Notas de Crédito y Débito

¿Qué son las NC y ND?

Son documentos electrónicos que modifican una factura ya emitida y aceptada por Hacienda:

• Nota de Crédito (NC) — Reduce el monto que el cliente debe. Se usa para devoluciones, descuentos o correcciones de precio a la baja.
• Nota de Débito (ND) — Aumenta el monto que el cliente debe. Se usa para cargos adicionales o correcciones de precio al alza.

Diferencias entre NC y ND

¿Dónde se inicia una NC o ND?

Las notas de crédito y débito se crean desde una factura existente. El flujo es:

1. Ir al módulo Ventas → Facturas desde el menú principal.
2. Buscar la factura por número, cliente o fecha.
3. Hacer clic en la factura para abrir el modal de detalle.
4. En el detalle presione NC (nota de crédito) o ND (nota de débito). Los botones NC Fin. y ND Fin. son para las notas financieras.

NC Completa (anulación total)

Crea una nota de crédito por el 100% de la factura original, copiando todos los artículos y montos.

¿Cuándo usarla?

• Cuando el cliente devuelve todo lo que compró.
• Cuando se emitió la factura por error y se necesita anularla.

Pasos

1. Abra el detalle de la factura desde Ventas → Facturas.
2. Haga clic en el botón NC. Se abre la pantalla de la nota con los artículos de la factura.
3. Presione "Agregar Todo": pasa todas las líneas, con sus cantidades y precios, a Artículos de la Nota.
4. En Ref elija la opción que empieza con 01 (anulación del documento).
5. Revise el Motivo y el Detalle. El detalle viene con "Devolución de mercadería": cámbielo si la causa fue otra, por ejemplo "Factura emitida con error".
6. Verifique que el total sea el de la factura y presione Aplicar. El sistema procesará automáticamente todos los pasos (inventario, contabilidad, Hacienda, impresión).

ND Completa

Crea una nota de débito por todo lo que una nota de crédito previa le acreditó a esa factura. Es la forma de dejar sin efecto una nota de crédito hecha por error.

¿Cuándo usarla?

• Cuando se hizo una nota de crédito por error y hay que revertirla completa.
• Cuando el cliente devolvió mercadería, se le hizo la nota de crédito y después se arrepintió y se la lleva igual.

Pasos

1. Abra el detalle de la factura.
2. Haga clic en el botón ND y presione "Agregar Todo".
3. Seleccione la razón en Ref y presione Aplicar.

NC Manual (parcial)

Permite seleccionar artículos y cantidades específicas para la nota de crédito. Es la opción más flexible.

¿Cuándo usarla?

• Devolución parcial (ej: el cliente devuelve 2 de 5 unidades).
• Corrección de precio en artículos específicos.
• Descuento otorgado después de facturar.

Pasos

1. Abra el detalle de la factura y haga clic en el botón NC. Es la misma pantalla de la NC completa: en vez de "Agregar Todo", elija solo las líneas que necesita.
2. Se abre el formulario de nota manual. Verá los artículos de la factura original con las columnas: código, nombre, cantidad original, NC usada, ND usada y cantidad disponible.
3. Haga clic en el artículo que desea incluir: sus datos pasan a la barra del centro (código, precio, desc% y cantidad). Ajuste la cantidad y el precio y presione "Agregar línea", que está justo a la par de la cantidad. O use el botón ámbar "Agregar Todo" para incluir todas las líneas de una vez.
4. Seleccione la Ref (razón que viaja a Hacienda) y el Motivo (su clasificación interna). Ver Razones y motivo.
5. Verifique los totales (gravado, exento, IVA). El total de la nota está abajo a la derecha, alineado con la columna Total de Artículos de la Nota.
6. Haga clic en el botón verde "Aplicar", en la misma barra de "Agregar Todo" y "Agregar línea", a la derecha. Se mostrará el modal de progreso con los pasos de procesamiento.

ND Manual (parcial)

Igual que la NC Manual pero crea una nota de débito. Permite devolver solo algunos artículos o cantidades de los que una nota de crédito acreditó.

¿Cuándo usarla?

