia cuenta. La cuenta del dueño junta en una sola pantalla todo lo que debe ese cliente, de todas sus mascotas:

  • Atenciones por cobrar: las cuentas que todavía no se facturaron (abiertas o en caja), cada una con sus líneas, su total y el enlace a la consulta, cirugía o internamiento.
  • Facturas a crédito pendientes: lo que ya se le facturó a crédito y no ha pagado (lo mismo que dice Cuentas por Cobrar), con la fecha de vencimiento; las vencidas salen en rojo.
  • Ya facturado: las últimas cuentas que ya se cobraron, con el número de factura.

Arriba está el total que debe (lo por cobrar más el crédito). Se abre desde la ficha de cualquiera de sus mascotas, en la caja Lo que debe el dueño → Ver la cuenta del dueño, o desde el menú: Veterinaria → Cuentas por cobrar, que muestra todos los dueños con algo pendiente (el que más debe primero) y se puede buscar por dueño, código o mascota.

Juntar cuentas: si el dueño tiene dos o más cuentas abiertas (por ejemplo, la consulta de un perro y la vacuna del gato), márquelas con la casilla Juntar y toque el botón Juntar. Todo pasa a una sola proforma (la más vieja) para cobrarlo en una sola factura; los precios no cambian y cada atención queda apuntando a esa cuenta. Solo se juntan cuentas abiertas y en la misma moneda: una que ya está en caja hay que devolverla desde Facturación, y una con pagos u orden de compra anotados en FactuDesk se cobra aparte.

Valor del cliente

Debajo de los datos del dueño sale la tarjeta Valor del cliente, para saber de un vistazo qué tan buen cliente es:

  • Cliente desde: la primera compra o la primera visita, lo que sea más viejo.
  • Compras (histórico) y Últimos 12 meses: todo lo que se le ha facturado (atenciones, alimento, accesorios: todo lo de la empresa), menos las notas de crédito, con cuántas compras fueron y el ticket promedio (lo que gasta cada vez). Va en colones; lo facturado en dólares se pasa al tipo de cambio de cada factura. Las facturas anuladas no cuentan.
  • Última compra: la fecha y hace cuánto.
  • Visitas a la clínica: consultas, cirugías realizadas, internamientos, estéticas y hospedajes de sus mascotas, y cuál fue la última.
  • Morosidad: Al día si no tiene nada vencido a crédito; Atraso leve si lo vencido tiene hasta 30 días; Moroso si pasa de 30 días. Dice cuánto está vencido, en cuántos documentos y el atraso mayor.

Es información de plata: la ven solo quienes tienen el permiso de cobrar (874); a los demás les sale en gris. No va en el estado de cuenta que se le manda al dueño.

Cada cuenta abierta tiene Enviar a cobrar (le aparece al cajero en Cobro Caja) y FactuDesk (en el celular, Factura Móvil), igual que en la consulta.

Estado de cuenta: con los botones de arriba se imprime, se baja en PDF, se manda por WhatsApp (al celular de la ficha del cliente, con el detalle y el total) o por correo (MT-011: sale el PDF; trae el correo del cliente, que se puede cambiar).

La lista de cuentas por cobrar, juntar, enviar a cobrar y el correo piden el permiso 874 (cobrar). La cuenta de un dueño también la puede ver quien tiene el 873 (clínico), pero sin poder cobrar: esos botones salen en gris.

Exámenes (MT-007)

Hemogramas, radiografías, urianálisis y cualquier otro examen. Se piden desde la consulta («Exámenes solicitados» → Pedir examen) o sueltos desde la ficha, sección Exámenes → Pedir examen.

Para pedirlo: elija el examen del catálogo de la clínica (o «Otro» y escriba el nombre). La muestra se pone sola (se puede cambiar); si quiere, anote el laboratorio y marque Ya se tomó la muestra. El veterinario y la fecha vienen puestos. Toque Pedir: la ventana queda abierta para adjuntar archivos.

Cuando llega el resultado: abra el examen (tóquelo en la lista) y anote el resultado (los valores) y la interpretación, y con Adjuntar archivos suba lo que tenga: radiografías, ultrasonidos y fotos (JPG, PNG, WebP o GIF), el PDF del laboratorio, un Word (.docx o .doc) o un Excel (.xlsx o .xls), de hasta 12 MB cada uno; se pueden elegir varios a la vez. Con eso queda «Con resultado». Las imágenes salen con una miniatura. Los archivos son privados: solo los ve quien tiene el permiso clínico.

Valores con su rango normal: si el examen del catálogo tiene valores (hemograma, química, orina…), al abrirlo sale una tabla con cada valor, su casilla para el resultado y el rango normal de la especie de la mascota (perro, gato…). Al escribir el número se marca solo: ↓ Bajo, ✓ Normal o ↑ Alto, y lo que queda fuera se pinta de rojo. Al lado sale el valor del examen anterior del mismo tipo, con la fecha y una flecha si subió o bajó. Deje vacío lo que no se midió. Lo que no es un número va en Otros resultados. En la lista de exámenes dice «2 valores fuera de rango» (o «todos normales»), y en el expediente y en el portal del dueño sale la tabla con las marcas.

El rango que se ve en un examen ya anotado es el que había ese día: si después se cambia el catálogo, los exámenes viejos no cambian. Si la especie de la mascota no tiene rango para un valor, se anota igual, sin marca.

Ver los archivos sin salir de la pantalla (visor MT-019): toque el archivo o su miniatura y se abre encima del examen, en grande.

  • Radiografías y fotos: se acercan con la rueda del mouse, con los botones o con doble clic (en el celular, con dos dedos), y se mueven arrastrando. Girar, brillo, contraste e Invertir (el negativo) ayudan a leer una placa; Entera la vuelve al tamaño de la pantalla. Lo que cambie es solo para verla: el archivo guardado no se toca.
  • PDF: se lee ahí mismo (en el celular se abre con el visor del teléfono).
  • Excel: se ve como tabla, con una pestaña por hoja.
  • Word (.docx): se ve el texto y las tablas, sin el formato ni las imágenes. El Word viejo (.doc) no se puede mostrar: se baja.

Si el examen tiene varios archivos, se pasa de uno a otro con las flechas (o las teclas ← →). Bajar guarda el archivo original en la computadora. Esc o la X cierran el visor y se vuelve al examen.

Estados: Solicitado · Muestra tomada · Con resultado · Anulado. El número en el menú de la ficha dice cuántos esperan resultado, y arriba de la lista se filtran. Un examen pedido por error se anula: no se borra, queda tachado en la ficha y en el expediente.

El resultado se puede anotar aunque la consulta ya esté cerrada (los resultados llegan después). Lo que no se puede es pedir un examen nuevo en una consulta cerrada: se pide desde la ficha.

Cobro: si el examen del catálogo tiene su servicio del inventario, al pedirlo en una consulta aparece sugerido en la cuenta de la atención.

El catálogo (MT-008) se arma con el junto a «Examen» o en Veterinaria → Configuración → Exámenes de la clínica. La primera vez, Crear los de siempre pone hemograma, química sanguínea, urianálisis, coprológico, citología, test rápido, radiografía y ultrasonido; el hemograma, la química y el urianálisis vienen con sus valores y rangos de perro y gato (revíselos con su laboratorio: cada uno usa rangos algo distintos). Cada examen guardado tiene el botón Valores (MT-022): ahí se escriben, en orden, los valores (nombre y unidad) y el mínimo y el máximo de cada especie (deje vacío el que no tenga); + Otra especie agrega una columna (conejo, hurón…), Agregar valor suma uno y el basurero lo quita (si ya se usó en un resultado, solo deja de pedirse). Si un examen con nombre conocido no tiene valores, sale Cargar los de siempre. De cada uno: categoría (laboratorio, imagen u otro), muestra, código del servicio y si está activo.

