Las cuentas por pagar contra la cuenta contable de proveedores
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Concilia CxP está en la ficha Conciliaciones del menú principal. Compara, mes por mes, el auxiliar de cuentas por pagar (los documentos de cada proveedor y sus pagos) contra la cuenta contable de proveedores (la del parámetro 87, que se ve arriba de la pantalla), en los dos sentidos. Es solo de consulta.
NUEVO 2026-10-19 Al entrar no se revisa nada. La pantalla muestra el botón Iniciar del mes escogido y los doce meses: tocá Iniciar o tocá un mes (en la barra o en la lista de Mes) y la validación empieza sola. Cambiar el año no valida: escogé el año y después el mes. Al terminar sale lo que está bien y lo que está mal; si hay errores, aparece el botón Reparar. Así la pantalla abre al instante y solo trabaja cuando vos lo pedís. Mientras valida sale una barra de progreso con los segundos que lleva. Validar un mes revisa solo ese mes: las casillas de los demás meses quedan sin color hasta que los toqués. Para ver los 12 meses en verde o rojo (y, en CxC y CxP, el saldo de hoy y las entradas y salidas mes a mes) está el botón Analizar todo el año, que tarda más.
NUEVO 2026-10-20 Período cerrado: no se repara. Si el año ya se cerró (Cierre de Períodos, CT-024), sus meses salen con el aviso «Período cerrado»: su saldo ya pasó al arrastre del 1 de enero siguiente, así que el Scan no pide asientos ni repara nada en ese año. Lo único que revisa es que no se haya hecho ningún asiento después del cierre con fecha de ese año; si aparece uno, sale «Asiento en un período cerrado» y Reparar lo quita (si no está mayorizado). Así un asiento metido tarde no cambia un año que ya se cerró.
NUEVO 2026-10-20 Notas de crédito y saldo a favor del proveedor. La nota de crédito de compra entra como cuenta por cobrar al proveedor (su saldo a favor, la cuenta 1109 + el código del proveedor) y después un recibo la aplica a la factura (débito a Proveedores, crédito a esa 1109). En el sistema anterior la nota iba directo a Proveedores y el recibo quedaba Proveedores contra Proveedores: las dos formas están bien. Un pago con medio de pago «Proveedores» no se marca si el proveedor tiene una nota de crédito de esa fecha o antes (es su aplicación, no salió plata). La premisa nueva «Saldo a favor del proveedor no cuadra» revisa que la cuenta de saldo a favor de cada proveedor dé lo mismo que sus notas de crédito menos lo aplicado con recibos; sale en el mes en que la diferencia aparece.
Arriba están las doce casillas del año: cada una en verde si ese mes quedó bien (no agregó diferencia entre el auxiliar y contabilidad) y en rojo con lo que agregó, si no. La última, Cierre, dice la diferencia acumulada: un mes viejo mal no pinta de rojo los meses que sí están bien.
Al abrir un mes, arriba aparece el Scan: revisa cada documento del mes contra las premisas contables, en orden (si no tiene asiento, lo demás no se revisa), y dice cuáles se cumplen (verde) y cuántos documentos fallan en cada una (rojo):
Si un documento no tiene asiento, lo demás no se puede revisar: en su lista sale «no se revisa».
En la tabla, cada documento con problema trae Premisas: al tocarlo se despliega su lista, con las que cumple y las que no.