• Se hizo una nota de crédito de más de la cuenta y hay que revertir solo una parte.
• El cliente devolvió 5 unidades, se le acreditaron las 5, y al final se lleva 2 de vuelta.

Pasos

El flujo es idéntico a la NC Manual. Haga clic en el botón ND desde el detalle de la factura y siga los mismos pasos.

Se hizo una nota de crédito por error: cómo dejarla sin efecto

La nota de crédito «mata» la factura: le devuelve el inventario, le reversa el asiento contable y le deja al cliente el saldo a favor. La nota de débito hace exactamente lo contrario: vuelve a sacar el inventario y reversa el asiento de la nota de crédito, de modo que contablemente la factura queda otra vez viva y disponible, como si la nota de crédito nunca se hubiera hecho. Los tres documentos quedan registrados ante Hacienda (así debe ser), pero sus efectos se cancelan entre sí.

Pasos

1. Entre a Ventas → Facturas y abra la factura original — no la nota de crédito. Si no recuerda cuál era, el detalle de la factura muestra las notas que se le aplicaron, con número, fecha y quién las hizo.
2. Presione el botón ND (Nota de Débito).
3. Presione «Agregar Todo». Solo van a aparecer disponibles las líneas y cantidades que la nota de crédito acreditó: eso es justamente lo que hay que devolver.
4. En Ref elija la razón que corresponda y en Detalle escriba el motivo (por ejemplo «Se revierte la nota de crédito N.º ____, emitida por error»). Anotar el número de la nota de crédito es importante: es lo que le permite después a usted, al contador o a Hacienda entender por qué existe esa nota de débito.
5. Revise que el total sea el mismo de la nota de crédito y presione Aplicar.

Notas Financieras (sin inventario)

Las notas financieras son NC/ND que no afectan el inventario. Se usan para ajustes puramente contables o financieros: descuentos, intereses, diferencias de tipo de cambio, reembolsos, cargos por mora, etc.

Diferencias con NC/ND normal

¿Cuándo usarlas?

• Aplicar un descuento por pronto pago después de emitida la factura
• Cargar intereses de mora sin afectar inventario
• Reembolsos en efectivo sin retornar mercadería
• Ajustes por diferencias de cambio

Cómo se hace

1. Escriba el Monto y la Cantidad (normalmente 1). El artículo ya viene puesto: NCF en la nota de crédito, NDF en la de débito.
2. Deje el IVA en Sin IVA (exento). Solo cámbielo si está corrigiendo una nota anterior que sí llevó IVA: elija la misma tarifa que llevó esa nota.
3. Presione Agregar. Cada monto queda en su propia línea. Luego Aplicar.

Pasos al aplicar (modal de progreso)

Al confirmar una NC o ND (completa o manual), el sistema ejecuta automáticamente estos pasos:

1. Crear documento — Genera el consecutivo del documento (20 dígitos) y registra la nota en el sistema.
2. Aplicar inventario — Para NC: devuelve el stock a bodega. Para ND: rebaja el stock de bodega.
3. Asiento contable — Genera el asiento en el diario contable (reversa para NC, cargo para ND).
4. Aplicar a CxC — Solo para NC en facturas de crédito: aplica automáticamente el saldo a favor del cliente contra la factura original. Si en una factura de contado se eligió devolver el dinero, estos pasos salen como Omitido: no queda saldo a favor.
5. Enviar a Hacienda — Transmite el documento electrónico al Ministerio de Hacienda.
6. Imprimir — Envía el documento a la impresora configurada (opcional, ver abajo).

Botón "Cancelar"

Mientras el proceso no ha empezado, a la par de Iniciar Proceso está el botón Cancelar: cierra el modal sin crear nada y la nota queda en pantalla para seguirla. Una vez que presiona Iniciar Proceso ya no se puede cancelar, porque la nota se crea y se envía a Hacienda.

Opción "Imprimir comprobante"

Antes de iniciar el proceso, junto al selector de Cajero aparece la opción Imprimir comprobante (activada por defecto).

• Si queda activada, el paso Imprimir documento se ejecuta normalmente al final del flujo.
• Si se desactiva, el paso de impresión se marca como Omitido y el flujo continúa (útil cuando la impresora no tiene papel o no se desea el tiquete físico).
• La elección se recuerda por estación (se guarda en el navegador): la próxima NC/ND abrirá el modal con el mismo estado.