Cirugías (VT-006)

En la ficha, sección Cirugías → Programar cirugía. Cada cirugía tiene su propia pantalla, ordenada como se vive:

  • Encabezado: el procedimiento (por ejemplo «Castración»), la fecha y la hora. Puede ser un día que todavía no llega.
  • Equipo y lugar: el cirujano, el asistente (de la lista de veterinarios), el quirófano (las salas de la Agenda) y, si tiene, su cita de la Agenda.
  • Antes: el diagnóstico, el riesgo anestésico (ASA I a V) y si ya firmó el consentimiento y si vino en ayunas.
  • Durante: la hora de inicio y de fin, la anestesia, lo que se hizo y las complicaciones.
  • Después: cómo se recuperó, las indicaciones para la casa y el próximo control.
  • Insumos y medicamentos: busque el producto del inventario y ponga la cantidad. Se sugieren en la cuenta.

Estados: al guardarla queda Programada. Empezar la pasa a En curso (pone la hora de inicio y, si tiene cita, la cita pasa a «En atención»). Terminar la deja Realizada (pide haber escrito lo que se hizo; pone la hora de fin y la cita pasa a «Atendida»). Cancelar cirugía la deja cancelada (queda en el expediente, sin cambios) y Reactivar la vuelve a programar. Una cirugía no se puede empezar ni terminar antes de su día. Lo escrito se guarda solo al cambiar de estado.

Hojas: Consentimiento (para que el dueño lo firme antes), Indicaciones (los cuidados en la casa, también por WhatsApp o correo) e Informe quirúrgico (todo el detalle, para el expediente o para otra clínica). Se imprimen o se bajan en PDF. Salen con lo guardado: si cambió algo, guarde primero.

La cuenta de la cirugía: cada cirugía tiene su propia cuenta, igual que la consulta (ver Cobrar la atención): sugiere el servicio de la cita y los insumos con su cantidad, se agrega lo que falte y se manda a Cobro Caja o FactuDesk. El inventario baja cuando se factura, como cualquier venta.

Hospitalización (VT-007 y VT-008)

En Veterinaria → Hospitalización está el tablero del hospital: cada espacio (jaula) agrupado por área, libre u ocupado con la mascota, los días que lleva y el motivo. Arriba dice cuántos internados hay y cuántos espacios quedan libres.

Los espacios se arman con Espacios (el , MT-009) o en Configuración: código (H-01), área (Perros, Gatos, Aislamiento…) y el servicio que se cobra por día. La primera vez, «Crear unos de ejemplo» pone seis. Un espacio ocupado no se puede desactivar.

Para internar: toque un espacio libre (o Internar), busque la mascota, escriba el motivo y toque Internar. También desde la ficha, sección Internamientos. Una mascota no puede estar internada dos veces, ni dos mascotas en el mismo espacio.

El internamiento (VT-008) tiene sus datos (espacio, veterinario, ingreso, alta prevista, motivo, diagnóstico y alimentación) y la caja Anotar, para registrar cada cosa en el momento:

  • Evolución: cómo sigue.
  • Signos vitales: temperatura, frecuencia cardíaca y respiratoria, peso.
  • Medicamento: el producto del inventario, la cantidad y la dosis o vía (para lo que se da a una hora fija, mejor el horario de medicamentos).
  • Alimentación y Procedimiento: qué se hizo y, si se gastó algo, el producto.

Viene con la fecha y la hora de ahora (se pueden cambiar). El Registro lo muestra por día, del más nuevo al más viejo, y se filtra por tipo. Algo anotado por error se borra con el basurero mientras siga internado.

Cuenta del internamiento: tiene su propia cuenta y sugiere los días internado × el servicio del espacio (cuenta noches: del día de ingreso al de alta; mínimo 1) y lo gastado en el registro. Se carga y se manda a cobrar como la de la consulta. El inventario baja al facturar.

Al terminar: escriba las indicaciones para la casa y toque Dar de alta: el espacio queda libre. Falleció también marca la ficha de la mascota como fallecida. Anular es para uno abierto por error. Un alta o un anulado se puede Reabrir (si su espacio sigue libre). Cerrado, solo se corrigen las indicaciones de alta.

Horario de medicamentos y signos (internamiento)

En el internamiento (VT-008), la caja Horario de medicamentos arma el plan de cada medicamento y avisa cuándo toca cada dosis. En el celular sale de primera, porque es lo que se usa en cada ronda.

Indicar un medicamento (MT-020): toque Indicar medicamento, busque el producto del inventario (o escriba el nombre, por ejemplo «Fluidoterapia Ringer») y llene:

  • Dosis y unidad: si la unidad es por kilo (mg/kg, ml/kg…), el sistema la multiplica por el último peso y muestra el total: «22 mg/kg = 107,8 mg (4,9 kg)». El peso sale de la ficha o de los signos vitales anotados en el internamiento, el más reciente. Si no hay peso, lo dice.
  • Vía (IV, SC, oral…) y cada cuántas horas (o «Una sola vez»).
  • Primera dosis (fecha y hora) y, si quiere, hasta cuándo. Si no pone fin, sigue hasta el alta.
  • Se cobra por dosis: cuánto del producto se carga a la cuenta por cada dosis dada (0 = no se cobra). Solo con un producto del inventario.

Las dosis salen como botones con la hora: rojo = atrasada (más de 30 minutos de pasada), naranja = toca ahora, azul = próxima, verde ✓ = dada y gris tachado = no se dio. Arriba de la caja, un aviso rojo dice cuántas hay atrasadas.

Marcar una dosis (MT-021): tóquela y elija Se dio (con la hora en que se dio) o No se dio (hay que escribir por qué: vomitó, estaba en ayuno…). Se puede marcar desde 2 horas antes. La dosis dada queda en el Registro como «Medicamento» y, si se cobra, se sugiere en la cuenta del internamiento. Si se marcó mal, tóquela y Desmarcar.

Cambiar el plan: con el lápiz. Si ya tiene dosis marcadas, solo se cambian el fin, el cobro y las indicaciones: para cambiar la dosis, la vía o el horario, suspéndalo (el botón de pausa) e indique uno nuevo, así queda claro qué se dio con cada indicación. El basurero solo quita uno que no tiene ninguna dosis marcada (indicado por error).

Signos vitales cada N horas: en los datos del internamiento, elija «Signos vitales: cada 4 h» (por ejemplo) y guarde. La caja dice cuándo toca la próxima toma (desde la última anotada) y se pone en rojo si se atrasa. «Anotar signos» lleva directo a la caja Anotar.

Dosis de ahora (tablero del hospital): en Veterinaria → Hospitalización, arriba sale la lista de todas las mascotas internadas: lo atrasado, lo que toca ahora y lo de las próximas 2 horas, dosis y signos. Cada dosis se marca ahí mismo con Marcar, sin entrar al internamiento. Cada espacio ocupado muestra cuántas dosis lleva atrasadas. La pantalla se actualiza sola cada 2 minutos.

Los medicamentos indicados salen también en el Expediente, dentro del internamiento, con cuántas dosis se dieron.

Si el producto tiene guardados sus datos en la calculadora de dosis, la dosis dice también cuánto es en su presentación: «0,1 mg/kg = 3,05 mg (30,5 kg) ≈ 2,03 ml». En MT-020, el enlace Calculadora de dosis abre la calculadora y deja la dosis en mg/kg.

Calculadora de dosis (MT-031)

Saca cuánto darle a la mascota con su peso. Se abre con el botón que está junto a Dosis en cada medicamento de la receta (en la ficha y en la consulta) y con el enlace Calculadora de dosis del horario del hospital. Pide el permiso clínico (873).

  • Peso: viene el último peso anotado de la mascota (con su fecha). Se puede cambiar para esa cuenta; no se guarda.
  • Concentración: el número y la unidad del producto: mg/ml (jarabes, gotas, inyectables), mg/tableta, mg/cápsula o mg/gota. Ejemplo: meloxicam 1,5 mg/ml.
  • Dosis (mg/kg): la que se quiere dar. Al escribirla, sale enseguida el resultado en grande: 2,03 ml (y abajo la cuenta: 0,1 mg/kg × 30,5 kg = 3,05 mg). Los ml se redondean a dos decimales, las tabletas y cápsulas al cuarto (con aviso si eso cambia mucho la dosis) y las gotas a enteras.
  • Pasar a la receta: escribe el resultado en la dosis de ese medicamento («2,03 ml (3,05 mg)»). Desde el hospital, deja la dosis en mg/kg.

