¿Qué es y para qué sirve? IN-TF-001
La toma física es el conteo real de la mercadería que hay en una bodega, para dejar el sistema igual a la realidad. Se cuenta producto por producto, se compara contra lo que dice el sistema y, al aplicar, el sistema corrige las diferencias.
Se usa para:
- El inventario de fin de mes o de fin de año.
- Conteos parciales de una categoría, un pasillo o una ubicación.
- Corregir productos con stock negativo o descuadrado.
- Cargar el inventario inicial cuando se arranca con el sistema.
Cómo se ve la pantalla. La barra azul de arriba va en un solo renglón: si el nombre de la empresa o del usuario no cabe, se recorta con «…». En pantallas de menos de 1.300 píxeles (una tableta acostada o una laptop pequeña), los botones Refrescar, Imprimir Web, Generar PDF y Excel muestran solo su ícono —el nombre sale al pasar el mouse— para que quepan todos junto al título. Los montos de la tabla van en la misma letra que el resto, con los dígitos del mismo ancho.
Cómo prepararse antes de contar
- Termine de aplicar los documentos pendientes de esa bodega: compras, notas de entrada/salida, requisiciones y traslados en borrador. Si quedan sin aplicar, el sistema mostrará una existencia que no corresponde.
- Decida el alcance: toda la bodega, una categoría o una ubicación. Se pueden hacer varias tomas parciales.
- Imprima la hoja de conteo si va a contar en papel (ver Hoja de conteo).
- Cuente sin facturar al mismo tiempo en esa bodega, o al menos tenga claro qué se movió mientras contaba.
El proceso, de principio a fin
Crear la toma
Botón Nueva → se elige la bodega y se le pone un detalle (por ejemplo "Conteo mensual diciembre"). Nace en Borrador.
Capturar lo contado
Escaneando, digitando, importando un archivo o leyendo con la cámara. Cada línea guarda lo que hay de verdad ("Físico"), y el sistema muestra al lado lo que él tiene ("Sistema") y la diferencia.
Revisar las diferencias
Filtros de Diferencias, Sobregiros, Pendientes y Aplicadas para revisar antes de tocar el inventario. Aquí es donde se detectan errores de conteo.
Aplicar
Botón Aplicar: el sistema ajusta el stock de cada línea para dejarlo en lo contado. Cuando todas las líneas quedan aplicadas, la toma pasa a Aplicada y se archiva.
Paso 1 — Crear la toma Permiso 412
Botón Nueva del listado. Pide:
| Campo | Qué se pone |
|---|---|
| Bodega | La bodega que se va a contar. Una toma cuenta una sola bodega. |
| Detalle | Nombre para reconocerla después, por ejemplo "Conteo mensual diciembre" o "Pasillo 3 - licores". Se puede buscar por este texto en el listado. |
Al crearla se abre directamente la pantalla de conteo. Cuando termine, el botón Salir lo regresa a la lista de tomas físicas.
Paso 2 — Capturar el conteo Permiso 413
Hay cuatro formas de meter lo contado, y se pueden combinar en la misma toma:
| Forma | Cómo funciona |
|---|---|
| Pistola de código de barras | Campo "Código o barra...": cada disparo agrega el artículo con la cantidad indicada. |
| Cámara del celular | Botón de cámara — "Escanear código de barras con la cámara". Útil en bodega sin lector. |
| Buscador de artículos | Botón "Buscar artículos" (MBA-002): filtros por categoría, bodega, ubicación y stock; permite agregar varios de una vez. |
| Cargar muchas líneas de una vez | Botón "Importar": desde un archivo CSV, XML o Excel, desde un PDF con inteligencia artificial, o desde una factura de compra (ver abajo). |
Si el artículo ya está en la toma: ¿Sumar o Reemplazar? MI-TF-005
Cuando se ingresa (con el código, la pistola, la cámara o el buscador) un artículo que ya estaba contado en esa toma, el sistema pregunta antes de guardar y muestra cuánto se había contado:
| Opción | Cuándo usarla | Qué queda |
|---|---|---|
| Sumar | Encontró más del mismo artículo en otro lugar (otro estante, la bodega de atrás) | Lo que ya había + lo que digitó |
| Reemplazar | Se había contado mal y el total correcto es lo que digitó ahora | Exactamente lo que digitó |
| Cancelar | Se equivocó de artículo | No cambia nada |
Si ese artículo ya se aplicó al inventario (ver Aplicar al instante), la ventana lo avisa y, al elegir, el inventario se ajusta en el acto para quedar en la cantidad nueva: si sube se hace una entrada, si baja una salida, siempre por la diferencia.
