Saldos a Favor (CxC)

Qué clientes tienen saldo a favor y de dónde viene

CX-019 CxC → Saldos y Vencimientos → Saldos a Favor consulta AY-144
Menú Ayuda

Enviarle este manual a un usuario

El enlace abre solo este manual, sin el menú del sistema. El usuario no necesita clave ni entrar a FactuPOS: se ve en cualquier navegador y en el celular.

El WhatsApp sale del número de Soporte Real y el correo de info@soportereal.com. Con Compartir desde este teléfono sale de su propio WhatsApp y elige el contacto de su lista, sin escribir el número.

Saldos a Favor CX-019Permiso 262

Muestra qué clientes tienen saldo a favor y cuánto: la plata que la empresa les debe porque dejaron un adelanto, pagaron de más, o les quedó una nota de crédito sin aplicar.

Por qué se hizo este reporte Hasta ahora ese dato solo se podía ver de a un cliente por vez (al facturar, en el panel de crédito), o sacándolo del módulo de Contabilidad, que no todas las empresas tienen. Este reporte da la lista completa desde CxC, sin necesitar Contabilidad.

El saldo a favor se puede usar para pagar una factura del cliente: eso se hace en CxC → Cuenta Detalle CX-001, con Aplicar pago → Saldo a favor disponible. Este reporte solo consulta: no mueve plata.

Las dos vistas

Arriba, a la izquierda de los filtros, hay dos botones que cambian la forma del reporte:

  • Resumido por cliente — una línea por cliente con su saldo a favor. Es la vista con la que abre.
  • Detallado por documento — el mismo juego de clientes, pero cada uno con un bloque abajo que lista sus movimientos, uno por uno, con el saldo que va quedando.

Las dos respetan los filtros y las dos se pueden imprimir, pasar a PDF y bajar en Excel.

Lo que se imprime es TODO, no solo la página que se ve En pantalla el reporte se pagina para que cargue rápido, pero Imprimir, PDF y Excel salen con la lista completa que quedó después de los filtros.

Columnas

Vista resumida

  • Código — Código del cliente
  • Cliente — Nombre del cliente
  • Cédula y Teléfono — De la ficha del cliente
  • Cuenta contable — La cuenta donde vive ese saldo a favor
  • Movs — Cuántos movimientos tiene esa cuenta
  • Último mov. — Fecha del movimiento más reciente. Sirve para ver saldos viejos y olvidados
  • Saldo a favor — Lo que la empresa le debe al cliente

Vista detallada

Cada cliente encabeza su bloque (código, nombre, cuenta y saldo) y debajo salen sus movimientos:

  • Fecha, Asiento, Tipo y Documento — de dónde viene el movimiento
  • Referencia y Detalle — la descripción con que se registró
  • Débito y Crédito — lo que entró y lo que salió
  • Saldo — cómo va quedando el saldo del cliente después de cada movimiento. El último renglón del bloque coincide siempre con el saldo del encabezado.

Filtros

  • Buscar — Por código o nombre del cliente (también sirve el número de cuenta). Escriba y presione Enter.
  • Orden — Mayor o menor saldo, nombre, código o cantidad de movimientos. Abre por mayor saldo.
  • Incluir saldos invertidos — Ver la sección de abajo.

Los filtros se recuerdan: la próxima vez que entre, la pantalla abre como la dejó. Con Limpiar se olvidan.

Ver los movimientos de una cuenta

Doble clic sobre un cliente (en cualquiera de las dos vistas) abre la ventana de Movimientos de Cuenta Contable MCT-005, donde se puede:

  • Filtrar por rango de fechas, por tipo de documento o por texto del detalle
  • Ver el histórico además del movimiento actual
  • Bajar esa cuenta sola en Excel, PDF o CSV, o imprimirla
  • Mandársela al cliente por WhatsApp (ver abajo)
Desde acá esa ventana es de solo lectura Abierta desde este reporte, la ventana no muestra la parte de conciliación: acá se consulta un saldo, no se concilia el banco. Conciliar sigue estando en Contabilidad.

Enviarle los movimientos al cliente por WhatsApp MCT-008

Sirve para que el cliente vea en qué se le fue usando su saldo a favor sin tener que llamar a preguntar.

Cómo se hace

  1. Doble clic sobre el cliente: se abre la ventana de movimientos.
  2. Si quiere, ajuste las fechas o ponga Anulados: Ocultar — se envía exactamente lo que está viendo.
  3. Toque el botón verde WhatsApp.
  4. Revise el número (sale el teléfono de la ficha del cliente; lo puede cambiar o poner varios separados por coma) y toque Enviar.