Guardar los datos del medicamento (la parte de abajo): la concentración y el rango de dosis por especie (mínima y máxima en mg/kg; la especie en blanco vale para todas) y unas notas. Se guarda una vez y desde ahí, cada vez que se elija ese producto, la calculadora ya trae la concentración y muestra el rango de la especie de la mascota: tocar el mínimo o el máximo lo pone como dosis.

Fuera del rango: si la dosis queda por debajo o por encima del rango de esa especie, el resultado sale en rojo con el aviso. No lo impide: lo decide el veterinario.

Certificados (MT-023)

En la ficha de la mascota, sección Certificados → Nuevo certificado. Hay cuatro:

  • Vacunación: la lista de vacunas y desparasitaciones de la cartilla hasta esa fecha, con el lote y la próxima.
  • Salud / viaje: que la examinó y está clínicamente sana; con el destino (país o ciudad y cómo viaja) dice que está apta para viajar. Incluye las vacunas.
  • Consentimiento informado: el dueño autoriza un procedimiento (eutanasia, sedación, un tratamiento…). Hay que escribir el procedimiento. (El de cirugía sigue en la cirugía.)
  • Defunción: con la fecha y la causa. Al emitirlo, la ficha queda marcada como fallecida en esa fecha si no lo estaba.

Elija el certificado, la fecha y el veterinario que firma, escriba lo que haga falta y toque Emitir: queda con su número (consecutivo de la clínica). Después se imprime o se baja en PDF.

La firma del veterinario se dibuja una sola vez: en la lista de veterinarios (el al lado del combo), botón Firma de cada uno. Cada certificado que emite la lleva impresa. Si la cambia después, los certificados ya hechos no cambian. Sin firma guardada, el certificado sale con la línea para firmarlo a mano (la ventana lo avisa).

La firma del dueño (MT-024), de dos maneras:

  • Firmar aquí: en la tablet o el celular de la clínica, el dueño escribe su nombre y su cédula y firma con el dedo (o con el mouse).
  • Mandar para firmar: le llega un link por WhatsApp; desde su celular lee el certificado completo y firma ahí mismo. También le aparece en su portal, en la tarjeta «Para firmar». Necesita el portal del dueño encendido (si está apagado, el botón sale en gris).

En el consentimiento la cédula es obligatoria. En el de defunción la firma es de quien lo recibe. En los de vacunación y salud la firma del dueño es opcional. El número rojo del menú dice cuántos consentimientos o defunciones esperan la firma del dueño.

Firmado ya no se cambia. Mientras el dueño no firme se puede corregir. Si algo quedó mal, Anular (queda con su número, marcado «ANULADO») y hacer otro. Los certificados salen en el expediente y, los vigentes, en el portal del dueño para bajarlos en PDF.

Sala de espera (VT-017 y VT-018)

En Veterinaria → Sala de espera la recepción ve, en tres columnas (en el celular, una debajo de otra):

  • En la sala: los que llegaron y esperan, en orden de llegada; los urgentes van primero. Cada uno dice a qué hora llegó, cuánto lleva esperando, si tiene cita, el veterinario y, si la mascota tiene alertas, un aviso.
  • Por llegar: las citas de hoy que todavía no llegaron, por hora. Cuando el dueño entra, toque Llegó y pasa a la sala con el motivo, el veterinario y el consultorio de la cita.
  • En atención: los que ya pasaron al consultorio. Abajo, Terminados hoy.

Si llega alguien sin cita: Llegó sin cita (MT-025), busque la mascota, escriba el motivo y, si hace falta, marque Urgente.

Llamar: elija el consultorio y toque Llamar: en la pantalla de la sala suena un timbre y sale el nombre de la mascota en grande con el consultorio. Otra vez lo vuelve a llamar. La flecha circular lo devuelve a esperar sin llamarlo. La estrella lo marca o desmarca como urgente.

Atender abre la consulta de esa mascota (con su cita, si tenía): al guardarla queda ligada a la llegada y la cita pasa a «En atención», como siempre. Al cerrar la consulta, la llegada pasa sola a «Terminó». También se puede marcar Terminó a mano (por ejemplo, si solo vino a un retiro). Atender pide el permiso clínico; sin él, el botón sale en gris.

Se fue (la flecha de salida) es para el que se fue sin atenderse; si vuelve, en Terminados toque Volvió. El basurero lo quita si se anotó por error (una cita vuelve a «Por llegar»). La lista se actualiza sola cada 20 segundos.

La pantalla de la sala (VT-018): en la tele o la computadora de la sala, entre con un usuario de la clínica y toque Pantalla de la sala (arriba, en la sala de espera). Muestra la hora, el llamado en grande unos segundos, los últimos llamados y los nombres de las mascotas que esperan (solo el nombre, no el del dueño). La primera vez toque Tocar para activar el sonido: los navegadores no dejan sonar el timbre hasta que alguien toca la pantalla. Se actualiza sola cada pocos segundos.

Estética / grooming (VT-010 y VT-011)

Baño, corte, uñas y demás. Es un servicio, no algo clínico: lo puede trabajar la recepción y el estilista (alcanza con el permiso de entrar, 872).

Antes de empezar:

  • Los estilistas se agregan en la lista de veterinarios (MT-005) con Es: Estilista. Solo se ofrecen en estética; la consulta sigue ofreciendo solo veterinarios.
  • Los servicios (MT-012, en Configuración o con Servicios en el tablero): «Crear los de siempre» pone ocho (baño, corte de pelo, uñas, oídos, glándulas, deslanado, cepillado dental, antipulgas). El código de producto es el servicio del inventario que se cobra.

El tablero del día (Veterinaria → Estética) tiene cuatro columnas: Recibida, En proceso, Lista y Entregada (en el celular, pestañas). Cada tarjeta dice la mascota, el dueño, los servicios, el estilista y la hora de entrega (en rojo si ya pasó). Con las flechas o la fecha se ven otros días; las que no se han entregado se ven siempre.

Recibir (MT-013): busque la mascota; si tiene cita hoy, se liga a la cita. Elija el estilista, marque los servicios, la hora de entrega y el corte. Si la mascota tiene indicaciones de siempre, salen ahí. Una mascota no puede estar dos veces en estética al mismo tiempo. También se recibe desde la ficha, sección Estética.

Los pasos: en cada tarjeta, Empezar → Lista → Entregar. Al marcarla Lista, al dueño le llega solo un WhatsApp: «Hola…, Max ya está listo para recoger en …». Se manda una sola vez y la tarjeta dice «Avisado» con la hora. Si no sale (el dueño no tiene celular en su ficha de cliente, o el WhatsApp de la empresa no está vinculado), la pantalla lo dice y la tarjeta dice «Sin aviso»: llámelo.

La atención (toque la tarjeta) tiene el estilista, la entrega, el corte, los servicios (con su cantidad, y otros a mano), los productos usados, lo que se encontró (pulgas, nudos, heridas), el comportamiento y las observaciones. Las indicaciones de siempre («corte corto, no tolera la secadora») quedan guardadas en la mascota para la próxima visita. Abajo, Volver deshace un paso, y Anular es para una abierta por error (después se puede reabrir). Entregada, solo se corrigen las observaciones.

La cuenta de la estética: cada atención tiene su propia cuenta, igual que la consulta (ver Cobrar la atención): sugiere los servicios que tienen su producto. También aparece en la cuenta del dueño.

Cada atención queda en el expediente de la mascota (tipo «Estética»), con cuántas fotos tiene.

Fotos antes y después (MT-030)

En la atención, la caja Fotos antes y después (debajo de la atención) tiene dos columnas:

  • Antes: se toman al recibirla o mientras está en proceso (cómo llegó: nudos, pelo largo, uñas).
  • Después: se toman en proceso o cuando ya está lista (cómo quedó).

Toque Foto: en el celular abre la cámara; en la computadora, elija una o varias fotos. Antes de tocarla puede escribir una nota («nudos en las patas»), que queda en la foto. Caben hasta 6 por lado; con la se quita una. Cuando ya se entregó (o se anuló), las fotos solo se ven: ya no se cambian. Si un lado no se puede usar en ese momento, el botón sale en gris y dice por qué.