Aplicar al instante o aplicar al final Permiso 423
Cada toma en borrador tiene arriba un interruptor Aplicar al instante:
| Interruptor | Qué pasa al guardar una cantidad |
|---|---|
| Apagado (como siempre) | La cantidad queda en la toma como pendiente. El inventario se ajusta todo junto al dar Aplicar. |
| Encendido | La cantidad queda en la toma y el inventario se ajusta en ese mismo momento (movimiento de toma física en el Kardex). Si después vuelve a contar el artículo, el ajuste es solo por la diferencia. |
- Quien solo tiene el permiso 158 (aplicar solo en cero): lo que cuenta sin diferencia se aplica al instante; lo que cuenta con diferencia queda guardado como pendiente, para que lo aplique alguien con el 423. Si el artículo ya estaba aplicado, no puede cambiarle la cantidad a una que deje diferencia. Ver Aplicar solo tomas en cero.
- Lo enciende o apaga quien tiene el permiso de aplicar todas las tomas (423). Queda guardado en la toma: todos los que cuenten en ella (en el celular o en la computadora) trabajan igual.
- Lo que ya estaba contado antes de encenderlo no se aplica solo: se ajusta al dar Aplicar, o al volver a contarlo.
- Lo que entra por Importar queda pendiente y se ajusta al dar Aplicar.
- Aunque todo esté ya aplicado, al terminar hay que dar Aplicar para cerrar la toma y pasarla a Aplicadas.
- Un artículo ya aplicado no se puede quitar de la toma (el inventario ya se movió). Si la cantidad está mal, vuelva a ingresarlo y elija Reemplazar.
Modo Agregar vs Modo Edición
La pantalla tiene dos formas de capturar, y se distinguen por dónde está el cursor:
| Modo | Dónde está el cursor | Qué hace Enter |
|---|---|---|
| Modo Agregar | En los campos de arriba (Código / barra y Cantidad) | Agrega el artículo a la toma con esa cantidad |
| Modo Edición | En la casilla de la columna Físico, dentro de la tabla | Guarda esa cantidad y salta de una a la línea siguiente (el guardado corre por detrás, no hay que esperar) |
Cargar líneas con Importar
El botón Importar abre un menú con cuatro formas de meter muchas líneas de una sola vez:
- Con Excel — archivo .xlsx con las columnas Código y Cantidad.
- Con CSV / XML — el CSV lleva Código y Cantidad (separador coma o punto y coma) y detecta el encabezado solo; el XML acepta exportaciones de FactuPOS y XML de facturas electrónicas de Hacienda.
- Con PDF (inteligencia artificial) — se sube el PDF de las hojas de conteo escaneadas (hasta 20 MB) y la IA extrae código y cantidad. Antes de confirmar se muestra una vista previa editable.
- Con Factura de Compra — trae los artículos de una compra que ya entró a la bodega, para ir a verificarlos. Ver abajo.
En los tres primeros, la casilla "Omitir si cantidad y stock son 0" (activada por defecto) evita meter líneas que no aportan nada. Desactívela si quiere dejar constancia de artículos contados en cero.
Con Factura de Compra
Sirve para revisar la mercadería que acaba de entrar: se elige la factura y la toma se llena con todos sus artículos, listos para contarlos en la percha.
- Toque Importar y elija Con Factura de Compra.
- Se abre una ventana con las últimas 50 compras ya aplicadas, la más reciente de primera, con la fecha, el documento, el proveedor y cuántas líneas trae cada una. Puede filtrar escribiendo el número de factura o el nombre del proveedor, y ordenar haciendo clic en el título de cada columna.
- Marque la factura y toque Cargar la compra marcada. El sistema le dice antes cuántos artículos va a cargar y qué se queda afuera; si está de acuerdo, confirme.