Si hay errores, el botón Reparar (ventana MCT-041) muestra primero qué va a hacer con cada documento y, si lo aprobás, lo repara todo de una vez. Usa la misma reparación que el botón de cada fila: crear el asiento que falta, pasar el documento a su mes, igualar la fecha y la hora de sus líneas, reescribir o corregir el asiento desde el documento, reconstruir el asiento del recibo o pago (y su reversa si está anulado), asentar la anulación de un documento rechazado, separar los intereses que el sistema anterior sumaba a la cuenta de la factura (la factura vuelve a su monto, cada interés pasa a su propio documento y los recibos pagan primero los intereses), crear el documento CxC de un interés que solo tenía su asiento, en un asiento cuyo documento no existe, preguntar qué hacer —crear el documento con la fecha del asiento (un recibo o pago se aplica a las facturas pendientes, la más vieja primero; una venta o compra electrónica no se puede crear porque tiene que existir en Hacienda) o borrar el asiento— y no hace nada si no escogés, borrar las copias de un documento que quedó asentado dos o más veces (queda el asiento original; si las copias no son iguales y no se sabe cuál vale, queda «a mano»), y cambiarle el código de documento a las líneas que lo tienen equivocado (por ejemplo, la línea de la caja de una nota de crédito grabada como FVE: solo cambia el código, no la cuenta ni el monto), y pasar al día del banco un pago que tiene otra fecha que el banco (el pago y sus líneas, con la misma hora). Además: reescribe desde el documento el asiento de una venta cuyos montos no cuadran (también la de contado que quedó cargada a clientes); asienta la anulación que falta (si no quedó registrado cuándo se anuló, con la fecha del documento); crea la cuenta por pagar de una compra aplicada cuyo asiento sí le cargó a proveedores; anula la cuenta por cobrar o por pagar que sobra (venta de contado o anulada, compra anulada) si no tiene pagos; corrige el monto, el débito o el asiento descuadrado de un recibo o pago; liga o recodifica a ACC el pago grabado como DGE/DEP; y ofrece borrar el asiento de una compra que sigue en borrador. Donde hace falta una decisión (una cuenta, crear o borrar) la ventana la pide; lo que de verdad no se puede (por ejemplo, un asiento mayorizado) lo dice con el motivo. Necesita el permiso de reparar desde las conciliaciones; sin él, el botón se ve en gris.
Toda compra aplicada crea su cuenta por pagar, también la de contado (que nace pagada). Las notas de crédito de compra no crean cuenta por pagar: van al saldo a favor del proveedor.
| Caso | Qué pasó |
|---|---|
| Compra sin cuenta por pagar | La compra está aplicada y no tiene documento en CxP: no aparece en el estado de cuenta del proveedor. NUEVO 2026-10-19 Una compra de contado no lleva cuenta por pagar: solo sale si su asiento sí le cargó a proveedores (si no tiene asiento, eso lo dice Concilia Compras). |
| CxP con otro monto | La cuenta por pagar no es por el total de la compra. |
| CxP de una compra anulada / en borrador | Hay cuenta por pagar de una compra que no está aplicada. No sale la compra a crédito rechazada por Hacienda que ya tiene su pago automático. |
| CxP manual sin asiento | Una cuenta por pagar creada a mano que ningún asiento pasó a la cuenta de proveedores. |
| Compra asentada en otro mes | La cuenta por pagar es de este mes y el asiento de la compra quedó en otro (porque se movió a mano en Asientos, o porque se le cambió la fecha a la compra ya aplicada, que a propósito no cambia la cuenta por pagar). Este mes el auxiliar la tiene y contabilidad no. |
| Asiento de una compra de otro mes | La otra cara de la anterior, en el mes del asiento: contabilidad la tiene y el auxiliar no. Las dos filas se compensan entre los dos meses. Si el mismo número de factura existe en dos proveedores, el asiento se le asigna al proveedor de la cédula que trae el asiento (los asientos viejos traen el código del proveedor cortado). |
| Anulación del pago en otro mes | El pago se anuló un día (según la bitácora) y su reversa NCP está en un asiento de otro mes. La reversa va con la fecha en que se anuló, en un asiento de ese mes. Se corrige con el botón Reparar del scan. Si la bitácora no tiene el día (sistema anterior), no se puede saber y no sale. |
| … repetido en el histórico | El archivado guardó dos veces el mismo documento (o recibo) en el archivo histórico, y el auxiliar lo cuenta doble. Reparar borra solo la copia repetida (mismo número, fecha y monto) y deja una; la contabilidad no cambia. |
| Pago con otra fecha que el banco | El pago es por banco (depósito, transferencia, tarjeta o SINPE) y en la conciliación bancaria (CT-029) quedó enlazado con un movimiento del estado de cuenta de otro día. Por banco las tres fechas son idénticas: banco = pago = asiento, y manda el banco. Reparar pasa el pago y sus líneas contables al día del banco (con la misma hora). Si el banco es de otro mes, se revisa a mano. Sin estado de cuenta cargado no se revisa: manda la fecha del pago. |
