Ingresos y deducciones configurables (extras, bonos, adelantos…)
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Catálogo configurable (módulo RH-002) de los ingresos y deducciones que se usan en la planilla: horas extra, feriados, bonos, comisiones, viáticos, adelantos, préstamos, embargos, asociación solidarista, etc. Vienen varios cargados de fábrica y podés agregar los tuyos.
La lista viene agrupada, y cada grupo lleva su encabezado con la cantidad de conceptos que tiene:
Dentro de cada grupo los conceptos van en orden alfabético por nombre. Es el mismo orden y los mismos grupos que verá al elegir un concepto en Planilla → Cálculo (RH-004) y en las columnas del Modo Tabla, para que el concepto que busca esté siempre en el mismo lugar, mire la pantalla que mire.
Los tres grupos de la lista son los mismos tres tipos del campo Tipo de la ficha, así que el concepto siempre aparece en el grupo que le corresponde por lo que le hace al salario.
La fórmula del concepto dice qué se digita cuando se usa en la planilla:
| Fórmula | Qué se digita al usarlo | Cómo sale el monto |
|---|---|---|
| Monto fijo | El monto en colones | El que usted escriba |
| % del salario | Nada, sale solo | El porcentaje sobre el salario del período |
| Por hora | Cuántas horas | Horas × valor de la hora del empleado × el factor |
| Por día | Cuántos días | Días × valor del día del empleado × el factor |
En por hora y por día aparece además «A cómo se paga», que es el factor:
Vienen de fábrica Horas extra (por hora, tiempo y medio) y Horas dobles (por hora, doble). Puede crear los suyos con el factor que necesite — por ejemplo uno de horas extra en feriado con factor triple.
No todas las fórmulas sirven para todos los tipos. Un rebajo de salario solo puede ser por hora o por día, y una deducción solo monto fijo o porcentaje. La ficha le muestra únicamente las que puede usar según el Tipo que tenga elegido — vea Qué fórmula puede usar cada tipo.
Cada concepto tiene un tipo, y de él depende qué le hace a la plata del empleado. Son tres, y se eligen en el campo Tipo de la ficha:
| Tipo | Qué hace | Bases (CCSS, renta, aguinaldo) |
|---|---|---|
| Ingreso | Suma al salario: horas extra, feriados, bonos, comisiones, viáticos… | Usted elige sobre cuáles suma. Las horas extra cotizan; los viáticos, por ejemplo, no. |
| Rebajo de salario | Resta del salario bruto: es tiempo que no se trabajó (faltas, llegadas tardías, salidas antes). | Van siempre las tres, y quedan bloqueadas: lo que no se trabajó tampoco se devengó, así que baja la CCSS, la renta y el aguinaldo. |
| Deducción | Resta del neto a pagar: adelantos, préstamos, embargos, asociación solidarista… | No aplica: una deducción no suma a ninguna base, así que las tres se apagan y se bloquean. |
Debajo del campo, el recuadro «Qué hace este tipo» le va explicando el efecto del tipo que tiene elegido, para que lo lea antes de guardar.
El Tipo manda también sobre la Fórmula: al elegir el tipo, la ficha deja a la vista solo las fórmulas que ese tipo puede usar y esconde las demás. Así no se puede armar un concepto que después la planilla no sabe calcular.
| Tipo | Fórmulas que puede usar | Por qué |
|---|---|---|
| Ingreso | Las cuatro: monto fijo, % del salario, por hora y por día | Un bono se digita, una comisión es un porcentaje, una hora extra se paga por hora y un feriado por día. |
| Rebajo de salario | Solo por hora o por día | Lo que se rebaja es tiempo que no se trabajó, y el tiempo se cuenta en horas o en días. Un monto fijo o un porcentaje no dicen cuánto tiempo faltó, y el sistema necesita saberlo para que el renglón se explique en la colilla («8 h × ₡1.250,00») y para controlar que no se rebaje más de lo que la persona ganó en el período. |
| Deducción | Solo monto fijo o % del salario | Un adelanto, un préstamo, un embargo o una cuota se digitan en colones o salen de un porcentaje del salario. Por hora o por día se calcularían contra el valor de la hora del empleado, que no tiene nada que ver con lo que se le está rebajando del neto. |
Debajo del campo Fórmula aparece un recuadro que le recuerda la regla cuando el tipo elegido no admite las cuatro.