¿Qué pasa con el dinero?

Al aplicar una nota de crédito sobre una factura de contado, el modal pregunta qué hacer con el dinero, según cómo pagó el cliente. Lo que elija cambia la contabilidad y el cierre de caja.

El modal tiene dos fichas: a la izquierda, Opciones (cajero, imprimir, con qué se pagó la factura y qué hacer con el dinero) y a la derecha, Proceso (los pasos, que se van marcando al aplicar). Al iniciar, la ficha de opciones queda a la vista con lo que eligió, pero ya no se puede cambiar.

Si pagó en efectivo, transferencia o SINPE

• Dejar como saldo a favor (viene marcada) — le queda al cliente para una próxima compra. Es lo que se hacía siempre.
• Devolver el efectivo al cliente — la nota va contra la cuenta de efectivo: el dinero sale de la caja y el cierre lo descuenta.

Si pagó con tarjeta

Primero el modal pregunta «¿El cobro con tarjeta pasó por el datáfono?»:

• No, el cobro no pasó (la tarjeta no pasó, el cliente no la tenía o nunca se cobró) — solo se reversa la cuenta de la tarjeta: el dinero nunca entró, así que no sale nada de la caja ni queda saldo a favor.
• Sí, se cobró — entonces elija:
  • Anulé el voucher en el datáfono — se reversa la cuenta de la tarjeta.
  • Dejar como saldo a favor.
  • Devolver el efectivo al cliente — cuando no se pudo anular el voucher: la nota va contra efectivo y el dinero sale de la caja. La tarjeta no se toca, porque ese dinero sí entró al banco.

Hasta que conteste, el botón Iniciar Proceso no arranca. Si se equivocó de respuesta, use Cambiar.

La reversa de la tarjeta no puede pasar de lo que se cobró con ella (descontando otras notas que ya la reversaron): si no alcanza, esa opción sale en gris y dice cuánto queda.

Si la factura tuvo pago múltiple

Si se pagó con más de un medio (por ejemplo, parte en efectivo y parte con tarjeta), la nota queda siempre como saldo a favor: no hay forma de saber qué hacer con cada parte. El modal muestra los medios con sus montos y la ficha de saldo a favor ya elegida.

Si la factura fue a crédito

No hay nada que elegir: la nota rebaja la cuenta por cobrar y se aplica el recibo contra la factura, como siempre.

Saldo a favor (cliente SN)

Cuando se crea una NC sobre una factura pagada de contado del cliente genérico SN, el cliente no tiene una CxC contra la cual aplicar el crédito. En ese caso, el sistema registra el monto como saldo a favor que puede usarse en una próxima compra.

Cómo funciona

1. Se crea la NC normalmente desde el detalle de la factura SN
2. El sistema inserta un registro en la tabla SaldosAFavor con el monto, fecha y referencia a la factura original
3. Contablemente, se acredita la cuenta Saldo a Favor correspondiente al cliente (parámetro 89 + ClienteId, ej: 2104SN)
4. El saldo queda disponible para aplicar como medio de pago en otra factura

Aplicar el saldo a favor

En Facturación Desktop, el campo "Tiene:" del panel de crédito solo muestra el saldo a favor (ver movimientos o imprimirlo). Para usarlo hay dos caminos, explicados en el caso 8: retirarlo en efectivo (Utils → Retiro de saldo a favor, o Utils → Retiro Adelantos SN para el cliente SN) y cobrar la factura nueva en efectivo, o facturar a crédito y aplicarlo en CxC → Cuenta Detalle → Aplicar pago.

Exoneración en NC/ND

Cuando una factura tiene artículos exonerados (cliente con autorización de Hacienda para no pagar IVA), la NC o ND que la afecta debe llevar exactamente la misma información de exoneración por línea — es una validación obligatoria de Hacienda. Si los datos no coinciden, la NC/ND se rechaza con el error "la información del documento de exoneración descrita en el apartado de exoneraciones NO coincide con el documento de exoneración del comprobante al cual se hace referencia".

