Cierre de Caja

Revisar, corregir y contabilizar los cierres de caja del sistema

AY-004
Menú Ayuda

Enviarle este manual a un usuario

El enlace abre solo este manual, sin el menú del sistema. El usuario no necesita clave ni entrar a FactuPOS: se ve en cualquier navegador y en el celular.

El WhatsApp sale del número de Soporte Real y el correo de info@soportereal.com. Con Compartir desde este teléfono sale de su propio WhatsApp y elige el contacto de su lista, sin escribir el número.

Que es el Cierre de Caja

El cierre de caja es el proceso donde se revisan todos los documentos generados durante un turno de caja (facturas, notas de credito, tiquetes, recibos) y se verifica que los montos cuadren correctamente antes de contabilizarlos.

Cada cierre agrupa los documentos de un cajero en un asiento contable (tipo 18). Mientras el cierre esta pendiente se puede corregir; una vez contabilizado queda cerrado.

Codigo del modulo: CF-002 El cierre de caja se encuentra en el menu Cajas del sistema.

Como entrar

Menu Principal
Cajas
Cierre de Caja

Requiere el permiso 100 (acceso al modulo de cajas).

Si su empresa no lleva contabilidad

Hay negocios que usan FactuPOS solo para facturar: no llevan libros contables y no hacen arqueo de caja. En esos casos el sistema igual abria el cierre del mes con la primera factura, ese cierre se quedaba pendiente para siempre porque nadie lo aplica, y a los dos dias el sistema empezaba a avisar «Cierre de caja pendiente» cada vez que se entraba.

Para eso esta el parametro 931, «Lleva contabilidad». Viene encendido en todas las empresas; si usted no lleva libros, lo apaga. Lo hace usted mismo, o la persona de su empresa que tenga permiso para cambiar parametros (permiso 017):

Configuracion
Parametros
Buscar 931
Apagarlo

Despues de apagarlo hay que salir y volver a entrar al sistema. El cambio queda registrado en la bitacora a nombre de quien lo hizo, y se puede volver a encender de la misma forma.

InterruptorQue pasa
Encendido (asi viene)La empresa si lleva contabilidad: todo funciona como siempre, cada venta genera su asiento y el cierre de caja se usa normalmente. Si usted no toca nada, este es su caso.
ApagadoLa empresa no lleva contabilidad: las ventas, compras, notas y recibos ya no generan asiento, no se abren cierres nuevos y desaparece el aviso de cierres pendientes (tambien el numerito del menu).
Antes de activarlo Con el 931 apagado se dejan de alimentar el Balance, el Estado de resultados y el Revisor de IVA contra contabilidad, porque esos informes se arman con los asientos. Lo que no se ve afectado es la facturacion electronica, el inventario, las cuentas por cobrar y por pagar ni la declaracion de IVA (D-104): todo eso se calcula con los documentos, no con la contabilidad. Si su contador le lleva los libros, consultelo con el antes de activarlo.
Los cierres viejos no se borran Los cierres que ya existian siguen ahi y se pueden seguir consultando en esta pantalla. Lo que se apaga es el aviso y la creacion de cierres nuevos. Si mas adelante decide volver a llevar contabilidad, se vuelve a encender el parametro y el sistema retoma desde ese momento.

Layout de la pantalla

La pantalla se divide en dos paneles principales:

+--------------------------------------------------+ | Titulo: Cierre de Caja [Excel][PDF][Ver] | +--------------------------------------------------+ | [Pendientes][Aplicados] Desde Hasta [Mas] [Buscar]| +-------------------------------+------------------+ | CIERRES (lista superior) | COMPARATIVO | | [] Cierre | Cajero | Saldo | Medios vs Docs | +-------------------------------+------------------+ | DOCUMENTOS (lista media) | RESUMEN | | Tipo | Ref | Fecha | Balance | Por tipo de doc | +-------------------------------| Por cuenta | | LINEAS (lista inferior) | Cotizaciones | | Cuenta | Doc | Debe | Haber | Total venta/caja | +-------------------------------+------------------+ | [Contador] [Pantalla] [POS] [x Impr] [Contabiliz] | +--------------------------------------------------+
  • Panel izquierdo: 3 sub-fichas apiladas (Cierres, Documentos, Lineas).
  • Panel derecho: Comparativo de medios de pago y resumen del cierre seleccionado.
  • Footer: Botones de accion (Contador, Imprimir, Contabilizar).

En el celular

La pantalla tiene dos versiones y usted no elige ninguna: el sistema muestra la que corresponde al ancho de lo que tenga en la mano. Se entra por el mismo lugar del menu de siempre.

  • Pantalla ancha (mas de 900 puntos): la vista de computadora, con los tres paneles a la vez.
  • Celular (900 o menos): la vista de telefono. Si gira el aparato y la pantalla se ensancha, cambia sola.
+----------------------------------+ | Cierre de caja - Su empresa | | [CJ-002][bug][idea] [mas][<-] | +----------------------------------+ | [Pendientes][Aplicados] [Filtros]| | sin contabilizar - todos cajeros | +----------------------------------+ | Cierres | Documentos | Lineas | R.| <- pestanas +----------------------------------+ | +----------------------------+ | | | CIERRE 6413 [] | | <- una tarjeta | | USUARIO 00012 | | por cierre | | NOMBRE JOSE MONTERO | | | | SALDO 842,355.75 | | | | DESCUADRE -1,250.50 | | | +----------------------------+ | +----------------------------------+ | 1 cierre(s) seleccionado(s) | | [$][pant][impr][x] [Contabilizar] | +----------------------------------+