| El depósito no suma lo mismo que sus pagos | Varios pagos pueden tener el mismo comprobante porque son un solo movimiento del banco; lo que el banco tiene tiene que ser exactamente la suma de esos pagos (ni sobra ni falta, ±₡1 de redondeo). Se revisa en la conciliación bancaria (CT-029), donde un sobrante o faltante de hasta ₡100 se ajusta a la cuenta que usted escoja. |
| … asentado N veces | El mismo pago tiene su asiento dos o más veces (la contabilidad lo cuenta doble). Reparar borra las copias y deja el asiento original. Si los asientos no son iguales y no se sabe cuál vale, sale … repartido en varios asientos y se revisa a mano. |
| Cuenta por pagar manual sin asiento | El documento se creó a mano y no tiene asiento. En la ventana de Reparar se escoge la cuenta contraria y se le escribe su asiento (código DCP) con su misma fecha. Desde ahora el «Nuevo documento» pide esa cuenta al crearlo. |
| Líneas con otra fecha | El documento ya está en un asiento de su mes, pero sus líneas no tienen todas la misma fecha y hora: o dicen otro día que el pago (por ejemplo, el pago es del 10 y sus líneas del 25), o tienen horas distintas entre ellas (una a las 12:01 y otra a las 12:05, o una con hora y otra a las 00:00). La hora puede ser cualquiera, también 00:00, pero todas las líneas del documento tienen que tener exactamente la misma fecha y hora, y el día es el del pago. Cuando un depósito paga varios pagos, cada uno se revisa por aparte. En los asientos del sistema anterior, que no guardaban el número del pago, varios pagos del mismo comprobante se distinguen por la hora: si cada línea tiene la hora de su pago, está bien y la fila no sale (antes salía y, al tocar Mover a su mes, les ponía a todos la misma hora y los revolvía). Si esos pagos tienen días distintos, o las líneas tienen días distintos y no hay con qué saber cuál es el bueno, la fila sale sin botón: se corrige a mano. |
| Documento en asiento de otro mes | Un documento que toca la cuenta de proveedores (compra, pago, nota) es de un mes y está en un asiento de otro. Un documento solo puede estar en un asiento de su mes y año. Sale en los dos meses: en el del documento y en el del asiento. En una compra manda la fecha de su cuenta por pagar, no la que quedó en las líneas. |
| Compra asentada dos veces | La compra ya estaba asentada en el mes de su cuenta por pagar y otro asiento la vuelve a pasar a la cuenta de proveedores (por ejemplo, la compra escrita a mano en Asientos y además el asiento del sistema). NUEVO 2026-10-19 Reparar compara las líneas de la copia con las del asiento original: si son las mismas (o el mismo asiento completo), borra la copia y deja el asiento del mes de la compra. |
| Asiento de compra sin cuenta por pagar | Un asiento de compra acredita la cuenta de proveedores con un número que no es de ninguna cuenta por pagar (por ejemplo, el número de la factura mal escrito al pasarla a mano). También sale cuando una compra de contado se pasa a mano a la cuenta de proveedores: una compra de contado no tiene cuenta por pagar, así que su asiento va contra la cuenta con que se pagó (caja-efectivo o el banco). Se arregla en Asientos: con el asiento en borrador, se elimina la línea de proveedores y se agrega la de caja o banco con el mismo monto en el Haber. Ojo: si la compra se pagó después (otro día u otro mes) con un asiento manual que rebaja la cuenta de proveedores, la línea de proveedores está bien y no se cambia por el banco (el banco quedaría doble): ese pago sale en Otros movimientos del mes en que se hizo y las dos filas se cancelan entre sí. |
El número de la compra la abre en otra pestaña. Que el asiento de cada compra esté completo lo revisa Concilia Compras.
Saldo al cierre del mes: arriba de todo, lo que suma cuentas por pagar contra lo que dice la cuenta contable de proveedores al último día del mes en curso, con su diferencia total. Se corta a fin de mes y no al día de hoy porque un documento con fecha adelantada (por ejemplo un recibo del 12 cuando hoy es 10) ya queda en el asiento del mes; si se cortara a hoy, contabilidad lo contaría y cuentas por pagar no, y saldría una diferencia que no existe.
Entradas y salidas del mes: por concepto, lo que entró y salió según el auxiliar de CxP y según contabilidad, uno al lado del otro. Solo aparecen los conceptos que se movieron.
| Entró (aumenta la deuda) | Salió (baja la deuda) |
|---|---|
| Compras y gastos (FC·GA·GAS) · notas de débito · otros documentos (arrastre, manuales…) · pagos anulados (NCP) | Pagos o abonos · NC por devolución · NC por descuento · NC por saldo a favor · NC por pronto pago (todos RCP, repartidos según el tipo del recibo) · notas de crédito de compra (CNC) · compras anuladas (NCO) |
En escritorio está además el mes a mes del año. La diferencia con que empieza el año (arrastre de años anteriores) no se cuenta en los meses: se muestra aparte, como dato.
