Agenda

¿Qué es la Agenda?

La Agenda (AG-001) es un calendario dentro de FactuPOS para que nada se le pase: pagos, vencimientos, llamadas, reuniones, cumpleaños. En cada día se pueden anotar dos cosas:

• Recordatorio: algo que hay que hacer. Avisa cuando llega la hora y cada responsable lo marca como hecho.
• Apunte: una nota en el día. No avisa ni se marca como hecha; es para tener el dato a la vista.

Los dos se pueden repetir (cada X días, semanas, meses o años) y se pueden poner para usted solo o para varios usuarios.

Se entra con el mosaico Agenda del menú principal. No necesita ningún permiso para usar su propia agenda. Funciona igual en la computadora y en el celular.

La pantalla

• El mes: cada día muestra lo que tiene anotado (en el celular, un punto de color por cada cosa). Con las flechas pasa de mes y con Hoy vuelve al día de hoy.
• El día elegido: al tocar un día, a la derecha (en el celular, debajo) sale la lista de ese día con la hora, el detalle, quiénes son los responsables y quién ya lo hizo.
• Lo que ya se hizo aparece tachado.
• En la computadora, doble clic en un día abre un recordatorio nuevo para ese día.
• Además del mes, se puede ver por semana o por día.

Ver por mes, semana o día

Arriba a la derecha están los botones Mes, Semana y Día. Elija cómo quiere ver la agenda; la próxima vez que entre en esa misma computadora o celular, abre en la vista que dejó.

• Mes: el calendario de siempre, con todo el mes.
• Semana: los siete días de lunes a domingo, uno en cada columna, con todo lo que tiene cada día (sin el «+N más» del mes). En el celular es una sola fila de días y la lista del día tocado va debajo.
• Día: el día hora por hora. Arriba va lo de todo el día y después cada hora de 6 a. m. a 9 p. m. (las de la madrugada o la noche aparecen solo si tienen algo). En la computadora, doble clic en una hora abre un recordatorio nuevo a esa hora. En el celular se ve la lista del día a pantalla completa.
• Las flechas avanzan o retroceden un mes, una semana o un día, según la vista. Hoy lo devuelve al día de hoy.

Crear un recordatorio o un apunte

1. Toque Recordatorio o Apunte arriba (en el celular, el botón +). Se abre la ventana MG-001.
2. Escriba el título y, si quiere, el detalle. También los puede dictar con el micrófono de cada campo (ver Dictar y escuchar).
3. Elija la fecha y la hora. Si deja la hora vacía, queda como «todo el día».
4. Elija un color para distinguirlo en el calendario.
5. Si se repite, elija cada cuánto (ver Recordatorios que se repiten).
6. Elija cuándo avisar y marque los responsables.
7. Toque Guardar.

Citas veterinarias

Solo en las empresas con el módulo Veterinaria activado (es un módulo de pago: viene apagado y lo activa Soporte Real). Ahí aparece un tercer tipo, Cita, junto a Recordatorio y Apunte, y el botón Cita arriba. En una veterinaria, el + del día y el doble clic en una hora abren directamente una cita.

Dar una cita

1. Fecha y hora (en la cita la hora es obligatoria).
2. Cliente: toque Buscar y elíjalo. Aparecen sus mascotas; si tiene una sola, queda elegida. Si la mascota no está, el + la agrega ahí mismo (ventana MG-004).
3. Tipo de cita (Consulta, Vacuna, Cirugía, Control…): al elegirlo se ponen solos la duración y el color, que igual se pueden cambiar.
4. Sala (opcional), servicio (opcional: un servicio del inventario, para facturarlo), estado y motivo.
5. Veterinario (opcional): el médico que la atiende, de la lista de veterinarios de la clínica (el ⚙ al lado la administra). Viene elegido el médico ligado a su usuario. Sale en la tarjeta de la cita y la consulta de esa cita nace con él.
6. Responsables: los usuarios a quienes les llega el aviso por WhatsApp y correo (pueden ser el mismo médico, si usa el sistema, o la recepción).
7. El título es opcional: si lo deja vacío se arma solo, por ejemplo «Consulta: Max (Juan Pérez)».

Una cita no se repite (para la vacuna del año que viene se da otra cita).

Sala ocupada

Si la sala ya tiene otra cita que se cruza con ese horario, el sistema avisa cuál es y pregunta si quiere guardar igual. Las citas canceladas o en las que el cliente no se presentó no ocupan la sala.

Estado de la cita

Programada → Confirmada → En atención → Atendida, o No se presentó / Cancelada. Se cambia en la lista del día, en la cita misma, sin abrirla. Lo pueden cambiar quien la creó, el veterinario a cargo y quien tenga el permiso 860. Una cita atendida, cancelada o sin presentarse sale tachada y ya no avisa; si se vuelve a poner en Programada o Confirmada, vuelve a avisar.