Que cambia respecto a la computadora

En la computadoraEn el celular
Los tres paneles (Cierres, Documentos, Lineas) mas el resumen, todos a la vezCuatro pestanas: Cierres, Documentos, Lineas y Resumen. Cada una con el numero de renglones que trae
Listas en columnas; en pantalla angosta algunas se escondian y el saldo quedaba cortadoTarjetas: cada renglon es un recuadro con todos sus datos, cada uno con su nombre al lado. Nada queda cortado
Filtros siempre a la vista, arribaBoton Filtros. Debajo de las pestanas se lee siempre que esta viendo (fechas, cajero, descuadres)
Seis botoncitos en el titulo de DocumentosEl boton de los tres puntos de la lista abre cinco: Copiar, Mover, Reclasificar, Igualar fechas y Corregir. Separar x Cuenta es solo de la computadora
Se ordena tocando el titulo de la columnaLista desplegable Orden arriba de las tarjetas
Arrastrar un documento con el mouse a otro cierreNo aplica con el dedo: se marcan los documentos y se usa Mover a otro cierre
Excel, Imprimir web y Localizar en el tituloBoton de los tres puntos del encabezado
Cada linea contable muestra sus diez datos en columnasEl numero de documento, la referencia, la fecha y el tipo de cambio —que son iguales en todas las lineas del mismo documento— van juntos en un renglon gris al pie de la tarjeta. No se pierde ningun dato
El encabezado esta siempre completoEncabezado delgado, igual al de las demas pantallas del celular: arriba el nombre y la empresa, abajo el codigo, el boton 🛟 (error, mejora o consulta), los tres puntos y Regresar de ultimo a la derecha. Al bajar por la lista se encoge la barra de Pendientes/Aplicados y queda a la vista lo necesario
Consejo Al tocar un cierre pasa sola a Documentos, y al tocar un documento pasa a Lineas. Para volver, toque la pestana. La casilla de marcar de cada tarjeta esta en la esquina de arriba a la derecha y no abre nada: sirve para seleccionar varios cierres y contabilizarlos juntos.
Ver la version de computadora en el celular En el boton de los tres puntos del encabezado esta "Ver como en la computadora". Se vera chiquito y habra que ampliar con los dedos, pero queda disponible.

Filtros

FiltroDescripcionNotas
Pendientes / AplicadosAlterna entre cierres sin contabilizar y ya contabilizadosPendientes no requiere fecha
Desde / HastaRango de fechasSolo aplica en modo Aplicados
CajeroCodigo del cajeroSe guarda en el navegador
CotizFecha para filtrar cotizacionesDefault: hoy
Solo descuadresMuestra solo cierres con diferenciaUtil para encontrar problemas
LiquidaciónEscriba el número de una liquidación y presione Enter: la lista muestra solo sus cierresNo toma en cuenta Desde / Hasta. Ver Liquidar cierres
Consejo En la computadora los filtros estan todos a la vista, en una sola fila. En el celular se abren con el boton Filtros. El filtro de cajero se recuerda entre sesiones.

Cierres

La tabla superior muestra la lista de cierres. Cada fila tiene:

  • Checkbox: para seleccionar multiples cierres.
  • Cierre: numero de asiento.
  • Liq.: el número de la liquidación en la que está el cierre (vacío si no está en ninguna). Un clic sobre el número abre esa liquidación.
  • Usuario/Nombre: cajero que genero el cierre.
  • Fecha: el dia que el cierre cubre (la fecha contable, la misma por la que filtra Desde/Hasta), con la hora de apertura del turno al lado. Si el cierre se armo dias despues (un cierre atrasado), se muestra solo el dia que cubre — sin hora, para no mezclarlo con el dia en que se armo.
  • Saldo: balance total (debe ser 0 si esta cuadrado).

Seleccion simple

Haga clic en un cierre para seleccionarlo. Esto carga sus documentos y el resumen en el panel derecho.

Seleccion multiple

Use los checkboxes para seleccionar varios cierres a la vez. El resumen se actualiza mostrando el consolidado de todos los seleccionados. Esto es util para contabilizar varios cierres de un solo golpe.

Seleccionar todos El checkbox del encabezado selecciona o deselecciona todos los cierres visibles.

Liquidar cierres

Una liquidación junta varios cierres ya contabilizados bajo un solo número, para revisarlos y sumarlos como un todo. Por ejemplo, los cierres de todos los cajeros del día, o los de una semana, antes de llevar el dinero al banco.

Cómo se hace

  1. Pase a Aplicados. El botón naranja Liquidar solo trabaja con cierres ya contabilizados; en Pendientes se ve gris.
  2. Marque con el checkbox los cierres que quiere juntar. Si entre los marcados hay uno que ya está en una liquidación, el botón se pone gris y, al pasar el mouse, dice cuál es: desmárquelo para liquidar los demás.
  3. Presione Liquidar y confirme. El sistema le da un número de liquidación y le muestra sus cierres.

Ver una liquidación

Escriba el número en el filtro Liquidación y presione Enter, o haga clic en el número de la columna Liq.. Arriba de la lista aparece un aviso amarillo «Liquidación N · X cierres». Los cierres quedan marcados y el Resumen muestra el consolidado de todos juntos. Desde ahí se puede imprimir como siempre. El botón Cerrar liquidación vuelve a la lista normal.

Lista de cierres liquidados (CJ-003)

En el menú Cajas → Cierres liquidados están todas las liquidaciones, una por fila: su número, las fechas de sus cierres, cuántos cierres tiene, los cajeros, el Sistema (lo vendido), una columna por cada medio de pago (efectivo, tarjetas, SINPE…), el Total caja y el Descuadre. Abajo va el total de todas.

  • Filtre con Desde y Hasta: aparece la liquidación que tenga algún cierre en esas fechas. O escriba el número en Liquidación y presione Enter.
  • Toque una fila y a la derecha sale su Resumen por cuenta: los cierres que la forman y cada cuenta con sus documentos, débito, crédito y saldo.
  • Abrir en Cierre de Caja la abre en esta pantalla, con sus cierres marcados, para imprimirla o revisar los documentos.

Permiso: ver la lista pide el 100 (el mismo de Cierre de Caja).

Sacar un cierre

Con la liquidación a la vista, la ✕ junto al número saca ese cierre de la liquidación. El cierre queda suelto y se puede meter en otra.

