Aceptacion de Compras Electronicas

Descripcion General

El modulo de Aceptacion de Compras Electronicas permite recibir facturas XML de proveedores via correo electronico (POP3), procesarlas automaticamente e insertarlas como compras en el sistema. El proceso incluye identificacion de la empresa receptora, creacion automatica de proveedores nuevos, homologacion de articulos y envio de confirmacion a Hacienda.

Cómo funciona la aceptación y sus reglas

Todo es automático, cada minuto: el sistema baja los correos, mira cada XML y lo acepta en la empresa que corresponde. Así decide, en este orden:

1. ¿Es una compra?

Solo se procesan estos tipos de documento (el tipo sale del consecutivo, posiciones 9 y 10, o de la etiqueta principal del XML):

2. ¿De qué empresa es?

Se busca la cédula del receptor del XML entre las empresas del sistema:

3. Una factura, una sola empresa y una sola vez

• Si la factura ya se aceptó en otra empresa de la misma cédula, no se acepta de nuevo.
• Si la empresa ya la tenía (por ejemplo, la metieron a mano), no se duplica: se toma como «ya estaba en el sistema».

4. Avisos

Cuando la cédula es de dos o más empresas y el correo no decide (no coincide con ninguna o está repetido): no se manda ningún correo. Cada empresa candidata lo ve al entrar al sistema, en el botón naranja «Avisos importantes por leer» del menú, y en su bandeja Pendientes de aceptación manual (abajo).

Cuando la cédula no es de ninguna de nuestras empresas (carpeta No identificadas): cada hora se agrupan por el correo que venía en la factura y a cada uno le llega un solo correo con el resumen de sus facturas, explicándole que esa cédula no es cliente de FactuPOS y que deje de enviarlas (quitar el reenvío de su correo o avisarle a sus proveedores). Apenas sale el correo, esos XML se borran: la carpeta se va limpiando sola y a nadie le llega más de un correo por hora. Las que no traen correo del receptor se borran de una vez. En Carpetas de compras → No identificadas el botón «Avisar y borrar ahora» hace lo mismo sin esperar.

5. Las carpetas

6. Pendientes de aceptación manual (la bandeja de cada empresa)

Cuando una factura llega a nombre de una cédula que tienen varias empresas y el correo no permite saber de cuál es, el sistema no adivina: la deja pendiente y cada una de esas empresas la ve en Compras → Aceptación de Compras, en el recuadro naranja «Pendientes de aceptación manual» (solo usuarios con el permiso 575 · Aceptar Compras).

1. Abra el recuadro: sale cada factura con el proveedor, el número, el total y qué otras empresas también la pueden aceptar.
2. Si es suya, toque «Aceptar aquí»: el servidor de aceptación la toma de su carpeta y la acepta en esta empresa, igual que lo hace el proceso automático (queda como compra y se le avisa a Hacienda). No hay que bajar ni subir nada.
3. Si la factura venía a un correo que su empresa no tiene, el sistema pregunta si quiere agregarlo a su correo de compras: así las próximas facturas a ese correo entran solas. No lo ofrece si ese correo ya lo tiene otra empresa de su cédula.
4. Si prefiere revisarla antes, toque «Ver»: pasa a la lista de abajo y ahí la acepta o la rechaza como cualquier otra.

Apenas una empresa la acepta o la rechaza, desaparece de la bandeja de las demás. Mientras haya pendientes, en el menú principal sale el botón naranja «Avisos importantes por leer» con el total.

Ligar su Gmail para que las facturas entren solas

Con el botón Ligar Gmail (arriba en esta pantalla; en el celular, el botón Gmail al lado de «Seleccionar archivos XML») usted conecta el Gmail donde le llegan las facturas de sus proveedores. Desde ahí el sistema lo revisa cada 5 minutos, baja los XML y los acepta solo, con las mismas reglas de arriba: ya no hay que descargar ni arrastrar nada.