Citas pedidas en línea 🌐

Con las citas en línea encendidas, el dueño pide la cita desde su portal y entra aquí como Programada, con 🌐 en el calendario y la marca Pedida en línea por el dueño. Para responderle, cámbiele el estado a Confirmada o Cancelada: al dueño le llega un WhatsApp (el aviso de arriba dice si se le mandó o si hay que llamarle). Las ven los veterinarios que tienen su usuario en la lista de veterinarios y quien tiene el permiso 860.

Salas y tipos de cita (MG-005)

Con el engranaje que está al lado de «Tipo de cita» se administran las salas (Consultorio 1, Quirófano…) y los tipos de cita con su duración y color. La primera vez, un botón crea los de siempre: Consulta, Vacuna, Cirugía y Control. Un tipo o una sala inactivos ya no se ofrecen, pero las citas viejas los conservan. Administrarlos pide el permiso 875 (configuración de Veterinaria); también se abren desde Veterinaria → Configuración.

Solo citas: en una veterinaria, el interruptor de arriba deja ver solo las citas de las mascotas. Veterinaria → Citas abre la Agenda con él encendido; apáguelo para ver también recordatorios y apuntes.

Las mascotas también tienen su propia pantalla: Veterinaria → Mascotas, con la ficha de cada una. El botón Nueva cita de la ficha abre la Agenda con el dueño y la mascota ya elegidos.

En la lista del día, cada cita trae el botón Atender, que abre la consulta clínica de esa cita y la pasa a «En atención»; al cerrar la consulta, la cita queda «Atendida». Si ya se atendió, el botón dice Ver la consulta.

Dictar y escuchar

Pensado para quien anda en la calle y no puede escribir ni leer con calma.

• La primera vez el navegador le pide permiso para usar el micrófono: toque Permitir.
• Lo dictado revíselo antes de guardar: el dictado a veces se equivoca en nombres o números.
• Si el micrófono sale en gris, ese navegador no permite dictar ahí: use el micrófono del teclado del celular, que funciona en cualquier campo.
• Si sale el aviso «No se pudo usar el micrófono», el navegador tiene el micrófono bloqueado para el sitio del sistema (el permiso se da por cada página: que en otra página dicte no significa que en esta esté dado). Toque el candado 🔒 al lado de la dirección → Permisos → Micrófono → Permitir, recargue y pruebe otra vez. En el iPhone: Ajustes → General → Teclado → Activar Dictado y Ajustes → Safari → Micrófono → Permitir.
• Para escuchar, revise que el aparato tenga el volumen arriba y no esté en silencio.

Recordatorios que se repiten

En Se repite elija la unidad y en Cada cuántos el número. Debajo, la ventana le dice en palabras cómo queda. Ejemplos:

• Cada 15 días → «Cada X días», 15.
• Todos los meses el día 10 → fecha un día 10, «Cada X meses», 1.
• Cada 3 meses → «Cada X meses», 3.
• Todos los lunes → fecha un lunes, «Cada X semanas», 1.
• Un cumpleaños → «Cada X años», 1.

La repetición empieza en la fecha que usted puso. Si le pone Repetir hasta, deja de repetirse después de ese día.

Meses cortos: un recordatorio mensual del día 31 cae el último día en los meses que no tienen 31 (el 30, o el 28 en febrero).

Responsables: para mí o para varios

Al crear, usted ya viene marcado como responsable. Puede marcar a más usuarios, o quitarse y dejar solo a otros.

• Cada responsable lo ve en su agenda, recibe su aviso y marca su parte como hecha.
• Quien lo creó lo sigue viendo aunque no sea responsable, y ve quién ya lo hizo y quién no.
• Para ponerle recordatorios a otros usuarios hace falta el permiso 861. Sin ese permiso los demás usuarios salen en gris y solo puede crear para usted.

Cómo avisa

Un recordatorio avisa de tres formas:

• En el menú principal: sale una ficha abajo a la derecha con sus recordatorios de hoy. Si alguno ya llegó a su hora y no lo ha marcado, la ficha parpadea en rojo. También le recuerda los de los últimos 7 días que siguen sin marcar. Se actualiza sola cada minuto: si deja el menú abierto, cuando llega la hora de un recordatorio la ficha aparece (o se pone roja) sin tener que recargar la página. La X la esconde 5 minutos.
• Por WhatsApp: le llega al celular que el usuario tiene en su ficha (Seguridad → Usuarios). La empresa tiene que tener su WhatsApp vinculado en Configuración.
• Por correo: al correo que el usuario tiene en su ficha.

El WhatsApp y el correo salen a la hora del recordatorio menos la anticipación que eligió en Avisar. Un recordatorio de «todo el día» avisa a las 8:00 a. m.

Si no quiere que salga nada hacia afuera, desmarque Avisar también por WhatsApp y correo: queda solo el aviso del menú.

A quien ya lo marcó como hecho no se le avisa.

Marcar como hecho

En la lista del día, toque el círculo a la izquierda del recordatorio. Queda en verde y tachado. Si lo tocó por error, tóquelo otra vez y vuelve a quedar pendiente.