Qué NO hace Liquidar no cambia la contabilidad: cada documento sigue en su cierre, con su fecha y sus montos. Solo agrupa los cierres. Un cierre puede estar en una sola liquidación a la vez.

Permiso: liquidar y sacar cierres pide el 012 (el mismo de Contabilizar). Sin él, el botón se ve gris.

Documentos del Cierre

Al seleccionar un cierre, la tabla media muestra sus documentos (facturas, notas de credito, tiquetes, recibos, etc.).

ColumnaDescripcion
TipoFVE (factura), NCR (nota credito), NDV (nota debito), TIQ (tiquete), ACC (recibo CxC)
NombreDescripcion del tipo de documento
ReferenciaNumero de referencia del documento
FechaFecha real del documento (no la contable)
BalanceSaldo de las lineas (debe ser 0 si cuadra). Rojo si hay diferencia

Acciones por documento

Cada fila tiene iconos de accion en las columnas de la derecha:

  • Pagos: Ver, corregir, agregar o quitar los medios de pago del documento (solo FVE, NCV, NDV). Ver Medios de pago del documento.
  • Imprimir: Imprimir comprobante del documento.
  • Reconstruir: Regenerar asiento contable (solo si tiene diferencia).
  • Eliminar: Eliminar documento con diferencia del cierre. Pide el permiso 012; sin él, el botón se ve gris.

Ver solo algunos tipos de documento

El boton Todos los tipos (a la par del cuadro de filtrar) despliega una tabla con los tipos de documento que hay en ese cierre: el tipo, su nombre y cuantos hay. Marque solo los que quiere ver, por ejemplo FVE (facturas de venta) y NCV (notas de credito), y la lista muestra solo esos. El boton cambia a FVE + NCV y se pinta de azul para recordarle que hay un filtro puesto. Todos y Ninguno marcan o desmarcan todo de una vez.

  • El Resumen del cierre se recalcula solo con los tipos marcados (detalle por tipo, total por cuenta, Total Caja y Total Venta) y lo dice arriba con un aviso azul. Con el filtro puesto no se muestran las cotizaciones ni el contador de monedas, porque esos cuentan la caja completa. El enlace Ver todo del aviso quita el filtro.
  • La vista en pantalla del resumen tambien sale filtrada e indica los tipos en la cabecera.
  • El filtro se mantiene al pasar a otro cierre.
  • Contabilizar siempre contabiliza el cierre completo, con o sin filtro.

Filtrar documentos

El campo "Filtrar documento..." busca en el numero de documento, la referencia, el tipo y el nombre. Puede escribir los ultimos digitos del documento o el tipo (ej: "FVE").

Ordenar

Haga clic en los encabezados de columna (Tipo, Nombre, Referencia, Fecha, Balance) para ordenar. Clic de nuevo invierte la direccion.

Documentos en rojo Si el balance de un documento no es 0, aparece en rojo. Esto indica un descuadre que debe corregirse antes de contabilizar.

Medios de pago del documento

El icono Pagos de una factura (FVE), nota de credito (NCV) o nota de debito (NDV) abre la ventana Pagos doc (MJ-003) con la tabla de medios de pago con que se cobro ese documento. Desde ahi se puede:

  • Corregir una linea: cambie el medio, la cuenta, la moneda, el tipo de cambio o el monto y presione el boton verde ✓ de esa linea. Cada linea se guarda por aparte.
  • Agregar una linea: la ultima fila (con fondo celeste) es para una linea nueva. Elija el medio de pago (la cuenta se pone sola con la del medio, o puede elegir otra), revise el monto y presione Agregar. Si al documento le falta monto para cuadrar, esa fila ya trae la diferencia sugerida.
  • Quitar una linea: presione el boton rojo de la papelera; el sistema pide confirmacion antes de quitarla.

Debajo de la tabla se muestra el total del documento y si los pagos cuadran o cuanta diferencia hay (el Vuelto se resta de lo pagado).

Que cambia y que no Los medios de pago alimentan el Comparativo de medios de pago del cierre, que se actualiza apenas guarda. No cambian el comprobante que ya se envio a Hacienda, y las lineas contables del documento se revisan y corrigen aparte. La linea de Vuelto solo deja cambiar el tipo de cambio y el monto, o quitarla. No se permite agregar un Vuelto nuevo ni lineas en cero.

Lineas Contables

Al seleccionar un documento, la tabla inferior muestra sus lineas del diario contable (ContaDiario):

ColumnaDescripcion
CuentaCodigo de la cuenta contable
NombreNombre de la cuenta
DocumentoNumero del documento
Ref.Referencia de la linea
FechaFecha de la linea
DetalleDescripcion de la operacion
T.C.Tipo de cambio (referencia)
Debe / HaberMontos de debito y credito
SaldoBalance acumulado (Debe - Haber)

Editar linea

En cierres pendientes, puede hacer clic en una linea para abrir el modal de edicion. Desde ahi puede:

  • Cambiar la cuenta contable (dropdown con cuentas 1101*).
  • Ajustar los montos de debito y credito.
  • Clonar la linea (crea una copia identica con nuevo ID).

Resumen del Cierre

El panel derecho muestra el resumen del cierre seleccionado (o el consolidado si hay varios seleccionados).

Desde / Hasta: el horario del turno

Arriba del resumen aparece el rango horario real del turno:

  • Desde: la hora en que se abrio el turno, es decir cuando entro la primera transaccion al cierre.
  • Hasta: la hora del ultimo documento que quedo dentro del cierre.

Ejemplo: Desde 06/09/2026 11:37 a.m. — Hasta 06/09/2026 05:16 p.m.

Si selecciona varios cierres a la vez, el rango va desde la apertura del primero hasta el ultimo documento del ultimo. Ese mismo rango sale en el tiquete POS, en Imprimir Web / Pantalla y en el correo del cierre.

