Que cada venta tenga su asiento completo, y cada asiento de venta su documento
El enlace abre solo este manual, sin el menú del sistema. El usuario no necesita clave ni entrar a FactuPOS: se ve en cualquier navegador y en el celular.
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Concilia Ventas compara, mes por mes, los documentos de venta (facturas, tiquetes, facturas de exportación, notas de crédito y notas de débito) contra lo que quedó en la contabilidad. Revisa en los dos sentidos:
Es solo de consulta: muestra lo que no cuadra y no cambia nada. Para corregir se usan las herramientas de siempre (por ejemplo, Herramientas → Ventas sin contabilizar para asentar lo que falte).
NUEVO 2026-10-19 Al entrar no se revisa nada. La pantalla muestra el botón Iniciar del mes escogido y los doce meses: tocá Iniciar o tocá un mes (en la barra o en la lista de Mes) y la validación empieza sola. Cambiar el año no valida: escogé el año y después el mes. Al terminar sale lo que está bien y lo que está mal; si hay errores, aparece el botón Reparar. Así la pantalla abre al instante y solo trabaja cuando vos lo pedís. Mientras valida sale una barra de progreso con los segundos que lleva. Validar un mes revisa solo ese mes: las casillas de los demás meses quedan sin color hasta que los toqués. Para ver los 12 meses en verde o rojo (y, en CxC y CxP, el saldo de hoy y las entradas y salidas mes a mes) está el botón Analizar todo el año, que tarda más.
NUEVO 2026-10-20 Período cerrado: no se repara. Si el año ya se cerró (Cierre de Períodos, CT-024), sus meses salen con el aviso «Período cerrado»: su saldo ya pasó al arrastre del 1 de enero siguiente, así que el Scan no pide asientos ni repara nada en ese año. Lo único que revisa es que no se haya hecho ningún asiento después del cierre con fecha de ese año; si aparece uno, sale «Asiento en un período cerrado» y Reparar lo quita (si no está mayorizado). Así un asiento metido tarde no cambia un año que ya se cerró.
NUEVO 2026-10-20 Mercancía a mercancías, servicio a servicios. El Scan revisa que cada venta quede en la cuenta de ventas de su tipo (mercancías o servicios, gravado, exento o exonerado). Si no, sale «Venta en otra cuenta de ventas» y Reparar pasa la línea a la cuenta correcta (cambia solo la cuenta; el monto queda igual). ¿Quién decide el tipo? Si la empresa tiene factura electrónica, el CABYS de la línea; si no la tiene, la naturaleza del artículo (bien o servicio), porque a veces no hay CABYS. Con esa misma regla se hace ahora el asiento de cada venta, nota de crédito y nota de débito, y la tabla «Ventas por tipo».
NUEVO 2026-10-20 La venta de un servicio no lleva costo. El asiento de la venta rebaja inventario y carga costo de ventas solo por lo que salió del kardex: un artículo que está como servicio no lleva costo. Las ventas viejas se corrigen con Reparar en la Concilia Inventario (CT-042).
Al abrir un mes, arriba aparece el Scan: revisa cada documento del mes contra las premisas contables, en orden (si no tiene asiento, lo demás no se revisa), y dice cuáles se cumplen (verde) y cuántos documentos fallan en cada una (rojo):
Si un documento no tiene asiento, lo demás no se puede revisar: en su lista sale «no se revisa».
En la tabla, cada documento con problema trae Premisas: al tocarlo se despliega su lista, con las que cumple y las que no.
Si hay errores, el botón Reparar (ventana MCT-041) muestra primero qué va a hacer con cada documento y, si lo aprobás, lo repara todo de una vez. Usa la misma reparación que el botón de cada fila: crear el asiento que falta, pasar el documento a su mes, igualar la fecha y la hora de sus líneas, reescribir o corregir el asiento desde el documento, reconstruir el asiento del recibo o pago (y su reversa si está anulado), asentar la anulación de un documento rechazado, separar los intereses que el sistema anterior sumaba a la cuenta de la factura (la factura vuelve a su monto, cada interés pasa a su propio documento y los recibos pagan primero los intereses), crear el documento CxC de un interés que solo tenía su asiento, en un asiento cuyo documento no existe, preguntar qué hacer —crear el documento con la fecha del asiento (un recibo o pago se aplica a las facturas pendientes, la más vieja primero; una venta o compra electrónica no se puede crear porque tiene que existir en Hacienda) o borrar el asiento— y no hace nada si no escogés, borrar las copias de un documento que quedó asentado dos o más veces (queda el asiento original; si las copias no son iguales y no se sabe cuál vale, queda «a mano»), y cambiarle el código de documento a las líneas que lo tienen equivocado (por ejemplo, la línea de la caja de una nota de crédito grabada como FVE: solo cambia el código, no la cuenta ni el monto). Además: reescribe desde el documento el asiento de una venta cuyos montos no cuadran (también la de contado que quedó cargada a clientes); asienta la anulación que falta (si no quedó registrado cuándo se anuló, con la fecha del documento); crea la cuenta por pagar de una compra aplicada cuyo asiento sí le cargó a proveedores; anula la cuenta por cobrar o por pagar que sobra (venta de contado o anulada, compra anulada) si no tiene pagos; corrige el monto, el débito o el asiento descuadrado de un recibo o pago; liga o recodifica a ACC el pago grabado como DGE/DEP; y ofrece borrar el asiento de una compra que sigue en borrador. Donde hace falta una decisión (una cuenta, crear o borrar) la ventana la pide; lo que de verdad no se puede (por ejemplo, un asiento mayorizado) lo dice con el motivo. Necesita el permiso de reparar desde las conciliaciones; sin él, el botón se ve en gris.
