Ayuda: Expediente del Empleado

Expediente del Empleado Permiso 644

Acá se guardan los documentos firmados y escaneados de cada empleado: currículum, boletas de vacaciones, incapacidades, permisos, amonestaciones, liquidaciones. Se imprimen, se firman a mano, se escanean y se suben acá para consultarlos o imprimirlos después.

La forma de trabajar es simple: busca al empleado, la pantalla le muestra sus datos básicos, y debajo aparecen todos sus documentos.

Subir un documento

Busque al empleado por código, nombre o cédula y haga clic en él.
Toque Subir documento.
Arrastre el archivo o haga clic para elegirlo. Desde el celular puede tomarle la foto directamente, sin escanear.
Elija el tipo (la lista sale de Tipos de Documento), y si quiere póngale título, la fecha y una nota.
Guarde.

Detalle	Qué tener en cuenta
Formatos	PDF, JPG o PNG. Si el archivo dice ser PDF pero por dentro es otra cosa, el sistema no lo sube.
Tamaño	Hasta 20 MB por archivo. Si le sale que pesa de más, escanee en menor calidad o pártalo en dos.
Fecha del documento	Es la que dice el papel (cuándo se firmó), no la de hoy. Es por donde va a buscar después.
Tipos inactivos	Un tipo apagado no aparece en la lista. Si le falta uno, actívelo o créelo en Tipos de Documento.

Emitir un machote: imprimirlo o firmarlo en pantalla

Si el tipo de documento tiene un machote (se escribe en Tipos de Documento), con el empleado abierto aparece el botón Emitir machote. Pide el permiso 645, el mismo de subir documentos.

Elija el machote (por ejemplo, Amonestación) y la fecha del documento.
Llene los espacios que pide ese machote (los hechos, las fechas, el motivo…). Abajo se ve cómo va a quedar la hoja mientras escribe.
Escoja una de las dos formas de firmarlo:

Forma	Qué pasa
Imprimir para firmar a mano	Se abre la hoja lista para imprimir, con las líneas de firma en blanco. Después de firmarla, escanéela o tómele una foto y súbala: el sistema le ofrece Subir el firmado ahora con el tipo, el título y la fecha ya puestos. Si lo deja para después, lo sube con Subir documento.
Firmar en pantalla	Aparece un cuadro por cada persona que firma. Cada uno firma con el dedo, el lápiz o el mouse; si se equivoca, toca Borrar. Al tocar Guardar en el expediente, el documento queda guardado como PDF firmado, con una nota de que se firmó en pantalla y quién lo emitió. Se abre, se descarga y se envía como cualquier otro documento.

Si el trabajador no quiere firmar (pasa con las amonestaciones), y el machote lleva testigo: deje su cuadro en blanco y que firme el testigo, con su nombre. El PDF dice que el trabajador no firmó y que firmó un testigo. La firma del encargado de Recursos Humanos siempre es obligatoria.

Un documento firmado no se edita. Si tiene un error, anúlelo (explicando por qué) y emítalo de nuevo.

Anular un documento (no se borra)

Los documentos del expediente no se borran nunca. Cuando uno ya no debe aparecer —se escaneó al revés, se subió al empleado equivocado— se anula: deja de verse en el expediente, pero el archivo se conserva y queda registrado quién lo anuló, cuándo y por qué. Por eso el motivo es obligatorio.

Esto es a propósito y le conviene. Un documento firmado es evidencia laboral. Si mañana hay un reclamo, lo que le sirve es poder mostrar qué había y quién lo quitó. Si se borrara de verdad, esa historia se perdería.

Para ver los anulados, cambie el filtro Anulados a «Mostrar». Aparecen apagados y tachados, con el motivo debajo.

Enviar por correo y descargar todo

Con el empleado en pantalla, arriba aparecen dos botones:

Botón	Qué hace
Descargar todo	Baja un solo archivo ZIP con el expediente completo. Adentro viene una carpeta por tipo —las incapacidades juntas, las amonestaciones juntas— y cada archivo con su fecha en el nombre, no 30 archivos sueltos.
Enviar por correo	Le manda al empleado sus documentos por correo, con copia al correo de la empresa.

El destinatario no se escribe: lo pone el sistema. El correo va únicamente a la dirección registrada en la ficha del empleado, y no hay campo para escribir otro. Es a propósito: acá viajan incapacidades y amonestaciones, y un dedazo en el destinatario mandaría la incapacidad de una persona al correo de otra. Eso no se deshace.

Puede mandar todos los documentos vigentes o uno solo, eligiéndolo de la lista. Si el empleado no tiene correo en su ficha, el sistema se lo dice antes de intentar enviar, y le indica dónde ponérselo.

Detalle	Qué tener en cuenta
Los anulados no viajan	Ni por correo ni en el ZIP. Si se anuló, es porque no debe circular.
Peso del correo	Los adjuntos se topan en 15 MB por envío, porque más que eso lo rebotan los servidores de correo. Si algún documento queda fuera, el sistema le dice cuál, y ese lo puede mandar aparte.
Copia a la empresa	Va al correo configurado en los datos de la empresa. Si no hay ninguno, se manda solo al empleado.
Queda registrado	Cada envío y cada descarga completa quedan en la bitácora del sistema, con quién lo hizo y a qué dirección.

Enviar pide el permiso 644. Un empleado que está viendo lo suyo puede descargar su propio expediente, pero no usar el envío por correo: mandar documentos fuera de la empresa es tarea de Recursos Humanos.

Qué ve cada persona

Permiso	Qué habilita
644	Ver el expediente de todos los empleados, y ver los anulados.
645	Subir documentos.
646	Anular documentos.

El empleado puede consultar lo suyo. Si en su ficha (Empleados, campo Usuario del sistema) se le asoció su usuario, al entrar acá ve únicamente su propio expediente y solo de lectura: puede abrir y descargar sus documentos, pero no subir, ni anular, ni ver los de nadie más. Tampoco ve los anulados.

Si un empleado entra y le dice que su usuario no está asociado a ninguna ficha, es que falta ese paso: vaya a Empleados, abra su ficha y elíjalo en Usuario del sistema.

Dónde quedan guardados y quién puede verlos

Los documentos del expediente son información delicada: hay incapacidades, amonestaciones y liquidaciones. Por eso no se guardan como una foto cualquiera del sistema.

Los archivos quedan en una carpeta reservada del servidor, que no es la de las imágenes públicas.
Cada archivo se guarda con un nombre aleatorio, distinto del original.
Solo se pueden abrir desde el sistema, con la sesión iniciada: cada vez que alguien abre o descarga un documento, el sistema vuelve a revisar si esa persona tiene permiso.

Para el administrador del servidor. Hay que bloquear el acceso web directo a la carpeta de expedientes agregando esta regla en nginx y recargando:
location ^~ /img/_expedientes { deny all; return 404; }
Sin esa regla, las otras dos protecciones siguen funcionando, pero conviene tener las tres.