Verificación de Pedidos

¿Qué es Verificación de Pedidos?

Es el módulo donde bodega alista y verifica la mercadería contra la cotización o el pedido, producto por producto con el lector de código de barras, antes de facturar. Así la factura sale con exactamente lo que se entregó.

El recorrido completo

1. El cliente llama o se digita la cotización, y se convierte en pedido.
2. Cuando se decide, se envía a Orden de Alistamiento indicando cuándo se alista (por ejemplo, «el lunes»).
3. Bodega la ve en la lista de Verificación de Pedidos.
4. El bodeguero la abre y pasa cada producto por el lector hasta completar todas las cantidades.
5. Con todo en verde aparece el botón Convertir en factura, que la factura a crédito.

Enviar a Orden de Alistamiento

En FactuDesk, con la cotización abierta, pulse PROCESAR y luego Enviar a Orden de Alistamiento. Se abre una ventana (MV-023) que pide:

• ¿Cuándo se tiene que alistar? — la fecha (atajos «Hoy» y «Mañana»). No puede ser anterior a hoy.
• ¿Cuándo se entrega al cliente? — la fecha de entrega (atajos «Mismo día» y «Día siguiente»). No puede ser antes del alisto. Al facturar, pasa a la factura y aparece en Control de Despacho con su fecha de entrega.
• Responsable (opcional) — quién de bodega lo alista. Si lo deja vacío, lo toma cualquiera.
• Nota para bodega (opcional) — por ejemplo, «el cliente pasa a las 3 p.m.».
• Imprimir la orden en la impresora (casilla) — si la marca, al enviarla sale de una vez el papel de la orden. La casilla recuerda lo que eligió la última vez.

Mientras está en alistamiento, la cotización no se puede modificar, ni mandar a cajas o a pedido, ni facturar por el camino normal. Para corregirla hay que devolverla a pedido.

La lista de bodega

Al entrar al módulo se ven todas las órdenes por verificar, ordenadas por la fecha de alisto, en pestañas:

• Atrasadas — la fecha ya pasó.
• Hoy — se alistan hoy.
• Próximas — de mañana en adelante.

Cada fila muestra el cliente, el número de cotización, las líneas, y las cantidades pedida · verificada · no verificada, además del responsable y quién la envió. Puede buscar por cliente o número y filtrar por responsable. La lista se actualiza sola cada 30 segundos.

Consolidado: traer todo de bodega de una vez

Marque la casilla de las órdenes que va a preparar (o todas con la casilla del título) y pulse Consolidado. Sale una lista (MV-025) con cada artículo sumado entre todos los pedidos:

• Ordenada por bodega y ubicación, para recorrer la bodega en orden.
• Por artículo: cuántos pedidos lo llevan, la cantidad pedida, cuánto hay que traer y la existencia (en rojo si no alcanza).
• Abajo, las órdenes incluidas con su cliente y sus fechas de alisto y entrega.
• Botón Imprimir: sale solo la lista, con una casilla por artículo para ir marcando.

Con todo traído, se abre cada pedido y se verifica cliente por cliente con el lector.

Imprimir la orden en la impresora

Para alistar en papel, cada orden se puede imprimir en la impresora de punto de venta (la misma de las cotizaciones de esa computadora). Hay tres formas:

• En la lista, el botón al lado de Ver.
• Dentro de la verificación (MV-024), el botón Imprimir de arriba.
• Al enviarla desde FactuDesk, marcando Imprimir la orden en la impresora.

El papel lleva, en este orden:

• Los datos de la empresa y el número de la orden.
• El cliente, la fecha de alisto y de entrega, el responsable y la nota para bodega.
• El detalle: cada artículo con su código (y su ubicación en bodega, si la tiene) y la cantidad pedida, seguida de una raya en blanco para anotar la cantidad real.
• El total de líneas y unidades, y espacio para la firma de quién alistó y quién revisó.

