Entregas Programadas

¿Qué es Entregas Programadas?

Es la pantalla para organizar las entregas de las facturas ya emitidas: se elige el día y se ve qué hay que entregar, a qué cliente, en qué dirección y en qué vehículo va cada factura.

Elegir el día

Arriba hay una tira de 7 días (Hoy, Mañana, Viernes…) con cuántas entregas tiene cada uno. Con las flechas se cambia de semana y con el calendario se salta a cualquier fecha.

Al tocar un día se listan sus facturas: cliente, teléfono, dirección, total, la nota para bodega y cómo va: Por despachar, Despachado · falta firma o Entregado. Debajo aparece lo que para ese día todavía está en alistamiento, para planificar.

Registrar los vehículos

Botón Vehículos (MV-026): se agrega cada vehículo de la empresa con su nombre y placa. Los choferes van en su propia lista (botón Choferes, MV-030) con nombre, cédula y celular, porque un mismo camión lo pueden manejar distintos choferes. No se puede repetir el nombre ni la placa. Un vehículo que ya no se usa se marca inactivo (no se borra, para no perder el historial).

Montar en vehículo

1. Marque las facturas que van juntas (o todas con la casilla del título).
2. Elija el vehículo y el chofer y pulse Montar en vehículo. Al elegir el camión se pone solo el último chofer que lo manejó; si hoy maneja otro, cámbielo en la lista.
3. Para cambiarla de vehículo, móntela en otro; para sacarla, Quitar del vehículo.

Arriba de la lista aparece una tarjeta por vehículo con cuántas facturas lleva y el monto, y cuántas quedan sin vehículo.

Destino: cliente, sucursal o encomienda

Cada factura dice a dónde va. Hay tres maneras de entregar:

• Cliente directo (lo normal): el camión le entrega al cliente en su dirección. Si no se indica nada, es esta.
• Sucursal: el cliente tiene una sola cuenta pero varias sucursales. Se escribe el nombre de la sucursal (por ejemplo «Lagar Desamparados»); el sistema recuerda las que ya se usaron con ese cliente.
• Encomienda: el camión deja el paquete en una empresa de transporte, que lo lleva al cliente. La empresa da una guía (el comprobante de que se le entregó) y después cobra el flete con su factura.

Cómo se indica: al montar en el vehículo, marque las facturas y pulse Destino (MV-036), o toque la etiqueta de destino que aparece debajo del cliente en cada factura.

Empresas de transporte: botón Transportes (MV-037): nombre, teléfonos, correo y la dirección de la agencia. También se pueden agregar desde la ventana de Destino.

En la carga y en la ruta del chofer, cada sucursal es una parada aparte, y una encomienda es una parada en la agencia del transporte (con su dirección y teléfono). En esas paradas no se usa ni se guarda el GPS del cliente, porque el chofer no está en la ubicación del cliente.

Carga del vehículo

En la tarjeta de cada vehículo, el botón Carga (MV-027) muestra —y se puede imprimir—:

• Los artículos sumados de todas sus facturas, con una casilla para ir marcando al cargar.
• Cuántas paradas hay que hacer: una por cliente (si un cliente tiene varias facturas, es una sola parada); cada sucursal o encomienda es una parada aparte.
• Cada parada con el cliente, sus facturas, dirección, teléfono, lo que hay que descargar ahí y espacio para la firma.
• La ubicación GPS de cada cliente con enlaces a Maps y Waze, y el botón Ruta completa en Maps con todas las paradas en orden.

Ruta del chofer (en el celular)

En la tarjeta de cada vehículo, el botón Paradas abre la ruta del chofer (MV-029), pensada para el celular:

• Las paradas en orden (una por cliente) y el avance: «Parada 2 de 5 · 1 entregada».
• En cada parada: Waze, Maps, Llamar al cliente, Guardar ubicación si no tiene GPS, y la lista de lo que hay que descargar ahí.
• Ruta completa con las paradas que faltan.
• En una parada de encomienda: el botón Anotar guía (MV-038) para tomar la foto de la boleta de la guía, el número de guía y, si ya la dieron, la factura del flete. Se puede dejar para después.
• Confirmar entrega: se digita la cédula de quien recibe (el nombre sale solo del padrón) y el cliente firma en la pantalla. Recién ahí la parada pasa a Entregado (guardar la ubicación no cuenta como entrega). Queda registrada en Control de Despacho con la firma y la cédula.

