Las cuentas por cobrar contra la cuenta contable de clientes
El enlace abre solo este manual, sin el menú del sistema. El usuario no necesita clave ni entrar a FactuPOS: se ve en cualquier navegador y en el celular.
El WhatsApp sale del número de Soporte Real y el correo de info@soportereal.com. Con Compartir desde este teléfono sale de su propio WhatsApp y elige el contacto de su lista, sin escribir el número.
Concilia CxC está en la ficha Conciliaciones del menú principal. Compara, mes por mes, el auxiliar de cuentas por cobrar (los documentos de cada cliente y sus recibos) contra la cuenta contable de clientes (la del parámetro 86, que se ve arriba de la pantalla). Revisa en los dos sentidos: que cada movimiento de CxC esté en contabilidad y que cada movimiento de la cuenta de clientes tenga su documento o su recibo.
Es de consulta: muestra lo que no cuadra. Lo único que escribe son los botones Reconstruir asiento y Reconstruir reversa de los recibos y notas de crédito cuyo asiento falta (ver abajo).
NUEVO 2026-10-19 Al entrar no se revisa nada. La pantalla muestra el botón Iniciar del mes escogido y los doce meses: tocá Iniciar o tocá un mes (en la barra o en la lista de Mes) y la validación empieza sola. Cambiar el año no valida: escogé el año y después el mes. Al terminar sale lo que está bien y lo que está mal; si hay errores, aparece el botón Reparar. Así la pantalla abre al instante y solo trabaja cuando vos lo pedís. Mientras valida sale una barra de progreso con los segundos que lleva. Validar un mes revisa solo ese mes: las casillas de los demás meses quedan sin color hasta que los toqués. Para ver los 12 meses en verde o rojo (y, en CxC y CxP, el saldo de hoy y las entradas y salidas mes a mes) está el botón Analizar todo el año, que tarda más.
NUEVO 2026-10-20 Período cerrado: no se repara. Si el año ya se cerró (Cierre de Períodos, CT-024), sus meses salen con el aviso «Período cerrado»: su saldo ya pasó al arrastre del 1 de enero siguiente, así que el Scan no pide asientos ni repara nada en ese año. Lo único que revisa es que no se haya hecho ningún asiento después del cierre con fecha de ese año; si aparece uno, sale «Asiento en un período cerrado» y Reparar lo quita (si no está mayorizado). Así un asiento metido tarde no cambia un año que ya se cerró.
NUEVO 2026-10-20 Copias repetidas y facturas en dólares. Si el histórico guardó una factura o un recibo dos veces, el auxiliar lo cuenta doble: el Scan lo avisa en cualquier mes («Copias repetidas en el histórico») con un enlace a cada mes que las tiene; ahí Reparar borra la copia y deja una, aunque el período esté cerrado (no toca la contabilidad). La lista de años empieza en el primer año con documentos. Una factura en otra moneda que ya se pagó completa en su moneda no cuenta como saldo: lo que queda en colones por la diferencia del tipo de cambio es diferencial cambiario y va en contabilidad, no en la deuda del cliente.
Al abrir un mes, arriba aparece el Scan: revisa cada documento del mes contra las premisas contables, en orden (si no tiene asiento, lo demás no se revisa), y dice cuáles se cumplen (verde) y cuántos documentos fallan en cada una (rojo):
Si un documento no tiene asiento, lo demás no se puede revisar: en su lista sale «no se revisa».
En la tabla, cada documento con problema trae Premisas: al tocarlo se despliega su lista, con las que cumple y las que no.
