Ayuda: Catálogo de Cuentas

Catálogo de Cuentas (CT-016)

El Catálogo de Cuentas es el plan de cuentas contable de la empresa. Tiene estructura jerárquica de 4 niveles: de lo general a lo específico. Solo las cuentas de Nivel 4 (cuentas de detalle) reciben movimientos contables; los niveles superiores son agrupadores que acumulan los saldos de sus hijos.

Se visualiza como árbol expandible/colapsable por grupo (Deudoras / Acreedoras).
Cada cuenta muestra su código, nombre, naturaleza y estado (activa/inactiva).
Desde el catálogo se puede ver el historial de movimientos de una cuenta con el botón .
Las cuentas inactivas no pueden recibir nuevos asientos.
Se puede exportar el catálogo completo a Excel o PDF. El Excel trae el nombre de la empresa, el título, los encabezados de columna y la fila de totales.

Buscar una cuenta NUEVO 2026-10-18

Cada panel —Cuentas deudoras y Cuentas acreedoras— tiene su propio buscador en la franja azul de arriba. Escriba parte del código o del nombre y ese panel se queda solo con lo que coincide; el otro panel no se toca.

No importan las tildes ni las mayúsculas: credito encuentra «Crédito».
Si lo que escribe coincide con un nivel (por ejemplo bancos), se ven todas las cuentas que tiene adentro.
Al lado del buscador aparece cuántas cuentas coinciden. Si no hay ninguna, el panel lo dice.
Para volver a ver todo, borre el texto o presione Esc.

Ver solo las cuentas con saldo NUEVO 2026-10-18

El botón Con saldo de arriba deja en los dos paneles solo las cuentas que tienen saldo, con sus niveles. Las cuentas en cero y los niveles que no tienen ninguna cuenta con saldo se esconden.

Tóquelo otra vez para volver a ver todo. Mientras está puesto, el botón se ve en azul lleno.
Funciona junto con el buscador: busca solo entre las cuentas con saldo.
El sistema lo recuerda en esa computadora: la próxima vez que abra el catálogo arranca igual.
Los totales del pie no cambian: siempre suman todas las cuentas.

Niveles del plan de cuentas

Nivel	Descripción	Ejemplo	Acepta movimientos
Nivel 1	Grupo principal (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Gasto, Costo)	`1` — Activos	No
Nivel 2	Subgrupo	`11` — Activo Circulante	No
Nivel 3	Cuenta contable	`1101` — Caja y Bancos	No
Nivel 4	Cuenta de detalle (subcuenta)	`110101` — Caja Colones	Sí

Grupos de cuentas Nivel 1

Grupo	Tipo	Naturaleza
`A`	Activo	Deudora — saldo en débito
`P`	Pasivo	Acreedora — saldo en crédito
`T`	Patrimonio	Acreedora — saldo en crédito
`I`	Ingresos	Acreedora
`G`	Gastos	Deudora
`C`	Costos	Deudora

Permisos del Catálogo

Permiso	Acción
801	Ver el catálogo de cuentas
815	Crear niveles y cuentas
816	Editar nombre de cuentas
817	Activar / Inactivar cuentas
818	Eliminar cuentas (se borran de verdad si no tienen movimientos ni se usan en otra parte)
819	Ver movimientos de una cuenta desde el catálogo
820	Mover movimientos entre cuentas

Qué hace el botón Eliminar NUEVO 2026-10-18

Cuenta sin movimientos ni usos: se borra de verdad del catálogo y deja de aparecer. Si la necesita otra vez, se crea de nuevo.
Cuenta con movimientos en el diario: no se puede eliminar. Primero pase los movimientos a otra cuenta con Mover movimientos.
Cuenta con movimientos de años ya cerrados, o que se usa en otra parte (bancos, medios de pago, proveedores, clientes, artículos, planilla, parámetros…): no se borra, para que esos años se puedan reabrir y esas configuraciones sigan funcionando. Queda como Eliminada y deja de mostrarse en el catálogo; el aviso dice dónde aparece.
El botón Eliminadas (N) de arriba (en el celular, Ver eliminadas en el menú ) las vuelve a mostrar; Ocultar elim. las esconde otra vez. Los totales del pie siempre las incluyen.
Una cuenta que ya estaba Eliminada se puede volver a eliminar: si ya no tiene nada, se borra.