Verificar con el lector de código de barras

Toque Ver en una orden: la verificación se abre en pantalla completa, con un campo grande listo para el lector. Arriba está el resumen: cliente, fecha de alisto, responsable, quién la envió y el total de la cotización, que se actualiza al digitar el peso real de un producto. Debajo muestra el total original (con el que se mandó a alistar) y cuánto subió ▲ o bajó ▼. En la línea que cambió, la cantidad pedida aparece tachada junto a lo contado (por ejemplo 2 → 2,5).

1. Pase cada producto por el lector. La columna No verificada de esa línea baja de a uno hasta llegar a 0. Suena un bip de confirmación.
2. La línea se pinta amarilla mientras está incompleta y verde con ✓ al completarse.
3. Se lee tanto el código de barras del artículo como su código interno.
4. Si el código no lee o son muchas unidades, use los botones + / − de la línea, o digite la cantidad directamente en la columna Verificada.

Cada línea muestra el código interno, el código de barras, la cantidad pedida, la verificada y la no verificada.

Botón «Todo OK»: lo pedido es lo verificado

Cuando el pedido se alistó completo, no hace falta pasar producto por producto: el botón verde Todo OK, arriba a la derecha, da por verificadas todas las líneas con la cantidad pedida de una sola vez.

1. Toque Todo OK. El botón pregunta «¿Confirmar Todo OK?».
2. Tóquelo otra vez: todas las líneas quedan en verde y aparece Convertir en factura.

• El botón solo aparece si la empresa lo activa: en Configuración → Parámetros, parámetro 944 «Verificación de Pedidos: mostrar el botón Todo OK». Viene apagado.
• No cambia la cotización: las cantidades quedan como se pidieron. En un producto por peso, si el peso real es otro, digítelo en la línea.
• Si lo alistado no es lo pedido, no use Todo OK: verifique con el lector o devuelva la orden a pedido para corregirla.
• Si se marcó por error, baje la cantidad de la línea con el botón −.
• Queda en la bitácora quién lo usó.

Desde el teléfono: leer con la cámara

Si verifica con el celular, toque el botón Cámara junto al campo del lector y apunte al código de barras. Cada lectura cuenta igual que con el lector (con sus sonidos) y el teléfono vibra. Después de cada lectura hay una pausa corta para que pase la siguiente unidad; la cámara se apaga sola al completar el pedido.

Lo verificado se guarda en cada lectura: si cierra la pantalla, al volver sigue donde iba.

Productos por peso (fraccionados)

Los artículos con Fraccionamiento activado (por ejemplo, la papaya en kilos) aparecen con toda la fila en violeta y la etiqueta «por peso». Esos no se cuentan con el lector: se digita el peso real en la columna Verificada.

• Si se pidieron 2 kg y hay 2,5, digite 2,5: la cotización cambia a 2,5 y se recalcula todo (IVA, descuento y total). La línea queda completa.
• Si pasa un producto por peso por el lector, el sistema le lleva el cursor a su campo para que digite el peso.

Asignar el código de barras ahí mismo

Si un artículo no tiene código de barras, en su columna aparece un campo rojo «Sin código: páselo aquí». Pase el producto por el lector en ese campo (o digite el código) y Enter: el código queda guardado en el artículo y desde ese momento el lector lo reconoce.

• No se puede repetir un código que ya tiene otro artículo.
• Si el artículo ya tiene código, para cambiarlo se usa el catálogo de artículos.
• Requiere el permiso 411 (guardar artículos). Sin él aparece la marca «Sin código» en rojo.
• Si la empresa sincroniza su catálogo con otras sucursales, el código se replica igual que desde el catálogo.

Convertir en factura

Cuando todas las líneas están completas suena una melodía, la pantalla se pone verde con el mensaje «Verificación completada» y aparece el botón verde Convertir en factura.

El botón abre la facturación con la cotización ya cargada y el cobro a crédito iniciado, con las mismas validaciones de siempre (Hacienda, cuentas por cobrar e impresión por la impresora de la estación).