En el menú principal, al lado de Contabilidad, está la ficha Conciliaciones. Trae un grupo por cada auxiliar: Ventas, Compras, Gastos, CxC, CxP, IVA y Bancos.
De cada documento vigente (aceptado o pendiente de Hacienda) compara lo que dice el documento con las líneas de su asiento:
| Renglón | Qué tiene que dar |
|---|---|
| Ventas | La venta sin impuestos (gravado + exento + exonerado), en las cuentas de ventas de la empresa: la cuenta raíz de ventas (parámetro 76) y todas las cuentas del catálogo que empiezan con ella (por ejemplo, con raíz 5101 también cuentan 510105 y 51010105). |
| IVA | El IVA del documento, menos el IVA devuelto, en la cuenta de IVA. |
| Impuesto de servicio | El impuesto de servicio del documento, si lo tiene. |
| Costo de venta e inventario | El costo de lo vendido: sale del inventario y entra al costo de venta. |
| Cobro | El total del documento, en la caja, los bancos o las cuentas por cobrar (según cómo se pagó). En ventas de 2025 y antes, el sistema anterior anotaba esta línea como ACC (recibo) dentro del mismo asiento de la venta: también cuenta como el cobro de esa venta. |
| Cuadre | El debe y el haber del asiento del documento tienen que dar lo mismo. |
Las notas de crédito se revisan al revés (restan). Las ventas en otra moneda se pasan a colones con el tipo de cambio del documento. Se toleran diferencias de hasta ₡1 por redondeo.
Los documentos anulados o rechazados no deben dejar nada en contabilidad: su asiento y su anulación tienen que sumar cero.
Factura rechazada con su nota de crédito: cuando Hacienda rechaza una factura y se le hace una nota de crédito encima, esa nota también queda anulada, y cada una conserva su asiento. Como entre las dos se cancelan (ventas, IVA, costo, inventario y el saldo del cliente), la pantalla las mira juntas y no las marca. Solo aparecen si entre las dos no quedan en cero, y el detalle dice qué quedó.
Las cuentas que se revisan son las mismas que usa el sistema para asentar las ventas, según los parámetros de la empresa. Aparecen arriba de la pantalla.
Un cuadro con las ventas del mes según el auxiliar, separadas igual que las arma el asiento de venta, contra lo que quedó en cada cuenta contable:
Cada renglón dice ✓ si coincide o la diferencia. Las notas de crédito restan. Solo aparecen los renglones que se movieron en el mes. Una venta rechazada por Hacienda se anula con la fecha del documento y en su mismo asiento, así que entra y sale en el mismo mes (las anuladas antes del 19-oct-2026 pueden tener la reversa en el mes del rechazo).