Tocar una foto la abre en grande (con flechas para pasar). Con Comparar antes y después salen las dos lado a lado (en el celular, una encima de la otra), cada una con sus flechas.

El dueño las ve: salen en su portal, en la tarjeta Estética. Y si la atención tiene fotos de después y el portal está encendido, el WhatsApp automático de «ya está lista» termina con «Así quedó:» y el link: al tocarlo, el portal abre directo en esas fotos. Por eso conviene tomar las fotos de después antes de marcarla Lista.

Guardería y hospedaje (VT-012 y VT-013)

Para cuidar mascotas sanas: hospedaje (se quedan a dormir, se cobra por noche) y guardería (solo de día, se cobra por día). Es aparte de la hospitalización, que es médica: tiene sus propias habitaciones y su propia cuenta. Es un servicio: alcanza con el permiso de entrar (872).

Antes de empezar, las habitaciones (MT-014, en Configuración o con Habitaciones en el tablero): código (HAB-01), nombre, cuántas mascotas caben a la vez (dos del mismo dueño pueden compartir) y los productos del inventario que se cobran por noche y por día. La primera vez, «Crear unas de ejemplo» pone cinco. Una habitación con mascotas adentro o con reservas no se puede desactivar, ni bajarle la capacidad si ya llega a tener más.

El tablero (Veterinaria → Hospedaje) tiene arriba lo del día:

  • Entran hoy: las reservas de hoy (y las atrasadas, en rojo). Cuando llega, toque Entró.
  • Salen hoy: las que se van hoy (o que ya se pasaron de la salida). Cuando el dueño la recoge, toque Salió.
  • Adentro: las que están en la clínica y cuándo salen.

Encima de todo, cuando hay alguna, sale el recuadro naranja Comidas de ahora: las comidas del horario que tocan en la próxima hora y las atrasadas (en rojo). Con Anotar se dice ahí mismo cómo comió. El tablero se actualiza solo cada 2 minutos.

Abajo está el calendario: las habitaciones en filas y los días en columnas, con cada estadía pintada (azul reservada, ámbar adentro, verde salió). Un día lleno sale en rosado. Con las flechas, la fecha y «7 / 14 / 31 días» se ve otro período. En el celular, el calendario es una lista por habitación con «hoy 1 de 2».

Reservar (MT-015): toque Reservar o un día libre del calendario (ya viene con esa habitación y ese día). Busque la mascota, elija Hospedaje o Guardería, las fechas y horas, la habitación, la alimentación y el contacto de emergencia. Abajo dice cuántas noches o días son. Si la mascota tiene vacunas o desparasitación vencidas, se avisa (no se impide). Si llega en ese momento, marque Ya está aquí y entra de una vez. No se puede reservar en una habitación que esos días ya está llena, ni dos veces la misma mascota en las mismas fechas. También se reserva desde la ficha, sección Hospedaje.

La estadía (toque una estadía en el tablero o en la ficha) tiene:

  • Las fechas y la habitación. Cuando entra, queda la hora real en que entró; la salida y la habitación se pueden cambiar mientras esté adentro.
  • Horario de comidas: a qué hora come, qué y cuánto, y si la trae el dueño o la pone la clínica. Abajo, cómo comió cada día. Ver Horario de comidas.
  • Cuidados: alimentación (lo que dijo el dueño, en sus palabras), medicación, pertenencias que dejó (cama, correa…), contacto de emergencia y observaciones.
  • Servicios adicionales: busque el producto o servicio del inventario (un baño, un paseo extra) y la cantidad; se sugieren en la cuenta.
  • Bitácora: mientras está adentro, anote lo del día: Comida, Paseo, Salud u Otro, con la hora. Cada día tiene el botón Mandar el día: abre WhatsApp con el resumen listo («Hola Juan, así le fue hoy a Max…») para mandárselo al dueño. Lo manda la persona, desde su WhatsApp: el sistema no lo envía solo. Si el dueño no tiene celular en su ficha de cliente, el botón sale en gris.

Los pasos: Entró → Salió. Abajo, Cancelar reserva deja libre la habitación (después se puede Reactivar si sigue habiendo lugar). Deshacer la entrada (solo si todavía no tiene nada en la bitácora ni comidas anotadas) y Deshacer la salida corrigen un toque por error. Cuando ya salió, solo se corrigen las observaciones.

La cuenta de la estadía: tiene su propia cuenta, igual que la consulta (ver Cobrar la atención): sugiere las noches × el producto por noche de la habitación (o los días × el producto por día en la guardería), los servicios adicionales y la comida de la clínica que comió (ver Horario de comidas). Las noches se cuentan del día que entró al día que sale (mínimo una); en la guardería cuenta cada día. También aparece en la cuenta del dueño.

Cada estadía (cuando ya entró) queda en el expediente de la mascota (tipo «Hospedaje»), con el horario de comidas y la bitácora. Las reservas y las canceladas no.

Horario de comidas (MT-028 y MT-029)

En la estadía, la caja Horario de comidas (va justo debajo de las fechas). Se arma desde que se reserva:

  • Agregar comida (MT-028): la hora, el alimento (croquetas, lata, pollo…), la cantidad («1 taza») y quién la pone: La trae el dueño o La pone la clínica. Si la pone la clínica, elija el producto del inventario con que se cobra (si no elige ninguno, no se cobra). Las indicaciones son opcionales («tibia», «separado de los otros»). Con se corrige y con se quita.
  • Copiar el de la estadía del …: si la mascota ya vino antes y esta estadía todavía no tiene horario, el botón copia el de la última vez (lo de la guardería diaria no hay que escribirlo cada día).
  • ¿Cómo comió? Debajo del horario sale cada día de la estadía con sus comidas: azul próxima, naranja es hora (falta una hora o menos), rojo atrasada (pasó media hora sin anotarla), y ya anotadas: verde comió todo, amarillo comió poco, rosado no comió. Con borde punteado, un día que ya pasó sin anotar; en gris, una comida de una hora en que la mascota no estaba (antes de entrar o después de salir).
  • Anotar (MT-029): toque la comida y elija Comió todo, Comió poco o No comió, con una nota si quiere («dejó la mitad»). Solo mientras está adentro, y una comida de hoy se anota desde 2 horas antes de su hora. Si se anotó mal, tóquela otra vez para corregirla o Borrar lo anotado.

Lo que comió va al dueño: el resumen del día de la bitácora (botón Mandar el día) lleva también cada comida anotada, por hora: «✅ 07:30 · Croquetas: comió todo». Un día con comidas anotadas y sin notas igual tiene su botón.

Lo que se cobra: cada vez que se anota que comió (todo o poco) una comida que pone la clínica con producto, ese producto se suma solo a lo sugerido en la cuenta de la estadía. No comió no se cobra, y la comida que trae el dueño tampoco.

Quitar una comida que ya tiene algo anotado solo la saca del horario: lo anotado se queda (y se sigue cobrando). Cuando la estadía terminó o se canceló, el horario ya no se cambia.

Seguimiento (VT-014 y MT-016)

Es la llamada (o el WhatsApp) al dueño después de una atención, para saber cómo sigue la mascota: «¿Cómo sigue Max después de la cirugía?». Lo puede hacer la recepción: alcanza con el permiso de entrar (872).

Cómo se programa. No hay que acordarse: el sistema lo ofrece al cerrar una consulta, al marcar una cirugía realizada, al dar de alta un internamiento y al entregar una estética. Sale la ventana «¿Programar un seguimiento?» con tres atajos —Mañana, En 3 días y En 1 semana— o una fecha a mano, si es por llamada o WhatsApp (si el dueño tiene celular, viene en WhatsApp), quién llama (opcional) y para qué (ya viene escrito). Toque Programar, o Ahora no si no hace falta. Si esa atención ya tiene un seguimiento pendiente, no se vuelve a ofrecer.

También se programa a mano desde la ficha, sección Seguimientos, con Programar.