Si un cierre aparece sin hora Hay cierres que no tienen hora que mostrar: los que solo agrupan gastos o facturas de compra (esos documentos se registran por dia, no por hora) y los cierres muy antiguos. En ese caso se muestra solo la fecha — nunca una hora inventada.

Comparativo Medios de Pago

Seccion colapsable que compara lo que dicen los medios de pago (efectivo, tarjeta, SINPE, etc.) contra lo que dicen los documentos. Permite detectar descuadres entre lo cobrado y lo registrado.

Detalle por Tipo de Documento

Muestra las cuentas contables agrupadas por tipo de documento (Factura de Venta, Nota Credito, etc.) con la cantidad de documentos entre parentesis.

Total por Cuenta

Resumen de saldos por cuenta contable. Haga clic en cualquier cuenta para ver el desglose de documentos que la componen.

Pagos en Moneda Extranjera (informativo)

Debajo de cada cuenta que recibio pagos en una moneda distinta a la nacional (Parametro 249), aparece una sub-fila informativa con borde teal mostrando el monto recibido en la moneda original (USD, EUR, etc.).

Por ejemplo si la cuenta Efectivo recibio una factura pagada en dolares, vera:

  • Efectivo (2) — 2,756.39 (saldo total en colones, suma normal)
  • Efectivo USD (1) — USD 25.00 (informativo, NO suma)

Esta fila no se suma al Total Caja ni a ningun otro total — es solo para visualizar cuanto dinero fisico extranjero entro en la caja sin tener que abrir cada documento.

Desglose completo por moneda (Parametro 176)

Si activa el Parametro 176 ("Cajas, ver e imprimir segun la moneda de cobro") en modulo CAJAS, cada cuenta de caja se desglosa por TODAS las monedas que la conformaron — incluida la moneda nacional. Esto sirve para ver de un vistazo cuanto se cobro en cada moneda, tanto en la pantalla del cierre como en el tiquete impreso POS.

Comparativo del mismo cierre (1 factura en CRC por ¢100 y 1 factura en USD por $2 a tipo de cambio 459.53):

EstadoParam 176 = 0 (default)Param 176 = 1
Efectivo Efectivo (2) — 1,019.06 Efectivo (2) — 1,019.06
  Efectivo CRC (1) — CRC 100.00
  Efectivo USD (1) — USD 2.00
Suma vs. desglose La linea principal Efectivo (2): 1,019.06 se mantiene siempre — es el total consolidado en colones que cuadra con Total Caja. Las sub-lineas por moneda son adicionales y muestran el monto en la moneda original (no convertido), para que vea cuantos USD/EUR fisicos entraron sin abrir cada documento.
Tambien en el tiquete El mismo desglose aparece en el tiquete POS impreso (sub-lineas indentadas con 2 espacios) cuando el Parametro 176 esta en 1. Si lo apaga (0) vuelve al formato clasico de una linea por cuenta + sub-fila informativa solo para monedas extranjeras.

Fuente de datos: las lineas de ContaDiario agrupadas por CodMoneda + Cuenta. El sistema usa el TipoCambio guardado en cada linea contable para devolver el monto en la moneda original. Si una linea quedo sin CodMoneda, se asume moneda nacional (Parametro 249).

Cotizaciones

Si el cajero tiene cotizaciones en la fecha seleccionada, aparece un enlace "Cotizaciones (X)" donde X es la cantidad. Haga clic para ver el detalle en un modal.

Totales

  • Total venta: Suma de cuentas de naturaleza acreedora (ingresos).
  • Total caja: Suma de cuentas que inician con 1101 (efectivo en caja).

Por que el cierre NO cuadra con un reporte de ventas del dia

Es la consulta mas repetida, y en casi todos los casos ninguno de los dos numeros esta malo: el cierre y un reporte de ventas miden cosas distintas. Hay dos diferencias, y se suman.

1. El cierre es DINERO. La venta es VENTA.

En la caja entra todo lo que el cliente pago: la venta, mas el IVA, mas el impuesto de servicio del 10 % si el negocio lo cobra. Un reporte de ventas muestra la venta, sin impuestos — porque el IVA y el servicio no son venta del negocio: son plata que se recibe para entregar a otro.

Ejemplo real de un dia completo:

ConceptoMonto
Venta del dia (sin impuestos)1.587.906,18
+ IVA205.449,12
+ Impuesto de servicio (10 %)70.473,48
= Dinero que entro a la caja1.863.828,78

Los dos numeros son correctos. La diferencia entre ellos es, exactamente, IVA + impuesto de servicio.

2. El cierre va por TURNO. El reporte va por DIA.

Un cierre cubre desde que el cajero abrio hasta que cerro, y en un bar o restaurante ese turno cruza la medianoche. Un reporte de ventas va por fecha de calendario. Entonces las ventas de un mismo dia pueden quedar repartidas en varios cierres, y uno de ellos archivado en el dia anterior.

Del mismo dia del ejemplo (06/09), las 183 facturas quedaron asi:

CierreHorario del turnoFacturas del 06/09Dinero
#252 (archivado en el 05/09)05/09 6:27 p.m. → 06/09 2:30 a.m.50378.914,00
#25306/09 11:37 a.m. → 5:16 p.m.84852.691,27
#25406/09 5:19 p.m. → 11:17 p.m.49632.223,51

Por eso, si filtra los cierres del 06/09 vera solo el #253 y el #254: las ventas de la madrugada pertenecen al turno que abrio la noche del 05.

3. El reporte de ventas filtra por ESTADO. El cierre no.

El reporte de Facturas (VE-001) trae por defecto el estado Procesada, o sea las ventas terminadas. El cierre de caja, en cambio, muestra todo lo que entro a la caja: si un documento tiene su pago y su asiento, ahi esta, sin mirar el estado.

Entonces, si una venta quedo en estado Transito (a medio terminar), el cierre la cobra y el reporte no la lista. Se reconoce facil: el cierre tiene MAS documentos que el reporte, y la diferencia de plata es justo la suma de los que faltan.

