Ayuda: Liquidación laboral

Liquidación laboral Permiso 635

Cuando un trabajador se va —renuncia, despido, pensión, fallecimiento o cierre del negocio— hay que pagarle lo que se le debe. Esta pantalla lo calcula según el Código de Trabajo de Costa Rica, con los salarios que ya se le pagaron en las planillas del sistema, genera el asiento contable, deja al trabajador como Egresado en su ficha e imprime la carta para firmar.

Cada rubro dice de dónde sale y en qué artículo de la ley se apoya, y abajo del cálculo se puede desplegar «De dónde salen los números» con las planillas que se tomaron, las vacaciones año por año y la renta del mes.

La ley, completa: los artículos y criterios en que se apoya este cálculo están en Fuentes — por ejemplo el art. 29 (cesantía) o el criterio del MTSS sobre la fracción de año.

El sistema propone; usted revisa. Los días de vacaciones y los promedios se pueden corregir (por ejemplo, si el trabajador ya estaba antes de que la empresa usara el sistema). Los contratos a plazo fijo o por obra determinada (art. 31) y lo que dé una convención colectiva no están incluidos: en esos casos consulte a su contador o abogado laboral.

Qué se paga según cómo termina

Cómo termina	Salario, vacaciones y aguinaldo	Preaviso	Cesantía
Renuncia	Sí	No se le paga. Si no dio el preaviso, la empresa puede rebajárselo (art. 28)	No
Renuncia con justa causa (art. 83: por ejemplo, no le pagaban el salario completo o a tiempo)	Sí	Sí, si no se le dio	Sí
Despido con responsabilidad patronal	Sí	Sí, si no se le dio	Sí
Despido sin responsabilidad (art. 81: falta grave comprobada)	Sí	No	No
Pensión o jubilación (art. 85 e)	Sí	No	Sí
Muerte del trabajador (art. 85 a)	Sí	No	Sí
Cierre del negocio, fuerza mayor o muerte del patrono (art. 85 c)	Sí	No	Sí

Aunque renuncie, las vacaciones y el aguinaldo se pagan siempre: son derechos que ya se ganó con el trabajo hecho (art. 156). Lo único que se pierde al renunciar es la cesantía.

Muerte del trabajador: lo que se le debe se entrega a sus familiares solo por orden del Juzgado de Trabajo (art. 85). No se le paga directamente a ningún familiar sin esa orden.

Paso a paso

Toque Nueva liquidación (en el celular, el botón +).
Elija el trabajador (solo salen los activos), cómo termina la relación y el último día trabajado. El cálculo aparece solo a la derecha (en el celular, debajo).
Si corresponde, marque si se dio el preaviso. En una renuncia, puede marcar «Rebajarle el preaviso que no dio».
Revise los rubros y, si hace falta, corrija los días o los promedios (ver más abajo). Escriba el motivo: sale en la carta.
Guardar borrador. Queda con un número LQ000001 y se puede volver a abrir y cambiar.
Cuando esté conforme, Aplicar. Desde ahí ya no se modifica.
Imprima la Carta y hágala firmar.

Cada trabajador puede tener una sola liquidación viva (en borrador o aplicada). Si se equivocó, abra la que ya existe; si ya estaba aplicada, anúlela primero.

Los dos promedios de salario

La ley no usa el último salario sino un promedio, que incluye horas extra, comisiones y todo lo que es salario:

Promedio de los últimos 6 meses → para el preaviso y la cesantía (art. 30).
Promedio de las últimas 50 semanas → para las vacaciones (art. 157).

Se calculan con las planillas aplicadas del trabajador en ese tiempo. Se toman los conceptos que son salario —el salario y los que tienen marcado «Entra al aguinaldo» en Conceptos de pago—, el mismo criterio del aguinaldo. Una quincena cuenta como medio mes y una semana como 12/52 de mes, así el promedio sale bien aunque cobre semanal o quincenal.

