Reportar el pago del contrato

Descripción General

Cuando usted le paga a su proveedor por transferencia o depósito, ya no tiene que llamar ni escribir para avisar. Lo reporta desde su propio sistema —adjuntando la foto de su comprobante, que el sistema lee por usted, o digitando los datos— y el sistema lo busca en el estado de cuenta del banco de su proveedor. Si lo encuentra, le aplica el pago a sus facturas y le da el número de recibo.

Esta pantalla tiene dos caras y conviene saber cuál le toca:

Lo importante: la prueba de que usted pagó es el movimiento en el estado de cuenta, no su palabra ni la de nadie. Por eso el sistema lo comprueba antes de aplicar nada, y por eso lo aplica solo en cuanto lo comprueba.

Requisito para que el pago se aplique: los cuatro datos que usted reporta —banco, fecha, número de comprobante y monto— tienen que coincidir con el movimiento del estado de cuenta del banco de su proveedor: banco, comprobante y monto exactos, y la fecha con hasta 3 días de diferencia hacia atrás o hacia adelante (los bancos registran con otra fecha lo que se paga en fin de semana o feriado). Y eso solo se puede comprobar cuando su proveedor ya cargó ese estado de cuenta: si usted reporta hoy y el proveedor lo carga mañana, mientras tanto su reporte queda pendiente (EN COLA), y la próxima vez que usted entre al sistema, ya con el estado de cuenta cargado y los datos coincidiendo, se aplica solo. Si un solo dato no coincide —por ejemplo, el número de comprobante—, el pago no se aplica aunque el dinero sí haya entrado (vea Cuando el comprobante no coincide).

Sin esperar el estado de cuenta: si su proveedor tiene conectado el correo donde le llegan los avisos del banco, hay pagos que se comprueban apenas el banco manda el aviso, sin esperar a que cargue el estado de cuenta: el SINPE, la transferencia al Banco Nacional y el depósito en un punto Tucán del BCR. En esos casos reporte el número de comprobante que le dio su banco (o el «Número de Documento» del Tucán), con el monto exacto y la fecha.

Un ejemplo de principio a fin

Lunes 7 de setiembre. Una ferretería le debe a su proveedor y le deposita en el BAC.

• 7:00 a.m.el cliente
  Deposita en el BAC: ₡10.000, comprobante 457823. Esto pasa en el banco, fuera del sistema.
• 9:00 a.m.el cliente
  Entra al sistema, toca la batería → Reportar pago y, en la página que se abre, adjunta la foto del comprobante. El sistema busca ese movimiento y todavía no está, porque el proveedor no ha cargado el estado de cuenta.
  EN COLA «Su pago quedó registrado. Todavía no aparece en el estado de cuenta del banco: lo revisamos solos en cuanto su proveedor lo cargue.»
• 10:00 a.m.el proveedor
  Carga el estado de cuenta del BAC en Aplicación de Pagos, como cualquier otro día. Ahí viene el depósito. El sistema le avisa que en esa carga aparecieron pagos reportados, pero no aplica nada: quedan esperando.
• 11:00 a.m.el cliente
  Vuelve a entrar al sistema. Como tiene un reporte sin aplicar, el sistema vuelve a consultar solo y esta vez el movimiento sí está. Ahí mismo aplica el pago: crea el recibo, hace el asiento contable y marca el movimiento del banco como aplicado.
  APLICADO «Su pago quedó aplicado — recibo 0000001728»

Nadie tuvo que aprobar nada. El proveedor solo hizo lo de siempre: cargar el estado de cuenta.

El pago se aplica cuando entra el cliente, no cuando carga el proveedor. Es a propósito: subir un archivo del banco no le dispara al proveedor treinta recibos de golpe. Cada pago se aplica cuando su dueño vuelve al sistema. (Si el proveedor quiere adelantarse con alguno, tiene el botón Aplicar en Pagos reportados.)

