Ayuda: Reporte de pagos recibidos

¿Qué es Reporte de pagos recibidos?

Cuando un cliente le paga por SINPE Móvil, su banco le envía un mensaje de texto (SMS) al teléfono con el detalle del pago. Reporte de pagos recibidos toma esos SMS automáticamente y los muestra dentro de FactuPOS, para que tenga un registro ordenado de todos los pagos recibidos por SINPE (fecha, monto, quién envió y el texto del mensaje).

Para que funcione, se usa un teléfono celular con la SIM del negocio (la que recibe esos SMS) y una app gratuita llamada FactuposSMS que reenvía cada mensaje a FactuPOS.

Requisitos

Un teléfono celular Android dedicado (puede ser uno viejo) con la SIM del negocio — la línea a la que el banco le manda los SMS de SINPE.
El teléfono debe quedar enchufado al cargador y con internet (WiFi o datos).
La app FactuposSMS instalada y con el servicio iniciado.
En la app debe escribir el nombre de la base de datos de su empresa exactamente, sin espacios y en minúsculas (por ejemplo elmercadito, no "El Mercadito").

Instalar la app FactuposSMS

La app NO está en la Play Store. Se descarga desde el propio sistema, usando el navegador (Chrome) del mismo teléfono que recibe los SMS.

En ese teléfono, abra factupos.com en Chrome (u otro navegador) e ingrese a su sistema.
Vaya a Aplicaciones y busque, en el grupo "Pagos SINPE", la opción FactuposSMS (Android).
Descargue el archivo .apk.
Ábralo e instálelo: Android le advertirá que es de un origen desconocido y que "no es confiable" — es normal; permita "instalar apps de fuentes desconocidas" para continuar.
Al abrir la app por primera vez, conceda los permisos de SMS, Teléfono y Notificaciones que solicita.

¿Ya la tenía instalada? La versión sale debajo del título de la app. Desde la versión 1.2 la app avisa sola cuando hay una versión nueva y se actualiza con un botón (ver Actualizar la app). Si tiene la 1.1 o una anterior, descargue la nueva igual que arriba e instálela encima: se conserva lo que ya tenía configurado. Si Android no la deja instalar encima, desinstale la anterior, instale la nueva y vuelva a escribir el nombre de la empresa de cada chip.

Configurar la app

Lo más importante: el nombre que escribe en la app es el nombre de la base de datos, sin espacios y en minúsculas. Si lo escribe con espacios o mayúsculas (ej. "El Mercadito"), o pone el nombre comercial del negocio, el pago entra al sistema pero NO aparece en su pantalla.

Averigüe el nombre exacto de su base de datos: aparece en amarillo, al final del menú de inicio de FactuPOS (por ejemplo elmercadito).
En la app aparece una ficha por cada chip (SIM) del teléfono.
En el chip que recibe los SINPE, escriba ese nombre tal cual, pegado, sin espacios y toque Guardar.
Debajo del botón, la app le confirma el nombre: «✓ La empresa … existe» en verde, o en rojo «✗ No existe ninguna empresa …» si está mal escrito. Si sale en rojo, corríjalo y guarde otra vez.
Al final, toque Iniciar servicio (debe quedar indicando "servicio en marcha").
Recomendado: en los ajustes de Android, desactive la optimización de batería para FactuposSMS, así el sistema no la suspende.
Para probar, pida o envíe un SINPE Móvil a ese teléfono: el pago debe aparecer en FactuPOS en segundos.

Desde ese momento, cada SMS de SINPE que llegue a esa SIM se reenvía y queda registrado en FactuPOS.

Aviso y sonido de cada mensaje

Desde la versión 1.1, cada vez que entra un SMS la app le avisa si quedó cargado en el sistema, sin tener que abrir FactuPOS:

Aviso en pantalla: baja un aviso en la parte de arriba del teléfono, por ejemplo «✓ Pago cargado · ₡22,000», con quién pagó, por cuál chip entró y a qué empresa se cargó.
Sonido: suena el tono de notificación del teléfono. Suena aunque el teléfono esté en silencio, porque usa el volumen de la alarma. Si algo no se pudo cargar, suena un pitido de error distinto, para notarlo sin mirar.
Dentro de la app: arriba se ve el último mensaje y, al final, los mensajes anteriores.