Qué le llega al cliente

  • Un mensaje con su saldo a favor y los últimos 10 movimientos (+ lo que entró, − lo que se usó).
  • Un PDF con el detalle completo: fecha, documento, tipo, detalle, lo que sale, lo que entra y el saldo que va quedando.
Cuándo no deja enviarlo Si la empresa no tiene el WhatsApp vinculado, si el cliente es el genérico, o si el saldo está invertido (al revés): un saldo invertido no se le manda al cliente como «a favor» — primero se corrige (ver Eliminar un saldo invertido). Tampoco deja mandar el mismo envío al mismo número dos veces seguidas en menos de 2 minutos.

En el celular, cada tarjeta con saldo a favor tiene su botón WhatsApp: manda todos los movimientos, sin los recibos anulados. El envío queda anotado en la bitácora del cliente.

Pasar un saldo pequeño a ingresos MC-024Permiso 266

A veces a un cliente le queda un saldo a favor muy pequeño —₡0,50, ₡55— que nunca va a usar. Para sacarlo de su cuenta y registrarlo como ingreso de la empresa, cada cliente con saldo a favor tiene un botón «A ingresos» al final de su fila (en la vista detallada, en el encabezado de su bloque; en el celular, en su tarjeta).

¿El cliente todavía lo puede usar? Si el saldo es de verdad del cliente y lo va a aprovechar, lo correcto es aplicarlo en su próxima compra, no pasarlo a ingresos. Si el monto pasa de ₡1.000, la ventana se lo recuerda.

Cómo se hace

  1. Toque A ingresos en el cliente.
  2. Monto: viene con todo el saldo; puede bajarlo si solo quiere pasar una parte.
  3. Cuenta de ingresos: la primera vez escriba el código o el nombre y elíjala de la lista (la que le indique su contador). Queda guardada: las próximas veces ya aparece puesta. Si elige otra, esa pasa a ser la guardada. La lista no ofrece las cuentas de saldo a favor de clientes (aunque se llamen parecido a una de ingresos): pasarle el saldo a una de esas no lo saca a ingresos.
  4. Fecha del asiento NUEVO 2026-10-21: escoja el año, el mes y el día en que debe quedar el asiento (por ejemplo, la fecha en que se registró el saldo). Es obligatoria y no puede ser futura: el asiento queda en ese mes, con esa fecha.
  5. Motivo (opcional): queda en el detalle del asiento y en la bitácora.
  6. Toque Pasar a ingresos y después Confirmar (son dos toques, a propósito).

Qué hace el sistema

  • Registra un asiento de ajuste (AJU, documento SFI-): al debe la cuenta de saldo a favor del cliente y al haber la cuenta de ingresos. El saldo a favor baja en ese monto.
  • Las facturas, recibos y lo que el cliente debe no cambian.
  • Si algo falla, no queda nada a medias. Y si dos personas tocan el mismo cliente a la vez, el saldo no se puede sacar dos veces.
¿Dónde queda guardada la cuenta? En la configuración de la empresa, como la cuenta de «otros ingresos». Es la misma que usa la conciliación de bancos para los pagos de más de los clientes: si la cambia acá, cambia también allá.
El botón se ve gris o no aparece Gris: falta el permiso 266 — CXC: pasar saldo a favor de cliente a ingresos. Pídaselo al administrador en Seguridad › Permisos del Sistema. No aparece: la cuenta no es de un cliente (una cuenta general de saldos a favor, que se maneja desde Contabilidad, o el cliente genérico SN, que se maneja desde Facturación). Si el saldo está invertido (en rojo), el botón que sale es Eliminar saldo.

Desde el celular

El reporte tiene su propia versión para celular, y se abre sola: no hay que buscar nada ni pedir «versión móvil». Si entra desde un teléfono, el sistema le muestra la pantalla táctil; si entra desde una computadora, la de escritorio.

En el celular la información se ve en tarjetas apiladas en vez de una tabla ancha, con el saldo bien grande, y los filtros salen de abajo al tocar Filtros. Los botones de Imprimir, PDF y Excel están arriba, en la barra del título, junto al de regresar.

Los movimientos de un cliente En la computadora se abren en una ventana aparte con doble clic. En el celular esa ventana no cabe bien, así que el botón «Ver sus movimientos» lo lleva a la vista Detallado ya filtrada a ese cliente: es la misma información, acomodada para la pantalla chica.

Las dos versiones muestran exactamente los mismos números: leen la misma información, solo cambia cómo se ve.

Saldos invertidos

Por defecto el reporte muestra solo los saldos que de verdad están a favor del cliente.

Pero una cuenta de adelanto puede quedar al revés: en vez de que la empresa le deba al cliente, la cuenta dice que el cliente debe. Eso casi siempre es la señal de un movimiento mal aplicado —se descontó un saldo a favor que no existía, o se registró un cobro contra esa cuenta por error—.