Cómo reportar su pago si usted paga

Todo lo de su contrato está en una sola ventana: toque la batería del menú principal (o Datos del contrato en el menú de su usuario, o el estado del contrato en el pie de página). Se abre con sus grupos a la izquierda (en el celular, arriba) y el detalle de cada uno a la derecha:

Si debe algo, la ventana abre directo en Facturas; si está al día, en Contrato. El botón verde Reportar Pago abre la página de reporte en una pestaña aparte. En la computadora se ve ancha, con todo a la vista; en el celular, hacia abajo.

También desde el aviso de factura vencida. Cuando entra al sistema y le sale la pantalla roja de Factura Vencida (o la de Crédito por agotarse), ahí mismo tiene el botón «Si ya pagó, reporte aquí el pago». Al tocarlo se cierra el aviso y se abre la página de reporte de una vez: no tiene que esperar a que termine la cuenta regresiva ni buscar el botón de la batería.

Al tocar Reportar pago se abre una página aparte (una pestaña nueva): es la misma página que se abre con el link «Reporte su pago aquí» del WhatsApp, ya con su cuenta. Ahí ve sus facturas pendientes y reporta el pago adjuntando el comprobante: la foto, la captura o el PDF. Ya no se escriben los datos a mano: sin comprobante no se puede reportar. Vea Adjuntar el comprobante.

Del comprobante se leen cuatro datos, y usted los revisa antes de mandarlo:

Toque Reportar pago. En la misma página queda la lista de los pagos que ha reportado, con su estado y, cuando se aplican, el número de recibo. También los ve en el grupo Pagos reportados.

¿No se abrió la página? Si su navegador bloquea las ventanas nuevas, o su proveedor todavía no tiene listo el reporte de pagos, se abre el formulario dentro de la misma ventana, también solo con el comprobante adjunto.

¿Todavía no ha pagado? En el grupo Cómo pagar y en el menú Ayuda están Cómo pagar por SINPE y Cómo hacer una transferencia, con el teléfono o las cuentas de su proveedor y qué escribir en el detalle (su número de cuenta, como cta30) para que su pago se encuentre solo.

Un reporte pendiente a la vez. Si ya tiene un pago reportado que todavía no se aplica, el sistema no le deja hacer otro: le avisa «Primero borre el reporte pendiente para poder agregar otro» y lo lleva a Pagos reportados, donde lo puede borrar o corregir (si tenía un dato mal, corregirlo es lo mejor: se vuelve a revisar en el acto).

Un pago del banco sale una sola vez. Si reporta otra vez un pago que ya está aplicado (por ejemplo, con el monto mal digitado), el sistema no lo guarda de nuevo: le avisa que ese pago ya está aplicado y le dice el número de recibo. En la ficha Pagos reportados lo va a ver una sola vez, en el reporte que lo aplicó.

No hay que reportar dos veces. Si no ve movimiento, es normal: el banco tarda y su proveedor carga el estado de cuenta cuando puede. Su reporte no se pierde.

Adjuntar el comprobante si usted paga

1. Toque la batería → Reportar pago. En la página que se abre, toque Adjuntar comprobante.
2. Tome la foto del comprobante o elija la captura de pantalla (también sirve un PDF).
3. El sistema muestra «Leyendo su comprobante…» y en unos segundos llena solo el banco, el comprobante, la fecha, el monto y el detalle del pago.
4. Si su proveedor ya cargó el estado de cuenta y ahí aparece ese pago (mismo banco, número y monto), la fecha se pone la que registró el banco, que puede ser uno o dos días después de la que dice su comprobante. Así el reporte coincide.
5. Revise que los datos coincidan con su comprobante —corrija lo que haga falta— y toque Reportar pago.

Nada se reporta sin que usted lo confirme. Si la foto está borrosa o el sistema no alcanza a leer algún dato, se lo dice y usted lo completa. En un SINPE Móvil se elige SINPE Móvil, la primera opción de la lista de bancos: usted no tiene que saber a qué banco entró el dinero, eso lo sabe su proveedor. Cuando el comprobante es de SINPE (referencia de 25 dígitos) la opción queda puesta sola.