- Los artículos entran con la cantidad contada en cero. Recorra la bodega y digite lo que realmente hay, como en cualquier otra toma.
Qué se queda afuera, y el sistema se lo avisa antes de cargar:
- Las notas de crédito y de débito de compra no aparecen en la lista: devuelven mercadería al proveedor, no la ingresan. Tampoco aparecen las compras que siguen en borrador, porque todavía no metieron nada a la bodega.
- Los servicios y los códigos que no están en su catálogo no se cargan: no se cuentan en inventario.
- Los artículos que ya están en otra toma en borrador de la misma bodega no se cargan, para no contar lo mismo dos veces en dos tomas.
- Los que ya están en esta toma no se duplican y no se les toca lo que usted ya contó.
Paso 3 — Revisar antes de aplicar
Arriba de la tabla hay filtros rápidos para revisar el conteo sin tocar el inventario todavía:
| Filtro | Qué muestra |
|---|---|
| Diferencias | Solo las líneas donde el físico no coincide con el sistema — es la revisión más importante |
| Sobregiros | Líneas que dejarían el stock en negativo al aplicar |
| Pendientes | Líneas que todavía no se han aplicado |
| Aplicadas | Líneas que ya ajustaron el inventario |
| Filtrar líneas… | Busca por código o nombre dentro de la toma |
Se puede ordenar por cualquier columna haciendo clic en el título: código, nombre, barra, sistema, físico, diferencia, costo y costo de la diferencia. Así se detectan rápido las diferencias más caras.
Paso 4 — Aplicar la toma Permiso 423 o 158
El botón Aplicar abre una ventana de progreso que procesa las líneas pendientes una por una, en orden (es más lento que en paralelo, pero mucho más confiable: evita choques en la base de datos). Si hay líneas seleccionadas aplica solo esas; si no, aplica todas las pendientes.
Al terminar completo, el sistema:
- Deja el stock de cada artículo igual a lo contado.
- Mueve la toma al histórico y la marca como Aplicada.
- Genera el informe de la toma.
Aplicar solo tomas en cero Permiso 158
Hay dos permisos para aplicar, para poder delegar lo que no mueve el inventario sin dar acceso a lo que sí lo mueve:
| Permiso | Qué tomas puede aplicar |
|---|---|
423 Aplicar todas las tomas físicas | Cualquiera, tenga diferencias o no. |
158 Aplicar solo tomas físicas en cero | Solo las que no tienen ninguna diferencia (lo contado es igual a lo que dice el sistema en todos los artículos). |
- Si quien tiene solo el 158 da Aplicar en una toma con diferencias, el sistema le avisa cuántos artículos tienen diferencia y no aplica nada: esa toma la tiene que aplicar alguien con el 423.
- Si se corrige el conteo y la toma queda en cero, ya la puede aplicar.
- Quien tiene el 423 no necesita el 158.
Cuando una línea no aplica
Si alguna línea falla, al terminar aparece un panel rojo con la lista de fallos: Código, Artículo, Motivo del fallo y un botón Quitar para eliminar esa línea sin salir de la ventana.
| Motivo | Qué hacer |
|---|---|
| Sobregiro: stock actual X, diferencia Y | Aplique primero las entradas pendientes de esa bodega, o corrija el conteo |
| Artículo está INACTIVO | Actívelo en el catálogo, o quite la línea |
| Artículo no existe | El código se eliminó del catálogo después de contarlo: quite la línea |
| Receta sin insumos | Es un artículo compuesto sin ingredientes configurados: configúrelos o cámbielo a Producto |
Listado de tomas
Filtros: Desde / Hasta, Bodega, Estado y Detalle (busca por el texto que se le puso a la toma). El enlace Limpiar los reinicia.
Botones: Nueva · Refrescar · Imprimir Web · Generar PDF · Excel · Salir. Abajo, con líneas marcadas, aparece Eliminar (permiso 421; si no lo tiene, sale gris con "Sin permiso 421").
Doble clic sobre una fila abre la toma. El pie tiene paginación y selector de filas por página.