Ejemplo real: un cierre con 291 documentos y 1.582.300,96 contra un reporte del mismo dia con 270 y 1.495.150,93. Los 21 que no aparecian sumaban exactamente los 87.150,03 de diferencia.

Como verlas En Facturas (VE-001), ponga el filtro Estado en Todos y compare de nuevo. Las que aparezcan como Transito son las que el reporte estaba dejando por fuera.
Ventas hechas sin internet Las ventas que la caja guarda sin conexion y sube despues quedaban en Transito y nunca pasaban a Procesada, en los negocios que no emiten factura electronica. Corregido en setiembre 2026: ahora quedan terminadas apenas se suben, y la misma venta ya no se puede subir dos veces.
Como comparar de verdad Para cruzar un cierre contra las ventas, tome el rango horario del turno que aparece en Desde / Hasta, y compare contra ese mismo rango, no contra el dia. Y compare venta contra venta: al dinero del cierre restele primero el IVA y el impuesto de servicio.
Cuidado con el NOMBRE de la cuenta En el resumen cada linea sale con el nombre que la empresa le puso a su cuenta contable, no con un rotulo del sistema. Si el catalogo contable tiene los nombres cambiados, una linea puede decir "Impuestos de servicios" y contener en realidad el IVA. Las cuentas que usa el cierre se definen en los Parametros 76, 78 y 79 — si algo no calza con su nombre, revise ahi antes de dar el monto por malo.

Reconstruir Documento

Cuando un documento tiene diferencia (balance distinto de 0), puede reconstruir su asiento contable. Esto elimina las lineas existentes y las regenera desde cero usando los datos de la venta original.

Como usarlo

  1. Identifique el documento con diferencia (aparece en rojo en la columna Balance).
  2. Haga clic en el icono de la fila.
  3. Confirme la accion en el dialogo.
  4. El sistema regenera las lineas y recalcula el balance.
Corregir Todos El boton "Corregir Todos" en el encabezado de documentos reconstruye automaticamente todos los documentos que tengan diferencia en el cierre actual.
Solo cierres pendientes La reconstruccion solo funciona en cierres con estado pendiente (0). No se puede reconstruir un cierre ya contabilizado.

Permiso: reconstruir una factura, nota de crédito o nota de débito borra su asiento y lo vuelve a armar, así que pide el 012 (contabilizar cierres) o el 178 (Ventas sin contabilizar). Sin ninguno, el botón se ve gris.
Tipos soportados Originales: FVE, NCV, NDV (ventas) y FCO, FC1, FC5, FC6, FC7, FC8, GA2, GA3, GA4, GA9, NCC, NDC, GAS (compras y gastos — desde 2026-08-25 la factura de compra lleva una sigla por tipo de compra; FCO es la histórica). Reversas: NVE, NNC, NND — al reparar una linea de reversa, el sistema mapea automaticamente al tipo origen (NVE→FVE, NNC→NCV, NND→NDV) y re-espeja la reversa contra las lineas FVE/NCV/NDV actuales del documento. Util cuando el FVE fue re-posteado y la NVE quedo con cuentas viejas. (Soporte para reversas agregado 2026-04-25.)

Mover Documentos

Permite trasladar documentos de un cierre a otro. Util cuando un documento quedo en el cierre equivocado.

  1. Seleccione los documentos con los checkboxes.
  2. Aparece el boton "Mover" en el encabezado de documentos.
  3. Haga clic en "Mover" para abrir el modal.
  4. Seleccione el cierre destino de la lista.
  5. Confirme la operacion.
Arrastrar y soltar Tambien puede arrastrar documentos entre cierres (drag and drop) como alternativa al modal.

Separar x Cuenta

Parte un cierre en cierres aparte, uno por cada grupo de documentos que tenga. Sirve cuando el cajero registró algo que no salió de su caja —un pago a un proveedor o un gasto que pagó otra persona— y ese grupo se tiene que liquidar por aparte.

GrupoQué documentos lleva
VentasFacturas, notas de crédito y débito, anulaciones, rebajos de adelanto, fondo de caja y todo lo que no sea de los otros tres grupos. Se queda en el cierre original
Cuentas por cobrarRecibos de CxC y sus anulaciones, adelantos, cobro de intereses, abonos por saldo a favor, pronto pago, documentos CxC manuales
ProveedoresRecibos de CxP y sus anulaciones, pagos a proveedor, facturas de compra y sus notas de crédito y débito, documentos CxP manuales
GastosGastos (de todo tipo), anulaciones de gasto, notas de salida a gasto

Cómo se hace

  1. Seleccione el cierre en la lista (un clic sobre la fila).
  2. En el título de Documentos del cierre presione Separar x Cuenta y confirme.
  3. El sistema le dice qué número de cierre quedó para cada grupo. La lista se recarga con los cierres nuevos.
Qué cambia y qué no Los cierres nuevos son del mismo cajero, con las mismas fechas y el mismo estado (borrador o aplicado). Cada documento pasa entero, con su fecha y sus montos: la contabilidad no cambia, solo en qué cierre está. Si el cierre tiene documentos de un solo grupo, no hay nada que separar.
Es opcional Los cierres se siguen abriendo uno por cajero, como siempre. Solo se separa el que lo necesita. Si el cierre está en borrador, lo que el cajero siga registrando cae en el cierre original (Ventas).

Cuándo NO se puede: si el cierre ya está en una liquidación. Un cierre liquidado ya no se separa: el botón se ve gris y dice por qué.

Permiso: el 012 (el mismo de Contabilizar y Liquidar). Sin él, el botón se ve gris.

Cambiar la fecha de un documento NUEVO 2026-10-23

Cuando un documento del cierre quedó con la fecha equivocada (incluso de otro mes o de otro año), se le puede cambiar la fecha y después pasarlo al cierre que le corresponde.