El salario del día = promedio mensual ÷ 30.

Incapacidades y licencias fuera del promedio: si el trabajador tuvo incapacidades o licencias aprobadas en Permisos e incapacidades, las planillas de esos días no entran al promedio —lo que recibió ahí fue subsidio, no salario— y el promedio se completa con planillas anteriores (MTSS DAJ-AE-201-12). La liquidación lo avisa y en «De dónde salen los números» dice cuáles quedaron fuera.

Si en ese tiempo no hay planillas aplicadas (la empresa empezó a usar la planilla después), se usa el salario de la ficha y el sistema lo avisa. Si el trabajador ganaba más por horas extra o comisiones, corrija el promedio.

Salario pendiente

Los días que trabajó y todavía no se le pagaron: desde el día siguiente al final de la última planilla en que salió hasta su último día. Se pagan con su salario actual (el de la ficha ÷ 30), no con el promedio.

Si ya se le pagó hasta su salida en una planilla, sale 0. Si nunca salió en una planilla, el sistema no puede saber hasta cuándo se le pagó: lo avisa y hay que escribir los días.

Vacaciones

Por ley le tocan 2 semanas por cada 50 semanas trabajadas: 10 días si trabaja de lunes a viernes, 12 si trabaja de lunes a sábado. Del período que está corriendo se le paga la parte proporcional, pero nunca menos de 1 día por cada mes completo (art. 153).

Los días que propone el sistema son:

lo ganado en el período en curso (según la ley), menos lo que ya disfrutó este año, más
lo que le quedó pendiente de años anteriores en Saldos de Vacaciones (RH-012).

El sistema no le propone todos los días de toda su vida laboral. No sabe qué vacaciones disfrutó antes de que la empresa usara el sistema, y sumarlas todas pagaría de más. Si de verdad le deben días de años anteriores que no están en RH-012, escríbalos en la casilla de días. En «De dónde salen los números» se ve cuánto le da la ley por toda su antigüedad, como referencia.

Aguinaldo proporcional

Lo que ganó del 1 de diciembre a su salida (más el salario pendiente de esta liquidación), entre 12. Es el mismo cálculo de la pantalla de Aguinaldo (RH-017), incluido lo devengado antes de usar el sistema. Si ya se le había pagado parte en RH-017, se descuenta.

No se paga dos veces: cuando se aplica la liquidación, el aguinaldo de diciembre de RH-017 le descuenta a ese trabajador lo que ya recibió en su liquidación. Si la liquidación se anula, deja de descontarse.

Preaviso

Tiempo trabajado	Preaviso (art. 28)
Menos de 3 meses	No hay
De 3 a 6 meses	1 semana (7 días)
Más de 6 meses y hasta 1 año	15 días
Más de 1 año	1 mes (30 días)

Si la empresa despide y no le dio el preaviso, se le paga. Si el trabajador renuncia sin darlo, lo debe él: al marcar «Rebajarle el preaviso» sale como rebajo, pero nunca deja el neto en negativo (se rebaja solo hasta cero).

Cesantía

Tiempo trabajado	Días de cesantía (art. 29)
De 3 a 6 meses	7 días
Más de 6 meses y menos de 1 año	14 días
1 año	19,5 días por año
2 años	20 días por año
3 años	20,5 días por año
4 años	21 días por año
5 años	21,24 días por año
6 años	21,5 días por año
7, 8 y 9 años	22 días por año
10 años	21,5 días por año
11 años	21 días por año
12 años	20,5 días por año
13 años o más	20 días por año

Los días por año salen de la fila de su antigüedad y se multiplican por los años trabajados.
Una fracción de más de 6 meses cuenta como otro año. Ejemplo del Ministerio de Trabajo: 1 año y 8 meses = 19,5 + 19,5 = 39 días.
Tope: 8 años. Con 15 años se pagan 20 días × 8 = 160 días.

