Ayuda: Historial de nómina

Historial de nómina Permiso 635

Es la pantalla para mirar hacia atrás: lo que ya se pagó. No se crea ni se modifica nada acá — para calcular, aplicar o anular una planilla está Cálculo de planilla.

Tiene tres pestañas, que son tres formas de ver exactamente la misma información: el total de abajo es el mismo en las tres, solo cambia cómo se agrupa.

Pestaña	Qué muestra
Planillas procesadas	Una línea por planilla. Abre y ve todos los empleados de esa planilla.
Acumulado por empleado	Una línea por empleado. Abre y ve todas sus planillas del periodo.
Acumulado por mes	Una línea por empleado y por mes. Al terminar el año, cada empleado tiene sus 12 líneas.

Planillas procesadas

Cada línea es una planilla, con su código, el periodo que cubre, cuántos empleados llevó, y los totales de bruto, deducciones, aporte patronal y neto.

Haga clic en la línea y se abre el detalle por empleado de esa planilla: cuánto le tocó a cada uno de bruto, CCSS obrera, renta, deducciones, aporte patronal y neto.

Los borradores no salen por defecto. El filtro Estado arranca en «Procesadas (aplicadas y pagadas)», porque un borrador todavía se puede recalcular o borrar: no es historia. Si necesita verlos, cámbielo a «Borradores».

Acumulado por empleado

Una línea por empleado con lo que recibió en todo el periodo, sumando todas sus planillas: en cuántas apareció, el bruto, los ingresos, las deducciones, el aporte patronal y el neto.

Acumulado por mes

Es el mismo acumulado, pero partido mes por mes. Cada empleado aparece una sola vez, con una línea por cada mes en que se le pagó: planillas, bruto, ingresos, deducciones, aporte patronal y neto de ese mes.

Si el empleado es semanal y cobró cuatro veces en enero, esas cuatro semanas se juntan en una sola línea de enero. Al terminar el año, cada empleado tiene sus doce líneas.

Para qué sirve. Es el cuadro que se necesita cuando se revisa un aguinaldo, una liquidación o un subsidio: ahí no basta el total del año, hay que ver cuánto entró cada mes.

Al lado del filtro de Periodo aparece el filtro Mes. Déjelo en «Todos» para ver el año completo, o elija un mes para ver el salario de ese mes de todos los empleados en una sola pantalla. El filtro solo ofrece los meses que de verdad tienen planillas.

Haga clic en cualquier línea y se abre el desarme de ese mes: las planillas que lo formaron y los conceptos de ese mes, no los del año entero.

El mes es el de la fecha de pago. Una planilla se agrupa por el mes en que se pagó, no por el periodo que cubre. Así que una semana trabajada a fin de enero y pagada en febrero aparece en febrero, que es cuando el empleado la recibió. Si una planilla está aplicada pero todavía sin fecha de pago, se muestra en el mes en que cierra su periodo.

De dónde sale ese acumulado

Haga clic en la línea del empleado y se abre el desarme completo de ese número. Es lo que antes obligaba a ir abriendo colilla por colilla:

Una línea por planilla, en orden de fecha, con lo que ese empleado recibió en cada una: bruto, ingresos, CCSS obrera, renta, deducciones y neto. Al pie, los totales del periodo.
El botón de cada línea abre la colilla de esa planilla exacta, ya cargada — no la lista de planillas para que la busque.
Debajo, los conceptos sumados del periodo, separados en Ingresos, Deducciones y Aportes patronales, y cuántas veces se aplicó cada uno. Es donde se lee de una un subsidio por incapacidad, un bono o un rebajo fijo, sin abrir nada más.

Para qué sirve en la práctica. Es el respaldo de los cálculos que se hacen a mano: aguinaldo, liquidaciones y subsidios por incapacidad. En vez de anotar planilla por planilla, tiene el desglose completo en una sola pantalla y lo puede imprimir o pasar a Excel.