El color le dice cómo quedó cada mensaje:

Verde — cargado: entró al sistema en la empresa correcta.
Amarillo — cargado, pero la empresa no existe: el chip no tiene nombre de empresa o está mal escrito. El pago entró pero no le aparece a nadie: corrija el nombre del chip (vea Configurar la app).
Rojo — no se pudo cargar: por ejemplo, el teléfono estaba sin internet. No se pierde: queda guardado en el teléfono y se manda solo cuando vuelve la conexión. También puede tocar Reintentar ahora.

En la app hay dos botones para esto: Sonido al cargar (lo enciende o lo apaga; viene encendido) y Probar aviso y sonido, que muestra un aviso de ejemplo y suena, sin mandar nada al sistema.

Si el mismo SMS llega dos veces (a veces el operador lo reenvía, o se reintenta después de un corte), en Reporte de pagos recibidos queda una sola vez.

Releer los SMS del teléfono

El botón Releer SMS del teléfono (versión 1.2 en adelante) vuelve a mandar al sistema los SMS que están guardados en el teléfono. Sirve para recuperar pagos que no entraron, por ejemplo:

llegaron con el servicio detenido o antes de instalar la app;
el chip todavía no tenía la empresa escrita;
quiere confirmar que no se quedó ninguno por fuera.

Toque Releer SMS del teléfono.
Elija el período: Hoy, Últimos 2 días, Últimos 7 días o Últimos 30 días.
Espere a que termine: al final le dice cuántos entraron nuevos y cuántos ya estaban.

No se repite ningún pago: los que ya estaban en el sistema se reconocen y quedan una sola vez. Puede usar el botón las veces que quiera.

Cada SMS se carga a la empresa del chip por el que entró. Si ese chip no tiene empresa escrita, no se manda (no le aparecería a nadie) y el resumen dice cuántos fueron: escriba la empresa del chip y vuelva a releer. Si se corta el internet a la mitad, el resumen dice cuántos quedaron sin revisar; vuelva a tocar el botón cuando haya conexión.

Igual que con los mensajes que entran en el momento, solo aparecen en Reporte de pagos recibidos los que traen un monto. Si el teléfono borró los SMS viejos, esos ya no se pueden releer.

Actualizar la app

Desde la versión 1.2, cada vez que abre la app se fija si hay una versión nueva. Si la hay, se lo dice con una ventana y una franja naranja arriba: «Hay una versión nueva», con el botón Actualizar ahora. También puede preguntar cuando quiera con el botón Buscar actualización.

Toque Actualizar ahora.
Solo la primera vez, Android pide autorizar a la app para instalar: toque Dar el permiso, active «Permitir de esta fuente», vuelva atrás y toque otra vez Actualizar ahora.
La app descarga la versión nueva y Android pregunta si la quiere instalar: toque Actualizar (o Instalar).

Se instala encima: no se pierde la empresa de cada chip ni los mensajes, y el servicio vuelve a arrancar solo. Si algo no deja actualizar, la misma ventana ofrece Bajarla con el navegador, que descarga el archivo como la primera vez.

Teléfono con dos chips

Si el teléfono tiene dos SIM, puede asignarle un negocio distinto a cada chip: cada ficha de SIM tiene su propio campo de empresa y su botón Guardar. Así, los pagos de cada chip quedan en la empresa que le corresponde.

Si uno de los chips no recibe SINPE, igual conviene revisarlo: un chip sin nombre de empresa carga sus mensajes sin empresa y la app lo marca en amarillo.