Cómo encontrarlos Marque Incluir saldos invertidos. Esas cuentas aparecen en rojo y restan del total, así que el total deja de ser "lo que debemos a clientes" y pasa a ser el saldo neto de la cuenta. Para revisar uno, doble clic y mire sus movimientos.

Mientras la casilla esté apagada, el total del pie es limpio: solo lo que la empresa debe.

Eliminar un saldo invertido MC-024Permiso 266

Cada cuenta en rojo trae el botón Eliminar saldo (el mismo permiso 266 de «A ingresos»; sin él se ve gris). Funciona igual en la computadora y en el celular.

Primero busque el error Un saldo invertido casi siempre viene de un movimiento anterior mal aplicado. Lo correcto es encontrarlo y corregirlo: doble clic en la fila, revise los movimientos y anule o corrija el recibo o documento que dejó la cuenta al revés; el saldo se acomoda solo. Use Eliminar saldo cuando eso ya no se pueda hacer. La ventana se lo recuerda antes de continuar.
  1. Marque Incluir saldos invertidos y toque Eliminar saldo en el cliente.
  2. Monto a corregir: viene todo el saldo invertido; puede corregir solo una parte.
  3. Cuenta contable contra la que se corrige: búsquela y elíjala de la lista. Es la que le indique su contador según de dónde vino el error —por ejemplo la de caja o banco, si el pago del cliente en realidad entró por ahí—. Aquí no se propone la cuenta de ingresos, y la que elija no queda guardada.
  4. Motivo: es obligatorio. Queda en el asiento y en la bitácora.
  5. Toque Corregir saldo y luego Confirmar.

Qué hace el sistema: registra un ajuste contable (tipo AJU, documento SFAJ-): al debe la cuenta que usted eligió y al haber la cuenta de saldo a favor del cliente, que vuelve hacia cero. Las facturas y los recibos del cliente no cambian. No se puede corregir más de lo que la cuenta tiene invertido, ni usar como contrapartida la cuenta de saldo a favor de otro cliente.

De dónde sale el número

El saldo a favor de cada cliente vive en su propia cuenta contable de adelanto. El sistema la arma con la cuenta base del parámetro 89 más el código del cliente: si la base es 2104 y el cliente es el 86, su cuenta es 210486. Esa cuenta base se ve arriba, en el encabezado del reporte.

Es el mismo número que ve el cajero El reporte lee exactamente la misma fuente que el panel de crédito al facturar y que la ventana de aplicar recibo. Si acá dice ₡28.349,88, eso es lo que el cajero va a poder aplicar.

Un cliente aparece en este reporte solo cuando esa cuenta tiene saldo. Si nunca dejó un adelanto ni le quedó una nota de crédito, no sale — y eso es correcto, no es que falte.

El cliente genérico SN

Cuando se hace una nota de crédito a una factura o tiquete del cliente genérico SN (cliente sin nombre), la plata no se le puede guardar «a nadie»: queda en la cuenta 2104SN, y por eso SN aparece en este reporte con el total de esas notas que todavía no se han devuelto.

Al facturar con SN el saldo se ve en cero, y es a propósito SN no es un cliente de verdad: cualquiera que compre como SN no puede usar el saldo de otro. Por eso el panel de crédito («Tiene») siempre muestra 0 con SN. Esos saldos se manejan uno por uno, por factura, en Facturación › Utils › Retiro Adelantos SN MV-040: ahí se busca la factura o la nota de crédito y se devuelve en efectivo (o se anula el voucher si fue con tarjeta). Al retirarlo, baja también el monto de SN en este reporte.

Por eso en la fila de SN no aparecen los botones A ingresos, Eliminar saldo ni WhatsApp: su saldo se trabaja solo desde Retiro Adelantos SN, para que la cuenta y la lista de notas pendientes digan siempre lo mismo.

El botón Excel se ve gris

Si el botón Excel de Saldos a Favor CX-019 aparece apagado, no es una falla: la exportación está protegida y se habilita reporte por reporte. Este reporte usa el permiso 841.

El botón le dice cuál llave le falta Pase el mouse por encima del botón gris —o tóquelo, si está en el celular—: el mensaje indica si lo que falta es el permiso de la persona o el parámetro de la empresa.
El permiso es por persona, no por empresa Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos: el permiso se marca persona por persona. Lo hace el administrador en Seguridad → Usuarios SE-001, escribiendo Excel en el buscador de permisos. Toma efecto recargando la pantalla, sin cerrar sesión.

Mientras tanto, este reporte se puede sacar con Imprimir Web y Generar PDF, que no están protegidos y respetan los filtros que tenga puestos.

Explicación completa: las dos llaves y los permisos de CxC