• No se toca nada en su Gmail: no se borran correos ni se marcan como leídos. Solo se leen los que traen un XML adjunto, sin contar los que usted envió.
• La primera vez se bajan las facturas de los últimos 30 días; las que ya estaban aceptadas se saltan solas.
• Se pueden ligar varios Gmail a la misma empresa (por ejemplo, uno de compras y otro de gastos).
• Hace falta el permiso 575 · Aceptar Compras.

1. Saque la contraseña de aplicación (una sola vez)

Google no deja que otro sistema entre con la clave normal del Gmail: pide una contraseña de aplicación, que son 16 letras que se usan solo para esto.

1. Entre a Verificación en 2 pasos con ese Gmail y actívela (si ya la tiene, siga al paso 2).
2. Entre a Contraseñas de aplicaciones, escriba un nombre (por ejemplo FactuPOS) y toque Crear.
3. Copie las 16 letras que le muestra Google.

2. Lígelo en FactuPOS

En Ligar Gmail escriba el Gmail y la contraseña de aplicación y toque Probar y ligar. El sistema entra a Google en ese momento: si la contraseña está mal, se lo dice de una vez y no guarda nada. La contraseña queda guardada cifrada.

En la misma ventana se ven los Gmail ligados, cuándo se revisaron por última vez y cuántas facturas se han bajado. Con Quitar deja de leerse ese Gmail.

Otra forma: reenviar las facturas a nuestro buzón

Si prefiere no dar una contraseña, su Gmail puede reenviar las facturas a un buzón nuestro (del tipo fa###@soportereal.com). Pídanos la dirección al 2229-0303 o por WhatsApp; en Gmail se agrega en Configuración → Reenvío y correo POP/IMAP, y Gmail manda un código de confirmación que le pasamos nosotros. Después se crea un filtro con filename:xml que reenvíe solo las facturas.

Sea cual sea la forma, la factura entra en la empresa por la cédula del receptor que trae el XML. Si su cédula la usan varias empresas (sucursales), cada una necesita además su propio correo de compras en Configuración → Datos de Empresa.

Pantalla Principal

La pantalla se divide en 3 columnas:

Flujo de Aceptacion

Rechazar un documento

En Aceptacion de Compras y Gastos (CO-005), junto al boton verde Aceptar esta el boton rojo Rechazar. Se usa cuando el documento que mando el proveedor no corresponde: mercaderia que nunca llego, precios que no son los acordados, una factura repetida o que ni siquiera es de su empresa.

Como se rechaza

1. Cargue los XML como siempre y marque los que va a devolver.
2. Toque Rechazar. Se abre la ventana MC-020 con la lista de lo que va a rechazar.
3. Escriba el motivo. Puede tocar uno de los motivos sugeridos y editarlo. El boton de confirmar no se enciende hasta que haya un motivo.
4. Confirme. El sistema muestra los pasos uno por uno, igual que al aceptar.

El motivo lo lee el proveedor. Viaja dentro del mensaje que se le manda a Hacienda, asi que conviene que sea claro y concreto: "No recibi esta mercaderia" dice mas que "error". Admite hasta 160 caracteres, que es el maximo que acepta Hacienda.

El rechazo no se puede deshacer. Una vez enviado, ese documento ya no se va a poder aceptar: si lo intenta, la pantalla le dice cuando se rechazo y con que motivo. Si el proveedor corrige el documento, tiene que enviarle uno nuevo.

Un documento ya aceptado no se puede rechazar. Si la compra ya quedo registrada, la pantalla le dice la fecha en que se acepto. Para deshacerla el camino es anular la compra en el modulo de compras, no rechazar el XML.

Queda constancia. El XML del proveedor se archiva igual que si se hubiera aceptado, y el rechazo queda guardado con el motivo, la fecha, el usuario que lo hizo y el numero con que salio el aviso a Hacienda.

Permiso: es el mismo 575 · Aceptar Compras. Quien puede aceptar puede rechazar.

Ciclo Automatico

Los botones Auto y Acept. Auto activan ciclos automaticos:

El estado de estos botones se guarda en localStorage y se restaura al recargar la pagina. El log de aceptacion mantiene las ultimas 50 entradas entre ciclos (no se borra al terminar un ciclo).