Ver los pagos en FactuPOS

En el menú principal entre a Reporte de pagos recibidos. Cada pago se muestra como una fila con las columnas: Fecha (día y hora), Vía (si el pago entró por SMS o por correo del banco), Cliente (quién pagó), Comprobante (número de referencia del SINPE), Mensaje (el texto del SMS, de donde se obtienen los datos) y, al final, el Monto.

Solo se cargan los mensajes que traen un monto. Los SMS que no son pagos —buzón de voz, promociones, avisos de saldo, códigos o la afiliación al SINPE— ya no entran a esta lista.

Un escudo verde junto al cliente indica que el pago llegó de un emisor autorizado (banco verificado); el escudo ámbar, que aún no está en la lista de emisores seguros.

Al abrir, la pantalla muestra por defecto los pagos del día de hoy. Para ver otros días cambie las fechas Desde y Hasta, o use “Ver todos” para quitar el filtro de fecha. También puede buscar por número o texto y ver el total recibido abajo.

En el celular la misma pantalla se ve como tarjetas, optimizada para pantalla pequeña.

Buscar los pagos de un cliente

Arriba de la lista está el campo Cliente (en el celular, dentro de Más filtros). Escriba parte del nombre o el número de cuenta y pulse Buscar. Se muestran los pagos donde ese texto aparece en:

el nombre de quien pagó (la columna Cliente);
el nombre del cliente de la cuenta en FactuPOS, aunque el SINPE lo haya mandado otra persona — por ejemplo, el hijo que paga la cuenta del papá;
el nombre de quien reportó el comprobante;
o el número de cuenta, si escribe el número completo (ej. 434).

No importan las mayúsculas ni las tildes: méndez, Mendez y MENDEZ dan lo mismo. El total recibido de abajo suma solo lo que quedó filtrado.

El filtro busca dentro de las fechas Desde y Hasta. Para ver todos los pagos de un cliente, amplíe el rango de fechas. El campo Texto sigue buscando dentro del mensaje y el comprobante.

Aplicar el pago solo a la factura (recibo automático)

Reporte de pagos recibidos también puede crear el recibo y aplicarlo automáticamente a la factura pendiente del cliente, sin que usted lo haga a mano. Para eso, el cliente debe escribir en el concepto/detalle del SINPE la palabra cta seguida de su código de cliente, por ejemplo cta305.

El pago se aplica automáticamente solo si se cumplen todas estas condiciones:

El SMS llega de un emisor autorizado (un banco marcado como seguro en Emisores seguros).
El código (por ejemplo cta305) corresponde a un cliente que existe.
Ese cliente tiene facturas pendientes y el SINPE no es mayor a lo que debe. Si una factura tiene el saldo exacto del SINPE, el pago va a esa. Si no, se hace un recibo de abono, repartido de la factura más vieja a la más nueva: la última puede quedar con saldo pendiente. Si el SINPE es mayor a todo lo que debe (aunque sea por céntimos), no se aplica solo.
El medio de pago SINPE Móvil (código 06, en Contabilidad → Medios de pago) tiene una cuenta contable asignada: a esa cuenta entra el dinero.

Cuando se cumplen, el sistema crea el recibo, registra el asiento contable y le envía el comprobante al cliente por correo y por WhatsApp (si su empresa lo tiene activado), igual que un recibo hecho a mano. En la lista, el pago queda marcado como Aplicado con su número de recibo.

Por seguridad, nunca se aplica un pago de un emisor no autorizado, ni cuando el pago es mayor a lo que debe el cliente. Tampoco se hace un abono si ese cliente ya tiene un recibo por el mismo monto en esa fecha: puede ser el mismo pago, que el banco registró con otro número. En esos casos el pago queda como No aplicable (con el motivo debajo) para que usted lo revise y lo aplique a mano.

El código se reconoce aunque el banco le agregue algo después, por ejemplo cta18-60557276 o cta 305 pago: lo que cuenta es cta seguido del número.