  1. Seleccione el cierre y, en Documentos del cierre, presione el botón Cambiar fecha en la fila del documento.
  2. Escriba la fecha nueva (dd/mm/aaaa) y acepte. Se cambian todas las líneas del documento juntas, con la misma fecha: no se cambia una sola.
  3. Enseguida el sistema ofrece Reclasificar: si acepta, el documento pasa al cierre del mismo cajero de esa fecha (si no existe, lo crea).
Qué cambia y qué no. Cambia solo la fecha contable del documento (sus líneas). La factura, el recibo o el documento en Cuentas por cobrar o por pagar no se tocan. No se permite una fecha futura.

Solo cambia ese documento. Si el mismo número lo comparten varios documentos en el cierre (por ejemplo, varios recibos de un mismo depósito), el sistema no deja cambiarlo desde aquí y le dice cuáles son, para no cambiarle la fecha a los otros.

Permiso: el 012 (el mismo de Contabilizar y Separar). Sin él, el botón se ve gris.

Reclasificar por Fecha

El boton "Reclasificar" mueve automaticamente los documentos al cierre que corresponda segun su fecha real. Es util cuando documentos quedaron en un cierre de fecha diferente (por ejemplo, una factura del dia anterior que se proceso hoy).

El proceso muestra una barra de progreso indicando cuantos documentos se estan procesando y a donde se mueven.

Precaucion Solo reclasifica documentos de cierres pendientes. Verifique el resultado despues de reclasificar.

Localizar Documento o Asiento

El boton "Localizar" abre un buscador que encuentra un documento especifico, o un cierre por su numero de asiento, en cualquier fecha del sistema, sin importar estado o cajero.

  1. Haga clic en el boton Localizar.
  2. A la izquierda elija que va a buscar: Documento o N.º de asiento.
  3. Documento: escriba el numero (al menos 4 digitos). Puede ser parcial (ej: los ultimos 8 digitos).
    N.º de asiento: escriba el numero que sale en la columna Cierre de la lista (ej: 6439).
  4. Presione Enter o haga clic en Buscar.

Por documento, el sistema busca primero por Referencia y luego por Documento. Cada resultado muestra:

  • Numero de cierre y cajero.
  • Estado (Pendiente / Aplicado).
  • Si tiene diferencia (descuadre), con una raya naranja a la izquierda.

Por asiento, el resultado muestra el cierre con su fecha, el cajero, cuantos documentos tiene y su estado. Si el numero existe pero corresponde a otro tipo de asiento (por ejemplo, el de una compra), el buscador le avisa que no es un cierre de caja: esos asientos no se ven en esta pantalla.

Haga clic en un resultado para navegar directamente al cierre (y, si busco por documento, al documento encontrado). El sistema acomoda solo los filtros de la pantalla: pone la fecha del cierre en Desde y Hasta, borra el codigo de cajero, quita "Solo descuadres" y cambia entre Pendientes y Aplicados segun corresponda. Por eso puede llegar a un cierre de cualquier fecha, aunque la pantalla estuviera mostrando el dia de hoy.

Contador de Monedas

Herramienta de arqueo que permite contar fisicamente el dinero en caja y compararlo con lo esperado por el sistema.

Como usarlo

  1. Seleccione un cierre y haga clic en el boton Contador en el footer.
  2. Ingrese la cantidad de cada denominacion (monedas y billetes).
  3. Ingrese los montos de tarjeta, SINPE, transferencia y gastos si aplica.
  4. Si hay dolares, ingrese el monto y el tipo de cambio.

Denominaciones

TipoValores
Monedas5, 10, 25, 50, 100, 500
Billetes1,000 / 2,000 / 5,000 / 10,000 / 20,000 / 50,000
OtrosTarjeta, SINPE, Transferencia, Gastos (resta)
DolaresMonto en USD x Tipo de cambio

Totales

  • Total Contado: Suma de todo lo fisicamente contado.
  • Control (Esperado): Lo que el sistema espera segun los documentos.
  • Diferencia: Contado menos esperado. Positivo = sobrante, negativo = faltante.
El campo «Gastos» del arqueo no registra el gasto. Sirve únicamente para que el efectivo contado cuadre cuando se sacó plata de la caja: le dice al arqueo «este dinero salió, por eso no está». No genera asiento contable ni queda como compra. Para que el gasto quede registrado de verdad hay que crearlo aparte:
  • Lo más rápido, cuando la plata salió de la gaveta: Utilidades → Mov. Contable (está en Cobro en Caja y en FactuDesk), con tipo de documento GAS. Del lado AUMENTA se pone la cuenta del gasto y del lado RESTA la cuenta de caja/efectivo. En un solo paso rebaja el efectivo y carga el gasto. Ver Cobro en Caja · Movimiento Contable.
  • Si el gasto viene con factura electrónica del proveedor y quiere aprovechar el IVA → Compras → Nueva Compra (compra manual), con forma de pago Contado y la cuenta de gasto que corresponda.
  • Si quedó pendiente de pago → CxP → Crear CxP manual.
Un gasto sin comprobante electrónico autorizado se puede registrar para el control interno, pero consulte con su contador si es deducible.

Acciones

  • Contabilizar: Guarda el conteo y contabiliza el cierre.
  • Imprimir: Imprime el conteo de monedas en POS.
  • Limpiar: Reinicia todos los campos a cero.

Imprimir Cierre

Hay 3 formas de ver/imprimir el resumen del cierre:

BotonAccionDescripcion
PantallaVer en pantallaAbre una vista previa del cierre en formato legible
Imprimir POSImpresora termicaEnvia el tiquete a la impresora POS configurada en la estacion
ContabilizarCerrar + ImprimirContabiliza e imprime automaticamente (si el checkbox esta activo)

La impresora se configura desde el icono de Estacion en el header del sistema. El tiquete incluye:

  • Nombre de la empresa.
  • Rango de fechas (desde / hasta).
  • Detalle por tipo de documento con conteo.
  • Total por cuenta.
  • Totales de venta y caja.
  • Contador de monedas (si se registro).
  • Nulos / Rechazados — listado de documentos del cajero, en el rango de fechas del cierre, que quedaron en estado Nula (3) o Rechazada por Hacienda (5). Tambien se incluye en el correo.
Correo automatico Al imprimir y al contabilizar, el sistema envia el resumen del cierre unicamente a la direccion configurada en el parametro 118 ("Email cierre caja"). Si el parametro 118 esta vacio no se envia ningun correo. Soporta varias direcciones separadas por coma, punto y coma o salto de linea. (Cambio 2026-04-25: ya no se agrega automaticamente el email del cajero.)
Nulos / Rechazados Al final del tiquete y del correo aparece un bloque con los documentos que el cajero emitio en el periodo del cierre y quedaron Nulos (Estado 3) o Rechazados por Hacienda (Estado 5). Permite detectar inmediatamente si hay documentos que requieren atencion, sin tener que ir al reporte de auditoria.

