Ayuda: Clientes Inactivos

Clientes Inactivos CL-014Permiso 001

Pantalla para detectar clientes a los que hace tiempo no se les emite ninguna factura y, cuando corresponde, eliminarlos para mantener limpio el listado de clientes. Pensada para depurar clientes viejos que ya no compran y no dejaron deudas.

Cómo se accede

Menú Clientes → Operaciones → Clientes inactivos
Funciona en la computadora y en el celular, que tiene su propia pantalla (ver En el celular)

Elegir el corte de inactividad

El filtro «Sin facturar (meses)» define a partir de cuánto tiempo se considera inactivo a un cliente. Viene en 12 meses por defecto y se puede cambiar (por ejemplo 6, 18 o 24).

Se listan los clientes activos cuya última factura es más vieja que ese plazo.
También aparecen los clientes que nunca tuvieron una factura (se muestran como «Nunca»).
No se consideran inactivos (no salen en la lista y no se pueden depurar) los clientes que tienen cotizaciones hechas dentro de ese plazo, ni los que se crearon dentro de ese plazo. Un cliente nuevo al que se le está cotizando todavía no ha facturado, pero no está inactivo.

Qué muestra cada fila

Última factura y meses sin facturar.
Saldo CxC — cuánto debe el cliente en Cuentas por Cobrar.
Recurrente — si el cliente tiene facturación recurrente (contrato con monto).
Elegible — indica con Sí / No si el cliente se puede eliminar.

¿Cuándo un cliente es «Elegible» para eliminar?

Solo se puede eliminar un cliente que cumpla las dos condiciones:

No tiene saldo pendiente en Cuentas por Cobrar.
No tiene facturación recurrente (contrato).

Si no es elegible, el botón está deshabilitado Si el cliente tiene deuda o un contrato recurrente, el botón Eliminar aparece en gris y el badge «No» explica el motivo al pasar el mouse. Es una protección: no se borran clientes con plata pendiente o facturación activa.

Eliminar uno o varios

Uno por uno: botón rojo al final de la fila → confirma → se elimina.
En lote: tildar la casilla de los clientes elegibles (la casilla de los no elegibles está bloqueada). El botón rojo «Depurar» del encabezado muestra cuántos hay marcados y los elimina todos juntos, después de confirmar.
La casilla del título de la tabla marca/desmarca todos los elegibles de la página.

No se pierde el historial Si el cliente tiene documentos asociados (facturas, recibos), no se borra físicamente: se marca como Eliminado para no afectar reportes anteriores. Solo los clientes sin ninguna referencia se eliminan por completo. Toda eliminación queda registrada en la bitácora.

Un cliente eliminado por completo no se recupera desde el sistema Cuando el cliente no tenía ningún documento, se borra del todo: para volver a usarlo hay que crearlo de nuevo. Al momento de depurar, el sistema vuelve a revisar cada cliente y rechaza los que tengan saldo, contrato recurrente, cotizaciones recientes o que se hayan creado dentro del plazo elegido.

Abrir una cotización reactiva al cliente Si un cliente quedó como Eliminado/Inactivo y se abre en FactuDesk una cotización suya, el cliente vuelve a quedar activo solo, y lo anota en la bitácora. Un cliente suspendido no cambia: la suspensión se quita a mano en el catálogo de clientes.

Exportar

El botón Excel descarga la lista completa con los filtros aplicados (incluye la columna de elegibilidad y el motivo cuando no aplica).

En el celular

En el celular el módulo se abre en una pantalla hecha para el teléfono: en lugar de la tabla, cada cliente sale en una tarjeta con su código, nombre, cédula, última factura, meses sin facturar, saldo CxC, si es recurrente y si es elegible para depurar (cuando no lo es, la tarjeta dice el motivo).

Arriba se ve cuántos clientes inactivos hay, el corte de meses y los contadores de elegibles, con saldo y recurrentes. El buscador (nombre del cliente) está a la vista; en Más filtros están los meses sin facturar (valor normal: 12), el código, elegible, saldo, recurrente y cuántos clientes ver por página. Ver Los filtros en el celular.
Para depurar varios: tocar las tarjetas elegibles (se marcan en rojo). Abajo aparece una barra con cuántos van marcados y el botón Depurar. Para uno solo, el botón rojo de la tarjeta. Siempre pide confirmar antes de eliminar.
En el encabezado están los botones Seleccionar elegibles (marca todos los de la página), Depurar seleccionados y Excel, que saca lo mismo que en la computadora.
Abajo quedan fijos Anterior y Siguiente para pasar de página. El botón con la flecha de la derecha es Regresar.

Las reglas son exactamente las mismas que en la computadora: un cliente con saldo, con facturación recurrente o el cliente genérico (SN) no se puede eliminar, ni desde el celular ni desde la computadora. Sin el permiso para depurar, las tarjetas no se pueden marcar y el botón se ve gris.

Recomendación Antes de depurar en lote, revisá la columna Saldo CxC y filtrá por «Solo elegibles» para trabajar tranquilo. Recordá que un cliente marcado como Eliminado deja de aparecer en el catálogo, pero sus facturas históricas siguen intactas.

Exportar a Excel: permiso 710

Si el botón Excel aparece gris, no es una falla: exportar este reporte se habilita persona por persona con su propio permiso:

Permiso 710 — Clientes inactivos CL-014

Cómo se asigna Lo asigna quien administre los permisos de usuario de su empresa, en Seguridad → Usuarios SE-001: elegir a la persona, escribir el número del permiso (o la palabra Excel) en el buscador de permisos y marcar la casilla. Toma efecto recargando la pantalla, sin cerrar sesión.

Al pasar el mouse sobre el botón gris, el sistema dice qué le falta. Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos: el permiso es por persona (por ejemplo, el usuario del contador suele ser uno aparte y necesita el suyo). Si el mensaje dice en cambio que la exportación está apagada para la empresa, esa no se abre desde el sistema: la solicita el dueño o la gerencia a Soporte Real. Ver el reporte en pantalla no pide este permiso; solo la descarga a Excel. Más detalles en El Excel de los reportes.

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