Ayuda: Auditoría de Ventas

Auditoría de Ventas

Herramienta que detecta inconsistencias en las ventas procesadas. Responde preguntas como:

¿Hay facturas a crédito sin CxC registrada?
¿Hay facturas contabilizadas con cuentas contables incorrectas?
¿Hay facturas aplicadas sin movimiento de inventario?
¿Hay NC sin factura original asociada?
¿Hay recibos aplicados por más del saldo del documento?

Checks típicos

Check	Qué busca	Acción sugerida
Crédito sin CxC	Facturas 01/09 crédito que no generaron CxC	Regenerar CxC manualmente
Sin contabilizar	Facturas aplicadas sin asiento	Usar MV-003 "Sin Contabilizar"
Sin inventario	Facturas aplicadas sin movimiento de stock	Usar MV-004 "Sin Inventario"
Cuenta incorrecta	Asientos con cuentas no existentes o mal parametrizadas	Corregir en ContaDiario o regenerar asiento
NC sin referencia	Notas de crédito sin factura original válida	Revisar documento original o anular NC

Crédito sin CxC (HE-008)

Es la herramienta que repone la cuenta por cobrar de las facturas a crédito que quedaron sin ella. La encuentra en Herramientas → Auditoría → Crédito sin CxC y necesita el permiso 014.

Le muestra la lista de facturas a crédito aplicadas que no tienen renglón en Cuentas por Cobrar, con cliente, fecha y monto.
Puede marcar las que quiera o agregarlas todas de una vez. La cuenta por cobrar se crea con el plazo de crédito del cliente y el monto de la factura.
La cuenta por cobrar queda a nombre de quien hizo la factura, no de quien corre la herramienta, para que los reportes por vendedor sigan cuadrando.
Es segura de repetir: si la factura ya tiene su cuenta por cobrar, la salta.

¿Por qué una factura queda sin cuenta por cobrar? La factura se emite completa (sale el documento electrónico, se rebaja el inventario y se hace el asiento) y el renglón de Cuentas por Cobrar se crea aparte, al final. Si ese último paso falla, la factura queda buena pero el saldo del cliente no aparece. Por eso el detalle de la factura le avisa en la franja de Revisión con la marca roja «Factura de crédito sin registro en CxC».

Validar CABYS del inventario (HE-021)

Revisa el código CABYS de todos los artículos activos y le muestra los que Hacienda le rechazaría en una factura, para corregirlos ahí mismo. La encuentra en Herramientas → Auditoría → Validar CABYS y necesita el permiso 026.

Grupo	Qué significa
Sin CABYS	El artículo no tiene código.
Mal escrito	El código no tiene 13 dígitos (por ejemplo, se pegó desde Excel con un apóstrofo o quedó cortado).
No existe	Tiene 13 dígitos pero no está en el catálogo CABYS: Hacienda rechaza la factura (error -400).
IVA distinto	Solo aviso. El código existe, pero el IVA del artículo no es el que trae ese CABYS. Revise la tarifa en la ficha del artículo: hay casos en que la diferencia es correcta.

Corregir abre el buscador CABYS (por código, por descripción o con IA) con el nombre del artículo ya escrito; al elegir, el código queda grabado.
Si varios artículos llevan el mismo código, márquelos y use Asignar un CABYS a los seleccionados (hasta 500 a la vez).
El sistema solo deja grabar un código que exista de verdad en el catálogo CABYS.
El botón con la flecha abre la ficha del artículo en otra pestaña.

Actividad de clientes (HE-022)

Lista los clientes contribuyentes (cédula física, jurídica, DIMEX o NITE) a los que la facturación les va a pedir actividad económica y no la tienen bien. Está en Herramientas → Auditoría → Actividad de clientes y necesita el permiso 027. Los clientes que compraron más recientemente salen primero.

Grupo	Qué significa
Sin actividad	No tiene ninguna actividad guardada.
Código viejo	Tiene un código de actividad con la forma vieja (6 dígitos): Hacienda rechaza la factura.

Para cada cliente, o para varios marcados a la vez:

Hacienda: consulta la cédula en Hacienda y le deja las actividades que tiene inscritas (la principal queda como predeterminada). Con varios clientes los va consultando uno por uno y le muestra el avance. Si Hacienda no lo tiene inscrito, se lo dice.
Elegir: le pone una actividad del catálogo de actividades de la empresa como predeterminada, y le quita los códigos viejos.
No contrib.: si la persona en realidad no es contribuyente, queda con identificación 06 - No contribuyente y ya no se le pide actividad. Es lo mismo que el botón «Ya no es contribuyente» de la ventana de actividad al facturar.

Actividad de artículos (HE-023)

Revisa la actividad económica de los artículos activos contra las actividades inscritas de la empresa (las de Configuración → Actividades del emisor). Está en Herramientas → Auditoría → Actividad de artículos y necesita el permiso 028.

Grupo	Qué significa
Sin actividad	El artículo no tiene actividad.
No es de la empresa	Tiene una actividad que la empresa no tiene inscrita: la factura saldría con una actividad que no es suya.
Otra actividad	Solo aviso. Es una actividad de la empresa distinta de la principal. Puede estar bien (una empresa con varias actividades reparte sus artículos entre ellas): cámbiela solo si corresponde.

Principal le pone la actividad principal de la empresa. Elegir le deja escoger otra de las actividades inscritas.
«Seleccionar todo el grupo» marca el grupo entero, aunque en pantalla se vean solo los primeros 300 (hasta 2.000 a la vez).
Si la actividad principal configurada no está entre las inscritas, la pantalla le avisa arriba: sincronice Configuración → Actividades del emisor y vuelva a revisar.

Todo queda registrado Cada cambio que hagan estas tres herramientas queda en la Bitácora con el usuario, la fecha y los códigos que se tocaron.

Periodicidad

Se recomienda correr esta auditoría al menos semanalmente, y siempre antes del cierre mensual para que el D104 y los estados financieros cuadren.

Resolver antes de cerrar Cualquier inconsistencia pendiente afectará reportes fiscales, balance general y estados de resultados. Resuelva todos los items antes de cerrar el período.