La lista de llamadas (Veterinaria → Seguimientos) tiene cuatro listas: Atrasados (en rojo), Hoy, Próximos (los próximos 30 días) y lo hecho en los últimos 7 días. En el celular son pestañas. Solo los míos deja los que le asignaron a usted y los que no tienen a nadie asignado.

Hacer la llamada: toque un seguimiento. Arriba están el dueño, sus teléfonos (tóquelos para llamar desde el celular) y el botón WhatsApp, que abre WhatsApp con el mensaje listo («Hola Juan, le escribimos de … para saber cómo sigue Max después de la cirugía…»). Lo manda la persona, desde su WhatsApp: el sistema no lo envía solo. Después:

  • Elija cómo sigue: Bien, Regular o Mal, escriba lo que dijo (opcional) y toque Anotar.
  • Si sigue mal, aparece Darle una cita: abre la Agenda con el dueño y la mascota ya elegidos, y la cita que se guarde queda ligada al seguimiento.
  • No contestó: queda anotado el intento y el seguimiento pasa para mañana.
  • Ya no hace falta: lo cancela (pregunta el porqué, que es opcional).
  • Abajo se puede cambiar la fecha, el medio, quién llama o para qué.

Uno ya anotado o cancelado se puede Deshacer (vuelve a quedar pendiente; lo que se había escrito no se borra). Los seguimientos hechos quedan en el expediente de la mascota. A una mascota marcada como fallecida no se le programan.

Portal del dueño (VT-015)

Es una página que el dueño abre en su celular, sin usuario ni contraseña, con el link de siempre de ese cliente (el mismo del link de pedidos y del «Reporte su pago»). Ahí ve, de cada una de sus mascotas:

  • Le toca: las vacunas y desparasitaciones pendientes, con las atrasadas en rojo.
  • Próximas citas, con la fecha, la hora y el médico. Si están encendidas las citas en línea, ahí mismo está el botón Pedir cita.
  • Recetas e indicaciones: descarga en PDF las recetas, las indicaciones después de una cirugía y las indicaciones de alta de un internamiento.
  • Historial: de cada consulta cerrada, el motivo, el diagnóstico y el tratamiento; y los exámenes que ya tienen resultado, con su archivo.
  • Estética: las fotos antes y después de cada visita (tocar una la abre en grande). El link del aviso de «ya está lista» abre directo ahí.
  • Cartilla: todo lo que se le ha aplicado.
  • Su cuenta: las facturas pendientes (y cuántas están vencidas), las atenciones que todavía no se facturaron y el botón Reportar un pago (si la empresa recibe pagos reportados).

Lo que el dueño NUNCA ve: las alertas y observaciones internas, la anamnesis, la exploración, las notas de corrección, las consultas abiertas, el registro del internamiento ni las mascotas dadas de baja o fallecidas.

Cómo le llega: en la ficha de la mascota, el botón Portal abre WhatsApp con el mensaje y el link listos; lo manda la persona, desde su WhatsApp. Si están encendidos los recordatorios automáticos, cada recordatorio también termina con el link.

Cómo se enciende: viene apagado. Se enciende en Veterinaria → Configuración → Portal del dueño → Encender (pide el permiso de configuración). Apagado, el link le dice al dueño «no disponible» y el botón de la ficha sale en gris.

Quitarle el acceso a un dueño: el link es el del cliente; si se le revoca el link de pedidos en Clientes, deja de servir también para el portal y el reporte de pagos.

Citas en línea (MT-017 y MT-018)

El dueño pide la cita desde su portal, sin llamar: en Próximas citas toca Pedir cita para … (MT-018), elige para qué es (consulta, vacuna…), el día, la hora y, si quiere, escribe el motivo.

  • Solo se le ofrecen horas dentro del horario de la clínica y que estén libres en la Agenda. A la misma hora caben tantas citas como veterinarios activos haya (los estilistas no cuentan); cuando ya están, esa hora no se ofrece.
  • La cita entra a la Agenda como Programada, con la marca 🌐 Pedida en línea por el dueño. La ven en su Agenda los veterinarios que tienen su usuario del sistema en la lista de veterinarios, y quien tiene el permiso de ver la agenda de todos (860).
  • A la clínica le llega un WhatsApp con la mascota, el dueño, el día, la hora y el motivo. Va al WhatsApp de «alertas al jefe» o, si está vacío, al «WhatsApp general» (Configuración → WhatsApp).
  • Confirmarla: en la Agenda, cámbiele el estado a Confirmada (o ábrala, ajústela y guárdela como Confirmada). Al dueño le llega un WhatsApp con el día y la hora, y en su portal la ve «Confirmada». Si no se puede atender, póngala Cancelada: también le llega el aviso, para que pida otra hora. El mensaje de la Agenda dice si se le avisó o si hay que llamarle.
  • Mientras no se confirme, en el portal dice Esperando confirmación y no le salen los recordatorios automáticos de esa cita.
  • El dueño puede cancelar desde el portal una cita que pidió él, mientras no haya pasado. A la clínica le llega el aviso y la hora queda libre.
  • Para que nadie llene la agenda, cada dueño puede tener hasta 3 citas esperando confirmación, y una por mascota por día. Si necesita más, llama a la clínica.

Cómo se configura (Veterinaria → Configuración → Citas en línea, MT-017, permiso de configuración):

  • Que el dueño pueda pedir cita: el interruptor. Viene apagado. Además tiene que estar encendido el portal del dueño.
  • Horario de la clínica: qué días abre y de qué hora a qué hora. Cada día admite una segunda franja, para cerrar al mediodía. Copiar el lunes a martes–viernes ahorra escribirlo cinco veces.
  • Qué puede pedir el dueño: los tipos de cita de la Agenda que se ofrecen en línea (por ejemplo, Consulta y Vacuna; una Cirugía mejor no). La duración es la del tipo.
  • Una hora cada 15, 20, 30 minutos o 1 hora · con anticipación de cuántas horas como mínimo (2 de fábrica) · hasta cuántos días adelante (30 de fábrica).

Secciones de la consulta (MT-003)

Si su clínica no usa alguna parte de la consulta (por ejemplo, el diagnóstico diferencial), quítela para que el formulario quede más corto: en la consulta, botón Secciones, desmarque lo que no usa y Guardar. Vale para todas las consultas y todos los usuarios. El motivo no se puede quitar.

Si una consulta vieja ya tenía algo escrito en una sección quitada, se sigue viendo, con la marca «apagada en esta clínica».

Cambiar las secciones pide el permiso 875 (configuración de Veterinaria); sin él, el botón sale en gris. También se cambian en Configuración.

Cartilla: vacunas y desparasitación

En la ficha, sección Cartilla, se anota todo lo preventivo: vacunas, desparasitación interna, desparasitación externa y otros controles (por ejemplo, la limpieza dental).

Lo que le toca (arriba): en rojo lo vencido y en amarillo lo que toca en los próximos 30 días. Cuenta solo la última aplicación de cada cosa: si ya se volvió a vacunar, la vieja no sale como vencida. El número rojo en el menú de la ficha dice cuántas hay.

Para anotar:

  1. Elija qué es (vacuna, desparasitación…) y el producto. Solo salen los de la especie de la mascota. Si no está en la lista, elija «Otro» y escriba el nombre.
  2. La fecha viene con la de hoy. La próxima se pone sola si el producto tiene «repetir cada» (la rabia, en un año); se puede cambiar, o dejar vacía si no se repite.
  3. Si quiere: dosis, lote y su vencimiento, fabricante, veterinario (viene el médico ligado a su usuario o, si no, el habitual) y una nota.
  4. Anotar.

Atajo: en «Lo que le toca», el botón Ya se aplicó deja el formulario listo con ese mismo producto. En el historial se filtra por tipo; el lápiz corrige y el basurero borra lo anotado por error.

Anotar en la cartilla no rebaja el inventario ni cobra: el producto es solo de referencia. La vacuna se cobra en la factura, como siempre.

Si la mascota tiene un paquete preventivo que incluye esa vacuna, al anotarla se descuenta sola del paquete: el aviso lo dice («se descontó del paquete…»), en el historial sale con la etiqueta verde del paquete y ya no se sugiere cobrarla en la consulta.