Revisar varias tomas juntas IN-TF-003
Marque con el cuadrito varias tomas (pueden ser borradores y también tomas ya aplicadas) y use uno de estos dos botones:
| Botón | Qué muestra |
|---|---|
| Todo lo contado | Todas las líneas de esas tomas en una sola lista, con el número de toma a la izquierda. Se puede buscar por artículo y elegir entre ver todo lo contado o solo lo que tuvo diferencia. |
| Lo que no se contó | Los artículos que tienen existencia (positiva o negativa) y no aparecen en ninguna de las tomas marcadas. Sirve para saber qué quedó sin revisar. |
Las dos listas se bajan a Excel y se imprimen. Es la forma de saber cuántas veces se contó un artículo, porque al aplicar una toma solo llegan al Kardex los artículos que tuvieron diferencia — pero el sistema guarda todos los conteos.
La pantalla de conteo
Columnas de la tabla:
| Columna | Qué es |
|---|---|
| Código / Nombre / Barra | El artículo |
| Paq | Unidades que trae cada paquete o bulto del artículo |
| Real | Existencia de hoy en la bodega: cambia con cada venta, compra o traslado. Cuando es igual a Sistema se muestra un «=» en gris, para que la pantalla quede más limpia; el número aparece solo cuando la existencia se movió desde que se contó, en verde si subió (hoy hay más) o en rojo si bajó (hoy hay menos) |
| Sistema | Existencia que había en la bodega en el momento en que se contó el artículo |
| Físico | Lo que usted contó el día de la toma — es la casilla que se digita |
| Diferencia | Físico − Sistema. Positiva = sobra; negativa = falta |
| Costo / Costo Dif. | El costo unitario y cuánta plata representa esa diferencia (Diferencia × Costo) |
¿No recuerda qué es una columna? Pase el mouse sobre su título: aparece una ayuda que explica qué muestra. Un clic en el título ordena la lista por esa columna; un segundo clic invierte el orden. Sobre el «=» de Real, la ayuda dice el número exacto.
Otros botones de la pantalla: Ordenar las líneas de la toma, Hoja de conteo (para llenar a mano), Imprimir en impresora POS/tiquete, Excel, Importar toma, Quitar (línea) y Salir.
El ojito de cada línea abre los conteos de ese artículo: todas las veces que se contó en los últimos meses (se elige 1, 3, 6 o 12), haya tenido diferencia o no, con la toma, la fecha, lo que decía el sistema y lo que se contó. La lista se baja a Excel.
En el celular — contar con el teléfono
Al abrir una toma desde el celular se abre sola una pantalla hecha para contar caminando por la bodega, con una mano:
- Ingrese el artículo: escriba o dispare el código/barra en el campo de arriba (sirve la pistola bluetooth), o toque el botón para leerlo con la cámara. Si el texto coincide con varios artículos, aparece la lista para tocar el correcto.
- Digite la cantidad contada en el cuadro grande (o use − y +). Arriba le dice si el artículo es nuevo en la toma o cuánto se había contado.
- Toque Guardar (o Enter). Queda guardado al instante en la toma. Si el artículo ya estaba, le pregunta Sumar o Reemplazar.
- Si lo leyó con la cámara, la cámara se vuelve a abrir sola para el siguiente artículo.
Abajo va la lista de lo contado, lo último primero y resaltado en amarillo, con un filtro. Cada artículo dice si está Pendiente o Aplicado, y quien tiene el permiso 428 ve también lo que dice el sistema y la diferencia. Tocar un artículo de la lista lo carga para corregirlo.
Arriba está el interruptor Aplicar al instante, y al pie el botón Aplicar toma. El botón abre la versión completa (la de computadora), para imprimir o importar.
Hoja de conteo e informes
| Documento | Para qué |
|---|---|
| Hoja de conteo | Lista de artículos con el espacio en blanco para anotar a mano lo contado. Se imprime antes de contar y después se digita o se escanea el PDF con la IA. |
| Imprimir Web / Generar PDF | Informe de la toma con sus diferencias, para firmar y archivar |
| Excel | El detalle completo para analizarlo aparte |
| Tiquete POS | Impresión rápida en la impresora de punto de venta |
Estados
| Estado | Qué significa | Qué se puede hacer |
|---|---|---|
| Borrador | Se está contando; el inventario no se ha tocado | Capturar, importar, corregir, aplicar, eliminar |
| Aplicada | Todas las líneas ajustaron el inventario; pasa al histórico | Solo consultar e imprimir |
Una toma con algunas líneas aplicadas sigue en Borrador hasta que se terminen todas.