Periodo de aguinaldo (diciembre a noviembre)

En las dos pestañas de Acumulado aparece el filtro Periodo, con dos opciones:

Opción	Qué suma
Año calendario (ene–dic)	Del 1.º de enero al 31 de diciembre del año elegido. Es lo que sale por defecto.
Aguinaldo (dic–nov)	Del 1.º de diciembre del año anterior al 30 de noviembre del año elegido.

El aguinaldo no se calcula sobre el año calendario. En Costa Rica el periodo va de diciembre a noviembre. Si toma el acumulado «del 2026» a secas, le está sumando un diciembre que no corresponde y le falta el de la entrada — y el número no le va a cuadrar. Para eso está la opción Aguinaldo.

El periodo que está viendo se lee siempre al pie de la pantalla y en el encabezado del detalle, para que no quede duda de qué se sumó.

El aguinaldo ya se calcula solo, en su propia pantalla. Está en Planilla → Aguinaldo: calcula el monto de cada empleado sobre este mismo periodo, saca el listado, la boleta de pago y el asiento contable. Esta pantalla le sigue sirviendo para revisar la base y para los cálculos que sí se hacen a mano, como una liquidación.

Imprimir y pasar a Excel

Arriba están Imprimir Web, Generar PDF y Excel, y salen con lo que tenga en pantalla y con los filtros puestos.

En Acumulado por mes, el Excel trae una fila por empleado y mes —con el nombre repetido en cada fila, para que se pueda filtrar y ordenar— y una fila de total por cada empleado.

El detalle de un empleado tiene además sus propios botones de Excel e Imprimir Web, abajo, dentro de la misma ventana. El Excel del detalle trae las planillas y, más abajo, los conceptos sumados — que es justo lo que se adjunta como respaldo de una liquidación.

El archivo baja en formato Excel (.xlsx): se abre directo, con los montos como números —listos para sumar— y el encabezado de la empresa, el periodo y quién lo generó. Se abre en una pestaña aparte, así que la ventana del empleado no se cierra mientras el archivo baja.

Si el botón Excel está gris, es que la exportación a Excel está apagada para la empresa. Se enciende en Configuración; Imprimir y PDF siguen funcionando igual.

Qué entra y qué no

Situación	Qué pasa
Planillas anuladas	Se listan en la pestaña Planillas (quedan en la historia) pero no suman a los totales ni entran en el acumulado: si se anuló, no se pagó.
Borradores	Nunca entran al acumulado. Solo se ven en Planillas, cambiando el filtro Estado.
Los montos	Salen tal cual quedaron grabados cuando se aplicó la planilla. Acá no se recalcula nada, por eso siempre coinciden con la colilla y con el asiento contable.
Un empleado que entró a mitad de año	Aparece con las planillas que le tocaron y nada más. La columna Planillas le dice en cuántas estuvo.

Desde el celular funciona igual. Cada planilla y cada empleado son una tarjeta; se tocan y se abren igual que en la computadora. En Por mes, la tarjeta del empleado lleva sus meses adentro y se toca el mes que se quiera abrir. Imprimir y Excel se hacen desde la computadora.

Exportar a Excel: permiso 954

Si el botón Excel aparece gris, no es una falla: exportar este reporte se habilita persona por persona con su propio permiso:

Permiso 954 — Planilla · Historial RH-009

Cómo se asigna Lo asigna quien administre los permisos de usuario de su empresa, en Seguridad → Usuarios SE-001: elegir a la persona, escribir el número del permiso (o la palabra Excel) en el buscador de permisos y marcar la casilla. Toma efecto recargando la pantalla, sin cerrar sesión.

Al pasar el mouse sobre el botón gris, el sistema dice qué le falta. Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos: el permiso es por persona (por ejemplo, el usuario del contador suele ser uno aparte y necesita el suyo). Si el mensaje dice en cambio que la exportación está apagada para la empresa, esa no se abre desde el sistema: la solicita el dueño o la gerencia a Soporte Real. Ver el reporte en pantalla no pide este permiso; solo la descarga a Excel. Más detalles en El Excel de los reportes.

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