Recordar por WhatsApp

Cada cosa vencida o próxima tiene el botón WhatsApp. Abre WhatsApp con el mensaje ya escrito para el dueño, por ejemplo: «Hola JUAN PÉREZ, le saludamos de Veterinaria X. Le recordamos que a Max le toca la vacuna «Rabia» el 01/11/2026. ¿Le agendamos una cita? 🐾». Revíselo y envíelo usted.

El número es el celular de la ficha del cliente (Teléfonos). Si solo tiene un teléfono fijo, el botón sale en gris: «Sin celular».

Recordatorios automáticos (MT-006)

Además del botón de WhatsApp, el sistema puede mandarle solo los recordatorios al dueño, por WhatsApp (desde el WhatsApp de la empresa) y por correo. Vienen apagados: se encienden en Veterinaria → Configuración → Recordatorios automáticos.

Qué se manda y cuándo:

  • Vacunas y desparasitación (la cartilla): unos días antes (7 de fábrica), el día y, si no se registró, como vencida unos días después (3 de fábrica). Cuenta solo la última aplicación de cada cosa: si ya se volvió a vacunar, no se avisa.
  • Próximo control de la consulta: igual que las vacunas, pero no se manda si la mascota ya tiene otra cita o volvió a consulta.
  • Citas (programadas o confirmadas): el día antes y 2 horas antes. Si la cita se sacó hace menos de 3 horas, no se avisa. Una pedida en línea se recuerda solo cuando la clínica ya la confirmó.

Salen solo entre las horas que usted elija (8:00 a 19:00 de fábrica); el de «2 horas antes» de la cita sale a su hora. A cada dueño se le manda una sola vez cada aviso.

Los textos se pueden cambiar. Toque un campo (por ejemplo {mascota} o {cuando}) para ponerlo en el texto; abajo se ve cómo le llegaría al cliente. Cada texto tiene que llevar {mascota}.

El link del portal: con el portal del dueño encendido, cada recordatorio termina solo con el link donde el dueño ve la cartilla, las citas y las recetas de sus mascotas.

A quién: al celular de la ficha del cliente (Teléfonos; un fijo no recibe WhatsApp) y a su correo. Si el WhatsApp de la empresa no está vinculado (Configuración → WhatsApp), solo salen los correos; la ventana lo avisa.

En la ficha, sección Cartilla, al final:

  • No mandarle recordatorios: márquelo si el dueño no los quiere (puede anotar el motivo). Vale para todas sus mascotas y se desmarca igual.
  • Lo que se le mandó por esta mascota: cuándo, qué, por dónde y cómo salió: Enviado, Falló (con el motivo) o No salió (por ejemplo, el cliente no tiene celular).

Paquetes preventivos (MT-026, MT-027 y VT-019)

Un paquete es un plan que el dueño paga por adelantado, por ejemplo un «Plan cachorro» con 3 múltiples, la rabia, 2 desparasitaciones y 2 consultas de control.

Armar los paquetes (MT-027): en Veterinaria → Configuración → Paquetes de la clínica, o con Catálogo en la caja Paquetes de la cartilla. Nuevo paquete y llene:

  • Nombre y código producto: el artículo del inventario con que se cobra el paquete (con su precio). Sin producto, la cuenta se abre vacía y se carga a mano.
  • Especie: vacía sirve para todas; «Perro» solo se ofrece a los perros.
  • Vence a los (días): vacío = no vence.
  • Lo que incluye: cada renglón es de la cartilla (una vacuna o desparasitante del catálogo: se descuenta sola) o escrito a mano (una consulta, un baño…: se marca con «Usar»), con su cantidad.

Un paquete que ya se vendió no cambia lo que incluye (lo que se vendió es lo que se vendió): se le puede cambiar el nombre, el producto, la vigencia o apagarlo. Si quiere otro contenido, cree un paquete nuevo y apague el viejo. Uno que nunca se vendió se puede borrar.

Venderlo (MT-026): en la ficha, sección Cartilla → caja Paquetes → Vender paquete. Salen los paquetes activos de la especie de la mascota, con lo que incluyen y cuándo vence. Vender y abrir la cuenta lo anota y le abre su propia cuenta con el producto del paquete, para cobrarla como cualquier atención (Enviar a cobrar o FactuDesk; ver Cobrar la atención). La cuenta también sale en la cuenta del dueño. Vender pide el permiso de cobro (874); sin él, el botón sale en gris.

El paquete vendido (VT-019): tóquelo en la caja Paquetes. Muestra cada cosa con lo que incluye, lo que ya usó y lo que le queda:

  • Las vacunas y desparasitaciones dicen Desde la cartilla: se descuentan solas al anotarlas en la cartilla (si tiene dos paquetes con la misma vacuna, se gasta primero el que vence antes). Si se borra la aplicación de la cartilla, vuelve al paquete.
  • Lo demás tiene el botón Usar. Si se marcó por error, en «Lo que ya usó» la flecha circular lo deshace.
  • Cuando ya usó todo queda Completo; pasada la fecha queda Vencido y ya no se descuenta nada.
  • Anular paquete (abajo) lo deja sin uso: lo que se había descontado de él vuelve a cobrarse en la consulta. Si ya se cobró, la devolución se hace en Facturación (nota de crédito).

Por vencer (toda la clínica)

En Veterinaria → Por vencer (o la pestaña Por vencer de Mascotas) junta lo vencido y lo de los próximos 30 días de todas las mascotas activas: cuándo le toca, la mascota, qué es, cuándo se aplicó la última vez y el dueño con su celular. Con el botón de WhatsApp se le escribe a cada dueño. El número rojo de la pestaña dice cuántas hay.

Arriba puede elegir solo las vencidas o solo las próximas. Toque una fila para abrir la cartilla de esa mascota.

Peso

  1. Escriba la fecha (ya viene la de hoy), los kilos (se puede con coma: 12,5) y, si quiere, una nota.
  2. Anotar.

El gráfico muestra cómo ha cambiado (aparece desde el segundo peso). En la lista, cada peso dice cuánto subió ▲ o bajó ▼ respecto del anterior. Si anotó uno por error, bórrelo con el basurero.

Detalle: foto, alertas y más datos

Aquí se corrigen todos los datos y se toca Guardar. Deshacer cambios deja todo como estaba.

  • Foto: «Poner foto» (o «Cambiar foto»). En el celular puede tomarla con la cámara. Se achica sola; la foto se guarda en el momento, sin tocar Guardar.
  • Dueño: «Cambiar» para pasar la mascota a otro cliente.
  • Especie: de la lista de la clínica; con el + agrega una nueva (ver Especies).
  • Esterilizado, microchip y carácter (tranquilo, nervioso, muerde…).
  • Veterinario habitual: el médico de cabecera, de la lista de veterinarios de la clínica.
  • Alertas: alergias o cuidados especiales. Salen en rojo en la ficha.
  • Observaciones internas: notas para el equipo; el cliente no las ve.

Dar de baja o marcar fallecida

  • Dar de baja: en Detalle, quite la marca Activa y guarde. Ya no se ofrece al dar citas, pero no se borra: sus citas anteriores la siguen mostrando. Para verla en la lista, elija «Dadas de baja» o «Todas»; para reactivarla, vuelva a poner la marca.
  • Fallecida: en Detalle, escriba la fecha de fallecimiento y guarde (el sistema pregunta antes). Ya no se le pueden dar citas nuevas; su ficha y su historial quedan. Si se marcó por error, borre la fecha y guarde.

Darle una cita

Las citas se dan en la Agenda: ahí se elige el cliente, la mascota, el tipo de cita, la sala y el veterinario. Lo más rápido es el botón Nueva cita de la ficha, que llega con el dueño y la mascota ya puestos. Ver Citas veterinarias.

Veterinarios y estilistas (MT-005)

Los médicos que atienden se eligen de esta lista, no de los usuarios del sistema: en la consulta, la cartilla, la receta, la cita de la Agenda y como veterinario habitual de la mascota.

Al lado de cada lista de veterinarios está el botón : abre la ventana para agregar o corregir. De cada médico: nombre, n.º de colegiado, teléfono, correo y, si quiere, su usuario del sistema.