Qué queda registrado en el inventario
Al aplicar, cada línea con diferencia genera un movimiento de ajuste en el kardex del artículo, por la cantidad que falta o que sobra, indicando que viene de la toma física. Las líneas sin diferencia no generan movimiento (no hay nada que ajustar).
Los movimientos se consultan después en Movimientos (Kardex).
Avisos y errores comunes
| Lo que dice la pantalla | Qué pasó |
|---|---|
| "No tenés permiso para entrar a Tomas físicas" | El usuario no tiene ninguno de los permisos de tomas físicas (412, 413, 421, 422, 423, 158, 428 o 429). Con cualquiera de ellos entra. Se lo asigna el administrador en Seguridad → Permisos sistema. |
| "Sin permiso 412 / 413 / 421 / 423" | Le falta el permiso para crear, capturar, eliminar o aplicar. El botón se ve gris a propósito. |
| "Esta toma tiene N artículo(s) con diferencia. Con su permiso (158)…" | Usted tiene el permiso de aplicar solo tomas en cero. Esa toma la aplica alguien con el 423 (o corrija el conteo si estaba mal). |
| Sobregiro | La línea dejaría el stock negativo. Revise entradas pendientes o el conteo. |
| "Este artículo ya se aplicó al inventario y no se puede borrar de la toma" | El inventario ya se ajustó con esa línea. Si la cantidad está mal, vuelva a ingresar el artículo y elija Reemplazar. |
| "Ya se aplicó al inventario: cámbielo desde la pantalla" al importar | Importar no toca artículos ya aplicados. Cuéntelos en la pantalla con Sumar o Reemplazar. |
| "No se aplicó al inventario: Sobregiro…" al guardar | Con Aplicar al instante, ese ajuste dejaría el stock negativo, así que no se guardó nada. Revise la cantidad o las entradas pendientes de la bodega. |
| El interruptor Aplicar al instante se ve gris | Le falta el permiso 423, o la empresa todavía no tiene esa opción instalada (pídala a soporte). |
| "Aplicación parcial" | Algunas líneas no pasaron. El panel rojo muestra el motivo exacto de cada una. |
| El sistema muestra una existencia que no es | Casi siempre hay documentos sin aplicar en esa bodega (compras, notas, requisiciones o traslados en borrador). |
| "Código no encontrado" al importar | Ese código no está en su catálogo de artículos, o el artículo está inactivo. No es por cómo esté escrito: mayúsculas, minúsculas y espacios de más no cambian nada. Revise el código en el archivo o cree el artículo. |
| Una toma aparece con el número 0 y no abre | En algunas empresas el contador de tomas arrancó en cero y quedó una toma guardada con el número 0. El cero no es un número de documento válido: esa toma no se puede abrir ni contar en ella, y por eso el lápiz se ve gris (el aviso lo explica al pasar el mouse). Lo que sí se puede es eliminarla: márquela con el cuadrito de la fila y use Eliminar (permiso 421). Desde setiembre de 2026 el sistema ya no crea tomas con el número 0. |
| "0 de 1 toma(s) eliminada(s)" | El servidor no aceptó el borrado. El mismo aviso indica ahora el motivo de cada toma que no se pudo eliminar (por ejemplo, que ya está aplicada). |
| "Ya está en la toma #122 del 05/05/2026 «Semana» (FRENESI), que sigue en borrador" | Un artículo solo puede estar en una toma en borrador por bodega, para no contar lo mismo dos veces. El aviso le dice cuál es esa toma: número, fecha, nombre y quién la abrió. Vaya al listado, ponga la fecha de la toma en el filtro Desde (el listado abre en el mes en curso, así que una toma de meses atrás no se ve) y ábrala: termínela, quite ese artículo de ella o elimínela. Después el artículo entra sin problema. |
Preguntas frecuentes
¿Puedo contar en varios días?
