Ayuda: Asientos Contables

Asientos Contables (CT-015)

El módulo de Asientos Contables (CT-015) permite crear, consultar y editar asientos manuales. Es el registro central de todas las partidas dobles del sistema. Cada asiento tiene una cabecera y una o más líneas de débito/crédito que siempre deben cuadrar (total débitos = total créditos).

Los asientos generados automáticamente por otros módulos (ventas, compras, cierres de caja) también aparecen aquí.
Un asiento nace en Borrador; con el botón Aplicar queda Aplicado (y con Borrador se puede devolver).
Se puede filtrar por número de asiento, período, tipo de asiento y estado; con Más, por documento, referencia, cuenta, centro de costos, detalle y usuario.
La lista se imprime (Imprimir Web) y se baja a Excel; cada asiento también, con el detalle completo de sus líneas.
En el celular tiene su propia pantalla: ver En el celular.

Consultar y localizar un asiento

El filtro N° asiento está siempre visible en la barra de filtros del listado (ya no hay que abrir "Más filtros"): escribí el número y presioná Enter para mostrar ese asiento en la lista.
El botón Localizar, en la barra superior, abre una ventana donde se ingresa el número de asiento o el número de un documento y se abre directamente la edición del asiento que lo tiene de ese asiento en una pestaña nueva (sin pasar por el listado). Enter confirma; Escape o un clic afuera cierran.
Para búsquedas más finas (por documento, cuenta, centro de costos, detalle o usuario) usá el botón Más de los filtros.

Estados de un asiento

Estado	Descripción	Cómo se cambia
`0` — Borrador	Asiento en preparación	Botón Aplicar: solo si tiene líneas, está cuadrado y cada documento (referencia) cuadra por su cuenta
`1` — Aplicado	Asiento confirmado	Botón Borrador lo devuelve a borrador. Mientras está Aplicado no se le pueden agregar ni quitar líneas (ver candado)
`2` — Mayorizado	Asiento ya mayorizado	No se puede devolver a borrador, ni recibir documentos movidos desde otro asiento, ni modificar sus líneas o documentos

Candado: las líneas solo se editan en Borrador

Un asiento Aplicado tiene que seguir cuadrado. Por eso, para cambiarle líneas el camino es siempre el mismo:

Botón Borrador (devuelve el asiento a Borrador).
Hacer el cambio: Nuevo doc, o Editar un documento para agregarle o quitarle líneas.
Botón Aplicar: el sistema comprueba que el asiento cuadre y que cada documento cuadre por su cuenta. Si algo no cuadra, no lo deja aplicar y dice cuál.

Con el asiento…	Agregar o quitar una línea	Eliminar o mover un documento entero
en Borrador	Sí	Sí
Aplicado	No — los botones Nuevo doc y Editar se ven en gris	Solo si ese documento cuadra (débito = crédito). Si no cuadra, primero hay que pasar el asiento a Borrador
Mayorizado	No	No

Al mover un documento que no cuadra, también el asiento destino tiene que estar en Borrador.
Mientras el asiento no está en Borrador, al lado del estado aparece el aviso con el candado.
Por qué: si se borra una sola línea de un asiento Aplicado, el asiento queda con el debe distinto del haber y el Balance General sale descuadrado, sin que nada avise en el momento.

Las líneas de un recibo o de un pago no se borran Las líneas de un recibo de cuentas por cobrar (ACC y su anulación NCC) y de un pago a proveedor (RCP y su anulación NCP) no se pueden eliminar, ni una por una ni el documento entero, aunque el asiento esté en Borrador. Cada recibo lleva su asiento y cada anulación el suyo: así queda el rastro de que el pago existió y se anuló. Si las borra, el recibo aparece en Concilia CxC o Concilia CxP como «anulado sin asiento».