  • Usuario del sistema (opcional): si ese médico entra al sistema, cuando él anota una consulta, una vacuna o una receta queda elegido solo.
  • Lo que no viene elegido: la consulta de una cita nace con el médico de la cita; la receta, con el de su consulta.
  • N.º de colegiado: sale debajo de la firma en la receta impresa.
  • Es: Veterinario o Estilista (los de estética). Cada lista ofrece solo los suyos. Un mismo usuario puede ser veterinario y estilista a la vez.
  • Activo: quítelo cuando un médico deja de trabajar en la clínica. Ya no se ofrece, pero lo que atendió sigue mostrando su nombre. No se borra.

Administrar la lista pide el permiso 875 (configuración de Veterinaria); sin él, el sale en gris. Elegir un médico no pide nada más.

Consultas de la clínica (VT-004)

Las consultas de todas las mascotas, de la más nueva a la más vieja. Abre con las abiertas: las que alguien empezó y no cerró, para retomarlas. Arriba se elige Abiertas / Cerradas / Todas, las fechas, el veterinario y se busca por mascota, dueño, motivo o diagnóstico.

Toque una consulta para abrirla. En la computadora, el corazón de la derecha abre la ficha de la mascota.

Informes (VT-016)

Veterinaria → Informes: una pantalla con una pestaña por informe. Arriba se eligen las fechas (Desde y Hasta, o los atajos Este mes, Mes anterior y Este año; hasta un año) y, en los que aplica, el veterinario. Entra con el mes en curso.

  • Atenciones: cuántas consultas, cirugías realizadas, vacunas y desparasitaciones, internamientos y estéticas hizo cada veterinario o estilista.
  • Citas: por veterinario, cuántas hubo, atendidas, no se presentó, canceladas, las que siguen en pie y cuántas se pidieron en línea. La ausencia es «no se presentó» entre «atendidas + no se presentó».
  • Vacunas, en dos partes: Aplicadas (qué se aplicó y a cuántas mascotas) y Vencidas sin aplicar (la mascota, el dueño y su celular, qué le tocaba y hace cuántos días venció: para llamarles). Si ya se volvió a aplicar, no sale.
  • Ocupación, en dos partes: el hospital (días ocupado cada espacio) y el hospedaje y la guardería (días-mascota de cada habitación sobre sus lugares). Cuenta el día que entra y el que sale; si las fechas llegan al futuro, se mide hasta hoy.
  • Ingresos por tipo y por veterinario: de las cuentas de cada atención, lo facturado y lo por facturar (abierto o en caja), con IVA. Cuenta la fecha de la atención, no la de la factura. Si se juntaron cuentas, la cuenta se cuenta una vez, en la atención más vieja. Lo archivado sin factura no cuenta.
  • Medicamentos e insumos: los productos (no los servicios) cargados a esas cuentas, con la cantidad, en cuántas cuentas y el monto, del que más se vendió.

Imprimir abre la hoja lista para imprimir y PDF abre la misma hoja con el diálogo para guardarla en PDF.

Excel baja el informe que se está viendo (con las mismas fechas y el mismo veterinario) en un archivo .xlsx: arriba la empresa, el título, el rango y el resumen; después la tabla con sus totales en negrita y la nota. Las cantidades, la plata (con su ₡ o $), los porcentajes y las fechas quedan como números de verdad: se pueden sumar, ordenar y filtrar en Excel. Los códigos y los teléfonos quedan como texto (no se les pierden los ceros de adelante).

Permisos: entrar pide el 872. Los de plata (los dos de ingresos y el de medicamentos) piden además el 874 (cobrar); sin él, esas pestañas salen en gris. El Excel lleva además el candado de exportación de todo FactuPOS: el parámetro 690 de la empresa (viene encendido; lo apaga o enciende Soporte Real a solicitud del dueño) y el permiso 880 del usuario (al actualizar se le da a todos los que ya entran a Veterinaria; después se reparte en Seguridad). Si falta alguno, el botón sale en gris y dice cuál.

Configuración (VT-005)

Los catálogos de la clínica en un solo lugar, cada uno en su tarjeta: veterinarios, vacunas y desparasitantes, secciones de la consulta, exámenes de la clínica, espacios del hospital, servicios de estética, habitaciones de hospedaje, paquetes de la clínica, recordatorios automáticos, el portal del dueño (encender o apagar), las citas en línea (horario de la clínica y qué se puede pedir) y salas y tipos de cita (este se abre en la Agenda). Son las mismas ventanas que se abren con el dentro de cada pantalla.

Permisos

Veterinaria tiene sus propios permisos (módulo Veterinaria en la pantalla de usuarios):

  • 872 — Entrar: el botón, la lista de mascotas, la ficha, la cartilla, el peso, las citas, «Por vencer», los informes (menos los de plata), la estética, el hospedaje, los seguimientos y el botón Portal. Es lo que necesita la recepción.
  • 873 — Consultas, recetas y expediente: lo clínico, también los exámenes con sus archivos, las cirugías y la hospitalización. Sin él, en la ficha las secciones Expediente, Consultas, Recetas, Exámenes, Cirugías e Internamientos salen en gris y no se ven los diagnósticos.
  • 874 — Cobrar la atención: cargar a la cuenta de la consulta, la lista de cuentas por cobrar, juntar cuentas, mandar el estado de cuenta por correo y los informes de ingresos y de medicamentos. Además, quitar líneas pide el 059 y enviar a cobrar el 123 (los de ventas).
  • 875 — Configuración: veterinarios y estilistas, vacunas y desparasitantes, salas y tipos de cita, secciones de la consulta, exámenes de la clínica, espacios del hospital, servicios de estética, habitaciones de hospedaje, recordatorios automáticos, encender o apagar el portal del dueño y las citas en línea.

Sin un permiso, el botón o la sección sale en gris con el aviso (no se esconde). El botón del dueño en la ficha (abre su ficha de cliente) pide el del catálogo de clientes (300). Mientras su sistema no tenga estos permisos instalados, se usan los de antes (300, y 860 para configurar).