Log de Aceptacion

El log muestra 9 columnas por cada XML procesado:

Validacion de Tarifa IVA

Si el XML trae un codigo de tarifa IVA que no existe en la tabla TipoTarifaImpuesto de la empresa, el sistema aplica un fallback automatico:

1. Fallback primario: Codigo 10 (IVA 0%)
2. Fallback secundario: El primer codigo disponible en la tabla

Esto evita errores de Foreign Key al insertar las lineas de la compra.

Tipo de cambio en facturas de moneda extranjera

Toda factura en una moneda distinta de la nacional (dolares, euros...) tiene que quedar con un tipo de cambio mayor a 1. Algunos proveedores mandan la factura en dolares con tipo de cambio 1; si se registrara asi, un dolar quedaria como un colon en la lista de compras y en la contabilidad.

1. Si el XML trae un tipo de cambio mayor a 1, se usa ese.
2. Si trae 1 o menos, el sistema toma el tipo de cambio de venta vigente a la fecha de la factura: primero el de Contabilidad › Tipos de cambio (hasta 7 dias atras) y, en dolares, el del Banco Central. La compra queda con un aviso que lo dice.
3. Si no hay ningun tipo de cambio para esa fecha, la compra no se registra y se muestra el motivo: registre el tipo de cambio de esa fecha y vuelva a procesarla.

En una compra digitada a mano en moneda extranjera tambien se exige un tipo de cambio mayor a 1.

Validaciones al Aplicar la Compra

Cuando se aplica una compra desde el editor (CO-006), el sistema valida antes de hacer cualquier cambio:

La cuenta contable determina si la linea va a inventario o a gasto. Si la cuenta empieza con el prefijo del Parametro 92, se considera inventario y requiere articulo local.

Carpeta de XMLs

Los XML pasan por cuatro carpetas (Entrada, Buenas, No aceptadas y Aceptadas), que viven en el servidor de cron. Qué guarda cada una y cómo verlas: Cómo funciona la aceptación y sus reglas.

Configuracion de Emails

El campo email_compras en dbnegocio puede contener multiples emails separados por coma o punto y coma:

compras@empresa.com;bodega@empresa.com,admin@empresa.com

El sistema separa correctamente ambos delimitadores para comparar con el email del XML.

Lista de empresas

La columna central muestra todas las empresas registradas en dbcontrol.dbnegocio. Cada fila representa una empresa única, agrupada por servidor + base de datos + buzón.

Estructura de cada fila

• Nombre de la BD (laheredad, botanikalfarma, …): identificador técnico que también se usa como conexión SQL
• Nombre comercial: razón social real (sincronizada desde param 54)
• Cédula jurídica/física: sincronizada desde param 66
• Servidor SQL y buzón: dirección IP + número de socket WinSock para descarga POP3
• Email de compras: email al que el emisor del XML envía la factura (param 117)
• Badge de usuarios [👥 N]: cantidad de usuarios FactuPOS que tienen acceso a la empresa. Hover muestra la lista completa de emails de usuarios

La lista se ordena alfabéticamente por nombre de la base de datos. Una empresa con múltiples usuarios aparece una sola vez en la lista — los duplicados de dbnegocio por usuario se colapsan visualmente.

Botón Sync

El botón Sync (nube amarilla, arriba-derecha de la lista de empresas) recorre todos los servidores SQL configurados en dbcontrol.Servidores y rellena los campos vacíos de dbnegocio con los valores reales de cada empresa.

Qué lee

Por cada base de datos en cada servidor, consulta ParametrosEmpresa y toma:

• Param 54 → columna nombre_empresa (razón social)
• Param 66 → columna cedula (sólo dígitos)
• Param 117 → columna email_compras (email receptor de FE)

Protecciones

• Si la BD no existe o está offline, lo marca como warn y NO toca la fila
• Si la tabla ParametrosEmpresa no está creada, salta
• Si los 3 parámetros vienen vacíos, NO hace UPDATE (preserva lo que había antes — evita borrar por equivocación)
• Solo escribe cuando al menos 1 de los 3 params trae valor

Conexión SQL

Siempre conecta al puerto SQL default 1433. La columna socket de dbnegocio es el buzón WinSock VB6 (444, 555, 600, 700…) usado para correos POP3, NO es el puerto SQL. Se agrupan las empresas por IP y se abre una sola conexión por servidor.

