Qué pasa con la plata
Cuando una factura de contado sale mal (un artículo equivocado, otro cliente, otra forma de pago) se le hace una nota de crédito completa y se factura de nuevo (ver NC completa).
La factura de contado ya estaba pagada. Al aplicar la nota de crédito, el modal pregunta qué pasa con el dinero. Para rehacer una factura, elija Dejar como saldo a favor (viene marcada): la plata queda guardada como saldo a favor del cliente. Ese saldo se ve en FactuDesk en el campo TIENE y en el reporte CxC → Saldos a favor.
Ese saldo es la plata con la que el cliente ya pagó. La factura nueva se paga con él.
Si en cambio el cobro con tarjeta nunca pasó por el datáfono, elija «No, el cobro no pasó»: la nota solo reversa la tarjeta, no deja saldo a favor, y la factura nueva se cobra con el medio con que el cliente de verdad paga.
El error más común
Hacer la factura nueva y cobrarla otra vez con tarjeta, SINPE o transferencia, como si fuera una venta nueva.
Paso a paso (cliente con nombre)
Ventas → Facturas → abra la factura mal hecha → botón NC → Agregar Todo → Aplicar. El monto queda como saldo a favor del cliente.
En FactuDesk, con el cliente seleccionado: Utils → Adelantos y Saldos a Favor → Retiro de saldo a favor. Digite el monto de la nota y confirme. Sale como una salida de efectivo de la caja.
Aunque la primera se haya pagado con tarjeta, SINPE o transferencia. Esa plata ya entró al banco con la primera factura y ahí se queda.
Cliente sin nombre (SN)
Es igual, pero el saldo de los clientes SN se guarda aparte, factura por factura. En el paso 2 use Utils → Adelantos y Saldos a Favor → Retiro Adelantos SN, seleccione la factura anulada, retire el monto y elija Efectivo.
No elija Tarjeta en ese retiro: esa opción es para anularle el voucher al cliente y devolverle la plata a la tarjeta de verdad.
El aviso de FactuDesk MFD-SAF
Si va a cobrar de contado a un cliente que tiene saldo a favor, FactuDesk se detiene y lo avisa antes de cobrar, con el saldo del cliente, el total de la factura y el documento que generó ese saldo (tipo, número y fecha; por ejemplo «Nota de crédito #43 · 15/01/2020»). Así se ve si el saldo viene de una nota de crédito anterior que nunca se le devolvió al cliente. Sale con Procesar → Contado, con F7 y con los botones rápidos de Efectivo, Tarjeta y SINPE.
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Retirar saldo y cobrar en efectivo | Abre el retiro de saldo a favor (paso 2). Al terminarlo abre el cobro de la factura para que la cobre en Efectivo (paso 3), aunque hubiera tocado Tarjeta o SINPE. |
| Cobrar igual | El saldo no tiene que ver con esta venta (por ejemplo, un adelanto que el cliente quiere guardar). Cobra normal y no vuelve a preguntar en esta factura. |
| Cancelar (o Esc) | No cobra nada y vuelve a la factura. |
Al cliente SN no le sale: su saldo es de muchas ventas distintas y no se sabe de quién es.
Si la factura nueva da otro monto
- La nueva es mayor: retire todo el saldo y cobre la diferencia en efectivo, tarjeta o SINPE. Esa diferencia sí es plata nueva.
- La nueva es menor: retire solo el monto de la factura nueva. Lo que sobra sigue a favor del cliente para la próxima compra, o se le devuelve con otro retiro.
Si la nueva va a crédito
También se puede: emita la factura nueva a crédito (F8) y aplíquele el saldo desde CxC → Cuenta Detalle → Aplicar pago → «Saldo a favor disponible». Es más largo y no sirve para el cliente SN. Detalle en Notas de crédito · opción B.
Si ya se cobró dos veces
Si la factura nueva ya se cobró con tarjeta, SINPE o banco y el cliente pagó una sola vez, no lo corrija con un retiro en efectivo: la caja quedaría descuadrada, porque lo que sobra es ese cobro por tarjeta o banco, no efectivo. Repórtelo a Soporte Real indicando la factura nueva y la nota de crédito, y se ajusta con su contador.