CCSS y renta

Pagan CCSS y renta solo el salario pendiente y las vacaciones, porque son salario. El aguinaldo, el preaviso y la cesantía no. Se respetan las casillas de la ficha: Aplica CCSS, Aplica renta y Pensionado (sin IVM).

La renta es mensual: se suma lo que ya se le pagó en las planillas del mes de la salida, se calcula la renta del mes completo y se cobra solo la diferencia con lo que ya se le retuvo.

Las cargas patronales sobre esos montos las paga la empresa: salen informadas, no se le rebajan al trabajador.

Corregir lo que propone el sistema

En borrador se pueden corregir cuatro cosas: los días de salario pendiente, los días de vacaciones y los dos promedios. El campo corregido se pinta en amarillo y el cálculo se rehace solo. Para volver a lo que proponía el sistema, deje el campo vacío.

Los montos siempre los calcula el sistema a partir de esos datos: no se escriben montos a mano.

Aplicar: asiento y ficha

Antes de aplicar, el sistema revisa que:

los montos sigan siendo los mismos que se guardaron (si alguien aplicó una planilla o cambió el salario después, pide guardar de nuevo);
el trabajador no tenga planillas aplicadas que empiecen después de su salida (se le habría pagado tiempo que no trabajó).

Al aplicar:

se genera el asiento contable con la fecha de salida (si la empresa lleva contabilidad);
el trabajador queda Egresado en su ficha, con la fecha y el motivo de salida.

Asiento	Cuenta (Configuración → Parámetros)
DEBE salario pendiente + vacaciones	Salarios (gasto) · parámetro 252
DEBE aguinaldo	Aguinaldo (gasto) · parámetro 256
DEBE cesantía y preaviso	Indemnizaciones laborales (gasto) · parámetro 942 (nuevo)
DEBE / HABER cargas patronales	Cargas sociales (gasto) 254 · CCSS patronal por pagar 257
HABER CCSS obrera y renta	258 · 393
HABER preaviso que debe el trabajador	Indemnizaciones laborales · 942
HABER neto	Salarios por pagar · parámetro 261

Si falta alguna cuenta, o no existe en su catálogo, el sistema no aplica y dice cuál falta y en qué parámetro ponerla. La salida del dinero se registra después contra el banco, igual que en la planilla.

La carta para firmar

El botón Carta abre una acción de personal con los datos del trabajador, cómo terminó, el motivo, cada rubro con su base legal, el neto y las firmas del trabajador, el jefe inmediato o RR. HH. y la gerencia. Sale el original (para el expediente) y una copia para el trabajador; la copia se puede apagar.

Un borrador sale con la marca «BORRADOR — SIN VALIDEZ»: no la haga firmar hasta aplicarla.

Anular

Una liquidación aplicada no se borra: se anula. Al anularla, el trabajador vuelve al estado, la fecha y el motivo de salida que tenía antes. El asiento contable no se reversa solo: el sistema le dice el número para reversarlo a mano en Contabilidad. Un borrador sí se puede eliminar.

Permisos

Usa los mismos permisos que el cálculo de la planilla:

635: ver, calcular, guardar y eliminar borradores, imprimir la carta.
637: aplicar y anular. Sin él, esos botones se ven grises.

Preguntas frecuentes

¿Por qué el promedio sale distinto al salario? Porque incluye horas extra, comisiones y rebajos de los últimos meses. Despliegue «De dónde salen los números» para ver planilla por planilla.

No me aparece el trabajador. Solo salen los activos. Si ya lo marcó como egresado a mano en su ficha, vuelva a ponerlo activo, haga la liquidación y aplíquela: ella misma lo deja como Egresado.

Me dice que el trabajador no tiene fecha de ingreso. Sin esa fecha no se puede saber cuánto trabajó. Póngala en Planilla → Empleados.

¿Tengo que sacarlo de la planilla? Si está en una planilla en borrador que empieza después de su salida, el sistema lo avisa: quítelo de ahí o recalcule esa planilla después de aplicar la liquidación.

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