La imagen queda guardada con su reporte como prueba del pago. Si adjunta un PDF, se guarda la foto de su primera página. Solo la ven usted (con el clip en la ficha Pagos reportados) y su proveedor. No es pública.

Mande la captura completa, sin recortar: el número de referencia, la fecha, el monto y el detalle tienen que verse.

Qué le contesta el sistema si usted paga

Cuando un pago se aplica mientras usted anda trabajando, le sale un aviso verde en la esquina con el número de recibo.

No tiene que recargar nada. Apenas el pago queda aplicado, el menú principal se actualiza solo: la batería del contrato, el estado del pie de página y el grupo Facturas. Y si el sistema estaba bloqueado por falta de pago, los módulos vuelven a quedar disponibles en ese mismo momento.

Corregir o borrar un reporte si usted paga

Se equivocó al digitar. Pasa. En el grupo Pagos reportados, cada renglón que todavía no se ha aplicado trae dos botones:

• Corregir — carga el reporte en el formulario y le deja cambiar cualquiera de los cuatro datos. Ahí mismo puede adjuntar la foto o el PDF del comprobante: queda guardado con ese reporte. Al guardar, el sistema lo vuelve a validar; si con los datos buenos ahora sí calza, se aplica en el acto.
• Borrar — lo elimina. Puede volver a reportar ese mismo pago cuando quiera.

Los pagos reportados desde la página de reporte traen en vez de esos dos el botón : abre la página, y ahí se corrigen o se borran.

¿Le sale un reporte marcado «Revisar»? Es un reporte hecho antes de que el comprobante aceptara solo números: lleva letras (casi siempre el concepto del pago, como «cta30») y nunca va a coincidir con el banco. Bórrelo y, si ese pago todavía no le aparece aplicado, vuelva a reportarlo escribiendo solo el número del comprobante.

Un pago ya aplicado no se puede corregir ni borrar. Ese pago ya generó un recibo y un asiento contable en la contabilidad de su proveedor: deshacerlo no es borrar un renglón acá, es anular el recibo de ese lado. Si algo quedó mal, comuníquese con su proveedor. Si él anula ese recibo, su reporte pasa a Rechazado con una nota que se lo dice, y usted puede volver a reportar el mismo pago.

Lo que tiene que hacer usted si usted cobra

Lo mismo de siempre: cargar el estado de cuenta. Nada más. Los pagos que sus clientes hayan reportado se resuelven solos cuando cada cliente entre a su sistema.

Al terminar una carga, si en ese archivo venían pagos ya reportados, el sistema se lo dice en el momento: «2 pago(s) reportado(s) por clientes aparecieron en esta carga». Aparecieron, no se aplicaron: cargar el archivo no le genera recibos de golpe. Cada uno se aplica cuando su dueño vuelva al sistema, y si quiere adelantarse tiene el botón Aplicar en esa pantalla.

En CxC → Aplicación de Pagos tiene arriba el botón Pagos reportados, con un número anaranjado que le dice cuántos están esperando algo de usted. Ahí ve quién reportó, de qué empresa, banco, comprobante, fecha, monto y en qué estado quedó cada uno.

El depósito aparece en los dos lados: en la lista de movimientos del banco (como cualquier otro) y en Pagos reportados. Es el mismo movimiento visto desde dos lugares, y no se puede cobrar dos veces: si se concilia por un camino, el otro queda bloqueado con su aviso.

Los que quedan por atender si usted cobra

La mayoría se aplica sola. Lo que llega a su lista es lo que no pudo:

En cada renglón también ve:

• El comprobante que adjuntó el cliente (se abre en otra pestaña) y, debajo del número, el detalle que se leyó de él.
• Por dónde calzó, debajo del estado: por el detalle (cuenta) cuando el número de comprobante no estaba pero el detalle del banco trae la cuenta del cliente; ya aplicado por otra vía cuando el pago ya se había cobrado; y solo por nombre: confirme.