Para quitar un recibo o un pago: anúlelo en Cuentas por cobrar o Cuentas por pagar. El sistema escribe la reversa solo, con la fecha del día.
Si en un pago a proveedor lo que está mal es la cuenta del banco o la caja: se corrige en el recibo (Cuentas por pagar → el recibo → lápiz junto a Cta contable), y el asiento cambia con él. El asiento tiene que decir lo mismo que el recibo, por eso no se arregla agregando líneas.
Si su asiento quedó mal: corríjalo con los botones de Concilia CxC (CT-033) o Concilia CxP (CT-034), o agregando líneas de ajuste.
Las líneas de un recibo que ya no existe en el sistema sí se pueden quitar.
Si un recibo o un pago quedó dos veces (dos líneas idénticas: mismo recibo, cuenta, documento, detalle y monto), la copia que sobra sí se puede quitar con el basurero de la línea, una por una, con el asiento en Borrador. Lo mismo si, en el mismo asiento, una línea que vino del sistema anterior se repitió a mano con otro detalle (mismo recibo, cuenta y monto): cualquiera de las dos se puede quitar. Cuando queda una sola, esa vuelve a estar protegida. El documento entero no se puede quitar así, porque se irían las dos copias.
Si a un recibo o un pago se le agregó a mano una línea que repite otra suya (misma cuenta y mismo monto, al mismo lado o al contrario: por ejemplo el banco al debe dos veces, o al haber cuando ya estaba al debe), esa línea que sobra sí se puede quitar con el basurero, siempre que sin ella el documento quede cuadrado. Si las dos están al mismo lado, podés quitar cualquiera de las dos; la que queda sigue protegida.
Tampoco se puede agregar a mano una línea que repite un recibo o un pago que ya está asentado (mismo tipo, mismo número, mismo lado y mismo monto, aunque sea con otra cuenta): el recibo quedaría dos veces. Si lo que está mal es la cuenta del banco o la caja de un pago, se corrige con el lápiz de Cta contable en el recibo. Un monto distinto, como un ajuste de céntimos, sí se puede agregar.
Un número de documento corto que empieza en cero (por ejemplo 01 o 001), como el que se escribe en un asiento manual, no se toma como número de recibo: esas líneas se pueden quitar. Para un asiento manual conviene usar un tipo de documento que no sea de recibo (ACC, NCC, RCP o NCP), porque esos tipos los lee Concilia CxC/CxP.
Un número corto sin cero adelante (por ejemplo 210) solo se toma como el recibo 0000000210 si ese recibo es de la misma época que la línea (el pago a un mes de distancia como mucho; la anulación, el día del recibo o después). Un número de cheque o de documento que coincide por casualidad con un recibo de otro año no traba la línea.

Cambiar la fecha contable: solo si los documentos son de ese mes CAMBIÓ 2026-10-23 Todo documento va en un asiento de su mismo mes y año. Por eso la fecha contable de un asiento solo se puede cambiar a un día del mes al que pertenecen sus documentos. Si algún documento es de otro mes, el sistema no deja y le dice cuáles son y de qué fecha.

La fecha de cada documento es la de sus líneas. En los recibos de cuentas por cobrar (ACC) y los pagos a proveedores (RCP) manda la fecha del recibo o pago en Cuentas por cobrar o por pagar.
Sí se puede llevar un asiento al mes de sus documentos: por ejemplo, un asiento que quedó con la fecha de hoy cuando todas sus líneas son de marzo se puede pasar a marzo.
Si el que tiene la fecha equivocada es el documento (por ejemplo, un saldo a favor pasado a ingresos con un año que no era), en el Cierre de caja (CJ-002) se le cambia la fecha al documento y después Reclasificar lo lleva al cierre de esa fecha. También se puede eliminar del asiento y hacer de nuevo con la fecha correcta.
Al cambiar la fecha contable cambia también la fecha de todas las líneas del asiento. Los recibos y pagos en Cuentas por cobrar o por pagar no se tocan.