Si hay errores, el botón Reparar (ventana MCT-041) muestra primero qué va a hacer con cada documento y, si lo aprobás, lo repara todo de una vez. Usa la misma reparación que el botón de cada fila: crear el asiento que falta, pasar el documento a su mes, igualar la fecha y la hora de sus líneas, reescribir o corregir el asiento desde el documento, reconstruir el asiento del recibo o pago (y su reversa si está anulado), asentar la anulación de un documento rechazado, separar los intereses que el sistema anterior sumaba a la cuenta de la factura (la factura vuelve a su monto, cada interés pasa a su propio documento y los recibos pagan primero los intereses), crear el documento CxC de un interés que solo tenía su asiento, en un asiento cuyo documento no existe, preguntar qué hacer —crear el documento con la fecha del asiento (un recibo o pago se aplica a las facturas pendientes, la más vieja primero; una venta o compra electrónica no se puede crear porque tiene que existir en Hacienda) o borrar el asiento— y no hace nada si no escogés, borrar las copias de un documento que quedó asentado dos o más veces (queda el asiento original; si las copias no son iguales y no se sabe cuál vale, queda «a mano»), y cambiarle el código de documento a las líneas que lo tienen equivocado (por ejemplo, la línea de la caja de una nota de crédito grabada como FVE: solo cambia el código, no la cuenta ni el monto), y pasar al día del banco un recibo que tiene otra fecha que el banco (el recibo y sus líneas, con la misma hora). Además: reescribe desde el documento el asiento de una venta cuyos montos no cuadran (también la de contado que quedó cargada a clientes); asienta la anulación que falta (si no quedó registrado cuándo se anuló, con la fecha del documento); crea la cuenta por pagar de una compra aplicada cuyo asiento sí le cargó a proveedores; anula la cuenta por cobrar o por pagar que sobra (venta de contado o anulada, compra anulada) si no tiene pagos; corrige el monto, el débito o el asiento descuadrado de un recibo o pago; liga o recodifica a ACC el pago grabado como DGE/DEP; y ofrece borrar el asiento de una compra que sigue en borrador. Donde hace falta una decisión (una cuenta, crear o borrar) la ventana la pide; lo que de verdad no se puede (por ejemplo, un asiento mayorizado) lo dice con el motivo. NUEVO 2026-10-19 Adelantos de clientes (y sus rebajos): el asiento lleva la fecha definida del adelanto. Si sus líneas están en un asiento de otro mes, Reparar las pasa a un asiento de su mes; si tienen horas distintas, les iguala la fecha. Si el adelanto y su otra parte quedaron con códigos distintos (por ejemplo el banco como recibo ACC), la ventana pregunta cuál código vale para todas. Una venta pagada con el adelanto está bien y no sale. Necesita el permiso de reparar desde las conciliaciones; sin él, el botón se ve en gris.
| Caso | Qué pasó |
|---|---|
| Crédito sin cuenta por cobrar | La venta es a crédito y no tiene documento en CxC: el cliente no la ve en su estado de cuenta. Si su asiento sí cargó el total a la cuenta de clientes, Reparar crea la cuenta por cobrar igual a la venta (con su fecha), como Herramientas → Crédito sin CxC. |
| CxC con otro monto | La cuenta por cobrar no es por el total de la factura (premisa: la venta a crédito está en CxC por el mismo monto, en su moneda). Si la diferencia son intereses que el sistema anterior le sumó, Reparar los separa: la factura vuelve a su monto, cada interés pasa a su propio documento y los recibos se reparten pagando primero los intereses. Si no son intereses, se revisa a mano. |
| Crédito no asentado a clientes | La venta a crédito no debitó la cuenta de clientes (se asentó a otra cuenta, o no tiene asiento). |
| CxC de una venta anulada / de contado | Hay cuenta por cobrar de una venta anulada, rechazada o de contado. No sale la factura a crédito rechazada por Hacienda que ya tiene su recibo automático (ver «Recibos y notas de crédito aplicadas»). No sale la factura rechazada a la que se le hizo su nota de crédito y esa nota se aplicó con un recibo: la cuenta por cobrar quedó en cero y el cargo a clientes se cancela con el recibo, así que no hay nada que corregir ni que borrar. Tampoco sale cuando ni la factura rechazada ni su nota de crédito se pasaron a contabilidad y la nota se aplicó a la factura: todo quedó en cero en los dos lados. |
| NC de una venta anulada asentada | La venta está anulada o rechazada y nunca se pasó a contabilidad (su nota de crédito tampoco), pero hay un asiento que le acredita a la cuenta de clientes la aplicación de esa nota: ese cobro no existe y la cuenta de clientes queda de menos. Ese asiento hay que quitarlo; pídalo a Soporte Real con el número de asiento que muestra la fila. |
| Nota de débito no asentada a clientes | La nota de débito quedó como cuenta por cobrar pero su asiento no tocó la cuenta de clientes. |
| CxC manual sin asiento | Una cuenta por cobrar creada a mano que ningún asiento pasó a la cuenta de clientes. |
| Débito a clientes no cuadra | El documento de cuentas por cobrar es por un monto y su asiento cargó otro a la cuenta de clientes. Se revisan también las ventas de años anteriores que ya pasaron al histórico (por ejemplo, una factura exonerada cuyo asiento del sistema anterior cargó el impuesto completo). Trae el botón Corregir débito. |
El número del documento abre la venta en otra pestaña.