NUNCA insertar directamente en ContaDiario Todo movimiento contable debe pasar por las funciones centralizadas: contabilidad_obtener_asiento_cierre() y contabilidad_insertar_lineas() en functions/shared/contabilidad/contabilidad_funciones.php. Tampoco usar beginTransaction() — está prohibido en todo el proyecto por incompatibilidad con el driver ODBC de SQL Server.

En el celular NUEVO 2026-09-24

Si abre el Catálogo de Cuentas desde el celular, el sistema le muestra una versión hecha para pantalla chica. Ya no aparecen los dos paneles cortados que había que mover de lado a lado.

Arriba, los totales: cuántas cuentas hay (deudoras y acreedoras), el total del debe, el del haber y la diferencia (en rojo si no cuadra).
Dos pestañas: Deudoras y Acreedoras. Cada una muestra su árbol: el nivel 1 abierto y los niveles 2 y 3 cerrados. Toque un nivel para abrirlo o cerrarlo; el número gris dice cuántas cuentas tiene adentro.
Buscador: escriba parte del código o del nombre y el árbol se abre solo mostrando las cuentas que coinciden (no importan las tildes ni las mayúsculas).
Toque una cuenta para ver sus movimientos (permiso 819); se abren a pantalla completa, en tarjetas (ver cómo). El lápiz abre Editar cuenta: cambiar el nombre, activar, inactivar o eliminar, y desde ahí Mover movimientos a otra cuenta.
El botón verde de cada nivel agrega un nivel o una cuenta debajo de él (permiso 815).
En el menú están Nueva cuenta, Imprimir Web, Excel y Enviar por email. La flecha de la derecha es Regresar.

Cambia solo La pantalla elige la versión según el ancho: en una tableta girada o en una ventana ancha vuelve a la de escritorio. Lo que se guarda es lo mismo en las dos versiones, y los permisos también: si no tiene uno, el botón aparece gris o no hace la acción.

El banco de una cuenta (SWIFT)

En Editar cuenta (MCT-013) aparece el campo Banco (SWIFT). Sirve para las cuentas de banco: diga a qué banco corresponde la cuenta y el sistema lo usa en todos lados.

La lista trae cada banco con su nombre y su código SWIFT, el estándar mundial para identificar bancos (por ejemplo «Banco Nacional de Costa Rica · BNCRCRSJ»).
Se guarda apenas lo escoge, aparte del nombre de la cuenta. Junto a la lista se ve el logo del banco.
Si la cuenta todavía no tiene banco, abajo sale el sugerido por el nombre de la cuenta.
Con ese dato, el logo del banco aparece en los recibos de CxC y CxP, el banco va en el XML de pago y los botones de cobro rápido dicen de qué banco es cada SINPE o transferencia.
Es el mismo dato que se ve en Medios de pago: cambiarlo en un lado lo cambia en el otro.

Exportar a Excel: permiso 742

Si el botón Excel aparece gris, no es una falla: exportar este reporte se habilita persona por persona con su propio permiso:

Permiso 742 — Contabilidad · Catálogo cuentas CT-016

Cómo se asigna Lo asigna quien administre los permisos de usuario de su empresa, en Seguridad → Usuarios SE-001: elegir a la persona, escribir el número del permiso (o la palabra Excel) en el buscador de permisos y marcar la casilla. Toma efecto recargando la pantalla, sin cerrar sesión.

Al pasar el mouse sobre el botón gris, el sistema dice qué le falta. Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos: el permiso es por persona (por ejemplo, el usuario del contador suele ser uno aparte y necesita el suyo). Si el mensaje dice en cambio que la exportación está apagada para la empresa, esa no se abre desde el sistema: la solicita el dueño o la gerencia a Soporte Real. Ver el reporte en pantalla no pide este permiso; solo la descarga a Excel. Más detalles en El Excel de los reportes.

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