Ayuda: Bitácora del Sistema

Bitácora del Sistema Permiso 911

Registro inmutable de todas las acciones críticas que ocurren en el sistema. Es la herramienta principal de auditoría.

Qué se registra

Inicio de sesión (éxito y fracaso)
Cierre de sesión
Acceso a módulos
Cambios en configuración
Eliminación de registros
Anulaciones de facturas / recibos
Cambios de permisos
Reintentos de permisos fallidos
Facturas que no se llegaron a emitir (renglón «FACTURA NO EMITIDA», tipo rechazo, módulo Ventas)

Saltos en la numeración de facturas desde 2026-08-25 Si en el listado de Ventas ve que se saltó un número de factura, búsquelo acá: desde el 25 de agosto de 2026 todo intento de facturar que no llegue a emitir el documento deja un renglón que empieza con «FACTURA NO EMITIDA», con el número que quedó sin usar, la cotización y el motivo (por ejemplo, que el usuario no tiene el permiso para emitir facturas). Un número saltado no es una factura borrada ni oculta: no existe ningún documento con ese número, ni movimiento de inventario, ni asiento contable, ni cuenta por cobrar, y no se envió nada a Hacienda.

Columnas del reporte

Fecha/hora, Usuario y Nombre de quien realizó la acción.
Tipo de evento: Login, Logout, Crear, Editar, Eliminar, Contabilizar, Anular, Error, Acceso denegado.
Módulo: de qué parte del sistema vino la acción (Contabilidad, Ventas, Clientes, Inventarios, Seguridad…).
Detalle: descripción de lo que se hizo.

Filtros

Origen: Actual o Histórico (registros archivados de más de 1 año)
Rango de fechas (Desde / Hasta)
Usuario y Nombre
Tipo de evento (incluye Contabilizar y Anular)
Módulo (ej. escribir "Contabilidad")
Artículo: código, código de barras o parte del nombre (ver abajo)
Detalle (busca dentro de la descripción)

El reporte se puede exportar a Excel e imprimir (incluye Tipo y Módulo). El tipo de evento y el módulo quedan guardados en cada registro, por lo que la búsqueda es exacta.

Buscar un artículo Escriba en el filtro Artículo el código, el código de barras o parte del nombre (al menos 3 letras). Debajo de los filtros aparece qué artículo(s) tomó, y la lista muestra todo lo que pasó con ellos: ventas, compras, ajustes y requisiciones de inventario, artículos agregados a proformas y cambios de precio. Si el nombre coincide con muchos artículos se usan los primeros 30: escriba un nombre más completo. El filtro se respeta también al exportar a Excel y al imprimir.

Inmutable La bitácora NO se puede modificar ni borrar. Si el sistema detecta intentos de manipulación, genera alerta al administrador.

Reconstruir una cotización eliminada Permiso 911

Cuando una cotización o proforma se elimina, se borra de verdad: lo único que queda es su historia en la bitácora. El botón Reconstruir (arriba, junto a Refrescar) repasa esa historia y vuelve a armar la cotización tal como estaba antes de eliminarse.

Cómo se usa

Presione Reconstruir. Se abre la ventana Reconstruir desde Bitácora (MSE-007).
Escriba el número de la cotización eliminada y presione Buscar. Si ya tenía el número escrito en el filtro Detalle, la ventana lo trae sola.
Revise la vista previa: quién la creó y cuándo, quién la eliminó, y cada artículo con su cantidad, precio y descuento finales.
Presione Reconstruir y guardar como cotización. El sistema le dice el número nuevo.

Cómo queda guardada

Como una cotización nueva, en estado Guardada: se abre desde la ventana Abrir de facturación, igual que cualquier otra.
Con la fecha y hora originales (las de cuando se creó la que se eliminó).
El nombre del cliente lleva al final (Recuperado desde #número). Si la bitácora no trae el cliente, queda solo esa leyenda.
Los artículos, cantidades, precios y descuentos salen de la bitácora, con todos los cambios que tuvo: líneas agregadas, editadas y quitadas.
El IVA, el CABYS y el costo se toman de la ficha actual de cada artículo.

Revise los avisos antes de guardar La reconstrucción es tan completa como lo sea la bitácora. La ventana avisa en naranja cuando algo no se pudo recuperar: un artículo que ya no existe en el inventario, un cliente que ya no existe, una exoneración que hay que volver a aplicar o un cambio que no encadena con los anteriores. La cotización que se elimina no se puede reconstruir si se armó clonando otro documento o abriendo un pedido, porque esas líneas no quedan anotadas una por una.

Solo para cotizaciones eliminadas Si el número todavía existe, o si la cotización se facturó, se envió como pedido o pasó al histórico, la ventana lo indica y no reconstruye nada. La bitácora queda con el renglón «Reconstruida desde bitácora de la cotización eliminada #…», con quién lo hizo.

Registro de Sesiones `SE-005` Todos los usuarios

En Seguridad → Registro de Sesiones queda cada ingreso al sistema y cada salida con el botón Salir: fecha y hora, usuario, estación, IP y dispositivo. Sirve para entender qué pasó cuando a alguien «se le salió la sesión de la nada».

Quién ve qué

Cualquier usuario puede abrirlo y ve solo sus propias sesiones: cuándo entró, cuándo salió y por qué. Arriba aparece el aviso «Estás viendo solo tus propias sesiones» y el filtro de Usuario queda fijo en su código.
Quien tiene el Permiso 911 (el mismo de la Bitácora) ve las sesiones de todos los usuarios de la empresa y puede filtrar por cualquiera.

Filtros: rango de fechas, evento (Ingresos / Salidas), usuario, estación e IP. Se puede imprimir y exportar a Excel (el Excel pide además el Permiso 963, ver abajo); lo impreso y el Excel llevan lo mismo que se ve en pantalla.

Leer una salida inesperada Solo la salida con el botón Salir deja un renglón de Salida. Si la sesión se cerró sola, busque la hora y mire los renglones de alrededor: un Ingreso del mismo usuario desde otra estación o dispositivo justo antes significa que se entró con ese usuario en otro lado (cada usuario trabaja en un solo lugar a la vez). Si no aparece nada, lo más probable es que la pantalla quedara sin usarse y se cerrara por inactividad. Si no se entiende, levante un reporte con la hora exacta y la foto completa de la pantalla.

Exportar a Excel: permisos

Si el botón Excel aparece gris, no es una falla: exportar cada reporte se habilita persona por persona, con un permiso propio para cada uno:

Permiso 962 — Seguridad · Bitácora SE-004
Permiso 963 — Seguridad · Registro de Sesiones SE-005

Cómo se asigna Lo asigna quien administre los permisos de usuario de su empresa, en Seguridad → Usuarios SE-001: elegir a la persona, escribir el número del permiso (o la palabra Excel) en el buscador de permisos y marcar la casilla. Toma efecto recargando la pantalla, sin cerrar sesión.

Al pasar el mouse sobre el botón gris, el sistema dice qué le falta. Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos: el permiso es por persona (por ejemplo, el usuario del contador suele ser uno aparte y necesita el suyo). Si el mensaje dice en cambio que la exportación está apagada para la empresa, esa no se abre desde el sistema: la solicita el dueño o la gerencia a Soporte Real. Ver el reporte en pantalla no pide este permiso; solo la descarga a Excel. Más detalles en El Excel de los reportes.

Enviarle este manual a un usuario