Saldo al cierre del mes: arriba de todo, lo que suma cuentas por cobrar contra lo que dice la cuenta contable de clientes al último día del mes en curso, con su diferencia total (incluye lo que viene de años anteriores). Se corta a fin de mes y no al día de hoy porque un documento con fecha adelantada (por ejemplo un recibo del 12 cuando hoy es 10) ya queda en el asiento del mes; si se cortara a hoy, contabilidad lo contaría y cuentas por cobrar no, y saldría una diferencia que no existe.
Entradas y salidas del mes: por concepto, lo que entró y salió según el auxiliar de CxC y según contabilidad, uno al lado del otro. Solo aparecen los conceptos que se movieron en el mes.
| Entró | Salió |
|---|---|
| Facturas (FVE) · Notas de débito (NDV) · Otros documentos: intereses, préstamos y demás (contabilidad: según su tipo) · Recibos anulados (NCC) | Recibos de pago o abonos · NC por devolución · NC por descuento · NC por saldo a favor · NC por pronto pago (todos ACC en contabilidad, repartidos según el tipo del recibo) · Facturas anuladas (NVE · NND) |
En escritorio está además el mes a mes del año: entró y salió según el auxiliar y según contabilidad, y la diferencia de cada mes. En el celular eso lo dicen las casillas de los meses: verde si ese mes quedó bien, rojo si agregó diferencia; abajo, «Cierre» con la diferencia acumulada.
Arrastre de años anteriores: la diferencia con que empieza el año (al 1 de enero) viene de años anteriores y no se cuenta en las diferencias de los meses; se muestra aparte, como dato. Para revisarla, elija el año anterior.
| Caso | Qué pasó |
|---|---|
| Recibo sin asiento | El pago rebajó la deuda del cliente pero no llegó a contabilidad: la cuenta de clientes sigue con ese saldo. |
| Recibo asentado como DGE | El pago sí está en contabilidad, pero en un asiento hecho a mano con otro tipo de documento (por ejemplo DGE) en lugar de recibo (ACC). No trae Reconstruir asiento porque lo dejaría dos veces: abra el asiento que indica y cambie el tipo de sus líneas a ACC. También sale cuando el pago se grabó sin el número del recibo (por ejemplo con el número de depósito): se reconoce por el mismo monto en una fecha cercana (15 días) y trae el botón Ligar al recibo: el recibo va en un asiento de su mismo mes (la fecha del recibo en cuentas por cobrar), así que sus dos líneas pasan a un asiento de ese mes —o se quedan, si ya lo es— y quedan como recibo (ACC). No se borra ni se agrega nada. |
| Crédito a clientes no cuadra | El asiento del recibo acreditó a la cuenta de clientes otro monto. |
| Asiento descuadrado | El asiento del recibo no da lo mismo en el debe que en el haber. |
| Recibo anulado sin asiento | El recibo se anuló y su asiento se borró: contabilidad no tiene ni el pago ni la anulación. No cambia el saldo, pero se pierde el rastro. |
| Recibo anulado con asiento vigente | El recibo está anulado y a su asiento le falta la reversa. |
| NC aplicada sin asiento | Una nota de crédito (saldo a favor) se aplicó a una factura y rebajó la deuda, pero no llegó a contabilidad. No sale si la factura está anulada o rechazada y nunca se pasó a contabilidad: en ese caso la nota no lleva asiento, y Reconstruir asiento no deja escribirlo. |
| Asiento de recibo sin recibo | Hay asiento de recibo en la cuenta de clientes y el recibo no existe. No sale cuando el recibo se borró al rechazarse su factura y su asiento ya tiene la anulación: eso está bien. |
| Otro mes | El recibo es de un mes y su asiento de otro. |
| Abonos de una factura rechazada | Hacienda rechazó una factura a crédito que el cliente ya había abonado. Su recibo automático canceló solo lo que faltaba; lo que el cliente ya pagó quedó a su favor en la cuenta de clientes. Devolvérselo o aplicarlo a la factura nueva le toca a usted: el sistema no sabe cómo se arregló con el cliente. |