Aviso: documento con fecha de otro mes NUEVO 2026-10-21 Todo documento va en un asiento de su mismo mes, y lo que manda es la fecha del asiento (la fecha contable). Al abrir un asiento, si alguno de sus documentos tiene líneas con fecha de otro mes (o de otro año), aparece un aviso amarillo arriba con la lista de esos documentos y sus fechas, y la fecha del documento se ve en amarillo en su tarjeta.

Para corregirlo: con Mover pasás el documento a un asiento de su mes (al caer en otro mes toma la fecha de ese asiento).
Si el que está en la fecha equivocada es el asiento entero (sus líneas son de un mes y el asiento de otro), cambiale la fecha contable con el lápiz junto a la fecha a un día del mes de sus líneas: cambia también la fecha de todas sus líneas. A otro mes no deja.
El aviso solo informa: no bloquea nada. Sale igual en la computadora y en el celular.
Al agregar un documento (o una línea a un documento), su fecha tiene que ser del mismo mes y año del asiento: el calendario solo ofrece los días de ese mes y, si la fecha es de otro mes, el sistema no lo deja grabar. Para un documento de otro mes, agregalo en un asiento de su mes.

Tipos de asiento (TipoAsiento)

Valor	Nombre	Descripción
`18`	Operación / Cierre desde módulos	Asiento estándar creado por cualquier proceso automático (ventas, compras, CxC, CxP, cierre de caja). Es el tipo por defecto de `contabilidad_obtener_asiento_cierre()`.
`21`	Liquidación	Generado exclusivamente por el proceso de Liquidar ingresos y gastos.
`99`	Arrastre	Generado por el Cierre de Períodos. Contiene los saldos iniciales trasladados al nuevo período.

Flujo obligatorio de inserción

Obtener o crear el asiento del mes: Llamar a contabilidad_obtener_asiento_cierre($pdo, $fecha, $usuario). El sistema busca un asiento en borrador (Estado=0) del mismo mes y año para ese usuario. Si no existe, crea uno nuevo. Se mantiene 1 asiento borrador por usuario por mes.
Insertar líneas al asiento: Llamar a contabilidad_insertar_lineas($pdo, $asientoId, $lineas). Valida que cada cuenta exista en vista_catalogo_contable, que el asiento cuadre (diferencia < 0.01) y es TODO o NADA.

Campos requeridos por línea de asiento

Campo	Descripción	Ejemplo
`cuenta`	Código de cuenta contable (Nivel 4)	`41010201`
`cc`	Centro de costos (5 dígitos)	`00000`
`cod_oficina`	Código de sucursal (3 dígitos)	`001`
`debito`	Monto débito (0 si es crédito)	`1000.00`
`credito`	Monto crédito (0 si es débito)	`0`
`detalle`	Descripción del movimiento	`VENTA CONTADO #123`
`documento`	Número de documento origen	`00100001040000003670`
`tipo_documento`	Código del tipo	`FVE`
`fecha`	Fecha del movimiento (Y-m-d)	`2026-02-02`
`tipo_cambio`	Tipo de cambio (1 para moneda nacional)	`1`
`cod_moneda`	Código ISO de moneda (leer de Param 249)	`CRC`
`referencia`	Referencia adicional	`00100001040000003670`

Elegir el tipo de documento (buscador)

En Nuevo doc o Editar (ventana MCT-003, paso 1), la casilla Tipo doc tiene buscador: escriba parte de la sigla o del nombre y la lista se reduce a los que coinciden. Por ejemplo, «impuesto» deja solo PIM – Pago de impuestos y «renta» deja PRT – Pago de renta.

Con las flechas ↑ ↓ se marca uno y con Enter se elige; el cursor pasa solo a Referencia. También se puede elegir con un clic.
Si se escribe algo y se sale sin elegir, queda el tipo que estaba antes.
En el celular funciona igual: al tocar la casilla se abre la lista y se puede escribir para buscar.