Contabilizar

Contabilizar cambia el estado del cierre de Pendiente (0) a Aplicado (1). Una vez contabilizado, el cierre queda cerrado.

Requisitos

  • El cierre debe estar balanceado (Total Debito = Total Credito).
  • El usuario debe tener el permiso 012.
  • Si su empresa activó el parametro 405: que no quede ningún cobro pendiente en caja (ver abajo).

Control opcional: no contabilizar mientras haya cobros pendientes en caja

Es un control opcional a los cajeros, que viene apagado. Si su empresa lo activa, la caja tiene que quedar limpia antes de contabilizar: mientras haya un solo documento enviado a Cajas para cobrar (una cotización o una factura enviada con «Enviar a Cajas», de cualquier caja), ningún cierre se contabiliza — ni desde esta pantalla, ni desde el Contador de Monedas, ni desde FactuDesk o el SAC. Sale el mensaje «No se permite contabilizar cierres si hay cobros pendientes en caja. Contacte al administrador, aplique los cobros o, si tiene los permisos necesarios, guarde como proformas y procese luego», con la cantidad pendiente. El aviso queda en pantalla hasta que lo cierre: presione Enter o el botón Entendido.

Para destrabarlo, en Cobro Caja cada documento pendiente se cobra (queda facturado) o se devuelve a Ventas (queda como proforma para procesarlo luego). Cuando la lista de pendientes queda vacía, el cierre se contabiliza normal.

Este control lo maneja el parametro 405, «Para hacer cierre de caja es obligatorio no tener cobro de caja pendiente». Viene apagado (en 0): se contabiliza aunque queden cobros pendientes. Si quiere el control, lo enciende (lo pone en 1) usted mismo, o la persona de su empresa que tenga permiso para cambiar parametros (permiso 017). Para quitarlo, se vuelve a poner en 0:

Configuracion
Parametros
Buscar 405
Encender (1) o apagar (0)

Que sucede al contabilizar

  1. Se valida que el cierre exista, sea tipo 18 y este pendiente.
  2. Se verifica que este balanceado (debito = credito).
  3. Se actualiza el estado a 1 (Aplicado).
  4. Se genera e imprime el tiquete POS (si el checkbox esta activo).
  5. Se envia correo con el resumen al parametro 118 (si esta configurado).
Cierre desbalanceado Si el cierre tiene diferencia (debito distinto de credito), no se puede contabilizar. Debe corregir los documentos con diferencia usando Reconstruir o editando las lineas manualmente.
Contabilizar multiples Puede seleccionar varios cierres con los checkboxes y contabilizarlos todos de una vez. El sistema procesa cada uno individualmente y reporta cuantos se contabilizaron y cuantos tuvieron errores.

Cierre automático de madrugada

Todos los días a las 4:00 a.m. el sistema contabiliza solo los cierres de caja que quedaron pendientes, igual que si alguien presionara Contabilizar. Así cada día arranca con la caja limpia y nadie tiene que acordarse de cerrar.

Qué hace y qué no

  • Contabiliza los cierres balanceados. El que tenga diferencia se deja pendiente, para que usted lo revise y lo contabilice a mano.
  • Si su empresa encendió el parámetro 405 y quedan cobros pendientes en caja, esa noche no contabiliza ninguno.
  • Si su negocio vendió en la última hora (está abierto a esa hora), esa noche no toca nada.
  • No imprime tiquete. El correo (parámetros 118 y 913) y el WhatsApp del cierre (parámetro 222) salen igual que al contabilizar a mano.
  • Toma todos los cierres pendientes, de cualquier fecha. A los que tienen más de 2 días no les manda correo ni WhatsApp, para no llenarle el buzón con resúmenes viejos.

¿Por qué a las 4:00 y no a medianoche? Porque muchos negocios (bares, restaurantes, licoreras) siguen vendiendo después de las 12. A las 4 ya cerraron y su cierre sale completo, con toda la noche. Si su negocio todavía está vendiendo a esa hora, esa noche no se toca y el cierre se contabiliza la noche siguiente.

Encenderlo o apagarlo: parámetro 406

Lo maneja el parámetro 406, «Cierre de caja automático: contabilizar solos los cierres de caja a las 4:00 a.m.». Viene encendido (en 1). Si su negocio trabaja a esa hora (atiende 24 horas o abre de madrugada) o prefiere revisar cada cierre antes de contabilizarlo, apáguelo (póngalo en 0) usted mismo, o la persona de su empresa que tenga permiso para cambiar parámetros (permiso 017):

Configuracion
Parametros
Buscar 406
Encender (1) o apagar (0)
Con el automático igual puede contabilizar a mano Si quiere cerrar antes, contabilice desde esta pantalla como siempre: el automático solo toma lo que siga pendiente a las 4:00.

Permisos

PermisoDescripcionAfecta
100Acceso al modulo de CajasVer la pantalla de cierre de caja
012Contabilizar cierreBoton Contabilizar en el footer
012Liquidar cierresBoton Liquidar y la ✕ para sacar un cierre de su liquidacion. Sin el permiso se ve gris
012 o 178Reconstruir asientoBoton reconstruir de una factura, nota de credito o nota de debito. Sin ninguno de los dos se ve gris
012Eliminar documento del cierreBoton eliminar (papelera) de un documento con diferencia. Sin el permiso se ve gris
Botones visibles pero deshabilitados Si no tiene un permiso, el boton aparece en gris con un tooltip indicando que no tiene acceso. Esto es intencional para que sepa que la funcion existe.