«Solo por nombre: confirme». Ese reporte no se aplica solo: el depósito tiene el mismo monto y una fecha cercana y el detalle coincide con el nombre del cliente, pero el nombre puede engañar (dos clientes con el mismo apellido, dos farmacias). El botón dice Confirmar y aplicar: revise el depósito antes de tocarlo, o rechácelo.

Al rechazar se le pide un motivo porque el cliente lo va a ver. Escriba algo que le sirva («el monto no corresponde», «ese depósito es de otra cuenta»), no un código interno.

El link «Reporte su pago aquí» para sus clientes si usted cobra

Sus clientes no necesitan tener FactuPOS para avisarle que pagaron. Cuando usted les manda una factura a crédito o el estado de cuenta —por correo o por WhatsApp—, el mensaje lleva el link «Reporte su pago aquí».

1. El cliente abre el link (sin usuario ni contraseña: el link ya sabe quién es). Ve sus facturas pendientes.
2. Toca Adjuntar comprobante y sube la foto, la captura o el PDF. El sistema lee el banco, el número de comprobante, la fecha y el monto; el cliente los revisa y toca Reportar pago. Sin comprobante no se puede reportar: ya no se escriben los datos a mano.
3. El sistema busca ese pago en el estado de cuenta del banco que usted cargó y en los SINPE recibidos por SMS o correo. Si lo encuentra, le hace el recibo solo, repartido de la factura más vieja a la más nueva, y el cliente ve el número de recibo.
4. Si todavía no aparece, el reporte queda Sin verificar y se aplica solo en cuanto aparezca: cuando usted cargue el estado de cuenta, cuando llegue el SINPE o cuando el cliente vuelva a abrir el link.

El comprobante que sube el cliente es solo de referencia. Una imagen se puede inventar: por eso nunca aplica un pago por sí sola. Solo cuentan el estado de cuenta del banco y los SINPE por SMS o correo de remitentes marcados como confiables.

Los reportes le caen en Reporte de pagos recibidos (menú principal, o CxC → Bancos), en la misma lista de los SINPE, ordenada por fecha, con la vía Reportado y la foto del comprobante. Si el cliente reporta el mismo SINPE que ya llegó por SMS, se ve en una sola fila.

Cuándo sale el link: solo si su empresa tiene sus bancos registrados en CxC → Bancos (con su cuenta contable), y nunca al cliente genérico. Es el mismo link personal que usa el cliente para el catálogo de pedidos.

A cuáles facturas se abona

El monto se reparte de la factura más vieja a la más nueva, hasta que se acaba. La última puede quedar parcial y sigue abierta por el resto.

Ese es un depósito de ₡50.000. Se puede abonar menos de lo que se debe: el pago vale igual y la deuda baja en lo que se pagó.

Junto con el recibo se genera el asiento contable: débito a la cuenta del banco por donde entró el dinero, crédito a Cuentas por Cobrar.

Cuando el comprobante no coincide

El número que usted ve en su comprobante no siempre es el mismo que su banco pone en el estado de cuenta de su proveedor. Pasa sobre todo con el SINPE Móvil: el celular le muestra una referencia larga (de 25 dígitos) y el depósito entra al banco de su proveedor con otro número, y a veces a otro banco distinto del que usted eligió.

¿Qué elijo en «Banco»? Si pagó por SINPE Móvil, elija SINPE Móvil (la primera opción): el sistema ya sabe a qué banco y a qué cuenta entran los SINPE de su proveedor. Si hizo una transferencia bancaria o un depósito, elija el banco al que transfirió. La opción SINPE Móvil solo aparece cuando su proveedor tiene definida la cuenta de sus SINPE.

SINPE que entra al Banco Nacional o al BCR. Esos bancos ponen en el estado de cuenta solo los últimos dígitos de la referencia larga (el Nacional, los últimos 8). Por eso, si usted reporta la referencia de 25 dígitos que le mostró el celular, el sistema la reconoce en ese banco aunque usted haya elegido otro, siempre que coincidan el monto y la fecha (con hasta 3 días de diferencia). El pago se aplica en el banco donde de verdad entró el dinero.