| Anulación de factura sin asiento | Es el recibo automático de una factura rechazada, pero la factura no tiene su asiento de anulación (que es el asiento de ese recibo). |
| Anulación en otro mes | El recibo automático de una factura rechazada es de un mes y su asiento de anulación está en otro. |
| Interés sin documento en CxC | El interés tiene su asiento (COI) pero no su documento en cuentas por cobrar: el cliente no lo ve en su estado de cuenta. Reparar le crea el documento, con el número y la fecha de su asiento (antes el sistema solo hacía el asiento del interés). Si ese interés quedó sumado dentro de la cuenta de su factura, aunque la factura sea de otro mes, primero separa la factura: vuelve a su monto y cada interés pasa a su propio documento. Si dos clientes tienen un interés con el mismo número, se crea el de cada uno con su monto. Si el asiento del interés no dice de qué cliente es (asientos viejos «Cobro intereses …»), no se le puede crear el documento: la ventana de Reparar ofrece una casilla «Sí, borrarlo» para borrar ese asiento (sus dos líneas). Solo se borra si usted la marca. |
| Anulación del recibo en otro mes | El recibo se anuló un día (según la bitácora) y su reversa NCC está en un asiento de otro mes. La reversa va con la fecha en que se anuló, en un asiento de ese mes. Se corrige con el botón Reparar del scan. Si la bitácora no tiene el día (sistema anterior), no se puede saber y no sale. |
| … repetido en el histórico | El archivado guardó dos veces el mismo documento (o recibo) en el archivo histórico, y el auxiliar lo cuenta doble. Reparar borra solo la copia repetida (mismo número, fecha y monto) y deja una; la contabilidad no cambia. |
| Recibo con otra fecha que el banco | El recibo es por banco (depósito, transferencia, tarjeta o SINPE) y en la conciliación bancaria (CT-029) quedó enlazado con un movimiento del estado de cuenta de otro día. Por banco las tres fechas son idénticas: banco = recibo = asiento, y manda el banco. Reparar pasa el recibo y sus líneas contables al día del banco (con la misma hora). Si el banco es de otro mes, se revisa a mano. Sin estado de cuenta cargado no se revisa: manda la fecha del recibo. |
| El depósito no suma lo mismo que sus recibos | Varios recibos pueden tener el mismo comprobante porque son un solo movimiento del banco; lo que el banco tiene tiene que ser exactamente la suma de esos recibos (ni sobra ni falta, ±₡1 de redondeo). Se revisa en la conciliación bancaria (CT-029), donde un sobrante o faltante de hasta ₡100 se ajusta a la cuenta que usted escoja. |
| Recibo anulado este mes sin su reversa | Un recibo de un mes anterior se anuló en este mes, pero en contabilidad nunca se escribió su reversa (NCC). En el auxiliar la deuda vuelve este mes y en contabilidad no, por eso aparece la diferencia de saldo del mes. Reparar escribe la reversa con la fecha de la anulación (la misma reparación que «Recibo anulado con asiento vigente» en el mes del recibo). |
| CxC de una venta de contado | La venta es de contado y tiene cuenta por cobrar. Reparar te deja escoger: a crédito (la venta pasa a crédito y su asiento carga a clientes en vez de caja; la cuenta por cobrar y sus recibos quedan) o de contado (se borran la cuenta por cobrar y su parte de los recibos y de su asiento, y el cobro de la venta pasa a la cuenta donde entró la plata). |
| … asentado N veces | El mismo recibo tiene su asiento dos o más veces (la contabilidad lo cuenta doble). Reparar borra las copias y deja el asiento original. Si los asientos no son iguales y no se sabe cuál vale, sale … repartido en varios asientos y se revisa a mano. |
| Cuenta por cobrar manual sin asiento | El documento se creó a mano y no tiene asiento. En la ventana de Reparar se escoge la cuenta contraria y se le escribe su asiento (código DCX) con su misma fecha. Desde ahora el «Nuevo documento» pide esa cuenta al crearlo. |
