¿Qué es el control por lotes?
Algunos productos no basta con saber cuántos hay: hay que saber de qué lote son y cuándo vencen. Es el caso de medicamentos, alimentos, agroquímicos, cosméticos y todo lo que la ley obliga a rastrear.
Con el control por lotes activo, cada entrada de ese producto queda registrada con número de lote y fecha de vencimiento, y las salidas descuentan de un lote específico. Así se puede saber, si hay un problema con un lote, a quién se le vendió.
Cómo se ve la pantalla. La barra azul de arriba va en un solo renglón: si el nombre de la empresa o del usuario no cabe, se recorta con «…». En pantallas de menos de 1.300 píxeles (una tableta acostada o una laptop pequeña), los botones Imprimir Web y Generar PDF (en Saldos por lote) muestran solo su ícono —el nombre sale al pasar el mouse— para que quepan todos junto al título. Los montos de la tabla van en la misma letra que el resto, con los dígitos del mismo ancho.
Las tres pantallas
Lotes Controlados IN-013
Define qué artículos se manejan por lote.
Saldos por Lote IN-014
Cuánto queda de cada lote y cuándo vence.
Movimientos de Lotes IN-015
Entradas y salidas de cada lote, con su documento.
Marcar qué artículos se controlan IN-013
Esta pantalla es la lista de los artículos que llevan control de lote. Filtros por Cód artículo y Categoría.
- Agregar artículos controlados — suma artículos a la lista (requiere permiso
096; sin él sale gris con "Sin permiso 096"). - Quitar seleccionados — les saca el control de lote. El artículo queda quitado aunque todavía tenga saldo en lotes: el sistema no lo vuelve a marcar por su cuenta.
- Excel e Imprimir / PDF del listado.
Saldos por lote IN-014
Muestra cuánto queda de cada lote. Filtros: Cód artículo, Artículo, Lote, Corte (fecha), Saldo, Vencimiento y Orden.
Desde esta pantalla también se puede enviar el reporte por correo (correo principal y una copia opcional).
Cómo se corrige el saldo de un lote
La cantidad de un lote no se edita a mano: se corrige con un movimiento, para que quede registrado quién la cambió y cuándo (requiere permiso 096).
- Ingreso — le suma cantidad a un lote (o crea uno nuevo).
- Salida — le rebaja cantidad a un lote; no deja sacar más de lo que tiene.
- Igualar stock — cuando la suma de los lotes de un artículo no coincide con su stock (columna Dif y panel Resumen por artículo), muestra la diferencia y la ajusta. También deja en cero los lotes negativos repartiendo la diferencia entre los positivos.
En el celular
Al abrir Saldos por Lote desde el teléfono (o en una ventana angosta) la pantalla cambia sola a su versión para celular:
- Cada lote es una tarjeta con el número de lote, la fecha de vencimiento, el artículo y su Saldo, Stock y Dif. El borde rojo marca un lote vencido y el naranja uno que vence en los próximos 30 días.
- Arriba, el Resumen por artículo se abre y se cierra tocándolo; viene abierto cuando algún artículo tiene diferencia.
- Los filtros están en el botón Filtros (el numerito dice cuántos hay puestos).
- Cada tarjeta tiene sus botones Ingreso y Salida, que abren la ventana ya con ese lote puesto. El botón Ingreso de arriba es para un lote nuevo.
- En los tres puntitos están Igualar stock, Enviar por email, Imprimir Web y Excel. La flecha regresa a la pantalla anterior.
Movimientos por lote IN-015
El historial de entradas y salidas de cada lote, con la fecha, el tipo de documento y la cantidad. Es lo que se usa para rastrear a dónde fue a parar un lote determinado.
Vencimientos
Los lotes próximos a vencer se resaltan, y los ya vencidos también, para que salten a la vista en el listado.
En Saldos por lote el filtro Vencimiento permite quedarse solo con lo que interesa:
| Opción | Qué trae |
|---|---|
| Todos | Todos los lotes, vencidos y por vencer. |
| Vencidos | Solo los que ya pasaron su fecha. |
| Próx. 30 días | Los que vencen de hoy en un mes. Es la alerta corta. |
| Próx. 6 meses | Los que vencen de hoy en seis meses (incluye los del mes). Sirve para planear compras y rotación con tiempo. |
| Vigentes | Los que vencen después de los 30 días, sin tope: es todo lo que no corre prisa. |
El filtro manda por igual en la pantalla, en el Excel, en el impreso y en el reporte que se envía por correo: los cuatro traen exactamente las mismas filas.
Cuando un lote se vence y hay que darlo de baja, se saca con una Nota de Salida con el motivo correspondiente, para que el costo quede registrado como gasto.
Preguntas frecuentes
¿Cómo veo lo que vence en los próximos 6 meses?
En Saldos por lote, en el filtro Vencimiento elija Próx. 6 meses, y en Orden elija Vencimiento: el listado queda del que vence primero al que vence de último. Ese mismo listado se puede exportar a Excel o enviar por correo.
Activé el control y los lotes viejos no aparecen
El control empieza a registrar desde que se activa. La existencia anterior no tiene lote asignado; para ordenarla hay que darle Ingreso por lote, o usar Igualar stock, desde Saldos por lote.
¿Puedo vender de un lote que no es el más próximo a vencer?
Sí; el sistema sugiere el más próximo pero permite escoger otro.
Me equivoqué en la fecha de vencimiento de un lote
La fecha no se edita: en Saldos por lote se le da Salida al lote con la fecha equivocada y Ingreso por la misma cantidad con la fecha correcta.
¿El control de lotes cambia el stock total?
No. El stock del artículo es el mismo; lo que se agrega es el detalle de a qué lote pertenece cada unidad.
Permisos
| Permiso | Habilita |
|---|---|
055 | Ver las pantallas de lotes |
096 | Agregar o quitar artículos del control de lotes |
Para entrar a las pantallas de lotes alcanza con el 055; ya no se pide un permiso general de Inventarios. Si falta, al abrirla el sistema muestra una pantalla que dice qué permiso falta y un botón para volver al menú. Lo asigna quien administre los permisos en Seguridad → Usuarios SE-001; después de asignarlo, basta con volver a entrar a la pantalla.
Exportar a Excel: permisos
Si el botón Excel aparece gris, no es una falla: exportar cada reporte se habilita persona por persona, con un permiso propio para cada uno:
- Permiso 929 — Inventarios · Lotes Controlados
IN-013 - Permiso 930 — Inventarios · Movimientos Lotes
IN-015 - Permiso 931 — Inventarios · Saldos por Lote
IN-014 - Permiso 937 — Inventarios · Lotes Asignados
IN-024
SE-001: elegir a la persona, escribir el número del permiso (o la palabra Excel) en el buscador de permisos y marcar la casilla. Toma efecto recargando la pantalla, sin cerrar sesión.
Al pasar el mouse sobre el botón gris, el sistema dice qué le falta. Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos: el permiso es por persona (por ejemplo, el usuario del contador suele ser uno aparte y necesita el suyo). Si el mensaje dice en cambio que la exportación está apagada para la empresa, esa no se abre desde el sistema: la solicita el dueño o la gerencia a Soporte Real. Ver el reporte en pantalla no pide este permiso; solo la descarga a Excel. Más detalles en El Excel de los reportes.