| Caso | Qué pasó | Qué hacer |
|---|---|---|
| Sin asiento | La venta no tiene asiento en contabilidad. | Asentarla desde Herramientas → Ventas sin contabilizar. Una venta que está en un asiento del mes (aunque se haya movido de otro asiento o su asiento haya cambiado de fecha) ya no sale acá. |
| Asiento sin documento | Hay un asiento de venta y el documento no existe. | Revisar el asiento: puede ser un asiento que quedó de un documento borrado. Si la empresa pasó a FactuPOS con la contabilidad de otro sistema, las ventas de antes del cambio salen así, porque esas facturas no están en FactuPOS. |
| Anulado / no vigente | El documento está anulado o rechazado y su asiento sigue vivo, o hay una anulación de un documento que sigue vigente. El detalle dice qué quedó en contabilidad y cuánto (por ejemplo «Costo de venta 44.517,63 · Inventario 44.517,63»): pasa cuando el costo se le agregó a la factura después de anularla y la anulación no lo reversó. La diferencia de la fila es ese monto. Si es una factura rechazada con su nota de crédito, el detalle dice «Se compensa con la nota de crédito…» y muestra solo lo que queda sumando las dos (por ejemplo, la nota devolvió al inventario más costo del que sacó la factura). | Botón Asentar el rechazo o Completar la anulación en la fila (ver abajo). Si se compensa con su nota de crédito, revisarlo con el contador. |
| … no cuadra | Un renglón del asiento (ventas, IVA, costo, cobro…) no da lo que dice el documento. La columna Diferencia dice cuánto. | Abrir el asiento y comparar con el documento. |
| Asiento descuadrado | El asiento del documento no da lo mismo en el debe que en el haber. | Corregir el asiento. |
| Otro mes | El documento es de un mes y su asiento quedó en otro. Los montos están bien, pero el mes no cuadra. | Mover el documento al mes que le toca, si corresponde. |
| Anulación del rechazo en otro mes | Hacienda rechazó el documento y su anulación (NVE, NNC o NND) quedó en otro mes. El documento rechazado «nunca existió», así que su anulación va con la misma fecha del documento y en su mes. La anulada a mano por el usuario va con la fecha en que se anuló. | Botón Reparar del scan. |
| Líneas con otra fecha | El documento ya está en un asiento de su mes, pero sus líneas no tienen todas la misma fecha y hora: o dicen otro día que el documento (por ejemplo, la factura es del 7 y sus líneas del 31 del mes anterior), o tienen horas distintas entre ellas (por ejemplo, la venta a las 08:33 y el cobro a las 00:00). La hora puede ser cualquiera, también 00:00, pero todas las líneas del documento tienen que tener exactamente la misma fecha y hora, y el día es el del documento. En las anulaciones (NVE, NNC, NND) por ahora solo se revisa la hora. | Botón Reparar del scan (ver Scan de premisas): pasa sus líneas a la fecha del documento, todas con la misma hora. |
| Línea con otro código de documento | El documento tiene líneas grabadas con el código de otro tipo de documento: por ejemplo, la línea de la caja de una nota de crédito con el código FVE (factura) en vez de NCV. Por eso a la nota le faltaba esa línea y salía descuadrada o con el cobro en cero. Reparar les cambia el código (solo el código: la cuenta, el monto y la fecha quedan iguales). Si esas líneas son justo el inverso del documento, son su anulación y toman el código de anulación (NVE, NNC o NND). | |
| Anulación de un documento vigente | El documento está vigente en Ventas, pero en contabilidad tiene también su asiento de anulación, así que ahí queda en cero. Se revisa a mano: o el documento sí se anuló y falta anularlo en Ventas, o esa anulación sobra y se borra en Asientos contables. | |
| Documento asentado N veces | El mismo documento tiene su asiento dos o más veces (la contabilidad lo cuenta doble). Reparar borra las copias y deja el asiento original. Si los asientos no son iguales y no se sabe cuál vale, sale Documento repartido en varios asientos y se revisa a mano. | |
| Sin enviar a Hacienda | El documento está en contabilidad pero nunca se envió a Hacienda (no tiene XML). Su IVA no entra en la declaración hasta que se envíe. | Reenviarlo desde Herramientas → Pendientes Hacienda. |
En las filas «Rechazado con asiento vigente» y «Anulado con asiento vigente» aparece el botón Asentar el rechazo (documento rechazado por Hacienda) o Completar la anulación (documento anulado). Abre una ventana con las líneas que se van a escribir y, al confirmar, el documento queda en cero en contabilidad.
Son movimientos en las cuentas de ventas, IVA o impuesto de servicio que no vienen de una venta (ni de una compra o un gasto): asientos manuales, ajustes, el pago del IVA a Hacienda, etc. No siempre son un error, pero explican por qué la cuenta no da lo mismo que las ventas. Cada uno trae su asiento, su fecha, la cuenta y el detalle.
No se cuentan (no son diferencia): la liquidación de ingresos y gastos (tipo LIQ), el pago de impuestos (tipo PIM, por ejemplo el pago mensual del IVA, que se hace el mes siguiente) y el arrastre de saldos de inicio de año (tipo ARR). Un ajuste (AJU) sí se muestra: para que no salga, el asiento tiene que llevar el tipo que le corresponde.
En el celular la pantalla se abre sola en su versión para teléfono: año y mes arriba, las casillas de los meses, el resumen y cada caso como una tarjeta. Se sale con Regresar, arriba a la derecha.