Por eso, si ese número de comprobante no aparece en el banco que usted eligió, el sistema lo busca en los otros bancos de su proveedor y, si tampoco está, busca el pago por el detalle:

Por eso conviene escribir su número de cuenta en el detalle cuando paga. Las guías Cómo pagar por SINPE y Cómo hacer una transferencia le dicen exactamente qué poner.

Si el detalle nombra varias cuentas a la vez (un solo depósito para dos contratos), el sistema no adivina cuánto va a cada una: lo reparte su proveedor.

Por qué se piden los cuatro datos

Podría bastar con el número de comprobante. No se hace así a propósito.

Un pago se identifica con banco + fecha + comprobante + monto, y los cuatro tienen que calzar con el movimiento del banco. La razón es simple: si bastara el comprobante, alguien que viera un depósito ajeno podría adjudicárselo. Adivinar los cuatro datos de un pago que no es suyo no es realista.

Hay una segunda barrera: el sistema ya sabe cuál es su cuenta donde su proveedor, así que además comprueba que esa cuenta exista y que el monto quepa en lo que usted debe. Aunque alguien acertara los cuatro datos de un pago ajeno, si el monto no cabe en su propio saldo, no pasa.

Y por si alguien lo intenta a fuerza de probar: si un mismo comprobante falla tres veces, se bloquea. Quien se equivoca en el monto de su propio pago lo corrige en uno o dos intentos; tres fallos con el mismo comprobante ya no es un error de digitación. Todos los intentos quedan registrados.

Un aviso de «ese movimiento ya fue aplicado» no cuenta como fallo: ahí los cuatro datos sí coincidieron, así que no es un intento de adivinar nada.

¿Y la búsqueda por el detalle no abre esa puerta? No: el pago se aplica a la cuenta que el propio depósito nombra, y quien lo reporta solo puede ser esa misma cuenta. Lo que coincide solo por el nombre nunca se aplica solo. Y si el comprobante sí existe pero la fecha o el monto no calzan, el sistema no prueba el detalle: ese caso sigue siendo un error de datos.

(Proveedor) Dos casos que el sistema no aplica aunque el reporte esté validado. Si el depósito es mayor que lo que la cuenta debe hoy (por ejemplo, otro pago ya canceló la factura), o si el detalle del banco nombra una factura pendiente de otra cuenta (una empresa que paga también la mensualidad de otra), el reporte queda Validado y le dice por qué. Aplíquelo desde Cargar estado de cuenta, a la cuenta que corresponde.

Cuando un dato no calza, el sistema dice «la fecha o el monto no coinciden» pero nunca dice cuáles son los correctos. Si dijera el monto real, estaría entregando el dato que falta.

Preguntas frecuentes

Adjunté la foto y un dato salió mal.
Corríjalo en el formulario antes de tocar Reportar pago: lo leído es solo una ayuda, lo que se reporta es lo que usted confirma. Si la foto salió borrosa, toque Cambiar comprobante y súbala de nuevo.

El número de mi SINPE no coincide con nada.
Es normal: la referencia que muestra el celular no siempre es la que pone el banco. Repórtelo igual; el sistema lo busca por el detalle. Si al pagar escribió su número de cuenta (cta…), se encuentra solo. Si pagó desde otro banco (Nacional, BCR, Popular…) hacia el BAC de su proveedor, esa referencia larga sí llega en el aviso SINPE que el banco le manda a su proveedor: el sistema la busca ahí y, si coinciden el número, el monto y la fecha, lo aplica solo, aunque el banco elegido no sea el mismo. Si pagó del BAC al BAC, el banco usa otro número y el sistema se lo avisa al reportar. Si el detalle no lleva su número de cuenta (por ejemplo, solo dice «Programa octubre»), el sistema no tiene cómo saber que ese depósito es suyo: su reporte se queda pendiente aunque el estado de cuenta ya esté cargado, y la batería del contrato no se recarga. En ese caso comuníquese con su proveedor para que lo aplique, y en los próximos pagos escriba su número de cuenta en el detalle.