Un pago anulado cuenta en el auxiliar hasta el día en que se anuló, igual que en contabilidad: ese día sale de la bitácora y, si la bitácora no lo tiene, del asiento de la reversa (NCP). Si la anulación es de otro mes, el mes del pago queda cuadrado y el mes de la anulación lo explica en la nota de anulaciones de meses anteriores.
| Caso | Qué pasó |
|---|---|
| Pago sin asiento | El pago rebajó la deuda con el proveedor pero no llegó a contabilidad. |
| Pagos de una compra rechazada | Hacienda rechazó una compra a crédito que ya se le había pagado (en parte) al proveedor. Su pago automático canceló solo lo que faltaba; lo ya pagado quedó a favor de la empresa en la cuenta de proveedores. Recuperarlo o aplicarlo a la compra nueva le toca a usted. |
| Anulación de compra sin asiento | Es el pago automático de una compra rechazada, pero la compra no tiene su asiento de anulación (que es el asiento de ese pago). |
| Anulación en otro mes | El pago automático de una compra rechazada es de un mes y su asiento de anulación está en otro. |
| Pago asentado dos veces | El pago ya tiene su asiento y otro asiento de pago del sistema anterior, con el mismo comprobante y el mismo día, lo vuelve a rebajar de la cuenta de proveedores (y saca el banco o la caja dos veces). El que manda es el recibo: se deja el asiento que coincide con el recibo (su monto y su medio de pago) y el otro se elimina. |
| Débito a proveedores no cuadra | El asiento del pago rebajó otro monto de la cuenta de proveedores. NUEVO 2026-10-19 Si el pago tiene como medio de pago la misma cuenta de proveedores (cruces de notas de crédito, viáticos, reversos), su asiento le carga y le abona a proveedores y se anula solo: Reparar pide en su casilla la cuenta de donde salió la plata (banco, caja, gasto…) y pasa allí la línea del haber y el medio de pago. Si además el asiento está en otro mes, al volver a escanear sale «Pasar a su mes». |
| Asiento descuadrado | El asiento del pago no da lo mismo en el debe que en el haber. |
| Pago anulado con asiento vigente | El pago está anulado y a su asiento le falta la reversa. |
| Asiento de pago sin pago | Hay asiento de pago en la cuenta de proveedores y el pago no existe. |
| Otro mes | El pago es de un mes y su asiento de otro. |
Las tarjetas que se pueden reparar traen un botón. Abre una ventana con las líneas que se van a escribir y solo las escribe cuando usted confirma. Ningún botón borra una línea. Cuando una reparación termina bien, el botón de esa fila cambia a Ya quedó y ya no se puede tocar; la fila desaparece al tocar Refrescar. Si alguna vez sale «ya quedó corregido», es que ese documento ya se había arreglado: solo falta refrescar. Todos agregan las que faltan, así queda el rastro, menos Mover a su mes, que no agrega nada: pasa las líneas a un asiento del mes del documento. (El único que además cambia estados es Cerrar cuenta por pagar.)
El dato bueno es el pago. Si el bueno es el asiento, cancele la ventana y corrija el pago. Si el medio de pago del pago es la misma cuenta de proveedores, el asiento se anula solo: la ventana lo avisa y hay que corregir el medio de pago.
Movimientos en la cuenta de proveedores que no vienen de compras ni de pagos (ajustes, asientos manuales). Hacen que la cuenta no dé lo mismo que el auxiliar si no tienen su documento en CxP.
La pantalla no puede saber qué fue cada uno, porque no traen número de documento. Para cada fila se abre el asiento y se mira contra qué cuenta va: si es una deuda real con un proveedor, se crea su documento en CxP para que el auxiliar la tenga; si no era una deuda (por ejemplo, un ajuste de inventario), se corrige la cuenta en el asiento; y si es el pago de una compra que se había pasado a la cuenta de proveedores (ver Asiento de compra sin cuenta por pagar), las dos filas se cancelan entre sí y se dejan como están.
Aquí también salen las notas de crédito de compra (CNC) cuyo asiento toca la cuenta de proveedores: la nota de crédito va al saldo a favor del proveedor y no rebaja la cuenta por pagar, así que en el auxiliar no tiene con qué cuadrar.
En el celular se abre sola la versión para teléfono: las casillas de los meses (cada una en verde si ese mes quedó bien, y abajo «Cierre» con la diferencia acumulada, igual que en escritorio), los saldos y la diferencia, y cada caso como una tarjeta. Se sale con Regresar, arriba a la derecha.