Problemas frecuentes

  • No veo «Mascotas» en Clientes: su empresa no tiene activado el módulo Veterinaria (es de pago) o falta un paso de instalación; avísele a Soporte.
  • «Falta actualizar la base de datos»: falta un paso de instalación en su sistema; avísele a Soporte.
  • No está la especie que necesito: agréguela con el + al lado de Especie. Si el + sale en gris, falta un paso de instalación en su sistema; avísele a Soporte.
  • «Escriba el peso en kilos»: escriba solo el número, por ejemplo 12,5 (sin «kg»). Si no lo sabe, déjelo vacío.
  • «La fecha de nacimiento no es válida»: escríbala como día/mes/año (por ejemplo 15/03/2020); no puede ser una fecha futura.
  • No encuentro el medicamento en la receta: tiene que estar en el inventario y activo. Créelo en Inventario y vuelva a buscarlo.
  • Algo no sale en el Expediente: revise que estén encendidos «Todo» (arriba) y que «Desde», «Hasta» y «Buscar» estén vacíos. Las citas que vienen o que se atendieron con consulta no salen ahí a propósito: están en Visitas y en la consulta.
  • «La fecha … no es válida» con una fecha que parece bien: revise que el día exista en ese mes (por ejemplo, no hay 31 de febrero ni 31 de abril).
  • No sale el estilista para elegir: agréguelo en la lista de veterinarios con «Es: Estilista». Si ese campo sale en gris, falta un paso de instalación en su sistema; avísele a Soporte.
  • No le llegó al dueño el aviso de «lista»: el dueño no tiene celular en su ficha de cliente o el WhatsApp de la empresa no está vinculado. La pantalla lo dice al marcarla Lista; llámelo.
  • No puedo recibir una mascota en estética: ya está en estética sin entregar (búsquela en el tablero), o está dada de baja o fallecida.
  • «Todavía no es hora: la comida de las … se anota desde 2 horas antes»: esa comida todavía no toca. Si ya se le dio antes, cámbiele la hora en el horario.
  • «No se puede deshacer la entrada» en una estadía con comidas anotadas: primero borre lo anotado (tocando cada comida → Borrar lo anotado).
  • «Las fotos de después se suben en proceso o cuando ya está lista» (o «de antes… al recibirla o en proceso»): la atención no está en ese paso. Las de antes se toman al llegar; las de después, al terminar.
  • El aviso de «ya está lista» no trajo el link de las fotos: la atención no tenía fotos de después cuando se marcó Lista, o el portal del dueño está apagado (Configuración).
  • El botón Dictar no escucha: el navegador no tiene dictado (use Chrome o Edge) o no se le dio permiso al micrófono (el candado de la barra de direcciones). Mientras tanto, escriba el texto y toque «Acomodar con IA».
  • «…ya usó todo el crédito…» al dictar o resumir: se acabó el crédito de IA del mes de la empresa. Se pide una recarga en Soporte → Crédito de IA.
  • La calculadora dice «Falta el peso»: la mascota no tiene peso anotado. Escríbalo ahí mismo para la cuenta, o anótelo en la ficha (sección Peso) para que quede.
  • La calculadora da solo los mg, no los ml: falta la concentración del producto. Escríbala (y guárdela en «Guardar los datos de este medicamento» para la próxima vez).
  • «La habitación … ya está llena el …»: ese día ya están todos los lugares ocupados o reservados. Elija otra habitación u otras fechas, o súbale la capacidad en Habitaciones si de verdad caben más.
  • No aparece el botón de WhatsApp de la bitácora (sale en gris): el dueño no tiene celular en su ficha de cliente. Agrégueselo en Clientes.
  • No sale la tabla de valores en un examen: ese examen del catálogo no tiene valores (cárguelos con el botón Valores en Exámenes de la clínica), o es un examen escrito a mano («Otro»). Si el botón Valores no aparece, falta un paso de instalación en su sistema; avísele a Soporte.
  • Un valor no sale marcado: la especie de la mascota no tiene rango para ese valor. Agréguelo en Valores con «+ Otra especie».
  • La pantalla de la sala no suena: toque una vez el botón «Tocar para activar el sonido» (aparece al abrirla) y revise el volumen de la tele o de la computadora.
  • Una cita de hoy no sale en «Por llegar»: ya llegó (está en la sala o en atención), está cancelada o atendida, o no tiene mascota.
  • «Mandar para firmar» sale en gris: el portal del dueño está apagado. Enciéndalo en Veterinaria → Configuración, o firme en la pantalla con «Firmar aquí».
  • El certificado sale sin la firma del veterinario: ese veterinario no tiene su firma guardada. Dibújela con el botón Firma en la lista de veterinarios; los certificados que se emitan desde ahí la llevan.
  • «Ya no se cambia»: el dueño ya lo firmó. Anúlelo y haga otro.
  • «Escriba qué tiene en …» al guardar la consulta: marcó una parte del examen como Anormal sin escribir el hallazgo. Escríbalo, o tóquela otra vez para dejarla sin revisar.
  • La exploración física sale como un solo cuadro de texto (sin las partes): falta un paso de instalación en su sistema; avísele a Soporte.
  • «Esa dosis todavía no toca»: las dosis se marcan desde 2 horas antes de su hora. Si de verdad se dio antes, espere a que entre en ese margen o anótelo en el Registro como Medicamento.
  • «Ese medicamento ya tiene dosis marcadas…»: para cambiar la dosis o el horario de algo que ya se viene dando, suspéndalo (botón de pausa) e indique el nuevo.
  • La dosis por kilo dice «falta el peso»: anote el peso en Signos vitales del internamiento (o en la ficha) y el cálculo aparece solo.
  • No me ofreció programar el seguimiento: esa atención ya tenía uno pendiente, o la mascota está marcada como fallecida. Si cerró la ventana con «Ahora no», prográmelo a mano desde la ficha, sección Seguimientos.
  • El botón WhatsApp del seguimiento sale en gris: el dueño no tiene un celular de Costa Rica en su ficha de cliente. Llámelo a los teléfonos que salen ahí, o agréguele el celular en Clientes.
  • El dueño no ve «Pedir cita» en su portal: las citas en línea están apagadas, no tienen horario o ningún tipo de cita está marcado para pedirse en línea (Configuración → Citas en línea). La ventana también avisa si el portal está apagado.
  • El dueño dice que no le salen horas un día: ese día la clínica está cerrada en el horario, ya pasó la hora (cuenta la anticipación) o todas las horas tienen tantas citas como veterinarios activos.
  • No veo en mi Agenda una cita pedida en línea: la ven los veterinarios que tienen su usuario del sistema en la lista de veterinarios y quien tiene el permiso de ver la agenda de todos (860).
  • El botón «Portal» sale en gris: el portal está apagado (enciéndalo en Configuración) o el dueño no tiene un celular de Costa Rica en su ficha de cliente.
  • El dueño dice que su link dice «no disponible»: el portal está apagado en Configuración. Si dice «Link inválido», se le revocó el link en Clientes o le llegó cortado: mándeselo otra vez desde la ficha.
  • El dueño no ve una consulta en el portal: solo salen las consultas cerradas. Las recetas anuladas, las cirugías sin indicaciones y los internamientos sin alta tampoco salen.
  • No me deja deshacer un seguimiento: esa misma atención ya tiene otro seguimiento pendiente; use ese.
  • No me deja deshacer la entrada: la estadía ya tiene cosas en la bitácora; bórrelas primero si de verdad entró por error.
  • No me deja juntar dos cuentas: una ya está en caja (devuélvala desde Facturación), son de monedas distintas, o tiene pagos u orden de compra anotados en FactuDesk (cóbrela aparte).
  • No sale el botón WhatsApp en la cuenta del dueño: el cliente no tiene un celular en su ficha de cliente. Agrégueselo en Clientes.
  • No puedo cambiar la cuenta de la atención: ya está en caja o facturada. Si está en caja, se cambia desde Facturación.
  • No me deja cargar a la cuenta («Guarde primero los cambios»): cambió algo de la consulta y no lo guardó. Toque Guardar y vuelva a cargar.
  • No puedo corregir una receta: es de otro día y su consulta ya está cerrada. Anúlela y haga otra.
  • No puedo cambiar una consulta: está cerrada. Agregue una nota de corrección al final.
  • No sale «Atender» en una cita: la cita es de un día que todavía no llega, está cancelada o marcada «No se presentó». Si ya tiene consulta, sale «Ver consulta».
  • No puedo darle una cita: la mascota está dada de baja o marcada como fallecida (lo dice la ficha arriba). Corríjalo en Detalle si fue un error.
  • No puedo internar en un espacio: está ocupado por otra mascota, o la mascota ya está internada (búsquela en el tablero).
  • No puedo empezar o terminar una cirugía: es de otro día (cambie la fecha si se adelantó) o, para terminarla, falta escribir «Procedimiento realizado». Una cancelada se reactiva primero.
  • No puedo pedir un examen en la consulta: guarde primero la consulta; si ya está cerrada, pídalo desde la ficha, sección Exámenes.
  • El botón Excel de los informes está en gris: páselo por encima (o tóquelo en el celular): dice si falta el permiso 880 del usuario (se da en Seguridad) o si la empresa tiene apagado el parámetro 690 (se pide a Soporte Real).
  • «El archivo no es lo que dice su nombre»: el archivo está dañado o se le cambió la extensión. Ábralo en su computadora y guárdelo de nuevo (como PDF, imagen, Word o Excel). Pasa, por ejemplo, con el «Excel» que bajan algunos bancos, que por dentro es una página web.
  • Un Word no se ve en el visor: si es .doc (el formato viejo), bájelo; o ábralo en Word y guárdelo como .docx, y súbalo de nuevo.
  • No le llegó el recordatorio al dueño: en la ficha, sección Cartilla, «Lo que se le mandó» dice si salió y, si no, por qué (sin celular, sin correo, WhatsApp de la empresa sin vincular). Revise también que estén encendidos en Configuración y que el dueño no esté marcado «No mandarle recordatorios».
  • «No se pudo guardar la foto»: el servidor de imágenes no respondió; inténtelo de nuevo en un momento. Use JPG, PNG o WebP de hasta 12 MB.