Aplicar un abono a mano

El recibo automático ya hace los abonos solo (de la factura más vieja a la más nueva). Se aplica a mano cuando quedó como No aplicable —por ejemplo, el pago es mayor a lo que debe— o cuando usted quiere que el abono vaya a otra factura. Se hace sin volver a digitar nada:

En Reporte de pagos recibidos, en la fila del pago, pulse Aplicar a mano.
Se abre la cuenta del cliente (Cuentas por Cobrar) con un aviso abajo que muestra el pago: monto, pagador, comprobante y hora.
Marque la factura (o las facturas) a la que va el pago y pulse Abrir recibo. Si el cliente tiene una sola factura pendiente, el recibo se abre solo.
En la ventana Aplicar Recibo ya quedan puestos el monto, el comprobante, el detalle, la fecha del SINPE y la cuenta del medio de pago SINPE Móvil. Revise y aplique.

Al aplicar el recibo, el pago queda marcado como Aplicado en Reporte de pagos recibidos, con su número de recibo.

No cambie el comprobante en la ventana del recibo: es lo que une el recibo con el pago SINPE. Si lo cambia, el recibo se crea igual, pero el pago sigue como No aplicable en Reporte de pagos recibidos.

El botón Aplicar recibo (el otro) vuelve a intentar el recibo automático: sirve cuando ya se corrigió lo que lo frenaba (por ejemplo, se asignó la cuenta del medio de pago 06).

Transferencias por correo (SINPE, BAC, Nacional y BCR)

Además de los SMS de SINPE Móvil, el banco manda un correo por cada transferencia que recibe la cuenta de la empresa. FactuPOS puede leer ese buzón y pasar esos avisos a Reporte de pagos recibidos, sin teléfono ni app. Hoy se leen estos avisos:

Transferencia SINPE desde otro banco («Notificación de Transferencia SINPE»).
Transferencia entre cuentas BAC («Notificación de transferencia de: nombre»).
Transferencia al Banco Nacional («BNCR – Comprobante de transacción»: «nombre realizó una transferencia electrónica a su cuenta…»).
Depósito en un punto Tucán del BCR («Notificación de Depósito BCR»).

No importa en qué carpeta esté el aviso: si una regla del correo lo mueve a «Bancos» o a cualquier otra carpeta, igual se lee. Solo se saltan el spam, los borradores y los enviados.

Conectar el buzón (una sola vez, con el permiso 017): entre a Configuración → SINPE → SINPE por correo (CF-028).

Escriba el correo donde el banco manda los avisos y su contraseña. En Gmail se usa una contraseña de aplicación, no la de siempre.
Escoja el servidor de correo (Soporte Real, Gmail u otro con IMAP por el puerto 993).
Pulse Guardar y conectar: el sistema prueba entrar al buzón y, si entra, lo deja guardado. La contraseña se guarda cifrada.

Cuentas que cuentan: si al mismo buzón llegan avisos de varias cuentas (por ejemplo una personal, o la copia que el banco le manda cuando usted le transfiere a otra persona), escriba los últimos 4 dígitos de las cuentas de la empresa. Buscar avisos (sin cargar) le muestra qué hay en el buzón y de cuáles cuentas, sin cargar nada; puede tocar cada cuenta para agregarla o quitarla.

Lectura automática: cuando ya escribió las Cuentas que cuentan, el sistema lee el correo solo, cada 3 minutos, y los pagos aparecen en SINPE Recibidos sin que nadie entre a la pantalla (con el recibo automático, si calza). Si el campo está vacío, la lectura automática queda apagada —para no cargar avisos de cuentas personales— y solo se lee con el botón. La pantalla dice cuál de los dos está.

Cargar los pagos a mano: pulse Leer correo y cargar en esa pantalla, o el botón Leer correo de Reporte de pagos recibidos. La primera vez se buscan los últimos 30 días (o la fecha que ponga en Buscar desde); después, desde la última lectura. Al terminar se muestra cuántos pagos nuevos entraron y un botón para verlos.