Devolver a Pedido

Si hay que corregir la orden (el cliente cambió cantidades, se envió por error), dentro de la verificación pulse Devolver a Pedido, escriba el motivo y confírmelo.

• La cotización vuelve al estado que tenía y ya se puede modificar.
• Se borra todo lo verificado: cuando se vuelva a enviar, la verificación empieza desde cero.
• Queda registrado quién la devolvió y por qué.

Eliminar la cotización

Si el pedido ya no va (el cliente lo canceló, quedó repetido), dentro de la verificación pulse Eliminar (botón rojo), escriba el motivo y vuelva a pulsar Eliminar para confirmar.

• La cotización se borra por completo, con sus líneas y lo verificado. No se puede recuperar.
• Queda registrado en la bitácora quién la eliminó y por qué.
• Si el cliente mandó un comprobante de pago (SINPE), no se deja eliminar: devuélvala a pedido y resuélvala desde ahí.
• Si solo hay que corregirla, use Devolver a Pedido en lugar de eliminarla.

Equipos de pesaje (romana)

El botón Equipos de pesaje (piñón, arriba) abre la configuración de las romanas o balanzas de la empresa: nombre, marca, modelo, IP, puerto, la ruta del peso (la dirección dentro del equipo que devuelve el peso) y el usuario y la clave del equipo.

• Probar conexión prueba desde la computadora donde está abierto FactuPOS, no desde internet: la romana está en la red del local y solo se alcanza desde ahí. Dice si la página puede leer la romana directo, si la romana contestó pero no deja leer, o si Chrome bloqueó la conexión, y si FactuPOS Print está instalado en esa computadora.
• Abrir en pestaña abre la dirección de la romana en Chrome, para ver si la red llega.
• La clave del equipo no se vuelve a mostrar: para no cambiarla, deje el campo vacío al guardar.
• Configurar equipos pide el permiso 538.

Leer peso: en cada producto por peso de la verificación hay un botón morado Leer peso. Ponga el producto en la romana y tóquelo: el peso se pone solo como cantidad real y la cotización se ajusta, igual que si lo hubiera digitado. Usa el equipo marcado como Predeterminado y necesita la Ruta del peso configurada. Con las romanas Dibal no hace falta escribirla: si la marca dice «Dibal» y la ruta queda vacía, el sistema usa la de la romana.

• En la configuración, Leer peso prueba la lectura sin tocar ningún pedido.
• Enviar diagnóstico a soporte recorre las páginas de la romana desde esa computadora y se las manda a Soporte Real, para ubicar la ruta del peso de un equipo nuevo.

Permisos

• 002 — entrar a Verificación de Pedidos y verificar.
• 538 «Enviar cotización a Orden de Alistamiento» — enviar desde PROCESAR y devolver a pedido. Configurar los equipos de pesaje (romanas) es el permiso 030.
• 060 «Eliminar proformas» — el botón Eliminar.
• 078 «Emitir factura» — el botón Convertir en factura.
• 411 «Guardar artículos» — asignar el código de barras a un artículo que no lo tiene.

El botón Todo OK no lleva permiso propio: lo usa quien puede verificar (002), y solo si la empresa encendió el parámetro 944.

Sin el permiso, el botón aparece gris y al pasar el mouse dice cuál falta. Los permisos se asignan en Seguridad → Usuarios.

Preguntas frecuentes

¿Verificar rebaja el inventario? No. El inventario se rebaja al convertir en factura.

¿Puedo verificar desde el celular? Sí, la pantalla se adapta. Se lee con el botón Cámara o con un lector Bluetooth.

Envié por correo o WhatsApp una cotización que está en alistamiento, ¿se sale de la lista? No. Guardarla o enviarla no la saca de la Orden de Alistamiento.

No me aparece «Enviar a Orden de Alistamiento» en PROCESAR. La opción está en FactuDesk. Si aparece gris, le falta el permiso 538.