NUEVO 2026-10-20 Cambiar la cuenta de una línea. En la ventana MCT-003, cada línea tiene, además de la ✕ para quitarla, el botón Cambiar cuenta: se escribe el código de la cuenta nueva, se confirma con su nombre y la línea pasa a esa cuenta. El monto, el documento, el tipo y la fecha no cambian, así que el asiento sigue cuadrado: por eso funciona aunque el asiento esté Aplicado (agregar o quitar líneas sí pide pasarlo a Borrador). Un asiento Mayorizado no se puede cambiar. Queda en la bitácora con la cuenta de antes y la nueva.

Agregar una línea a un documento (Editar documento)

El asiento tiene que estar en Borrador (ver candado). Al Editar un documento del asiento y agregar una línea (por ejemplo, para pasar un monto a otra cuenta), la casilla Documento ya viene con el número del comprobante. Déjela así: todas las líneas de una compra o una venta tienen que llevar el mismo número, porque así las encuentra el sistema al anular, reaplicar o conciliar.

Si la casilla queda vacía, o se pega un número recortado (que termina en «...»), el sistema pone el número completo del comprobante.
Si se escribe un número distinto, el sistema pide confirmarlo y muestra los dos.
En la tabla de líneas el documento se ve recortado si no cabe, pero al copiarlo se copia completo.
La línea nueva se graba con el tipo de documento del documento (FCO, GAS, FVE…): el que más se repite en sus líneas. Si el documento tiene líneas de tipos distintos (por ejemplo GAS y ACC), la cabecera del documento los muestra a todos y, al Editar, los datos del documento no se confirman solos: sale un aviso en amarillo con los tipos y cuántas líneas tiene cada uno, para elegir el tipo correcto antes de agregar líneas. Así funciona también en el celular.

Mover un documento a otro asiento (cierre)

Desde la edición de un asiento (CT-015) podés mover un documento contable completo (todas sus líneas) a otro cierre. Útil cuando un documento quedó por error en el asiento del día/mes equivocado.

Abrí el asiento donde está el documento (asiento_edicion.php?id=ASIENTO).
En la cabecera de cada documento verás un botón verde Mover (junto a Editar y Eliminar).
Se abre un modal con la lista de cierres disponibles. Por defecto muestra el último mes.
Si necesitás un rango distinto, cambiá las fechas Desde / Hasta y presioná Buscar.
En la fila del cierre destino, presioná el botón Mover. El sistema confirma y traslada todas las líneas (las identifica por Referencia + TipoDocumento).

El asiento destino no puede ser el mismo asiento de origen ni un asiento Mayorizado (Estado=2).
Con el asiento Aplicado solo se mueve un documento que cuadra. Uno que no cuadra se mueve únicamente entre dos asientos en Borrador (ver candado).
El movimiento es inmediato: las líneas pasan al asiento destino. Si el destino es del mismo mes, las líneas conservan su fecha; si es de otro mes, toman la fecha contable del asiento destino, para que el documento no quede con líneas de un mes dentro de un asiento de otro.
La lista de cierres muestra: número de asiento, fecha contable, estado (Borrador/Aplicado), usuario, cantidad de documentos, líneas y total débito.

Reajustar un documento (descuadre con los montos bien)

Todas las líneas de un mismo documento tienen que llevar la misma referencia y la misma fecha y hora. En asientos del sistema anterior pasa que las líneas viejas no tienen referencia y las que se agregaron después sí: en la pantalla el documento se ve cuadrado (débito = crédito), pero otros reportes lo leen como dos documentos descuadrados.

Cuando eso pasa, en la cabecera del documento aparece el botón naranja Reajustar (al pasar el mouse dice qué tiene distinto).
Al presionarlo, todas las líneas quedan con la misma referencia y con la misma fecha y hora (la que más se repite). Los montos no cambian.
Funciona con el asiento en Borrador o Aplicado; uno Mayorizado no se toca.
Si las líneas tienen días distintos, no se reajusta solo: el sistema avisa, porque hay que decidir cuál es la fecha correcta del documento.
La lista de asientos calcula el Descuadre igual que esta pantalla: un documento con estas diferencias ya no sale descuadrado si débito y crédito son iguales.
En el celular está el mismo botón en la tarjeta del documento.