Respuesta

Al terminar muestra tres contadores:

• Actualizados: filas efectivamente modificadas
• Saltados: BDs con params vacíos (intencionalmente no actualizadas)
• Errores: BDs no accesibles / sin tabla / con excepción

Tarda ~30-60 segundos porque recorre los 15 servidores SQL registrados en Servidores. Al finalizar, la lista se recarga automáticamente con los datos frescos.

Cuándo correrlo

• Después de crear una empresa nueva en FactuPOS (para que aparezca completa en la lista)
• Cuando una empresa cambió su nombre, cédula o email de compras en Datos Empresa (CF-001)
• Como mantenimiento semanal opcional

Buscador

Arriba de la lista hay un input "Buscar por BD, nombre o cédula…" que filtra las filas en tiempo real (client-side, sin ir al servidor). Busca contra el texto completo de cada fila — nombre técnico, razón social, cédula, servidor, buzón y email.

El contador del header cambia a N/total mientras el filtro está activo. Para limpiar, borrá el contenido del input.

Match de empresa por XML

Cuando llega un XML por POP3, el sistema busca a qué empresa del sistema pertenece usando la función identificarEmpresa() en _funciones.php.

Paso 1 — cédula + email_compras

1. Extrae del XML: Receptor.Identificacion.Numero (cédula) y Receptor.CorreoElectronico (emails)
2. Busca en dbnegocio todas las empresas con esa cédula
3. Por cada empresa, compara los emails del XML contra el email_compras (param 117) de la empresa
4. Separa por , y ; (una empresa puede tener múltiples emails de compras configurados)
5. Si hay 1 match → se usa esa empresa (matchTipo = 'email')

El match sólo usa email_compras (param 117). La columna email de dbnegocio (que contiene emails de usuarios individuales) no interviene en el match.

Paso 2 — fallback por cédula

Si no hubo match de email:

• Si hay 1 sola empresa (base) con esa cédula → se usa esa: sin correo de compras matchTipo = 'cedula'; con correo de compras que no coincidió matchTipo = 'cedula_unica' (#2825)
• Si hay varias → solo entran por cédula las que NO tienen email_compras; si todas lo tienen, no se acepta (matchTipo = 'correo_no_coincide')

La empresa que resuelva el match aparece resaltada en verde en la lista con scroll automático, mientras se procesa el XML.

Ciclo automático

Desde el 28-sep-2026 la descarga y la aceptación de los XML de compras las hace el servidor solo, cada minuto. Antes dependían de dos pestañas abiertas en un navegador («Auto» y «Iniciar ciclo»): si la pestaña se cerraba o se trababa, las compras dejaban de aceptarse sin avisar.

• Descarga de correos (compras/cron_descarga_correos.php): lee cada buzón POP3 configurado y guarda los XML en /var/www/xml_compras_entrantes/.
• Aceptación (compras/cron_aceptacion.php): analiza cada XML de la entrada (lo pasa a buenas; lo que no es una factura de compra —acuses de Hacienda, tiquetes electrónicos (04), facturas de compra propias (08), XML que no se lee, sin emisor o receptor— se descarta sin guardarlo ni anotarlo como error; los acuses, tiquetes y facturas de compra propias ni siquiera se guardan al bajar el correo) y acepta los buenos en la empresa identificada, en orden de llegada.