Sí. La toma queda en borrador con todo lo capturado hasta que usted la aplique. Tenga en cuenta que la columna Sistema se compara contra la existencia del momento de aplicar.
Conté solo una parte de la bodega, ¿pasa algo?
No. Solo se ajustan los artículos que están en la toma; los demás quedan como estaban. Se pueden hacer tomas parciales por categoría o pasillo.
Apliqué una toma con datos malos, ¿cómo lo arreglo?
No se deshace desde el módulo. Haga una nueva toma con las cantidades correctas y aplíquela: el sistema vuelve a dejar el stock en lo que usted cuente.
Importé una lista y me dice "Código no encontrado" en artículos que sí existen
Ya no debería pasar por cómo esté escrito el código: el sistema compara sin fijarse en mayúsculas, minúsculas ni espacios de más, igual que cuando lo busca a mano. Si el aviso sigue saliendo, ese código de verdad no está en el catálogo o el artículo está inactivo — búsquelo en Artículos (IN-002) para confirmarlo.
No me deja meter un artículo porque "está en otra toma en borrador" y no encuentro esa toma
El aviso trae el número, la fecha, el nombre y el usuario de la toma que lo tiene. Ojo con la fecha: el listado de tomas abre filtrado al mes en curso, así que si esa toma es de meses atrás no sale en pantalla hasta que usted corra el filtro Desde hacia atrás. Una toma que se aplicó a medias (por ejemplo, si se cerró la ventana mientras aplicaba) se queda en Borrador y sigue reteniendo sus artículos: ábrala y termine de aplicarla, o quite de ella el artículo que necesita.
Ya había contado un artículo y encontré más en otro estante
Vuelva a ingresarlo, digite lo que encontró y elija Sumar. Si lo que quiere es corregir el total, elija Reemplazar. Ver Sumar o Reemplazar.
Con "Aplicar al instante" me equivoqué en una cantidad, ¿cómo la corrijo?
Vuelva a ingresar el artículo, digite la cantidad correcta y elija Reemplazar: el inventario se ajusta de nuevo para quedar en lo que digitó. No hace falta quitarlo de la toma (de hecho, un artículo ya aplicado no se puede quitar).
¿Un artículo que no aparece se puede agregar?
Sí, con el campo de código o el buscador. Si no existe en el catálogo, primero hay que crearlo.
¿Qué hago si mientras contaba se facturó de esa bodega?
Termine de contar y, antes de aplicar, revise esas líneas: el sistema compara contra la existencia del momento de aplicar, no del momento en que contó.
Permisos
| Permiso | Habilita |
|---|---|
Para entrar alcanza con cualquiera de los permisos de esta tabla. No hace falta el permiso general del módulo de inventarios (081). | |
412 | Crear tomas físicas — botón Nueva |
413 | Capturar: agregar y modificar líneas de la toma |
421 | Eliminar tomas |
422 | Ver e imprimir el reporte de la toma |
423 | Aplicar todas las tomas, con o sin diferencias (ajustar el inventario). También enciende Aplicar al instante |
158 | Aplicar solo tomas en cero: únicamente las que no tienen diferencias — ver Aplicar solo tomas en cero |
Ver también: Notas de Entrada/Salida · Requisiciones · Movimientos (Kardex) · Bodegas
Exportar a Excel: permiso 947
Si el botón Excel aparece gris, no es una falla: exportar este reporte se habilita persona por persona con su propio permiso:
- Permiso 947 — Inventarios · Tomas físicas
IN-TF-001
SE-001: elegir a la persona, escribir el número del permiso (o la palabra Excel) en el buscador de permisos y marcar la casilla. Toma efecto recargando la pantalla, sin cerrar sesión.
Al pasar el mouse sobre el botón gris, el sistema dice qué le falta. Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos: el permiso es por persona (por ejemplo, el usuario del contador suele ser uno aparte y necesita el suyo). Si el mensaje dice en cambio que la exportación está apagada para la empresa, esa no se abre desde el sistema: la solicita el dueño o la gerencia a Soporte Real. Ver el reporte en pantalla no pide este permiso; solo la descarga a Excel. Más detalles en El Excel de los reportes.