¿Qué información va por línea?

Cada línea exonerada que se envía a Hacienda incluye estos 7 datos:

• Tipo de documento de exoneración (ej. 01 = compra autorizada, 04 = exo. institucional)
• Número de documento (ej. AL-00014916-25)
• Número de artículo del documento de exoneración
• Institución que emite la exoneración
• Fecha de emisión del documento
• Tarifa exonerada (porcentaje, ej. 13)
• Monto exonerado (IVA exonerado de la línea)

Cómo lo maneja el sistema automáticamente

El sistema toma una "fotografía" (snapshot) de la exoneración aplicada al momento de emitir la factura, por cada línea, y la guarda en una tabla interna (FacturaVentaExoneracion). Al crear la NC o ND:

• NC/ND normal (desde el modal de Detalle de Factura): el sistema copia exactamente los datos de exoneración de cada línea de la factura original. La copia se hace haciendo match por código de artículo y recalculando el monto exonerado para que tenga la precisión que pide Hacienda (5 decimales).
• NC/ND manual: si la NC/ND se crea contra una factura referenciada, también copia los datos exo de la factura. Si es financiera o sin referencia, usa la exoneración default del cliente.

De esta forma, aunque el cliente cambie sus documentos de exoneración después de facturar, la NC/ND siempre lleva la exoneración tal como estaba en la factura original.

Ver la información en pantalla

En el módulo Ventas → Detalle de Factura (VE-030), si la factura tiene exoneración, en la franja inferior "REVISIÓN" aparece una línea con el ícono y el conteo de líneas exoneradas + el total de IVA exonerado. Al lado, el botón "Ver tabla" abre un modal con el detalle por línea (código, tipo doc, número, institución, fecha, tarifa, monto). Esto sirve para verificar antes de aplicar una NC que la exoneración está bien registrada.

Si la factura no tiene la exoneración registrada

Algunas facturas históricas (antes de la mejora) pueden tener artículos exonerados pero sin registro en la tabla interna. En ese caso, en REVISIÓN aparece un aviso rojo: "Factura con exoneración pero sin registro en FacturaVentaExoneracion". Para resolverlo, contactá a soporte: existe un proceso de relleno automático (backfill) que lee el XML enviado a Hacienda y reconstruye los datos. Mientras tanto, las NC/ND contra esa factura pueden rechazarse.

Errores comunes y sus causas

NC/ND desde Facturación Móvil

Desde tablets y dispositivos móviles también puede crear NC y ND completas. El flujo es equivalente al desktop, con adaptación táctil e impresión por Bluetooth.

Cómo iniciarla

1. En Facturación Móvil, toque el botón Abrir para buscar la factura
2. Toque la factura deseada para ver su detalle
3. En el footer del detalle aparecen los botones "NC Completa" y "ND Completa"
4. Toque el botón correspondiente y confirme la razón

Badges en la lista de facturas

Al buscar facturas desde móvil, cada documento muestra un badge si ya tiene nota asociada:

Disponibilidad de los botones

• Solo aparecen para facturas tipo 01 (Factura Electrónica)
• Se deshabilitan si ya existe una NC/ND completa sobre la factura
• La NC/ND Manual (parcial) no está disponible en móvil — use Desktop para estos casos

Impresión

La nota se imprime directamente por Bluetooth local en lugar de la cola de impresión VB6. Si la impresora BT está desconectada, el sistema intenta reconectar automáticamente (ver Auto-reconexión BT).

Razones de referencia (Hacienda)

Al crear una NC o ND, debe seleccionar una razón que se envía a Hacienda:

Ejemplo

En junio se emitió una factura por ₡1.000.000, pero debía ser de ₡100.000:

• Si el error se nota en junio, la nota de crédito va con 02 – Corrige monto.
• Si se nota en julio o después, va con 14 – Corrige monto por error material. Así la corrección cae en la declaración de junio, que es donde estaba el error.

El sistema le ayuda: si la factura es de un mes anterior, al abrir la nota la Ref ya viene en 13 y aparece un aviso que le recuerda la regla. Si la nota no corrige un error (por ejemplo, una devolución de mercadería), cámbiela a 01, 02 o 06.

