Importar con IA

Lee el catálogo del proveedor en PDF o Excel

IN-019 Inventarios → Importar con IA consulta AY-100
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Importar con IA IN-019 Permiso 050

Lee el archivo del proveedor tal como viene y extrae los artículos. No hay que acomodar columnas a mano: la inteligencia artificial interpreta el archivo y propone el mapeo.

Tipo de archivoCasos típicosQué hace la IA
PDF Catálogo del proveedor, lista de precios, menú de restaurante Saca la jerarquía completa Categoría → Subcategoría → Artículos con sus precios, y crea las categorías que falten
Excel (.xlsx) Lista de artículos exportada de otro sistema, inventario inicial Reconoce las columnas y las asocia a los campos de FactuPOS, y pide confirmar los datos que el archivo no trae

Desde un PDF

  1. Elegir Importar PDF y subir el archivo (hasta 20 MB).
  2. La IA devuelve la jerarquía de categorías, subcategorías y artículos.
  3. Crear las categorías que falten con el botón correspondiente.
  4. Confirmar la tarifa de IVA y si los precios del PDF ya incluyen IVA o no.
  5. Elegir Cargar como (Productos, Servicios o Insumos) y la Bodega donde quedan registrados. Vienen en Productos y la bodega 0.
  6. Importar.

Desde un Excel

  1. Elegir Importar Excel y subir el archivo (hasta 20 MB).
  2. La IA lee los encabezados y unas filas de muestra y propone el mapeo, con un porcentaje de confianza por columna (verde = seguro, amarillo = dudoso, rojo = revisar). Lo que quedó mal se corrige con el desplegable de cada columna.
  3. Si el Excel trae varias columnas de precio (P1, P2, "Mayorista", "Distribuidor", "Lista B"…), cada una se asocia a su nivel de precio. Si el precio viene con IVA incluido, el sistema le descuenta el impuesto según la tarifa del artículo.
  4. Confirmar los valores por defecto de lo que el Excel no trae: categoría, subcategoría, tarifa de IVA, unidad y código, en la columna derecha del mapeo. La naturaleza y la bodega se eligen en la vista previa (paso de abajo). La actividad económica viene propuesta con la de la empresa (la que está en Configuración → Actividades del Emisor); si se escribe una que la empresa no tiene registrada, o se deja en blanco, el sistema usa la de la empresa. Nunca se carga «0000.0», porque Hacienda rechaza las facturas con ese código.
  5. Elegir cómo se arma el código del artículo: usar el código de barras, generarlo automáticamente o tomarlo de una columna.
  6. Ver la vista previa: se abre en una pestaña nueva con todas las filas y los valores que se van a guardar. Cada celda viene marcada según si el dato vino del archivo o es un valor por defecto.
  7. Arriba de la vista previa, elegir Cargar como (Productos, Servicios o Insumos) y la Bodega a la que entra el stock inicial. Al cambiarlas, las columnas Naturaleza y Bodega de la tabla se actualizan al momento.
  8. Elegir el modo de carga y pulsar Iniciar carga. El sistema pide una confirmación con la naturaleza, la bodega, el modo y la cantidad de filas.

Cargar como: Productos, Servicios o Insumos

Toda la carga queda con la naturaleza que se elija. Si el archivo trae de los dos tipos, conviene separarlo en dos archivos y hacer dos cargas.

OpciónQué significa
Productos (por defecto)Mercadería que se compra y se vende y lleva existencias
ServiciosMano de obra, instalaciones, fletes… No llevan existencias: si el Excel trae una columna de stock, en una carga de servicios no se toma en cuenta
InsumosMateria prima o ingredientes que se consumen al producir (recetas, compuestos)

Los Compuestos y los Combos no se cargan por acá: necesitan su receta, y se arman en su propia pantalla.

Modo de carga: la decisión importante

ModoQué haceCuándo usarlo
Solo nuevos (por defecto) Crea únicamente los códigos que no existen; los que ya están se saltan Para sumar productos nuevos sin tocar el catálogo actual
Actualizar existentes Sobrescribe nombre, costos, precios, código de barras, CABYS, marca, detalle, tarifa de IVA, moneda, naturaleza, unidad y actividad económica Para corregir el catálogo en bloque desde un Excel
El stock no se duplica Si la columna de stock está mapeada, en modo Actualizar el sistema ajusta por diferencia: si el Excel dice 100 y la bodega ya tiene 80, mete 20; si coincide, no mueve nada. Es decir, volver a importar el mismo Excel no duplica existencias.
Revise la vista previa La IA suele acertar, pero es usted quien confirma. Una vez insertados, los artículos quedan en el catálogo y para deshacer hay que borrarlos a mano.
Si algo falla El módulo muestra los errores en una caja que se puede copiar o descargar como archivo de texto, para mandárselos a soporte.