Parámetros de empresa

Los parámetros configuran las cuentas contables y el comportamiento del cierre de caja.

ParámetroDescripciónUso en cierre
62Nombre de la empresaEncabezado del tiquete impreso y correos de cierre
76Raíz cuenta de ventasBase para generar las cuentas de ventas por tipo (gravado, exento, exonerado)
78Cuenta IVA por pagarCuenta contable del IVA en asientos de cierre
91Cuenta costo de ventaExcluida del resumen de cuentas en el cierre
92Cuenta inventarioExcluida del resumen de cuentas en el cierre
118Email destino para cierresDirección de correo que recibe el resumen al imprimir y al contabilizar
77Cuenta CxCUsada para asientos de facturas a crédito en la reconstrucción
176Cajas, ver e imprimir segun la moneda de cobro (checkbox)Si esta en 1, el resumen y el tiquete impreso desglosan cada cuenta por moneda (CRC + USD/EUR). Si esta en 0, solo aparece la sub-fila informativa de monedas extranjeras (legacy).
406Cierre de caja automático (checkbox, viene en 1)En 1 el sistema contabiliza solo los cierres balanceados todos los días a las 4:00 a.m. En 0 se contabilizan solo a mano. Más detalle.
249Moneda nacional (default CRC)Define cual es la moneda nacional para el desglose. Las lineas sin CodMoneda en ContaDiario se asumen en esta moneda.
Cuentas 1101* Las cuentas que inician con 1101 se suman como "Total caja" en el resumen del cierre. Este prefijo corresponde a las cuentas de efectivo y equivalentes de efectivo.

Errores comunes

"Cierre desbalanceado (D: X C: Y)" El total de debitos no coincide con el total de creditos. Busque documentos con balance distinto de 0 y use Reconstruir o edite las lineas.
"No se permite contabilizar cierres si hay cobros pendientes en caja..." Quedan documentos enviados a Cajas sin cobrar. Vaya a Cobro Caja y cobre o devuelva a Ventas cada documento pendiente; después contabilice. Este aviso solo sale si su empresa encendió el parametro 405; si necesita contabilizar igual, póngalo en 0. Más detalle.
"Ya esta contabilizado" El cierre ya fue procesado anteriormente. Cambie a la vista "Aplicados" para encontrarlo.
"Cierre no encontrado" El asiento no existe o no es de tipo 18 (cierre de caja).
Un documento aparece en rojo pero los datos estan correctos Puede ser un error de redondeo por tipo de cambio. Use Reconstruir para regenerar el asiento con el ajuste automatico de redondeo.
No aparece el boton Contabilizar Verifique que tenga el permiso 012 asignado. Contacte al administrador si es necesario.
El localizador no encuentra un documento Verifique que esta ingresando al menos 4 digitos y que a la izquierda diga Documento (no N.º de asiento). El sistema busca primero por referencia y luego por numero de documento.
Dice "No se encontro el cierre #N en la lista" Al hacer clic en un resultado del localizador la pantalla se acomoda sola a la fecha de ese cierre. Si aun asi no aparece, es porque el cierre ya no existe: lo mas probable es que se haya eliminado o reconstruido despues de la busqueda. Vuelva a buscar el documento.

Exportar a Excel: permiso 707

Si el botón Excel aparece gris, no es una falla: exportar este reporte se habilita persona por persona con su propio permiso:

  • Permiso 707 — Cajas · Cierre de caja CJ-002
Cómo se asigna Lo asigna quien administre los permisos de usuario de su empresa, en Seguridad → Usuarios SE-001: elegir a la persona, escribir el número del permiso (o la palabra Excel) en el buscador de permisos y marcar la casilla. Toma efecto recargando la pantalla, sin cerrar sesión.

Al pasar el mouse sobre el botón gris, el sistema dice qué le falta. Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos: el permiso es por persona (por ejemplo, el usuario del contador suele ser uno aparte y necesita el suyo). Si el mensaje dice en cambio que la exportación está apagada para la empresa, esa no se abre desde el sistema: la solicita el dueño o la gerencia a Soporte Real. Ver el reporte en pantalla no pide este permiso; solo la descarga a Excel. Más detalles en El Excel de los reportes.

Qué trae el Excel

Trae la lista de cierres con los mismos filtros de la pantalla (estado, fechas, cajero): asiento, cajero, fecha, Saldo, Descuadre, Total Caja y Total Venta, más Total Débito y Total Crédito. La fila TOTAL suma el Saldo, el Descuadre, el Total Caja y el Total Venta de todos los cierres de la lista.

Total Caja y Total Venta son los mismos que muestra el resumen al marcar ese cierre: Total Caja suma las cuentas de caja (efectivo, tarjetas, SINPE) y Total Venta suma las ventas con su impuesto. Si en pantalla marca varios cierres, el resumen da la suma de esas mismas columnas.

Total Débito no es el Total Caja Total Débito / Total Crédito suman todas las líneas contables del asiento del cierre: los medios de pago, pero también el costo de la mercadería, el inventario, los impuestos, las notas de crédito y las compras pagadas por caja. Por eso siempre dan bastante más que el Total Caja del resumen, que suma solo las cuentas de caja (efectivo, tarjetas, SINPE). Un documento con una cantidad mal digitada (por ejemplo 5.900 unidades en lugar de 1) dispara el costo y con él el Total Débito, aunque la caja no cambie. Para cuadrar contra la caja, use la columna Total Caja.

Los cierres se filtran por su fecha contable (el día que cubren): un turno abierto el 1.º del mes siguiente no entra en el mes anterior. Si la lista en pantalla tiene otros cierres que el Excel, revise que las fechas Desde/Hasta sean las mismas y presione Buscar.