• Cuando hay varios responsables, cada uno marca el suyo. Debajo del recordatorio se ve cada nombre: en verde quien ya lo hizo, en amarillo quien lo tiene pendiente.
• En un recordatorio que se repite, se marca cada día por aparte: marcar el de este mes no marca el del mes siguiente.
• Los apuntes no se marcan.

Recordatorios que vienen del CRM

Cuando en el CRM se registra un seguimiento con próximo contacto (por ejemplo «volver a llamar mañana»), aparece solo en la Agenda del vendedor de ese prospecto, en violeta, con el título «CRM · negocio — volver a contactar» y la última nota en el detalle.

• Marcarlo como hecho acá también lo marca en el CRM, y al revés.
• Si en el CRM le cambian la fecha, se mueve solo. Para cambiarlo, hágalo en el CRM.
• Si lo elimina acá, el seguimiento sigue en el CRM.
• No manda WhatsApp ni correo: el aviso es el del menú principal.

Comentarios de los responsables

Cada responsable puede dejar su propio comentario: una respuesta, lo que hizo, lo que falta. Se abre con el botón (globito) de cada recordatorio o apunte en la lista del día (ventana MG-003).

• Todos lo leen, cada uno edita solo el suyo. En la ventana arriba está «Mi comentario» y abajo lo que escribió cada uno de los demás responsables. Para borrar el suyo, déjelo vacío y guarde.
• Los comentarios también se ven debajo del recordatorio, en la lista del día, sin abrir nada.
• Se puede dictar con el micrófono, igual que el título y el detalle.
• En un recordatorio que se repite, hay un comentario por cada vez: el de esta semana tiene los suyos y el de la semana siguiente empieza en blanco. Lo de las otras fechas queda en el Historial, abajo en la misma ventana.
• Quien no es responsable (por ejemplo, quien lo creó para otros) puede leerlos pero no escribir. Si quiere contestar, márquese también como responsable.
• Si quitan a un responsable, lo que ya había escrito se sigue leyendo.

Aviso a quien lo creó: cuando un responsable escribe o cambia su comentario, a la persona que creó el recordatorio le llega:

• En el menú principal, en la ficha de la Agenda, «Le comentaron» (en azul). Tocándolo abre la Agenda en ese día con los comentarios a la vista. En la lista del día el globito sale con un número rojo hasta que los lee.
• Un WhatsApp con el comentario y el enlace, unos 2 minutos después de guardado (así sale el texto ya corregido). Si el mismo responsable lo vuelve a cambiar, el WhatsApp se repite solo si pasaron más de 30 minutos del anterior.

Modificar o eliminar

Con el lápiz se abre la misma ventana para cambiarlo; con el basurero se elimina (ventana MG-002).

• Solo lo modifica o elimina quien lo creó (o quien tenga el permiso 860). A los demás responsables el lápiz les sale en gris.
• Si el recordatorio se repite, el cambio o la eliminación aplica a todos los días, no solo al que tiene abierto. La ventana se lo advierte antes de eliminar.

Ver la agenda de otros

Cada usuario ve lo que creó y aquello donde es responsable. Con el permiso 860, en Ver puede elegir La de todos o la de un usuario en particular, y además modificar o eliminar cualquier recordatorio.

Permisos

Los permisos se dan en Seguridad → Usuarios.

Problemas frecuentes

• «La Agenda todavía no está habilitada en esta empresa»: falta un paso de instalación en su sistema; avísele a Soporte.
• No me llegó el WhatsApp: revise que el usuario tenga un celular en su ficha (a un teléfono fijo no le llega), que la empresa tenga el WhatsApp vinculado en Configuración y que el recordatorio tenga marcado «Avisar también por WhatsApp y correo».
• No me llegó el correo: revise el correo de la ficha del usuario y la carpeta de correo no deseado.
• Sale «No se pudo usar el micrófono» (aunque en otra pantalla sí dicta): el micrófono está bloqueado para el sitio del sistema. Candado 🔒 al lado de la dirección → Permisos → Micrófono → Permitir, y recargue (ver Dictar y escuchar).
• El micrófono se pone rojo pero no escribe: revise que el navegador tenga permiso para el micrófono. Si sigue igual (pasa en algunos iPhone), use el micrófono del teclado.
• Los demás usuarios salen en gris: le falta el permiso 861.
• El lápiz sale en gris: ese recordatorio lo creó otra persona; solo ella (o quien tenga el permiso 860) lo puede cambiar. Usted sí puede marcar su parte como hecha.
• No me sale el globito de comentarios: falta un paso de instalación en su sistema; avísele a Soporte. Lo demás de la Agenda funciona igual.
• No puedo escribir comentario: solo escriben los responsables de ese recordatorio, y solo en un día en que cae.
• Creé el recordatorio cuando la hora ya había pasado: queda anotado en el calendario y sale en el aviso del menú, pero ya no manda WhatsApp ni correo por ese día.