El campo «Motivo» — su clasificación interna

Además de la razón de Hacienda, la pantalla tiene un campo Motivo. Ese es suyo, no viaja en el comprobante electrónico: sirve para saber después por qué se emitió la nota.

La lista del Motivo sale de Tipos de Recibo (Configuración → Catálogos), la misma lista que aparece al aplicar un recibo en Cuentas por Cobrar y por Pagar, y la misma con la que trabaja Comisiones por Agente. Así, un motivo que usted agregue una sola vez se ve en los tres lados y no se le desordena la clasificación.

Restricciones

Facturas que permiten NC/ND

• Tipo: Factura electrónica (01), Tiquete electrónico (04) o Exportación (09).
• Estado: Aplicada (estado 2). No se puede hacer NC/ND sobre borradores o facturas rechazadas.

Cantidades

• No puede acreditar más cantidad de la que existe disponible en la factura.
• Si ya se hizo una NC parcial, el sistema resta esa cantidad del disponible.
• Las notas en trámite también descuentan. Una nota recién emitida queda «en trámite» hasta que Hacienda responde, y desde ese momento ya consume la cantidad: no se puede volver a acreditar la misma línea mientras tanto.

Notas de crédito sobre una factura ya cobrada

Avisos de la factura (botón Avisos)

Los avisos sobre la factura de origen —que es de contado o ya está cobrada, que tiene notas en trámite, o que es de otro período— ya no ocupan una franja arriba del formulario. En la computadora aparecen en el botón Avisos del encabezado, junto a Salir, con un numerito que dice cuántos hay. En el celular es la campanita del encabezado, con el mismo numerito. Si el botón está en naranja, alguno es una advertencia (factura cobrada o nota en trámite): conviene leerlo antes de aplicar. Tóquelo para verlos; se cierra tocando afuera (o con Esc en la computadora). Si la factura no tiene avisos, el botón no aparece.

Notas de crédito sobre una factura de antes de la facturación electrónica

Si Hacienda rechaza la nota de crédito

Cliente genérico (SN)

Permisos

Se requiere el permiso correspondiente para crear NC/ND. Si no tiene permiso, los botones aparecen deshabilitados (en gris) con un mensaje indicando el permiso requerido.

Casos de uso comunes

1. El cliente devuelve todo

Use NC Completa. Anula el 100% de la factura, devuelve todo el inventario y elimina la deuda del cliente.

2. El cliente devuelve algunos artículos

Use NC Manual. Seleccione solo los artículos devueltos y ajuste las cantidades.

3. Se cobró de más (precio incorrecto)

Use NC Manual. Seleccione el artículo, ajuste el precio a la diferencia que se cobró de más.

4. Se cobró de menos (precio incorrecto)

La nota de débito de artículos no sirve para esto: solo puede debitar lo que una nota de crédito acreditó antes. Tiene dos caminos: hacerle una ND Financiera al cliente por la diferencia, o anular la factura con una NC completa y volver a facturarla con el precio correcto. Consúltelo con su contador.

5. Descuento posterior a la factura

Use NC Manual. Seleccione los artículos con descuento y ajuste el monto del descuento como precio.

6. Cargo olvidado (faltó un artículo en la factura)

Lo más simple es facturar aparte lo que faltó: así el artículo sale del inventario y queda cobrado. Si es un cargo sin mercadería (flete, recargo), use una ND Financiera. La ND Manual no le va a dejar: sobre una factura sin nota de crédito no hay cantidad disponible.

7. Se emitió un tiquete y el cliente lo necesita como factura (con cédula)

En facturación electrónica ningún documento se elimina: una vez aceptado por Hacienda, el tiquete queda registrado y la única forma de dejarlo sin efecto es una Nota de Crédito. El sistema no tiene opción de borrar ni de anular una venta aceptada. El procedimiento correcto es:

1. Abra el tiquete desde Ventas → Facturas y haga clic en el botón NC.
2. Haga la NC completa: "Agregar Todo", en Ref la razón 01 (anulación del documento) y Aplicar. Esto anula el tiquete, devuelve el inventario y reversa el asiento contable.
3. Registre al cliente (o corríjalo) en Clientes con su cédula y el tipo de identificación correcto (01 Física, 02 Jurídica, 03 DIMEX, 04 NITE).
4. Vuelva a facturar la venta seleccionando a ese cliente. El sistema emitirá Factura Electrónica (01) en lugar de tiquete.