Si abre un concepto viejo cuya fórmula no va con su tipo, la ficha la cambia por la primera que sí sirve y se lo avisa en ámbar: revísela —y el factor, si quedó por hora— antes de guardar.
Cuando un concepto ya salió en alguna planilla, en la lista aparece con un candado al lado del código, y en la ficha el Tipo y el Código se ven bloqueados con un aviso que lo explica.
No es un capricho: las planillas que ya se pagaron guardan el concepto por su código, y si se le cambia el tipo o el código, lo que ya se pagó se empieza a contar de otra forma —o queda suelto, sin concepto que lo nombre—. Los reportes y los acumulados de meses anteriores dejarían de cuadrar.
¿Y si el tipo quedó mal puesto? Cree un concepto nuevo con el tipo correcto y desactive el viejo: así lo que sigue se registra bien y el historial mantiene lo que de verdad pasó. Todo lo demás del concepto —el nombre, la cuenta contable, la fórmula, el factor y si está activo— se puede seguir cambiando cuando quiera.
Cuando alguien no completa su jornada —faltó un día, llegó tarde, salió antes— eso no es una deducción: es salario que no se ganó. Por eso esos conceptos se crean con el tipo «Rebajo de salario».
Antes esto era una casilla aparte («Este concepto rebaja el salario») dentro de los conceptos de tipo Ingreso. Ahora es directamente una de las tres opciones del campo Tipo, así que ya no hay que buscarla. Por dentro el sistema lo sigue registrando como un ingreso en negativo —que es lo que hace que baje también la CCSS, la renta y el aguinaldo—, pero eso usted no lo tiene que saber: elige «Rebajo de salario» y listo.
La diferencia importa, y en plata:
| Si se pone como… | Qué pasa |
|---|---|
| Deducción (lo que no hay que hacer) | Se le rebaja del neto, pero la CCSS y la renta se siguen cobrando sobre el salario completo. Al empleado le rebajan de más y la empresa paga carga patronal por horas que nadie trabajó. |
| Rebajo de salario (correcto) | Baja el salario bruto y con él la CCSS, la renta y el aguinaldo. Todo queda proporcional a lo que la persona sí trabajó. |
Vienen de fábrica dos: Horas no trabajadas (por hora) y Días no trabajados (por día). En la planilla se eligen del grupo «Rebajos de salario (tiempo no trabajado)» y en la colilla salen con la etiqueta Rebajo y el detalle de cómo se calcularon, por ejemplo «Horas no trabajadas (8 h × 2,000.00)».
Cada concepto tiene un campo Cuenta contable. Es la cuenta donde ese concepto cae en el asiento que genera la planilla cuando usted la aplica en Planilla → Cálculo (RH-004). Se elige del catálogo con la lupa del campo: escriba parte del código o del nombre, toque la lupa y elija de la lista.
Las cuentas generales de la planilla no van acá: el gasto de salarios, el de cargas sociales, la CCSS por pagar y el salario neto por pagar se configuran en Configuración → Parámetros (CF-004), parámetros 252, 254, 257, 258, 261 y 393. Vienen con un código de ejemplo de fábrica que casi nunca coincide con su catálogo: revíselos antes de aplicar la primera planilla.
Un concepto decide si algo paga CCSS, renta y aguinaldo, así que cada cambio queda anotado en la Bitácora del Sistema: la fecha y hora, el usuario y cada dato con cómo estaba y cómo quedó. Por ejemplo:
Para verlo: Seguridad → Bitácora del Sistema y en la descripción escribí RH-002.