Varias firmas por entrega

Una entrega puede tener una o más firmas, cada una con su cédula y su nombre. La primera es la del chofer al Confirmar entrega. En una parada ya entregada aparecen:

• Otra firma aquí: otra persona firma en el mismo celular del chofer.
• Pedir firma por WhatsApp: se digita el celular de otra persona (encargado, supervisor…) y le llega un enlace solo para esa entrega: lo abre sin usuario ni clave, ve los productos, pone su cédula (el nombre sale solo) y firma. El enlace sirve una sola vez y vence en 3 días: después de firmar, si se vuelve a abrir dice «Este enlace ya se usó» y quién firmó. Para otra persona se envía un enlace nuevo (cada uno sirve una vez).

Las firmas adicionales no cambian el estado: la entrega ya estaba confirmada.

Qué ve la persona que recibe el enlace: dos pasos grandes y un botón fijo abajo que le dice qué le falta.

1. Su cédula (solo números): su nombre aparece solo en verde. Si el número no existe, sale en rojo «Número de cédula incorrecto — revise los números» y no deja firmar hasta corregirlo.
2. Su firma con el dedo en el cuadro.

Cuando el botón se pone verde («Firmar y confirmar») se toca y sale la pantalla «¡Listo, gracias!». La misma revisión de la cédula se hace en la ruta del chofer al confirmar la entrega.

Mandar la ruta al WhatsApp del chofer

En la tarjeta del vehículo, el botón verde Chofer le manda al celular del chofer, desde el WhatsApp de la empresa, las paradas en orden (cliente, dirección, teléfono y ubicación en el mapa) y un enlace a su ruta.

• El chofer abre el enlace sin usuario ni clave y ahí mismo navega, toma la firma del cliente y guarda la ubicación GPS.
• El enlace sirve solo para ese vehículo y ese día, y vence 2 días después.
• Con Enviar rutas a los choferes se mandan todas las rutas del día de una vez: un WhatsApp por cada ruta (orden de entrega), cada uno al chofer de su orden. Así cada ruta se marca por separado.
• Hace falta que la empresa tenga su WhatsApp vinculado (Configuración → Configurar WhatsApp).

Reporte: Entregas por Vehículo (IN-055)

En Facturación → Despacho y Abastecimiento → Entregas por Vehículo se ve qué entregó cada camión en un período (atajos Hoy, Ayer, Esta semana, Este mes, Mes anterior o fechas a mano), filtrando por vehículo o chofer:

• Totales del período: órdenes, paradas, facturas, entregadas (firmadas), pendientes y monto entregado.
• Por vehículo: choferes, órdenes, paradas, facturas entregadas y pendientes, y montos.
• Por Orden de Entrega (OE): fecha, vehículo, chofer, estado y cada factura con su estado, quién recibió, su cédula, la hora y cuántas firmas tiene.

Una factura cuenta como entregada solo si todas sus boletas están firmadas. Botón Imprimir.

Trazabilidad de la Entrega (IN-056)

En Facturación → Despacho y Abastecimiento → Trazabilidad de la Entrega se sigue un pedido de punta a punta. Se busca por el número de cotización o de factura (completo o solo el final) o por el nombre del cliente, y al tocar el resultado aparece la línea de tiempo con fecha, hora y quién lo hizo:

1. Pedido (si nació en Pedidos) y Cotización.
2. Enviada a alistar: fecha de alisto, fecha de entrega y nota.
3. Verificada con el lector (o «en curso» si todavía se está verificando).
4. Facturada (en rojo si la factura está nula).
5. Despachada de bodega: número de boleta, automática o manual.
6. Montada en camión: vehículo, parada, Orden de Entrega (OE), chofer y cuándo se le envió la ruta.
7. Entregada al cliente: quién recibió y cuántas firmas tiene; si falta firma queda «pendiente».

Los pasos hechos van en verde, el que está en curso en naranja y lo que falta en gris. Debajo se muestran todas las firmas con nombre y cédula. Botón Imprimir. Permiso 002.

Preguntas frecuentes

Al guardar la ubicación dice «permiso denegado» (iPhone). Es el permiso del teléfono: Ajustes → Privacidad y seguridad → Localización activada y, en Sitios web de Safari, «Al usar la app». En la página, «aA» → Configuración del sitio web → Ubicación → Permitir. Si el enlace se abrió dentro de WhatsApp, ábralo en Safari. En Android: candado junto a la dirección → Permisos → Ubicación → Permitir.

¿La guía de la encomienda es obligatoria? No. Se puede poner en el momento, al volver el camión o cuando llegue la factura del flete. La tarjeta del vehículo avisa cuáles faltan.

¿Por qué no aparece una factura? Solo aparecen las que tienen fecha de entrega. Las nulas no se muestran.

¿Dónde se registra que ya se entregó? En la ruta del chofer (botón Confirmar entrega, con cédula y firma) o en Control de Despacho. Las dos quedan en el mismo lugar.