8. La factura quedó mal hecha (cliente, artículos, precios o forma de pago equivocados)

Una factura ya emitida no se edita ni se elimina: quedó registrada ante Hacienda. Para corregirla se anula completa con una Nota de Crédito y se hace la factura de nuevo, ya bien:

1. Abra la factura desde Ventas → Facturas y presione el botón NC.
2. Haga la NC completa: "Agregar Todo", en Ref la razón 01 (anulación del documento), en Detalle escriba por qué (ej. "Factura emitida con error") y presione Aplicar.
3. Espere a que el proceso termine todos sus pasos. La factura queda anulada y el inventario vuelve a la bodega. Toda nota de crédito le genera al cliente un saldo a favor por el monto de la nota. Lo que pasa después depende de cómo se había pagado la factura:
   • A crédito (y todavía la debía): el sistema hace solo un recibo que usa ese saldo a favor para rebajarle la deuda. No tiene que hacer nada.
   • De contado (efectivo, tarjeta o SINPE): el saldo a favor le queda disponible al cliente.
4. Haga la factura de nuevo, con los datos correctos. Si la primera era a crédito, la nueva va a crédito como siempre y listo. Si la primera era de contado, el cliente ya pagó: la nueva se paga con ese saldo a favor, de cualquiera de estas dos formas.

Opción A — La nueva también de contado (la más simple)

Procedimiento completo, con el aviso que da FactuDesk y qué hacer si ya se cobró dos veces: NC sobre factura de contado.

Primero se le "devuelve" el saldo a favor en efectivo y con ese mismo efectivo se paga la factura nueva. No sale ni entra plata de verdad: son dos movimientos que se cancelan en la caja.

1. Retire el saldo a favor en FactuDesk. Hay dos casos, porque el saldo se guarda distinto:
   • Cliente con nombre: el saldo queda en la cuenta del cliente. Con el cliente seleccionado, abra Utils → Retiro de saldo a favor y retire el monto de la nota.
   • Cliente sin nombre (SN): el saldo se guarda aparte, por factura. Abra Utils → Retiro Adelantos SN y seleccione en la lista la factura anulada (la columna Factura muestra el número de la factura original; en saldos de notas hechas antes del 14 de setiembre de 2026 puede aparecer el número de la nota de crédito, y el retiro funciona igual). Retire el monto y elija Efectivo. No elija Tarjeta: esa opción es para anular el voucher y devolverle la plata a la tarjeta de verdad.
2. Haga la factura nueva de contado y cóbrela en Efectivo, aunque la primera se haya pagado con tarjeta o SINPE.

¿Por qué efectivo y no tarjeta? La plata de la tarjeta ya entró al banco con la primera factura y ahí se queda. El retiro saca el efectivo de la caja y la factura nueva lo vuelve a meter, así que la caja cuadra, el banco cuadra y el saldo a favor queda en cero.

Opción B — La nueva a crédito, pagada con el saldo

1. Emita la factura nueva a crédito a nombre del cliente (F8 en FactuDesk).
2. Entre a CxC → Cuenta Detalle del cliente, seleccione la factura nueva y presione Aplicar pago. En la ventana aparece "Saldo a favor disponible": tóquelo y confirme (ver Aplicar un recibo).

Sirve igual, pero es más largo y no se puede con el cliente SN (a ese no se le factura a crédito).

9. Se hizo una nota de crédito por error

Una nota de crédito no se anula ni se borra: se revierte con una nota de débito sobre la misma factura. Vea el paso a paso en Se hizo una nota de crédito por error.

Errores comunes

Permisos del módulo

Los permisos controlan qué tipos de notas puede crear cada usuario. Se asignan al grupo de usuarios desde el módulo de Seguridad (SE-001).

Parámetros de empresa

Los parámetros son valores globales por empresa que afectan el comportamiento de las notas. Se configuran desde Configuración → Parámetros (CF-004).