Las pestañas Descarga de Correos y Aceptación de Compras de Procesamiento (Panel Administrativo) muestran lo que va haciendo el servidor en un panel (PR-002, desde el 29-sep-2026): el estado grande (verde trabajando, rojo si pasan 3 minutos sin noticias o la corrida tropezó), los números de hoy (XML guardados, correos leídos, buzones que conectan; aceptadas, esperando, revisadas, repetidas y no aceptadas), la actividad con lo más nuevo arriba y el filtro Avisos y errores, y los gráficos por hora y por día. La Descarga lista además cada buzón con lo que leyó; la Aceptación, cuántos XML hay en cada carpeta (por revisar, buenas, malas, aceptadas).

Agregar o editar cuentas POP3, sincronizar empresas y analizar o aceptar un XML a mano se hacen en la pantalla de siempre, con el botón Pantalla completa del panel. Para volver al panel se toca otra vez la pestaña.

Cada XML tiene un candado: aunque se acepte a mano mientras corre el servidor, la misma factura nunca se acepta dos veces.

Para detener el proceso automático, se borra su archivo de cron en el servidor (/etc/cron.d/fp-compras-descarga o /etc/cron.d/fp-compras-aceptacion). Las pantallas lo detectan solas y vuelven a mostrar los botones «Auto» e «Iniciar ciclo».

Inserción en CompraMadre

Cuando el match identifica la empresa correcta, el XML se envía a /api/compras/procesar_compra_electronica.php, que ejecuta 10 pasos en secuencia contra la base de datos de la empresa:

1. Buscar o crear proveedor en Proveedor (por cédula+moneda)
2. Verificar que la factura no esté ya procesada (Estado NOT IN 0,1)
3. Eliminar borradores previos (Estado 0 o 1)
4. Insertar cabecera en CompraMadre (estado 0, tipo = posiciones 9-10 del consecutivo)
5. Insertar líneas en CompraHija (valida código de tarifa IVA con fallback "10")
6. Actualizar totales de CompraMadre con suma real de líneas
7. Homologar artículos con ProveedorArticuloHomologacion + asignar CABYS + cuenta contable + ajustar UxM
8. Insertar XML original en XmlDocumentos (Base64)
9. Generar MensajeReceptor XML con clave y consecutivo tipo 05 (solo si la empresa tiene FE activa, param 125 = 1)
10. Insertar confirmación en fac_bitacora (servidor del cliente; auto-registra en fac_compania si no existe) (solo si param 125 = 1)

Empresas sin Factura Electrónica (param 125 ≠ 1): la compra se registra normalmente (pasos 1 a 8), pero los pasos 9 y 10 se omiten — no se genera el MensajeReceptor ni se inserta en fac_bitacora, así que no se acepta ni se envía nada a Hacienda.

Si el proveedor es nuevo, CompraMadreTipo se fuerza a '01' y se copia ActividadEconomica del XML. Si ya existe, respeta el CodTipoProveedor que tenga.

El ajuste automático de UxM (multiplicar cantidad, dividir costo) se aplica incondicionalmente después de la homologación cuando Articulos.UnidadesXMedida > 1. Los totales de línea se preservan porque cantidad×costo no cambia.

Permisos del módulo

El módulo de Aceptación de Compras Electrónicas no requiere permiso específico propio para acceder, pero el procesamiento posterior sí consume los permisos de compras. Se asignan al grupo de usuarios desde el módulo de Seguridad (SE-001).

Parámetros de empresa

Los parámetros controlan el comportamiento de la aceptación electrónica. Se configuran desde Configuración → Parámetros (CF-004) y también en Datos de la Empresa → Facturación Electrónica.

Exportar a Excel: permiso 720

Si el botón Excel aparece gris, no es una falla: exportar este reporte se habilita persona por persona con su propio permiso:

• Permiso 720 — Compras · Histórico de Aceptación CO-021

Al pasar el mouse sobre el botón gris, el sistema dice qué le falta. Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos: el permiso es por persona (por ejemplo, el usuario del contador suele ser uno aparte y necesita el suyo). Si el mensaje dice en cambio que la exportación está apagada para la empresa, esa no se abre desde el sistema: la solicita el dueño o la gerencia a Soporte Real. Ver el reporte en pantalla no pide este permiso; solo la descarga a Excel. Más detalles en El Excel de los reportes.