Solo se carga plata que entró, en colones, y de avisos que el servidor de correo confirmó que vienen firmados por el banco. Las transferencias rechazadas o enviadas, las de dólares y los correos sin esa constancia no se cargan, y el resultado dice cuántos fueron.

Un mismo aviso nunca se carga dos veces: puede leer el correo las veces que quiera.
También se lee la papelera: un aviso borrado sigue siendo un pago recibido.
En la lista, el pago sale con el número de referencia como comprobante y el texto del aviso (con el detalle que escribió el cliente). En las transferencias entre cuentas BAC y en las del Banco Nacional sale también el nombre de quien transfirió; el aviso SINPE del banco no lo trae, y el depósito Tucán del BCR solo trae el nombre del punto donde se depositó.
En el Banco Nacional y en el BCR, el número del aviso es el mismo comprobante del estado de cuenta. Por eso, si el cliente reporta ese pago (con el botón Reportar pago o con el link), se valida apenas llega el correo, sin esperar a que usted cargue el estado de cuenta. Y el recibo entra a la cuenta de ese banco (la de CxC → Bancos), así que al cargar el estado de cuenta la línea sale ya aplicada, sin un segundo recibo.
Si el cliente escribe cta y su código en el detalle de la transferencia (ej. cta305), el recibo se aplica solo a la factura, con las mismas condiciones del recibo automático: el cliente existe y el pago no es mayor a lo que debe (si es menor, se hace el abono). Si no se puede, queda como No aplicable y se aplica con Aplicar a mano.

Comprobantes que reportan los clientes

En esta misma pantalla también aparecen los pagos que sus clientes reportan con el link «Reporte su pago aquí» que les llega en la factura a crédito y en el estado de cuenta (correo y WhatsApp), con la foto o el PDF de su comprobante. Todo va en una sola lista ordenada por fecha; la columna Vía dice si el pago llegó por SMS o por Correo del banco, o si el cliente lo reportó con el Link de pago o desde su Sistema. Abajo se ven el total recibido por SMS y correo y el total reportado que sigue sin verificar. Cada reportado trae la foto en miniatura del comprobante: tóquela y se abre en grande (ventana MC-025, con la marca «Solo de referencia»). Si el cliente escribió los datos a mano, en vez de la foto sale un teclado. La lista es compacta: si el detalle de un pago es largo, tóquelo y se abre completo.

El comprobante del cliente es solo de referencia. Una imagen se puede inventar, así que por sí sola no aplica nada. El pago se aplica cuando aparece en una fuente confiable: el estado de cuenta del banco que usted carga, o un SINPE por SMS o por correo de un remitente del banco marcado como confiable. Mientras tanto se ve como Sin verificar.

Sin verificar: todavía no aparece en el banco ni en un SINPE. Se revisa solo cada vez que llega un SINPE, cuando usted carga el estado de cuenta y cada vez que el cliente vuelve a abrir su link.
Aplicado: se encontró el pago y el recibo se hizo solo, repartido de la factura más vieja a la más nueva. Se ve el número de recibo.
En revisión: el pago apareció pero no se pudo aplicar solo (por ejemplo, el cliente ya no debía nada). Se atiende en CxC → Aplicación de Pagos → Pagos reportados.

Si el comprobante es el mismo SINPE que ya llegó por SMS, se ven las dos filas: la del SMS tal como llegó (sin tocar) y la del reporte del cliente, con su foto. Cuando el comprobante, la fecha y el monto del reporte calzan con el SMS, el pago se da por bueno y se aplica el recibo, a la cuenta contable del medio de pago SINPE Móvil.

El mismo pago puede estar reportado por dos vías —por ejemplo, el cliente lo reportó desde su sistema y después subió la foto por el link—: son dos filas, y cuando el pago se aplica se hace un solo recibo y las dos quedan Aplicado con ese mismo número.

El link solo se envía si su empresa tiene sus bancos registrados en CxC → Bancos: sin ellos no hay contra qué comprobar el pago. Vea también Reportar el pago → El link «Reporte su pago aquí».