Bitácora de cambios

Toda modificación hecha sobre un asiento desde la edición (CT-015) —en la computadora o en el celular— queda registrada automáticamente en la bitácora de seguridad, con el usuario que la realizó y la fecha/hora. Esto permite auditar quién tocó cada asiento.

Se registra cuando se agrega una línea, se elimina una línea o un documento completo, se mueve un documento a otro asiento, se cambia la fecha contable y cuando el asiento se activa (aplica) o se vuelve a poner en borrador.
El registro es transparente para el usuario: no requiere ninguna acción adicional y no interrumpe la operación aunque la bitácora no esté disponible.

Permisos

Permiso	Acción
812	Acceder al módulo de Asientos (CT-015), editar líneas, mover documentos entre asientos
828	Crear nuevos asientos manuales

En el celular

Al abrir Asientos desde un celular (o una ventana de menos de 900 px de ancho) el sistema pasa solo a una pantalla hecha para el teléfono. Los datos, los filtros y lo que se graba son exactamente los mismos que en la computadora; cambia solo la forma de mostrarlos.

Lista: un encabezado compacto, arriba la cantidad de asientos y el período, y los totales de Débito, Crédito y Diferencia. Cada asiento es una tarjeta con su número, tipo, fecha, montos, estado, líneas y usuario; si tiene descuadre se marca en rojo. Se muestran de a 25 (se puede cambiar a 50 o 100).
Filtros: abre una hoja desde abajo con N° de asiento, Desde/Hasta, Tipo y Estado; en Más filtros, documento, referencia, cuenta, centro de costos, detalle y usuario. El numerito del botón dice cuántos filtros hay puestos.
Menú : Nuevo asiento, Localizar (por número de asiento o de documento), Imprimir Web y Excel.
Tocar una tarjeta abre el asiento: la cabecera (fecha contable, estado, tipo, documentos, líneas), los botones Documento, Aplicar o Borrador, los totales y un buscador de documento o referencia. Cada documento trae sus botones Editar, Mover y eliminar.
Documento / Editar: primero los datos del documento (tipo, referencia, fecha, oficina, centro de costos) y después las líneas: se escribe el código o el nombre de la cuenta y se toca en la lista, detalle, moneda y el monto en Debe o Haber. Cada línea se graba al tocar Agregar línea y se quita con la (pide confirmar). Listo cierra y actualiza el asiento.
Fecha contable: el botón Cambiar junto a la fecha; cambia también la fecha de todas las líneas y el período del asiento (el mes al que pertenece). Solo se puede cambiar a un día del mes de sus documentos: si alguno es de otro mes, no deja y dice cuál (ver cambiar la fecha contable). Si algún documento es de otro mes que el asiento, arriba sale un aviso amarillo.
El botón Regresar queda siempre a la derecha del encabezado.

¿Quiere la pantalla de computadora en el celular? Agregue ?desktop=1 al final de la dirección.

Exportar a Excel: permiso 738

Si el botón Excel aparece gris, no es una falla: exportar este reporte se habilita persona por persona con su propio permiso:

Permiso 738 — Contabilidad · Asientos CT-015

Cómo se asigna Lo asigna quien administre los permisos de usuario de su empresa, en Seguridad → Usuarios SE-001: elegir a la persona, escribir el número del permiso (o la palabra Excel) en el buscador de permisos y marcar la casilla. Toma efecto recargando la pantalla, sin cerrar sesión.

Al pasar el mouse sobre el botón gris, el sistema dice qué le falta. Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos: el permiso es por persona (por ejemplo, el usuario del contador suele ser uno aparte y necesita el suyo). Si el mensaje dice en cambio que la exportación está apagada para la empresa, esa no se abre desde el sistema: la solicita el dueño o la gerencia a Soporte Real. Ver el reporte en pantalla no pide este permiso; solo la descarga a Excel. Más detalles en El Excel de los reportes.

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