Ayuda: Tipos de Documento

Tipos de Documento Permiso 647

Acá se define la lista de tipos de documento que su empresa le guarda a cada empleado en el expediente: currículum, boletas de vacaciones, incapacidades, permisos, amonestaciones, liquidaciones… Cuando alguien sube un documento escaneado al expediente del empleado, tiene que decir de qué tipo es, y lo elige de esta lista.

La lista la arma usted. El sistema viene con seis tipos para que no arranque en blanco, pero puede renombrarlos, cambiarles el orden, agregar los suyos o apagar los que no use.

Los seis que vienen de fábrica

Código	Nombre	Para qué es	Se firma
CURR	Currículum	Currículum y atestados del empleado	No
VACA	Vacaciones	Boleta de vacaciones firmada	Sí
INCA	Incapacidades	Incapacidades de la CCSS o del INS	Sí
PERM	Permisos	Permisos y solicitudes de días sin goce de salario	Sí
AMON	Amonestaciones	Amonestaciones y llamadas de atención	Sí
LIQU	Liquidaciones	Liquidación laboral y finiquito	Sí

Puede cambiarlos sin miedo. Si en su empresa la boleta de vacaciones se llama «Solicitud de vacaciones», entre al tipo y renómbrelo. Lo que ya esté subido con ese tipo no se pierde ni se despega.

Qué significa cada campo

Campo	Qué hace
Código	Un nombre corto y único, por ejemplo VACA. Se guarda en mayúsculas. No puede repetirse: si escribe uno que ya existe, el sistema le dice cuál tipo lo está usando.
Nombre	Es el que ve la gente en la lista al subir un documento. Que se entienda solo.
Descripción	Opcional. Una línea que aclare para qué sirve, por si alguien duda cuál elegir.
Orden	Manda sobre el orden alfabético: el número menor sale primero. Van de 10 en 10 a propósito, para que después pueda meter uno en el medio (por ejemplo 25) sin renumerar todo.
Se imprime y se firma	Márquelo en los documentos que se imprimen, se firman a mano y después se escanean. Déjelo sin marcar en los que llegan ya hechos, como el currículum.
Machote	Opcional. El texto del documento para que salga ya lleno desde el expediente. Ver El machote de cada tipo.
Tipo activo	Un tipo inactivo deja de aparecer al subir documentos nuevos, pero los que ya se subieron con él siguen guardados y se siguen viendo.

El machote de cada tipo

Un tipo puede tener un machote: el texto del documento, escrito una sola vez. Con eso, en el Expediente del empleado aparece el botón Emitir machote, que saca el documento ya lleno con los datos del empleado para imprimirlo o firmarlo en la pantalla. Si deja el machote vacío, el tipo funciona como siempre: solo para subir documentos.

Al escribirlo se usan dos clases de marcas:

Marca	Qué pasa al emitirlo
{nombre} {cedula} {codigo} {puesto} {fecha_ingreso} {fecha} {empresa} {cedula_empresa}	Se llenan solos con la ficha del empleado y los datos de la empresa. {fecha} es la fecha del documento, escrita en palabras («24 de setiembre de 2026»). En la ficha hay un botón por cada una: un clic la pone donde está el cursor.
[Motivo] [Del] [Al]…	Lo que va entre corchetes lo escribe Recursos Humanos al emitirlo: el sistema le pide un campo por cada uno. Puede inventar los que necesite. Si repite el mismo nombre en dos lugares, se pide una sola vez y sale en los dos. Lo que se deje en blanco sale como una raya, para llenarlo a mano.

Una línea en blanco separa párrafos. Debajo del texto se marca quién firma: el trabajador, el encargado de Recursos Humanos y/o un testigo.

No tiene que empezar de cero. El botón Usar machote sugerido carga un texto de ejemplo según el código del tipo: amonestación (AMON, con testigo), vacaciones (VACA) y permiso (PERM). Para cualquier otro código carga uno general. Revíselo y ajústelo a su empresa antes de guardar: es una guía, no un documento revisado por un abogado.

Cambiar el machote no cambia lo que ya se firmó. Cada documento emitido queda guardado tal como salió ese día.

La columna «Documentos» y el botón de borrar

En la lista, cada tipo muestra cuántos documentos se subieron con él. Ese número decide qué pasa cuando toca el botón de borrar:

Si el tipo tiene…	Al borrar
0 documentos	Se borra de verdad. Nadie lo estaba usando.
1 o más documentos	No se borra: se desactiva. Deja de aparecer al subir documentos nuevos, y los que ya están guardados quedan intactos.

Es a propósito, no es una falla. Si se borrara un tipo que ya tiene documentos, esos documentos quedarían en el expediente sin poder decir qué eran. El expediente del empleado es justamente lo que no se puede perder, así que el sistema prefiere apagar el tipo antes que romper la historia. El aviso que sale antes de borrar le dice cuál de las dos cosas va a pasar.

Quién puede entrar

Esta pantalla pide el permiso 647. Es un permiso aparte de los del expediente, y eso es a propósito: decidir cuáles tipos existen es una decisión de Recursos Humanos, mientras que subir un documento escaneado lo hace cualquiera en el día a día. Con un solo permiso, quien sube papeles podría renombrar o apagar toda la lista de la empresa.

Permiso	Qué habilita
647	Entrar a esta pantalla y crear, editar, reordenar o apagar tipos.
644 / 645	Son los del expediente. Con cualquiera de los dos se ve la lista al momento de subir un documento, aunque no se tenga el 647.

Si no ve la opción en el menú, es que le falta el permiso 647. Pídaselo a quien administra los usuarios.