Importar el XML de pago de un cliente MC-026

Cuando un cliente que también usa FactuPOS le paga desde su Cuentas por pagar, su recibo genera un XML de pago (va adjunto al correo del recibo). Ese archivo dice quién pagó, cuánto, el número de comprobante y qué facturas suyas está pagando, cada una con su clave de Hacienda.

Toque Importar XML de pago y escoja el archivo.
El sistema revisa que el pago sea para su empresa, busca al cliente por la cédula (si hay varios con la misma, le pide escoger) y cada factura por su clave, con su saldo.
Escoja a cuál banco suyo entró el pago y toque Importar.

El XML no aplica el pago por sí solo. Queda como un pago reportado sin verificar y se aplica solo cuando aparece en su estado de cuenta del banco o en su SINPE (mismo comprobante, banco, fecha y monto), igual que los comprobantes que reportan los clientes. Lo que agrega el XML es que el pago va a las facturas que dice el cliente, no a las más viejas. Si alguna ya no tiene saldo, lo que sobre se aplica a las más viejas.

No se puede importar dos veces el mismo XML, ni uno de un recibo anulado, ni uno con el total alterado. Por ahora solo pagos en colones.

Problemas frecuentes

Configuré todo y no aparece nada (causa #1): casi siempre es porque el nombre se escribió con espacios o mayúsculas (ej. "El Mercadito") o se puso el nombre comercial, en vez del nombre de la base de datos pegado y en minúsculas (ej. elmercadito). Corríjalo en la app y guarde: con la versión 1.1, la app le confirma debajo del botón si el nombre existe. La propia pantalla de Reporte de pagos recibidos también le avisa si detecta pagos con el nombre mal escrito y le muestra el valor correcto.
Los pagos que entraron con el nombre malo no aparecen: corregir el nombre en la app arregla los pagos que entren de ahí en adelante. Para que aparezcan los que ya entraron con el nombre malo, pídaselo a Soporte Real.
No aparece ningún pago: verifique que el servicio esté iniciado en la app, que el nombre de la base de datos coincida exactamente, y que el teléfono tenga internet.
Hice una prueba y no pasó nada: confirme primero que a ese teléfono realmente le llegó el SMS del banco. Si el SMS no llega al celular, la app no tiene nada que reenviar.
El teléfono no suena cuando entra un pago: revise que la app sea la versión 1.1, que diga Sonido al cargar: ACTIVADO y que el volumen de la alarma no esté en cero (el sonido usa ese volumen). Use Probar aviso y sonido para comprobarlo. Si no baja el aviso, dele a la app el permiso de Notificaciones en los ajustes de Android.
Un pago llegó al teléfono pero no aparece en FactuPOS: revise que el chip tenga la empresa escrita y toque Releer SMS del teléfono con el período en que llegó (ver Releer los SMS del teléfono). No se duplica nada.
Salió un aviso rojo «No se pudo cargar el mensaje»: el mensaje no se perdió; quedó guardado en el teléfono y se manda solo cuando vuelve la conexión. Revise que el teléfono tenga internet, o toque Reintentar ahora dentro de la app.
Dejó de capturar: revise que el teléfono no se haya quedado sin batería o sin internet, y que la app no haya sido cerrada por el ahorro de batería de Android.
El monto sale vacío: el monto y el número de control se muestran a medida que se procesa el texto del SMS; el mensaje completo siempre queda guardado.
El pago no se aplicó solo a la factura: revise que el cliente haya escrito cta + su código en el concepto, que el pago no sea mayor a lo que debe el cliente, que el emisor esté autorizado, y que el medio de pago SINPE Móvil (código 06) tenga cuenta contable asignada. El motivo queda escrito debajo del pago.
El cliente pagó un abono y no se aplicó: mire el motivo debajo del pago (lo normal es que ya tenga un recibo por ese mismo monto en esa fecha). Use el botón Aplicar a mano de ese pago (vea Aplicar un abono a mano).

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