| Líneas con otra fecha | El documento ya está en un asiento de su mes, pero sus líneas no tienen todas la misma fecha y hora: o dicen otro día que el recibo (por ejemplo, el recibo es del 10 y sus líneas del 25), o tienen horas distintas entre ellas (una a las 12:01 y otra a las 12:05, o una con hora y otra a las 00:00). La hora puede ser cualquiera, también 00:00, pero todas las líneas del documento tienen que tener exactamente la misma fecha y hora, y el día es el del recibo. Cuando un depósito paga varios recibos, cada uno se revisa por aparte. En los asientos del sistema anterior, que no guardaban el número del recibo, varios recibos del mismo comprobante se distinguen por la hora: si cada línea tiene la hora de su recibo, está bien y la fila no sale (antes salía y, al tocar Mover a su mes, les ponía a todos la misma hora y los revolvía). Si esos recibos tienen días distintos, o las líneas tienen días distintos y no hay con qué saber cuál es el bueno, la fila sale sin botón: se corrige a mano. |
| Documento en asiento de otro mes | Una factura, nota, depósito u otro documento que toca la cuenta de clientes es de un mes y está en un asiento de otro. Un documento solo puede estar en un asiento de su mes y año. Sale en los dos meses: en el del documento y en el del asiento. |
Las filas Recibo sin asiento, Recibo anulado sin asiento y NC aplicada sin asiento traen el botón Reconstruir asiento; la fila Recibo anulado con asiento vigente trae Reconstruir reversa; Crédito a clientes no cuadra trae Corregir monto; Recibo asentado como DGE (pago sin el número del recibo) trae Ligar al recibo, Débito a clientes no cuadra trae Corregir débito, y Recibo asentado en otro mes y Asiento de un recibo de otro mes traen Mover a su mes (o Pasar al mes del recibo, si el recibo está repartido en varios asientos); Documento en asiento de otro mes y Líneas con otra fecha traen Mover a su mes. Abre una ventana con las líneas que se van a escribir y solo las escribe cuando usted confirma. Cuando termina bien, el botón de esa fila cambia a Ya quedó y ya no se puede tocar; la fila desaparece al tocar Refrescar (si alguna vez sale «ya quedó corregido», ese documento ya estaba arreglado: solo falta refrescar):
Fuera de Mover a su mes, ninguno de estos botones borra ni cambia una línea: siempre agregan las que faltan, así queda el rastro de lo que se corrigió. El dato bueno es el recibo, que es lo que rebajó la deuda del cliente; si el bueno es el asiento, cancele la ventana y corrija el recibo.
Antes de anular un recibo, el sistema borraba su asiento en vez de reversarlo; por eso hay recibos anulados sin rastro en contabilidad. Hoy la anulación ya hace la reversa sola.
Si el recibo ya tiene cualquier asiento, el botón no hace nada (para no duplicarlo). Si el mes del recibo ya se declaró o se cerró, la ventana lo advierte: escribir ahí cambia los saldos de ese mes.
Movimientos en la cuenta de clientes que no vienen ni de una venta ni de un recibo: ajustes, asientos manuales, intereses, etc. No siempre son un error, pero hacen que la cuenta no dé lo mismo que el auxiliar si no tienen su documento en CxC.
Una factura anulada con su nota de crédito de anulación en el mismo mes no sale: en los asientos del sistema anterior esa nota quedó con el número de la factura, y la pantalla la junta con la venta. El cargo y el abono a clientes se cancelan, así que no hay nada que corregir.
Cuando el movimiento es un depósito (DGE o DEP) por el mismo monto de un recibo de otro mes que no tiene asiento (por ejemplo, el depósito del 30 de noviembre y el recibo del 2 de diciembre), el detalle lo dice: «Parece el pago del recibo … : en diciembre use Ligar al recibo». En el mes del recibo está la fila Recibo asentado como DGE con ese botón, que pasa el depósito al mes del recibo.
En el celular se abre sola la versión para teléfono: las casillas de los meses, los saldos y la diferencia, y cada caso como una tarjeta. Se sale con Regresar, arriba a la derecha.